時(shí)間：2024-04-09 15:35:27
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［關(guān)鍵詞］國有企業(yè) 改制 員工檔案 管理
［中圖分類號］G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1009－5349（2012）06－0065－01
2004年以來國家逐步對國有企業(yè)進(jìn)行改制，2004年4月9日四平市人民政府印發(fā)了《四平市人民政府印發(fā)關(guān)于推進(jìn)國有企業(yè)改革問題的若干規(guī)定的通知》，由此拉開國有企業(yè)改制的序幕。市委市政府高度重視，攻難克堅(jiān)，一鼓作氣打響了國企改革的攻堅(jiān)戰(zhàn)。地方政府籌措大批資金對廠辦集體企業(yè)、區(qū)街集體企業(yè)進(jìn)行改制。據(jù)統(tǒng)計(jì)，到目前為止改制涉及員工近十四萬人，這些退出國有、集體企業(yè)員工的檔案管理工作任務(wù)十分繁重，過去由企業(yè)管理的員工檔案，大部分要移交到就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)托管，這部分人再就業(yè)、退休、異地就業(yè)、續(xù)繳社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)等業(yè)務(wù)都要由就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)去做。經(jīng)過各級就業(yè)服務(wù)部門不辭辛苦的工作，這項(xiàng)繁重的工作已經(jīng)步入正軌。
大批解除勞動(dòng)合同人員個(gè)人檔案委托就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，不僅僅是工作任務(wù)繁重，不斷加強(qiáng)個(gè)人檔案管理，認(rèn)真分析個(gè)人檔案信息，通過檔案調(diào)檔分析再就業(yè)狀況以及社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)續(xù)繳狀況對于做好人力資源和社會(huì)保障工作至關(guān)重要。從現(xiàn)有個(gè)人檔案資料分析，存在的問題比較突出。
一、檔案記錄不夠完整，問題比較突出
國有企業(yè)改制、集體企業(yè)改制，解除勞動(dòng)合同人員年齡結(jié)構(gòu)普遍偏高，這部分人大部分是上世紀(jì)50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期間參加工作的人員，檔案管理比較混亂，出生日期、工種記載等都不夠規(guī)范，出生日期與身份證記載不一致的問題也比較突出。造成這個(gè)問題的原因是多方面的，既有個(gè)人因素，也有政策因素。眾所周知在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，國有企業(yè)招工要受指標(biāo)限制和就業(yè)年齡限制，搞到招工指標(biāo)的人千方百計(jì)地把自己超過當(dāng)初國家規(guī)定年齡或者沒有達(dá)到最低就業(yè)年齡的子女送進(jìn)國有企業(yè)，這就造成個(gè)人檔案記載不真實(shí)。至于特殊工種記載由于國有企業(yè)眾多，期間工種名錄也不夠規(guī)范，一個(gè)工種多種叫法的現(xiàn)象比較普遍，例如“裝卸工”有的企業(yè)記載為“搬運(yùn)工”。再有就是期間十幾年國家沒有調(diào)整職工工資，直至改革開放以后1983年國家進(jìn)行一次工資普調(diào)，1986年進(jìn)行一次普遍增加工資，當(dāng)初還搞一次3%增加工資，員工檔案記錄并非每年都有增加工資審批表，造成工種記錄斷檔。
二、拖欠社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)問題比較普遍
1986年我們國家在勞動(dòng)用工、工資分配、社會(huì)保險(xiǎn)領(lǐng)域?qū)嵭兄卮蟾母?，用工打破鐵飯碗實(shí)行勞動(dòng)合同制，工資打破八級工資制實(shí)行工效掛鉤、工資總額包干管理辦法，實(shí)現(xiàn)按勞分配。在社會(huì)保險(xiǎn)制度改革過程中改變企業(yè)負(fù)擔(dān)養(yǎng)老辦法，實(shí)行社會(huì)統(tǒng)籌，這項(xiàng)改革是在試點(diǎn)的基礎(chǔ)上逐步推開的。盡管國家在改革過程中投入了大量人力物力和財(cái)力，但是在改革過程中由于企業(yè)效益差別等原因，造成一些企業(yè)欠繳社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，甚至個(gè)別企業(yè)到改革開始仍然沒有為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，因此造成一批員工拖欠社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)問題。在改革過程中國家，地方政府籌措資金、改制企業(yè)籌措資金，參加改制的員工有的也承擔(dān)一部分社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，基本上把改制截止前欠繳的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)補(bǔ)繳到位。但是改制后這部分員工與企業(yè)解除勞動(dòng)關(guān)系，沒有實(shí)現(xiàn)再就業(yè)的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)又出現(xiàn)新的欠繳。
三、面臨退休高峰期
【關(guān)鍵詞】規(guī)范；員工；檔案管理；提升員工素質(zhì)
隨著人力資源的學(xué)歷教育與社會(huì)培訓(xùn)的進(jìn)一步推廣與加強(qiáng)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的日益多樣化與不斷的發(fā)展，企業(yè)對人力資源的需求也在不斷的增加，企業(yè)員工進(jìn)一步的增加，為了規(guī)范管理本企業(yè)的員工，促進(jìn)企業(yè)員工合理分配，建立和規(guī)范企業(yè)員工檔案管理，以提高人力資源的使用效益與合理流動(dòng)。
一、新員工的檔案管理
（一）學(xué)歷教育畢業(yè)后初次參加工作的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
新聘用員工報(bào)到應(yīng)到人事部門辦理以下手續(xù)：（1）如實(shí)填寫《員工登記表》等相關(guān)表格；（2）核對并遞交學(xué)歷證書和專業(yè)資格證書的原件及復(fù)印件；（3）核對并遞交身份證原件及復(fù)印件，當(dāng)?shù)卣?guī)定的各類就業(yè)證件原件及復(fù)印件，各項(xiàng)社會(huì)保障的轉(zhuǎn)移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)。
2、簽署勞動(dòng)合同及確定試用時(shí)間
新聘用員工報(bào)到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動(dòng)合同，以正式確認(rèn)并保證雙方在聘用過程中的權(quán)利和義務(wù)。
（1）勞動(dòng)合同期限為有固定期限勞動(dòng)合同（期限至少為1年）；（2）勞動(dòng)合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應(yīng)續(xù)簽勞動(dòng)合同書。
3、接收從學(xué)歷教育學(xué)校轉(zhuǎn)來的員工檔案并進(jìn)行登記管理
