時(shí)間：2023-06-07 15:57:26
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【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)測(cè)繪;成果資料;檔案;管理
房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案是指房產(chǎn)測(cè)繪機(jī)構(gòu)在從事房屋測(cè)量過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖表、數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)記錄等信息資料，是重要的房產(chǎn)信息資源。房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案來(lái)源于房產(chǎn)的測(cè)繪活動(dòng)過(guò)程，是測(cè)繪人員運(yùn)用測(cè)繪儀器、測(cè)繪技術(shù)、測(cè)繪手段通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查、測(cè)定獲得房屋的自然狀況、權(quán)屬狀況、位置、數(shù)量等信息，再經(jīng)內(nèi)業(yè)繪圖、計(jì)算產(chǎn)生數(shù)據(jù)成果，最后將測(cè)繪過(guò)程中形成的相關(guān)資料進(jìn)行歸集、整理而成。
測(cè)繪檔案管理工作是測(cè)繪業(yè)務(wù)管理工作的重要組成部分，是規(guī)范房產(chǎn)測(cè)繪健康發(fā)展、提高測(cè)繪成果質(zhì)量需要?？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理是衡量一個(gè)部門(mén)管理水平的重要尺度。因此做好測(cè)繪成果資料檔案的管理是測(cè)繪機(jī)構(gòu)面臨的重要課題，也是每個(gè)測(cè)繪工作者尤其是測(cè)繪檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)給予關(guān)注的問(wèn)題。
隨著住房制度改革的不斷深化，更是由于房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，導(dǎo)致房產(chǎn)測(cè)繪的業(yè)務(wù)量急劇增加，相應(yīng)的房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案的數(shù)量也隨之增多。如何科學(xué)、合理的登記、保存測(cè)繪成果資料，做好檔案的管理工作，使之發(fā)揮應(yīng)有的功效，真正服務(wù)于社會(huì)和用戶，筆者結(jié)合幾年的測(cè)繪工作及成果資料檔案管理的經(jīng)歷，闡述一下測(cè)繪成果資料檔案管理的幾點(diǎn)體會(huì)：
一、紙質(zhì)檔案資料必不可少，并應(yīng)做到資料完整齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確
房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案的主要內(nèi)容應(yīng)包括：1、測(cè)繪委托方提供的與測(cè)繪項(xiàng)目相關(guān)的證明材料：如建筑施工圖、建筑工程施工許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、土地使用權(quán)證、有關(guān)特殊部位面積分?jǐn)傉f(shuō)明等。2、測(cè)繪部門(mén)在測(cè)繪作業(yè)過(guò)程中形成的信息資料：如外業(yè)測(cè)量原始數(shù)據(jù)記錄、內(nèi)業(yè)繪圖計(jì)算分?jǐn)傉f(shuō)明記錄、測(cè)繪技術(shù)設(shè)計(jì)書(shū)、測(cè)繪技術(shù)總結(jié)。3、測(cè)繪成果圖、表、數(shù)據(jù)等。
測(cè)繪成果資料檔案不同于其它文檔資料檔案，它是以紙質(zhì)資料和數(shù)據(jù)形態(tài)共同存在的，不僅數(shù)量大，而且成果的獲取需要大量的人力、物力支持。如外業(yè)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查、測(cè)量；內(nèi)業(yè)繪圖、計(jì)算、審核、檢查驗(yàn)收；測(cè)繪前技術(shù)設(shè)計(jì)、測(cè)繪后技術(shù)總結(jié)等諸多工序。如果檔案資料記錄不清楚、不完整，或丟失、損壞，一旦需要調(diào)閱查詢時(shí)資料不全或記錄不詳，小則需要補(bǔ)測(cè)、重測(cè)；大則涉及面積糾紛、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)葐?wèn)題，就會(huì)給測(cè)繪機(jī)構(gòu)以及當(dāng)事人造成經(jīng)濟(jì)損失。