（二）從本企業(yè)以外的單位調(diào)入的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
（1）如實(shí)填寫《員工登記表》等相關(guān)表格；（2）核對并遞交學(xué)歷證書和專業(yè)資格證書的原件及復(fù)印件；（3）核對并遞交身份證原件及復(fù)印件，當(dāng)?shù)卣?guī)定的各類就業(yè)證件原件及復(fù)印件，各項(xiàng)社會(huì)保障的轉(zhuǎn)移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)；（6）與原單位解除勞動(dòng)關(guān)系的證明文件。
2、簽署勞動(dòng)合同及確定試用時(shí)間
新聘用員工報(bào)到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動(dòng)合同，以正式確認(rèn)并保證雙方在聘用過程中的權(quán)利和義務(wù)。
（1）勞動(dòng)合同期限為有固定期限勞動(dòng)合同（期限至少為1年）；（2）勞動(dòng)合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應(yīng)續(xù)簽勞動(dòng)合同書。
3、接收從其他單位轉(zhuǎn)來的員工檔案并進(jìn)行整理歸類
凡新入公司員工，在辦理進(jìn)入公司手續(xù)后，由人力資源部對應(yīng)歸檔的材料做好累積工作，并及時(shí)整理裝訂進(jìn)入員工檔案袋。
二、轉(zhuǎn)正后的員工檔案管理
為規(guī)范公司員工的轉(zhuǎn)正程序，做到既有章可循又保證轉(zhuǎn)正考核流程的良好實(shí)施，特規(guī)定：轉(zhuǎn)正員工的人事檔案初級建立必須具備：員工登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證復(fù)印件、員工轉(zhuǎn)正申請表、員工轉(zhuǎn)正考核鑒定表、員工轉(zhuǎn)正通知書、勞動(dòng)合同書。員工必須具備以上檔案內(nèi)容、人事部方可為其建立企業(yè)員工人事檔案，缺以上任何一項(xiàng)者將影響轉(zhuǎn)正。
人事處負(fù)責(zé)公司人員的轉(zhuǎn)正手續(xù)的辦理、審核并通知財(cái)務(wù)對轉(zhuǎn)正人員做出薪資待遇標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整。相關(guān)部門負(fù)責(zé)新入職人員試用期間對其進(jìn)行在崗培訓(xùn)及轉(zhuǎn)正人員的初步審核。符合轉(zhuǎn)正條件的員工需提前一周到人事處領(lǐng)取《員工轉(zhuǎn)正申請表》并認(rèn)真填寫，報(bào)于部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人全面了解試用期內(nèi)員工工作情況及需求，如實(shí)評價(jià)員工的個(gè)人鑒定，指出員工的缺點(diǎn)與不足，并提出改善建議并簽署是否同意轉(zhuǎn)正的意見。轉(zhuǎn)正材料簽批后轉(zhuǎn)人事處，由人事處審核并提交符合規(guī)定的轉(zhuǎn)正人員信息給財(cái)務(wù)部以調(diào)整員工薪資用。
各種任免、出國、離退休等材料辦理完畢后，各種獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料報(bào)批后，入黨、入團(tuán)材料在批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正后，由各主管部門及時(shí)向檔案管理員移交歸檔。
（一）分類別、分部門進(jìn)行對檔案進(jìn)行管理
檔案管理員應(yīng)對管理檔案及時(shí)進(jìn)行更新、存檔、維護(hù)，以確保人事檔案的可追溯性。員工人事檔案由人事部專人負(fù)責(zé)保管、整理。任何人不得以任何名義私自查閱人事檔案資料。因特殊原因需查閱檔案時(shí)，必須經(jīng)人事處及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記查閱原因說明，方可查閱。檔案保管員只給其提供與查閱原因相關(guān)部分的檔案內(nèi)容。查閱檔案人對被查閱檔案資料負(fù)保密責(zé)任。
（二）轉(zhuǎn)遞人事檔案注意做好保密工作
轉(zhuǎn)遞人事檔案時(shí)，必須按照規(guī)定格式嚴(yán)密包裝，貼牢封條并加蓋密封章，按人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單項(xiàng)目認(rèn)真進(jìn)行發(fā)文登記，通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，并要求經(jīng)辦人簽字。轉(zhuǎn)遞出本公司的檔案，若一個(gè)月沒有收到回執(zhí)，經(jīng)辦人要及時(shí)查詢，以防丟失。轉(zhuǎn)遞人事檔案材料通知單分為通知單及通知單存根，寄出時(shí)用復(fù)寫紙?zhí)顚懀盏交貓?zhí)后，將回執(zhí)貼于存根回執(zhí)處，并做相應(yīng)登記。人事檔案正式轉(zhuǎn)出時(shí)，必須在檔案目錄上及時(shí)注明寄出時(shí)間、地點(diǎn)、單位及經(jīng)辦人。
（三）臨時(shí)人員寄存的檔案管理（代管檔案管理）
員工離職時(shí)均不允許帶走個(gè)人人事檔案，離職員工檔案在離職滿三年后，在與企業(yè)無任何糾紛條件下經(jīng)本人同意后銷毀或寄還本人。
三、加強(qiáng)檔案管理對企業(yè)人才合理管理與流動(dòng)的好處與作用
（一）有利于企業(yè)內(nèi)部人力資源發(fā)揮效益
企業(yè)人事檔案管理能夠直接反映出企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，企業(yè)的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業(yè)員工的數(shù)量、年齡、學(xué)歷、工齡、專長等基本情況；企業(yè)的人事檔案管理還能夠?yàn)槠髽I(yè)的人力資源配備提供重要依據(jù)，通過對企業(yè)人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業(yè)的發(fā)展水平。企業(yè)管理者還可以通過將人事檔案的動(dòng)態(tài)變化與企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合一起進(jìn)行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對企業(yè)的發(fā)展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強(qiáng)和改進(jìn)；企業(yè)的人事檔案管理還可為企業(yè)的人力資源開發(fā)提供依據(jù)，企業(yè)在發(fā)展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨(dú)依靠大規(guī)模的引進(jìn)人才不但耗時(shí)，還會(huì)消耗大量的財(cái)力。企業(yè)可以通過現(xiàn)有的人力資源進(jìn)行深入的開發(fā)，以滿足企業(yè)的發(fā)展需要，而充分利用企業(yè)的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。
（二）企業(yè)人事檔案管理對企業(yè)的重要性