在現(xiàn)實(shí)房產(chǎn)交易活動(dòng)中，商品房預(yù)售許可制度和合同備案制度的實(shí)施，使建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中就需要提供較為準(zhǔn)確的房產(chǎn)面積數(shù)據(jù)用于房屋銷(xiāo)售、辦理預(yù)售許可證和簽訂買(mǎi)賣(mài)合同，我們稱之為房產(chǎn)面積預(yù)測(cè)算。建設(shè)項(xiàng)目在施工過(guò)程中設(shè)計(jì)變更是很常見(jiàn)的，有時(shí)一個(gè)項(xiàng)目會(huì)出現(xiàn)多次變更，因此預(yù)測(cè)繪數(shù)據(jù)很難“一錘定音”。出現(xiàn)變更情況，就必然會(huì)涉及到面積變化，就要進(jìn)行面積的重新計(jì)算，因此歸檔時(shí)就要對(duì)每一次的變更圖紙、變更內(nèi)容、變更時(shí)間、變更測(cè)繪結(jié)果做詳細(xì)記錄，并要求委托方提供書(shū)面變更說(shuō)明，做到“有據(jù)可查”。因?yàn)榉慨a(chǎn)面積測(cè)繪數(shù)據(jù)的最終使用者是廣大消費(fèi)者，我們要對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，對(duì)消費(fèi)者的質(zhì)疑做出解釋。一但出現(xiàn)問(wèn)題，能拿出“證據(jù)”，說(shuō)明數(shù)據(jù)來(lái)源，從而規(guī)避不必要的責(zé)任，避免不必要的糾紛。
房產(chǎn)面積測(cè)繪有預(yù)測(cè)、實(shí)測(cè)之分，在測(cè)繪成果資料存檔時(shí)應(yīng)當(dāng)分類整理保存。在實(shí)際工作中可以對(duì)每一測(cè)繪項(xiàng)目按時(shí)間先后順序以丘（地）編號(hào)為卷名分別立卷，建立卷目錄。同時(shí)將測(cè)繪項(xiàng)目檔案按預(yù)測(cè)、實(shí)測(cè)分為預(yù)測(cè)繪卷和實(shí)測(cè)繪卷，預(yù)測(cè)繪卷做為臨時(shí)檔案卷，待實(shí)測(cè)完成后與實(shí)測(cè)資料一并按檔案管理規(guī)定的格式、順序組卷形成完整檔案，并按順序存檔。每一卷要建內(nèi)容目錄，存檔記錄要內(nèi)容詳細(xì)、字跡清楚，相關(guān)證明資料齊全、完整，與測(cè)繪項(xiàng)目相符。
二、從實(shí)際出發(fā)，適時(shí)建立電子檔案目錄
隨著時(shí)間的延續(xù)，測(cè)繪成果資料檔案數(shù)量必然會(huì)越積越多。采用傳統(tǒng)的手工管理模式，建立臺(tái)帳、編制目錄、保存紙質(zhì)資料已不能適應(yīng)檔案檢索查詢、利用及管理的需求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案已成為發(fā)展趨式的必然要求?；舅挤椒ㄊ牵阂栽须娮游臋n為基礎(chǔ)，根據(jù)需要以統(tǒng)一丘（地）編號(hào)為主索引，建立測(cè)繪項(xiàng)目總登記表、測(cè)繪項(xiàng)目過(guò)程記錄表、測(cè)繪項(xiàng)目技術(shù)報(bào)告匯總表、測(cè)繪項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)匯交表等實(shí)現(xiàn)不同查詢功能的excel工作表，在數(shù)據(jù)表之間建立關(guān)聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)按丘（地）編號(hào)、按坐落位置、按委托單位等內(nèi)容進(jìn)行查詢的功能，這樣可大大提高測(cè)繪查詢、調(diào)圖環(huán)節(jié)的工作效率。
實(shí)踐證明，電子檔案目錄的建立，提高了工作效率，方便了檔案的管理、查詢工作，而且在入檔時(shí)能有效避免項(xiàng)目的重復(fù)登記、漏登記等現(xiàn)象。測(cè)繪成果資料可即時(shí)整理、隨時(shí)入檔，添加、清除、修改方便快捷?？傊?，建立電子檔案目錄，用計(jì)算機(jī)對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪成果檔案進(jìn)行管理，具有檢索迅速、查找方便，而且可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、存儲(chǔ)壽命長(zhǎng)、成本低等優(yōu)點(diǎn)。
三、建立數(shù)字化檔案是房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
2005年4月國(guó)家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面的支持。
房產(chǎn)測(cè)繪成果數(shù)據(jù)最終用于房產(chǎn)登記交易，是房屋確權(quán)的基本依據(jù)。因此測(cè)繪檔案資料的查詢利用率是比較高的。在實(shí)際工作中，電子檔案目錄的建立，雖然提高了測(cè)繪工作的檢索、查詢效率，但它并不能反映成果檔案資料的全貌，對(duì)于需要了解數(shù)據(jù)詳細(xì)情況時(shí)，還是要調(diào)閱檔案原件。因紙質(zhì)檔案有不易保管、當(dāng)海量信息時(shí)查詢時(shí)間長(zhǎng)等弊端，不能適應(yīng)時(shí)展的要求。
將每一個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目按測(cè)繪統(tǒng)一要求給定一個(gè)丘（地）編號(hào)，按時(shí)間先后排序，將該項(xiàng)目的證明資料、測(cè)繪部門(mén)業(yè)務(wù)資料、現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)記錄等紙質(zhì)資料通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)與電子檔案目錄的主索引實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，使檔案的完整性、實(shí)用性更強(qiáng)。
面對(duì)大量的測(cè)繪業(yè)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案的數(shù)字化管理，在檔案管理方面將會(huì)起到很好的作用：一、查閱檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索，直接從系統(tǒng)中調(diào)出數(shù)字化文檔，而不必再去翻閱紙質(zhì)檔案，從而降低了紙質(zhì)檔案的使用頻率，延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間。二、利用計(jì)算機(jī)的檢索功能，可以有效的剔除紙質(zhì)檔案中人工整理時(shí)不易發(fā)現(xiàn)的重復(fù)資料，減少檔案頁(yè)數(shù)，有效節(jié)約了庫(kù)房空間。三、數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可實(shí)現(xiàn)異地備份，提高檔案保管的安全性。
綜上所述，房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案的數(shù)字化是房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。以傳統(tǒng)檔案管理模式為基礎(chǔ)，采用科學(xué)手段，運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)改造檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，確保檔案安全、方便檔案查詢利用，將使測(cè)繪成果資料檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的跨越。
參考文獻(xiàn)
[1]《房產(chǎn)測(cè)繪技術(shù)與管理》.姚承寬.編.
摘 要 公路工程檔案管理具有十分重要的意義，但是由于公路工程建設(shè)具有專業(yè)性、范圍廣、階段性等特點(diǎn)，我國(guó)公路工程檔案管理工作還存在諸多的不足。本文在分析公路工程檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，指出了我國(guó)檔案管理工作存在的不足，并提出了相應(yīng)的政策建議。
關(guān)鍵詞 公路工程 檔案 建設(shè) 問(wèn)題；
公路工程檔案記錄了公路工程建設(shè)過(guò)程中十分重要的技術(shù)資料以及整個(gè)公路施工的過(guò)程，這些資料是以后對(duì)公路施工質(zhì)量評(píng)價(jià)及公路維護(hù)、擴(kuò)建及改建工作的十分重要依據(jù)，不僅能夠影響公路的日常管理維護(hù)，同時(shí)也涉及到科技資料的保管，對(duì)于相關(guān)部門(mén)來(lái)說(shuō)十分重要，所以，相關(guān)部門(mén)必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關(guān)工作。
一、公路工程檔案管理的重要性
公路工程建設(shè)對(duì)于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有十分重要的意義，在公路工程建設(shè)過(guò)程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，同時(shí)對(duì)于公路以后的維護(hù)等各個(gè)方面也具有十分重要的意義。
（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)
公路工程檔案記錄了工程施工的過(guò)程，是公路工程的一個(gè)組成部分，可以直接反應(yīng)公路工程質(zhì)量。一般情況下，在公路沒(méi)有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經(jīng)開(kāi)始了。公路工程的立項(xiàng)文件是整個(gè)公路工程項(xiàng)目決策、審批及確立過(guò)程的一個(gè)很真實(shí)的記錄，也是公路工程項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)以及公路工程項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。公路工程項(xiàng)目的預(yù)算編制、概要設(shè)計(jì)以及招投標(biāo)文件都需要依據(jù)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件。在施工過(guò)程中，公路施工的建筑材料的監(jiān)測(cè)報(bào)告、使用說(shuō)明等都是公路工程質(zhì)量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設(shè)項(xiàng)目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設(shè)的水平與質(zhì)量。
（二）公路工程檔案是公路工程驗(yàn)收的重要依據(jù)
公路工程驗(yàn)收是交通管理部門(mén)根據(jù)各種公路工程檔案對(duì)建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位所完成的公路工程建設(shè)情況進(jìn)行驗(yàn)收。在這一過(guò)程中，交通管理部門(mén)除了對(duì)公路實(shí)體工程進(jìn)行檢測(cè)，還需要對(duì)各種資料進(jìn)行審查，例如建筑材料的檢驗(yàn)結(jié)果、施工試驗(yàn)數(shù)據(jù)等，完成公路工程的驗(yàn)收，這一過(guò)程中，需要查驗(yàn)大量的公路工程檔案。