企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)對人才的基本情況進(jìn)行了解和掌握的基本依據(jù)。對于企業(yè)而言，把好人才的進(jìn)出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個(gè)人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況進(jìn)行了解，然后進(jìn)行用人分析和確定。而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過對員工的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據(jù)。人事檔案管理可以為企業(yè)制定用人計(jì)劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說，企業(yè)認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠?yàn)槠髽I(yè)的人事數(shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。
（三）企業(yè)人事檔案管理對個(gè)人的重要性
對于個(gè)人來說，不管是調(diào)動(dòng)工作、評定職稱、調(diào)整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會(huì)以檔案的形式進(jìn)行保存，并成為其審核的重要依據(jù)。企業(yè)的人事檔案就是每位員工的歷史實(shí)踐證明，并通過職業(yè)生涯進(jìn)行不斷的補(bǔ)充。近年來，國家的各項(xiàng)改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強(qiáng)人事檔案管理也成為當(dāng)今企業(yè)管理的重要工作任務(wù)。比如國家退休待遇調(diào)整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進(jìn)行職稱和工齡材料的確認(rèn)。這就需要人事檔案來作為依據(jù)。所以說，加強(qiáng)人事檔案管理在現(xiàn)代的企業(yè)人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。
（四）改進(jìn)檔案管理的傳統(tǒng)模式，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。人力資源檔案管理，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，積極擴(kuò)展管理職能，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)，使人力資源檔案管理工作真正適應(yīng)企業(yè)地發(fā)展需要，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提供有力的堅(jiān)強(qiáng)保障?，F(xiàn)階段在經(jīng)濟(jì)改革浪潮的不斷沖擊下，企業(yè)往往將創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益放在了企業(yè)工作的重點(diǎn)上，而對人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業(yè)的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內(nèi)容不齊全、不真實(shí)、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不到位等問題。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)人力資源的良性發(fā)展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強(qiáng)對人事檔案的管理工作。
1.利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法
充分利用現(xiàn)代化的管理手段為了提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化、程序化和規(guī)范化。利用現(xiàn)代的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息化管理，使人事檔案管理數(shù)據(jù)能夠通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行記錄、存儲(chǔ)、查詢、分析。采用先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備的管理軟件，以保證人事檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。積極借鑒先進(jìn)的管理方法，使人事檔案管理更加科學(xué)、合理，保證人事檔案管理與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。使現(xiàn)代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應(yīng)用。
2.健全管理體制，保證人事檔案的真實(shí)性
企業(yè)應(yīng)該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進(jìn)而完善其管理體制。企業(yè)要認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報(bào)。制定嚴(yán)格的材料鑒別和調(diào)查制度，確保每份資料的真實(shí)性；對檔案進(jìn)行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應(yīng)該做好人事檔案的利用和轉(zhuǎn)遞工作，嚴(yán)格執(zhí)行工作任務(wù)，使企業(yè)的人事檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3.加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
管理隊(duì)伍是企業(yè)發(fā)展的核心力量，檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)也同樣具有重要的作用。高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，不但是人事檔案管理自身的需要，也是企業(yè)人事制度改革的重要任務(wù)。企業(yè)的人事管理隊(duì)伍應(yīng)該具有過硬的業(yè)務(wù)技能和合理的知識結(jié)構(gòu)體系。從大的方面來講，企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和了解國家人事制度改革的文件，及時(shí)掌握黨的方針政策；從小的方面來講，人事檔案管理人員應(yīng)該熟悉相關(guān)的人事管理工作業(yè)務(wù)，熟練掌握工作流程和現(xiàn)代化的管理技術(shù)，進(jìn)而保證人事檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。
新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理，不但是企業(yè)內(nèi)部人事管理的需要，也是企業(yè)謀求長期發(fā)展，提高核心競爭力的需要。加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理不但要意識到管理中的缺陷，還要正視這種缺陷，并采取積極的措施來克制這種缺陷，進(jìn)而使人事檔案管理完善化和科學(xué)化。
參考文獻(xiàn)：
[1]四川路橋通錦房地產(chǎn)開發(fā)有限公司人力資源管理制度匯編.