（三）開(kāi)發(fā)利用公路工程檔案可以提升經(jīng)濟(jì)效益
公路工程檔案是公路部門(mén)信息資源十分重要的組成部門(mén)，也是寶貴知識(shí)財(cái)富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識(shí)與了解信息的一個(gè)重要途徑。公路檔案工作人員可以據(jù)此編制地方交通史、技術(shù)成果匯編等材料，為公路工程建設(shè)提供技術(shù)資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經(jīng)濟(jì)效益。
二、公路工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題
公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業(yè)性、范圍廣、階段性等特點(diǎn)，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國(guó)公路工程檔案管理主要存在以下問(wèn)題。
（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監(jiān)管
雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設(shè)單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設(shè)上，對(duì)于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致整個(gè)公路工程施工期間公路工程檔案沒(méi)有及時(shí)整理，導(dǎo)致大量工程檔案缺失。即使完工后進(jìn)行突擊補(bǔ)充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質(zhì)量相對(duì)較差。同時(shí)，部分公路建設(shè)單位沒(méi)有將公路工程檔案統(tǒng)一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴(yán)重。
（二）公路工程檔案案卷質(zhì)量有待提升
一套完整高質(zhì)量的公路工程檔案應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)要求進(jìn)行整理，但是在公路工程檔案管理的實(shí)際過(guò)程中，卻普遍存在著歸檔檔案質(zhì)量不高、檔案的原始性、系統(tǒng)性差等多方面問(wèn)題，主要表現(xiàn)在檔案資料收集不全、真實(shí)性存疑等方面，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案的價(jià)值，對(duì)于以后檔案的開(kāi)發(fā)利用也會(huì)產(chǎn)生一定的不利影響。
（三）公路工程檔案的開(kāi)發(fā)利用不夠
公路工程檔案的開(kāi)發(fā)利用是公路工程檔案的一個(gè)重要用途，但是現(xiàn)實(shí)中，很多檔案管理部門(mén)忽視了檔案的這方面用途，只是負(fù)責(zé)將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒(méi)有充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。
三、加強(qiáng)公路工程檔案管理的對(duì)策建議
（一）進(jìn)一步提高重視程度。公路工程建設(shè)的相關(guān)部門(mén)必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員必須提高認(rèn)識(shí)，提高重視程度，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)要求做好工作。同時(shí)，必須注重公路工程檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，提升經(jīng)濟(jì)效益。
（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設(shè)相關(guān)單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實(shí)施“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、年終考核、分級(jí)管理、定期檢查”制度，細(xì)化相關(guān)內(nèi)部制度，設(shè)立專職檔案管理人員，建立專門(mén)檔案室，加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案人員培訓(xùn)，提升其工作水平。
（三）注重檔案的過(guò)程收集，提升質(zhì)量。公路工程建設(shè)的過(guò)程也就是公路工程檔案形成的過(guò)程，這一過(guò)程中形成的有價(jià)值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過(guò)程中，要注意隨時(shí)收集，防止出現(xiàn)遺漏，并且注意收集原始文件。
參考文獻(xiàn)：
[1] 劉倩.公路工程檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2012（10）.
[2] 潘振英，田麗敏.淺談公路工程檔案管理[J].科技信息，2011（8）.
關(guān)鍵詞：科技成果檔案管理
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、科技成果檔案管理工作的意義：
在新興科技飛速發(fā)展的特殊時(shí)期，科技檔案工作者面臨著新的形勢(shì)，肩負(fù)著新的任務(wù)，科技檔案工作也具有新的特點(diǎn)。目前，一個(gè)重要的新情況是企業(yè)管理部門(mén)對(duì)情報(bào)（新技術(shù)、新工藝、新材料）的需求聚增，為科學(xué)管理的調(diào)研，日益受到人們的重視，被看成是前進(jìn)的向?qū)?、發(fā)展的階梯、競(jìng)爭(zhēng)的工具、突破的鑰匙，隨著經(jīng)濟(jì)改革的深入，企業(yè)部門(mén)迫于產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)，要依靠先進(jìn)技術(shù)，著眼新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，他們急于得到新技術(shù)、新工藝、新樣本、專利等適合于本企業(yè)的科技資料。各級(jí)管理機(jī)構(gòu)隨著由簡(jiǎn)單的行政管理轉(zhuǎn)向科學(xué)管理，越來(lái)越依靠技術(shù)資料提供科學(xué)依據(jù)。
科技成果檔案資料也是科技檔案工作的基本建設(shè)中的一個(gè)項(xiàng)目，在工廠企業(yè)中科研成果資料的收集是科技檔案工作收集的主要對(duì)象，對(duì)發(fā)展生產(chǎn)具有一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
我國(guó)是個(gè)發(fā)展中的大國(guó)，在實(shí)現(xiàn)科技現(xiàn)代化的進(jìn)程中迫切需要開(kāi)發(fā)利用科研成果這個(gè)“第二資源”。
這是一門(mén)學(xué)問(wèn)，它的影響將是很大的，它關(guān)系到我國(guó)社會(huì)主義物質(zhì)文明和社會(huì)主義精神文明建設(shè)。
科技檔案工作決不只是對(duì)檔案資料進(jìn)行保管的管理水平上，應(yīng)在提高科技檔案資料的目的上，積極地在進(jìn)行收集先進(jìn)的科技資料上下功夫。尤其是對(duì)科研成果的收集，管理就更具有一定的意義。從現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)發(fā)展的特點(diǎn)來(lái)看，由于科研組織、規(guī)模和隊(duì)伍不斷擴(kuò)大，科研成果日益增多。因此各級(jí)檔案管理部門(mén)，對(duì)科研成果必須加強(qiáng)收集和管理，科學(xué)技術(shù)彼此滲透，科研成果互相交叉，科研成果必須集中集中管理，才可以互相參照使用。此外，知識(shí)更新的速度加快，科研成果利用的周期縮短，要求我們自覺(jué)地加強(qiáng)對(duì)科研成果的宣傳、交流，采取各種必要措施促進(jìn)科研成果盡早的在生產(chǎn)上推廣應(yīng)用，變?yōu)橹苯由a(chǎn)力。
二、科研成果的分類
這個(gè)問(wèn)題要從科研的體系說(shuō)起，目前，多數(shù)科技人員認(rèn)為：把科研體系分為基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和開(kāi)放研究三大環(huán)節(jié)較為恰當(dāng)。
基礎(chǔ)研究又分純基礎(chǔ)理論研究與應(yīng)用基礎(chǔ)理論研究，純基礎(chǔ)理論研究屬于基礎(chǔ)科學(xué)的范疇。它的任務(wù)是探索自然界各種物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的基本規(guī)律，揭示各種自然現(xiàn)象之間的關(guān)系，以便發(fā)現(xiàn)新原理，提出新方向。
應(yīng)用基礎(chǔ)理論研究屬于技術(shù)科學(xué)的范疇。它的任務(wù)是針對(duì)生產(chǎn)中提出的科學(xué)技術(shù)問(wèn)題進(jìn)行理論探索，目的在于為解決實(shí)際問(wèn)題提供理論依據(jù)。