關(guān)鍵詞：企業(yè)員工 檔案管理 對策
企業(yè)員工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的重要文字材料，是員工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進(jìn)一步深入，企業(yè)員工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由此造成的員工身份無法核定、有關(guān)政策無法落實(shí)、員工退休手續(xù)無法辦理等問題屢見不鮮。加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。
一、企業(yè)員工檔案管理的基本情況
1.企業(yè)員工檔案的管理方式
以油田企業(yè)為例，按照員工身份實(shí)行組織、勞資部門分級管理是目前油田企業(yè)員工檔案管理的普遍模式。
2.企業(yè)員工檔案包括的內(nèi)容
企業(yè)員工檔案主要包括履歷材料、自傳材料、評定崗位技能鑒定考核考察材料、學(xué)歷及培訓(xùn)材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料 、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移材料、聘用審批表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、 退休（退職）審批表等。
二、當(dāng)前企業(yè)員工檔案工作存在的問題
1.現(xiàn)行檔案管理體制與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)
企業(yè)員工檔案由多個(gè)部門管理，職責(zé)分工交叉重疊，對員工檔案管理要求不一致。大中型國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員檔案，由各級組織部或企業(yè)工委代管；部分企業(yè)中層以上員工的檔案，由人才中心或檔案館代管；有的企業(yè)還是按計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的管理方式將企業(yè)員工檔案分成干部、工人檔案分別管理，干部按組織部門的要求進(jìn)行分類管理，工人則按勞動(dòng)部門的要求進(jìn)行分類管理，員工在企業(yè)中崗位及身份界定不清，這種管理方式，有悖于企業(yè)依法實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制度，給企業(yè)的員工檔案管理工作帶來不便。
2.企業(yè)員工檔案管理工作制度不完善
個(gè)別企業(yè)以追求利潤為目的，存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上，認(rèn)為檔案工作不重要，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒必要把太多的精力用在員工檔案管理上，導(dǎo)致對檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動(dòng)應(yīng)付局面，難以高質(zhì)量地完成。
3.企業(yè)員工檔案管理不規(guī)范，利用率低
一是企業(yè)員工檔案內(nèi)容簡單雷同，個(gè)人材料分散。企業(yè)員工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價(jià)值。
二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已調(diào)離本單位，但其員工檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。
四是建檔、存檔時(shí)間滯后影響檔案管理的質(zhì)量。由于管理模式的變更，致使員工檔案的建檔、補(bǔ)檔、存檔發(fā)生變化，特別是存檔資料量的減少和時(shí)間的滯后，將會(huì)給員工檔案內(nèi)容鑒定和工作開展帶來影響。
4.檔案管理人員素質(zhì)不高
檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成企業(yè)員工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，給勞動(dòng)保障部門辦理員工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
5.檔案保管條件太差，影響了檔案的安全
檔案管理的軟硬件建設(shè)配備較差，檔案室達(dá)不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過，責(zé)任意識不強(qiáng)，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，年復(fù)一年，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現(xiàn)了檔案越管越差，越管越少的現(xiàn)象。
三、加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理的對策
1.創(chuàng)新員工檔案內(nèi)容，嚴(yán)把進(jìn)檔材料質(zhì)量
創(chuàng)新員工檔案內(nèi)容，就是要轉(zhuǎn)換檔案材料內(nèi)容的重點(diǎn)，要收集、篩選、鑒定、整理員工的“德、能、勤、績、廉”等方面的材料，從而達(dá)到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化，重要的一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，并保證進(jìn)檔材料的質(zhì)量。員工檔案管理人員要堅(jiān)持原則，認(rèn)真審核，嚴(yán)格把關(guān)，真正要做到“六不歸檔”：即不經(jīng)審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內(nèi)容不實(shí)的材料不歸檔、填寫不符合規(guī)定的材料不歸檔、國家不承認(rèn)的不歸檔，與政策不符的不歸檔。
2.創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)員工檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化
紙質(zhì)檔案最具原始憑證性，但在人員流動(dòng)性大的情況下，紙質(zhì)型員工檔案在傳遞過程中易導(dǎo)致個(gè)人信息失真或磨損毀壞。這就要求紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，通過電子信息手段，建立個(gè)人征信體系和社會(huì)信用制度。
3.創(chuàng)新員工檔案管理制度，實(shí)行員工檔案管理社會(huì)化
要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，建立科學(xué)合理的員工檔案管理制度。明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及專兼職檔案員在檔案工作中的責(zé)任和義務(wù)，按月考核，年終進(jìn)行總結(jié)評比，職責(zé)明確，獎(jiǎng)懲分明，從而調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。檔案的收集要及時(shí)、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充、收集。檔案的鑒別必須遵循“去偽存真”的原則，檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)，檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，嚴(yán)格保密制度，只有維護(hù)了企業(yè)員工檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理利用，為企業(yè)人力資源管理提供更好的服務(wù)。
關(guān)鍵詞：水電廠；檔案管理；問題；對策
近年來，隨著人事制度的持續(xù)改革和深入，企業(yè)用工形式呈現(xiàn)多元化發(fā)展，企業(yè)員工人事檔案管理制度也在不斷改革和發(fā)展。企業(yè)員工的人事檔案是員工歷年來學(xué)習(xí)、工作等社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)、完整記錄，也是企業(yè)人事部門在招用、調(diào)配、考核、任用人才的重要依據(jù)材料，對于促進(jìn)企業(yè)人才引進(jìn)、培育和發(fā)展都有著非常重要的作用。為了便于企業(yè)員工人事檔案的存放和管理，我國在各地相繼建立了人才市場，但企業(yè)員工檔案管理工作依舊存在很大的問題，其中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象屢見不鮮，其員工檔案管理問題尤為突出。以我國水電廠為例，全國各地大中型水電廠不下百家，在職員工多大數(shù)百萬人，如此龐大的人事檔案管理工作給企業(yè)帶來不小的壓力，因此，加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。
一、水電廠企業(yè)員工檔案管理存在的問題分析
1.對員工檔案重要性缺乏足夠的認(rèn)識
目前，我國水電廠企業(yè)員工檔案管理整體上觀念相對落后。由于員工檔案管理工作對于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益沒有明顯的聯(lián)系，使得一些單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作存在一些誤區(qū)，也就是造成了企業(yè)對于員工檔案管理工作的忽視。企業(yè)對員工檔案重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為其不能給公司帶來直接的經(jīng)濟(jì)收益，投入再多也做不出明顯成績，對于檔案管理，保存得當(dāng)、不丟失缺損就好，也因此，在對于員工檔案管理上，其資金、人才等方面的投入相對欠缺，造成檔案存放和管理?xiàng)l件較差，管理人員投入力度不足，檔案管理場所、經(jīng)費(fèi)以及人員投入得不到有效保障，檔案管理工作自然出現(xiàn)問題百出的情況。
2.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
我國水電廠企業(yè)員工檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊，給企業(yè)員工檔案管理工作帶來很大的影響。一方面，由于對檔案管理的重要性缺乏科學(xué)的認(rèn)識，管理人員也就并不把檔案管理工作當(dāng)回事，并不積極主動(dòng)，從而工作中屢見失誤，造成了一些員工檔案的丟失、破損等現(xiàn)象；另一方面，檔案管理人員整體學(xué)歷不高、老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，由于檔案管理人員工作相對單調(diào)乏味，其相關(guān)福利待遇也不高，具備專業(yè)管理素質(zhì)的年輕人員并不熱衷于企業(yè)人事檔案管理工作，因此，在職管理人員多為臨近退休、學(xué)歷不高的高齡工作人員；此外，檔案管理工作也需要管理人員具備專業(yè)的管理技能，然而，在我國水電廠企業(yè)中，除一些相對效益較高的大型水電廠重視檔案管理人員的自身管理素質(zhì)之外，多數(shù)水電廠企業(yè)檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理能力，給檔案管理工作帶來很大的問題。
3.檔案管理缺乏科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)范
目前，我國的檔案管理機(jī)制相對欠缺，并未建立統(tǒng)一的檔案管理?xiàng)l例和準(zhǔn)則規(guī)范，同樣會(huì)給檔案管理帶來很大的影響。一方面，由于缺乏科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各水電廠對于員工檔案管理工作相對混亂，對于檔案編號、排序、接受、調(diào)離等業(yè)務(wù)程序缺乏科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)流程，使得在檔案管理過程中出現(xiàn)錯(cuò)拿、錯(cuò)改等各種問題；另一方面，由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范限制，也使得企業(yè)員工檔案操作違規(guī)現(xiàn)象嚴(yán)重，企業(yè)員工檔案屬于機(jī)密資料，管理人員缺乏規(guī)范意識，也會(huì)造成檔案被私自打開、更改、帶離等現(xiàn)象出現(xiàn)。
4.檔案管理方式的落后
管理方式的落后也是目前我國水電廠企業(yè)員工檔案管理出現(xiàn)問題的一大因素。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，檔案管理也逐漸向數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變。然而，目前我國水電廠企業(yè)員工檔案管理方式整體相對落后，其信息化管理方式的普及程度較低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)展的步伐。檔案的信息化管理離不開計(jì)算機(jī)硬件和軟件的支持，由于企業(yè)員工檔案信息量大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案繁冗及積聚量大等問題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統(tǒng)遲鈍、緩慢，甚至出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰；此外，企業(yè)員工檔案管理是一項(xiàng)較為繁瑣龐大的工作，而我國大多數(shù)企業(yè)檔案管理使用的軟件缺少信息管理功能和信息通用功能，到目前為止，企業(yè)員工檔案管理相關(guān)軟件的開發(fā)與應(yīng)用還比較落后。
二、提高水電廠企業(yè)員工檔案管理效率的有效對策
1.強(qiáng)化宣傳教育，提高企業(yè)對員工檔案管理的重視
企業(yè)只有認(rèn)識到了員工檔案管理的重要性，才能有效提高檔案管理質(zhì)量。為此，一方面，要加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳教育，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識，促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)增加對檔案管理的資金和人力投入，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，改善檔案管理工作條件和人員配置，提高檔案管理工作效率；另一方面，通過教育和引導(dǎo)，提高檔案管理人員對工作的重視，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高做好檔案工作的積極性和自覺性。
2.加強(qiáng)人才培訓(xùn)，建立高素質(zhì)的檔案管理人才
企業(yè)員工檔案管理工作并不是簡單的存放管理，需要管理人員既具備高度的工作責(zé)任感和扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識，尤其是對于科技發(fā)展迅速的今天，更要求管理人員具備運(yùn)用先進(jìn)管理方法和技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的能力。為此，首先要提高檔案管理崗位的福利待遇，吸引年輕優(yōu)秀的檔案管理人才；其次要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，有針對性的舉辦檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)知識和管理技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)；此外，企業(yè)還應(yīng)定期組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，提升檔案管理經(jīng)驗(yàn)和操作技能，促進(jìn)檔案管理工作健康平穩(wěn)發(fā)展。
3.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
建立健全企業(yè)員工檔案管理制度有助于提高企業(yè)員工檔案管理效率。首先，要規(guī)范檔案管理工作流程，通過制定檔案工作相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理人員的日常操作流程；其次，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對員工檔案的分類、編目等執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，做到檔案文件排列有序、保管期限準(zhǔn)確易查、案卷封面美觀統(tǒng)一，以方便檔案的保管和利用；再次，加強(qiáng)對檔案管理的法制規(guī)范，嚴(yán)厲禁止員工檔案被私自查閱、更改和帶離，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)懲不貸，保證員工檔案的信息安全。