應(yīng)用研究也分兩類：一類是應(yīng)用技術(shù)研究，一類是產(chǎn)品試制研究。目的都是為了直接解決生產(chǎn)中的實(shí)際問(wèn)題，在基礎(chǔ)研究與開(kāi)放研究之間起橋梁作用。以便把理論成果轉(zhuǎn)化為技術(shù)與生產(chǎn)力。又將生產(chǎn)中提出的問(wèn)題反饋給科學(xué)，從而推動(dòng)科學(xué)理論的發(fā)展。
開(kāi)發(fā)研究同樣可以分為兩類：一類是試生產(chǎn)研究。一類是推廣應(yīng)用研究，目的都是為使科研成果在實(shí)際生產(chǎn)中得到應(yīng)用。
三、科研成果檔案管理方法：
綜上所述，各類科研雖然任務(wù)目的不同，要求也不一樣，但是如同接力賽跑一樣，哪一環(huán)節(jié)也不可缺少。作為科研成果，有它的共性，就是都必須有創(chuàng)造性、科學(xué)性和價(jià)值（包括學(xué)術(shù)價(jià)值、使用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值）。這幾類成果由于各有不同特點(diǎn)，管理方法也各有不同，可采用三種分類管理方法。
1、按成果所屬的科學(xué)行業(yè)分類管理
主要用于成果的鑒定，獎(jiǎng)勵(lì)等項(xiàng)目管理與成果資料的檢索。它的分類原則是由部門(mén)的專業(yè)管理范圍或分類法確定的。其特點(diǎn)是符合實(shí)際與使用習(xí)慣，便于成果的管理與資料的查找。
2、按成果的科學(xué)技術(shù)水平與重要意義分類管理。主要?jiǎng)澐譃橹匾晒c大量的一般性成果二類。所謂重要成果是指成果的技術(shù)在國(guó)內(nèi)有首創(chuàng)性，屬于國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平。在全國(guó)有推廣應(yīng)用價(jià)值，這類成果主要是由國(guó)家集中管理的，也是各部門(mén)、各地區(qū)管理的重點(diǎn)。至于大量的一般性成果，是指達(dá)到國(guó)內(nèi)較先進(jìn)水平或本地區(qū)先進(jìn)水平，具有行業(yè)和地方特色，在本行業(yè)或本地區(qū)有推廣應(yīng)用價(jià)值的項(xiàng)目，這類成果檔案應(yīng)由各地方、各部門(mén)集中管理，詳細(xì)成果檔案可由成果完成單位集中管理。
3、按成果的應(yīng)用推廣意義分類管理?？煞譃槔碚撔猿晒蛻?yīng)用性成果。理論性成果的表現(xiàn)形式主要為論文，主要由各專門(mén)學(xué)會(huì)對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)和交流。應(yīng)用性成果包括應(yīng)用研究與開(kāi)發(fā)研究?jī)深惓晒?。其特點(diǎn)是強(qiáng)調(diào)成果的經(jīng)濟(jì)價(jià)值或使用價(jià)值。這類成果在管理上還可以根據(jù)其是否已在生產(chǎn)上實(shí)際應(yīng)用和推廣的情況分為兩類，一般地說(shuō)，開(kāi)發(fā)研究成果屬于已在一定范圍內(nèi)應(yīng)用和推廣的；而應(yīng)用研究成果通常只具備了應(yīng)用和推廣的條件，還要再做些研究工作，才能在生產(chǎn)上推廣應(yīng)用。對(duì)于前者，管理工作的重點(diǎn)是加強(qiáng)宣傳和交流，使其在更大的范圍內(nèi)應(yīng)用和推廣。對(duì)于后者，重點(diǎn)則在于創(chuàng)造條件，使其進(jìn)一步完善化，盡快地在生產(chǎn)上得到應(yīng)用和推廣。
科研成果的推廣應(yīng)用對(duì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和生產(chǎn)上起了很大的作用。我國(guó)今后的經(jīng)濟(jì)發(fā)展主要靠對(duì)現(xiàn)有企業(yè)的技術(shù)改造，要進(jìn)行有效的挖、革、改，就離不開(kāi)對(duì)已有科技成果的推廣應(yīng)用。
一、檔案價(jià)值鑒定在檔案管理過(guò)程中的意義