4.轉(zhuǎn)變管理方式，提高檔案管理的信息化水平
企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理觀念和方式，運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)管理方法，提高檔案管理的信息化水平。為此，企業(yè)應(yīng)在員工檔案管理中盡快普及電子文件歸檔以及檔案管理數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的信息化，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為提高檔案管理的快捷服務(wù)和工作效率，企業(yè)應(yīng)加快數(shù)字化檔案管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的完美應(yīng)用，不但加強(qiáng)檔案管理相關(guān)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的投入，強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理中相關(guān)軟、硬件的研發(fā)工作，如內(nèi)部局域網(wǎng)的構(gòu)建、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)的建立、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及相關(guān)操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用、高性能服務(wù)器、大容量儲(chǔ)存設(shè)備等等，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理軟、硬件的及時(shí)更新與支持。
三、結(jié)束語
企業(yè)員工檔案管理對于企業(yè)人才建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展至關(guān)重要，管好、用好員工檔案是企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。水電廠企業(yè)具備接受員工檔案資質(zhì)，就必須對員工檔案安全管理負(fù)責(zé)，通過科學(xué)的方法和負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)做好企業(yè)員工的檔案管理工作，提高企業(yè)員工檔案管理效率，確保企業(yè)員工檔案的信息安全。
作者:張?jiān)?單位:湖南省電力公司東江水力發(fā)電廠
參考文獻(xiàn):
[1]張慶瑜.提高企業(yè)人事檔案管理水平的理性思考和路徑分析[J].經(jīng)營管理者，2014，（16）：254.
關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng) 檔案借用 檔案歸還
中圖分類號：TP314 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識，它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對員工檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。
2、系統(tǒng)功能分析
本系統(tǒng)主要任務(wù)是對檔案進(jìn)行分類和分柜管理，還可進(jìn)行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權(quán)限管理功能。其功能主要有如下幾項(xiàng)：
(1)密碼和權(quán)限管理功能，不同權(quán)限的用戶具有不同的操作權(quán)利。
(2)應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)卡服務(wù)器連接配置功能，用于在應(yīng)用程序中配置SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫服務(wù)器名和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫名。
(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。
(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。
(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數(shù)、附件件數(shù)、附圖張數(shù)。
(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。
(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。
(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。
(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。
(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。
3、系統(tǒng)主要窗體詳細(xì)設(shè)計(jì)
3.1 檔案管理窗體設(shè)計(jì)
檔案管理窗體是檔案管理系統(tǒng)的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會(huì)顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節(jié)點(diǎn)下。雙擊檔案分類名，程序自動(dòng)從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動(dòng)填寫為檔案分類記錄中的對應(yīng)字段值。與創(chuàng)建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應(yīng)“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。
3.2 數(shù)據(jù)記錄組合查詢窗體設(shè)計(jì)
本系統(tǒng)具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數(shù)據(jù)記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數(shù)查找條件記錄。參數(shù)查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數(shù)查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數(shù)查找條件后單擊“查找”按鈕，執(zhí)行查詢操作。也可以單擊“全部數(shù)據(jù)”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個(gè)列表項(xiàng)前可以顯示圖標(biāo)。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實(shí)現(xiàn)資源管理器右半邊的四種顯示方式。
3.3 檔案借用和歸還窗體設(shè)計(jì)
當(dāng)“檔案借用和歸還管理”窗體開始時(shí)，檔案編號文本框處于不可編輯狀態(tài)，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態(tài)。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動(dòng)啟動(dòng)過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會(huì)自動(dòng)填寫檔案名稱字段值。此時(shí)才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當(dāng)然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。
4、結(jié)語
該檔案管理系統(tǒng)給預(yù)拌混凝土企業(yè)的管理工作帶來了極大的方便，為企業(yè)檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個(gè)部門的工作效率、技術(shù)水平和管理服務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)
[1]張?jiān)鰪?qiáng).Delphi7實(shí)用教程.第一版第三次印刷.北京:中國鐵道出版社,2003.5.
關(guān)鍵詞：勞務(wù)派遣 員工檔案 檔案管理
員工檔案管理是企業(yè)員工關(guān)系管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。為加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理，1992年6月，原勞動(dòng)部、國家檔案局曾共同頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知，要求建立較為完善的企業(yè)員工檔案管理制度。但是，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（簡稱《規(guī)定》）頒行于我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制確立初期，隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成熟化，勞動(dòng)用工制度發(fā)生了較大變化，特別是勞務(wù)派遣制度對傳統(tǒng)勞動(dòng)用工制度的沖擊，對企業(yè)員工檔案管理產(chǎn)生了重要影響。
一、勞務(wù)派遣制度下企業(yè)員工
檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
勞務(wù)派遣是指勞務(wù)派遣單位（簡稱派遣單位）與員工訂立勞動(dòng)合同，再由派遣單位與接收勞務(wù)派遣形式用工的單位（簡稱要派單位）訂立勞務(wù)派遣協(xié)議，將被派遣員工（簡稱派遣員工）派往要派單位工作并接受其領(lǐng)導(dǎo)，派遣單位則從要派單位獲取派遣費(fèi)，并向派遣員工支付勞動(dòng)報(bào)酬的一種用工制度。勞務(wù)派遣這種用工制度的特殊之處在于“工作與關(guān)系相分離”，雖然派遣單位與員工簽訂勞動(dòng)合同，但是員工不為派遣單位工作，而為要派單位工作。這種特殊性對企業(yè)員工檔案管理的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在如下方面：
（一）派遣員工的檔案應(yīng)該歸誰管理
在傳統(tǒng)勞動(dòng)用工制度下，檔案管理作為員工關(guān)系管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，由用人單位負(fù)責(zé)管理。根據(jù)《規(guī)定》第五條規(guī)定，“職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理”，“實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案”。但在勞務(wù)派遣制度下，《規(guī)定》中的“所在企業(yè)”是否僅指作為用人單位的派遣單位，還是應(yīng)該包括作為用工單位的要派單位？若理解為僅指派遣單位，那就意味著要派單位不具有派遣員工的檔案管理權(quán)。若理解為兼指派遣單位和要派單位，那就意味著要派單位同時(shí)享有派遣員工的檔案管理權(quán)。
（二）派遣員工在工作過程中形成的檔案如何處理
根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第六十二條規(guī)定，用工單位應(yīng)履行的義務(wù)有：執(zhí)行國家勞動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)，提供相應(yīng)的勞動(dòng)條件和勞動(dòng)保護(hù)：告知被派遣勞動(dòng)者的工作要求和勞動(dòng)報(bào)酬；支付加班費(fèi)、績效獎(jiǎng)金，提供與工作崗位相關(guān)的福利待遇；對在崗被派遣勞動(dòng)者進(jìn)行工作崗位所必需的培訓(xùn)；連續(xù)用工的，實(shí)行正常的工資調(diào)整機(jī)制。由此可見，派遣員工在派遣單位工作期間可能形成的檔案包括：要派單位向派遣員工支付績效獎(jiǎng)金所形成的獎(jiǎng)勵(lì)材料；要派單位向派遣員工提供“與工作崗位相關(guān)的福利待遇”的材料；要派單位對派遣員工進(jìn)行“工作崗位所必需培訓(xùn)”的培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績材料；要派單位對派遣員工“實(shí)行正常的工資調(diào)整機(jī)制”所形成的工資材料等。從法理上說，既然派遣單位被視為用人單位，作為事實(shí)上的用人單位是享有檔案管理權(quán)的，那么也就意味著要由派遣單位負(fù)責(zé)收集和保管企業(yè)員工檔案。但是從實(shí)踐上來看，由于派遣制度的特殊性，給予要派單位暫時(shí)性的檔案管理權(quán)則更具可行性。
（三）派遣員工檔案如何轉(zhuǎn)遞
《規(guī)定》第六章對“檔案的轉(zhuǎn)遞”進(jìn)行了規(guī)定，它要求“企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在1個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)（組織人事）部門”，轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守如下規(guī)定：一是“通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶”；二是轉(zhuǎn)出的檔案必須“按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”；三是對轉(zhuǎn)出的材料“不得扣留或分批轉(zhuǎn)出”；四是“接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章并將回執(zhí)立即退回，逾期1個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問，以防丟失”。這些規(guī)定都是針對企業(yè)員工在兩個(gè)獨(dú)立的用人單位之間轉(zhuǎn)遞檔案所做出的規(guī)定。在勞務(wù)派遣制度下，如果派遣員工的檔案需要在派遣單位與要派單位之間轉(zhuǎn)遞，應(yīng)該遵守或參照上述規(guī)定，還是需要另行規(guī)定，并沒有給予明確的解釋。
二、勞動(dòng)派遣制度下企業(yè)
管理層面的應(yīng)對策略
（一）雙方可以通過勞務(wù)派遣協(xié)議約定對派遣員工的檔案管理
根據(jù)《勞務(wù)派遣暫行規(guī)定》第七條規(guī)定，勞務(wù)派遣協(xié)議應(yīng)當(dāng)載明的內(nèi)容包括：派遣的工作崗位名稱和崗位性質(zhì)；工作地點(diǎn)；派遣人員數(shù)量和派遣期限；按照同工同酬原則確定勞動(dòng)報(bào)酬數(shù)額和支付方式；社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的數(shù)額和支付方式；工作時(shí)間和休息休假事項(xiàng)；被派遣勞動(dòng)者工傷、生育或者患病期間的相關(guān)待遇；勞動(dòng)安全衛(wèi)生以及培訓(xùn)事項(xiàng)；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)荣M(fèi)用；勞務(wù)派遣協(xié)議期限；勞務(wù)派遣服務(wù)費(fèi)的支付方式和標(biāo)準(zhǔn)；違反勞務(wù)派遣協(xié)議的責(zé)任；法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞務(wù)派遣協(xié)議的其他事項(xiàng)。在這些規(guī)定中，派遣員工檔案管理問題并未被列入勞務(wù)派遣協(xié)議的法定必備事項(xiàng)，但是這并不影響用人單位與用工單位在勞務(wù)派遣協(xié)議中約定包括檔案管理在內(nèi)的其他事項(xiàng)。
（二）派遣單位可授權(quán)要派單位暫時(shí)管理派遣員工檔案