美國(guó)的一位相關(guān)工作者曾經(jīng)闡述過(guò)這樣一個(gè)觀點(diǎn)，即在關(guān)于檔案的所有工作中，檔案鑒定是很重要的一點(diǎn)，它決定了之后的工作。鑒定是檔案工作整個(gè)系列中第一關(guān)鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎(chǔ)上。從這里就已經(jīng)可以看出在整個(gè)檔案管理的過(guò)程中檔案價(jià)值鑒定有著舉足輕重的作用。
從整體上來(lái)講，檔案是對(duì)各種信息的原始記錄，是人類寶貴的文化財(cái)富。不過(guò)實(shí)際上并不是每一份檔案都具有重要的價(jià)值，每一份文件的價(jià)值都是不盡相同的，文件的價(jià)值也不是一成不變的，可能會(huì)隨著時(shí)間的推移而改變其所包含的價(jià)值。檔案價(jià)值鑒定的工作就是對(duì)每一份檔案所具有的價(jià)值進(jìn)行甄別。
檔案價(jià)值的鑒定將會(huì)直接決定檔案的存亡。當(dāng)檔案價(jià)值鑒定判定檔案已經(jīng)沒(méi)有保存價(jià)值的時(shí)候，檔案就會(huì)被銷(xiāo)毀。所以在進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定的時(shí)候需要慎重。通過(guò)檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價(jià)值上面有質(zhì)的提升，是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。
當(dāng)今檔案不僅有紙質(zhì)的，還有電子的。對(duì)于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)量的急劇增加，會(huì)導(dǎo)致庫(kù)房的緊張，設(shè)備短缺，經(jīng)費(fèi)不足等一系列的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)檔案價(jià)值的鑒定，有利于檔案庫(kù)房、設(shè)備人員的合理和有效利用，提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、檔案價(jià)值鑒定存在的問(wèn)題
雖然從客觀上講，我國(guó)的檔案鑒定工作受到國(guó)家的重視，也有所發(fā)展，但是由于政策理論和法規(guī)等多方面的原因，使得我國(guó)檔案管理工作中檔案價(jià)值鑒定存在著許多的問(wèn)題。
（一）檔案價(jià)值鑒定理論研究混亂
在我國(guó)幾乎是沒(méi)有對(duì)檔案價(jià)值鑒定進(jìn)行一個(gè)準(zhǔn)確的定義。在某些相關(guān)教材里對(duì)于鑒定有一些相關(guān)的描述，但是并沒(méi)有明確的定義，只是對(duì)于文件的部分相關(guān)鑒定提出了粗淺的方法。這樣通常就會(huì)導(dǎo)致文件的鑒定出現(xiàn)問(wèn)題和一些失誤，最終文件的價(jià)值鑒定出現(xiàn)混亂的局面。比較明顯的表現(xiàn)就是有的將“文件”與“檔案”兩個(gè)概念相混淆；有的弄不清檔案價(jià)值鑒定的起始點(diǎn)和終止點(diǎn)；也有的將檔案價(jià)值與檔案價(jià)值鑒定混為一談。
（二）檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍建設(shè)急需改善
我國(guó)的檔案工作隊(duì)伍存在著不穩(wěn)定，缺少檔案價(jià)值鑒定人才的現(xiàn)象。檔案價(jià)值鑒定人才的缺少導(dǎo)致了檔案價(jià)值得不到有效的判定，從而對(duì)檔案管理的后期工作形成障礙。此外對(duì)于現(xiàn)有的檔案價(jià)值鑒定人員也存在著各種各樣的問(wèn)題。其主要的表現(xiàn)有以下幾點(diǎn)：（1）檔案價(jià)值鑒定在檔案管理工作中有著很強(qiáng)的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕?lián)?zé)任的心理，使得檔案價(jià)值鑒定工作無(wú)法有效的開(kāi)展；（2）檔案價(jià)值的相關(guān)鑒定標(biāo)準(zhǔn)難以達(dá)到，不具備可操作性，這也帶來(lái)了很多的弊端；（3）相關(guān)鑒定人員不具備專業(yè)的理論知識(shí)，對(duì)相關(guān)的鑒定工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。