為避免發(fā)生糾紛，勞務(wù)派遣協(xié)議對授權(quán)范圍和事項(xiàng)必須做出明確而具體的約定?！懊鞔_”，是指雙方應(yīng)有較為明晰的約定：派遣單位依法享有對派遣員工的檔案管理權(quán)：在派遣期間，要派單位對派遣員工在派遣崗位工作期間所形成部分檔案材料享有暫時(shí)代管權(quán)，此代管權(quán)僅限于檔案收集與保管；要派單位對其代管派遣員工的檔案無權(quán)銷毀，未經(jīng)用人單位書面同意也無權(quán)擅自提供給任何組織或個(gè)人利用，否則應(yīng)承擔(dān)對派遣員工造成損害的賠償責(zé)任?！熬唧w”，則指雙方對派遣員工在派遣工作期間所形成的“部分檔案”進(jìn)行逐項(xiàng)列舉。
（三）雙方可通過勞務(wù)派遣協(xié)議約定派遣員工檔案轉(zhuǎn)移
《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明，并在15日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)”。這僅是針對用人單位解除或者終止勞動(dòng)合同后為勞動(dòng)者辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)所做出的規(guī)定，不能直接解決派遣單位與要派單位之間派遣員工的檔案轉(zhuǎn)移問題。但是，派遣單位與要派單位可以參照該規(guī)定，約定派入單位應(yīng)當(dāng)自結(jié)束用工之日起15日內(nèi)將其暫時(shí)代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。在派遣期間雙方也可以約定，由派入單位于每月末、每季度末或每半年、每一年將其代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。
三、勞務(wù)派遣制度下立法規(guī)制層面的政策建議
（一）盡快修改完善《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》
參照《勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)合同法實(shí)施條例》等上位法，盡快對《規(guī)定》進(jìn)行修改完善。一是修改與上位法不一致的內(nèi)容。如《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定，用人單位應(yīng)在解除或者終止勞動(dòng)合同之日起“15日內(nèi)”，為勞動(dòng)者辦理檔案關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)；而《規(guī)定》要求，企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，其所在單位應(yīng)當(dāng)“在1個(gè)月內(nèi)”將其檔案轉(zhuǎn)交。二是根據(jù)上位法，增添必要的內(nèi)容。如《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定，用人單位對已經(jīng)解除或者終止的勞動(dòng)合同的文本“至少保存2年備查”；第八十四條規(guī)定，勞動(dòng)者依法解除或者終止勞動(dòng)合同，用人單位“扣押勞動(dòng)者檔案”的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令限期退還勞動(dòng)者本人，并對每人處以500元以上2000元以下的罰款；給勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；建議
隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，企業(yè)人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，我結(jié)合幾年來檔案管理的實(shí)踐，就企業(yè)員工人事檔案的管理工作談?wù)剮c(diǎn)體會(huì)。
一、人事檔案的定義
人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。
二、人事檔案的特點(diǎn)
1.現(xiàn)實(shí)性
由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動(dòng)）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個(gè)重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。
2.真實(shí)性
這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3.動(dòng)態(tài)性
人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。
4.流動(dòng)性
人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。
5.機(jī)密性
人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。
三、人事檔案管理存在的問題
1.內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高
一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。
2.檔案用紙規(guī)格不一
雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。
3.材料歸類不準(zhǔn)確
有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時(shí)歸檔。
4.檔案材料短缺
如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。
5.使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低
在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。
四、關(guān)于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢的發(fā)展和對人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：
1.實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化
人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。
2.改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化
為提高效率，我單位采用了員工的唯一編碼即“工資編碼”。便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。
3.分類管理
國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。
4.人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度
制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
5.利用現(xiàn)代化管理手段
人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，牽一發(fā)而動(dòng)全身，人事檔案管理制度的改革必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。
參考文獻(xiàn)：
[1]王云慶，苗壯.現(xiàn)代檔案管理學(xué)[M].青島：青島出版社，2002，220.