（三）檔案價(jià)值鑒定質(zhì)量不能夠令人滿意
隨著時(shí)間的推移與社會(huì)的變化，檔案的價(jià)值也會(huì)進(jìn)行改變。在這一系列的變化中，檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)也會(huì)進(jìn)行變化。但是由于多種原因，很難準(zhǔn)確的對(duì)檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確的把握。檔案價(jià)值鑒定工作缺乏重點(diǎn)，導(dǎo)致工作的質(zhì)量不能夠讓人滿意。在現(xiàn)在的檔案管理工作中還存在著有些已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案仍被繼續(xù)保存，原有檔案保管期限劃分不清的現(xiàn)象。形成這些現(xiàn)象的主要原因就是檔案價(jià)值鑒定工作不到位。
三、加強(qiáng)檔案價(jià)值鑒定的措施
有問(wèn)題不可怕，可怕的是知道問(wèn)題卻不知道進(jìn)行改正。對(duì)于檔案價(jià)值鑒定工作也是如此。為此，針對(duì)上述問(wèn)題，個(gè)人提出以下幾個(gè)改善當(dāng)前檔案價(jià)值鑒定工作的意見(jiàn)。
（一）加強(qiáng)理論研究
做任何事想要成功都必須要靠理論來(lái)進(jìn)行支持。對(duì)于檔案鑒定工作首先要做的就是加強(qiáng)理論研究工作。對(duì)于檔案價(jià)值鑒定工作，應(yīng)該將其作為一個(gè)完整的、系統(tǒng)的工作，并組織專人進(jìn)行攻關(guān)。既然我們國(guó)內(nèi)的檔案價(jià)值鑒定還沒(méi)有形成一個(gè)完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國(guó)外在檔案鑒定方面的先進(jìn)思想與優(yōu)秀成果，并在此基礎(chǔ)上形成具有中國(guó)特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導(dǎo)我們的檔案鑒定實(shí)踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現(xiàn)有理論，積極開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定工作，創(chuàng)造經(jīng)驗(yàn)，為檔案價(jià)值鑒定理論的研究提供豐富的實(shí)踐材料；此外，相關(guān)的研究人員不應(yīng)該脫離實(shí)際，應(yīng)從實(shí)際入手，多多調(diào)查研究、收集材料，做好理論上的研究，再將理論與實(shí)際相結(jié)合，最終得到一個(gè)比較完整的體系。
（二）完善檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍
首先我們應(yīng)該培養(yǎng)出專門(mén)的檔案價(jià)值鑒定人才，然后是各級(jí)檔案局、館根據(jù)實(shí)際情況建立起專門(mén)的檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)。檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)有以下內(nèi)容：提出職能范圍內(nèi)檔案價(jià)值鑒定工作的總的規(guī)劃和“永久”檔案進(jìn)入檔案館的比例，協(xié)助檔案行政主管部門(mén)制定檔案價(jià)值鑒定工作的指導(dǎo)性文件及標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檢查和指導(dǎo)所轄各類檔案的價(jià)值鑒定，并負(fù)責(zé)鑒定業(yè)務(wù)咨詢。
（三）提高檔案價(jià)值鑒定質(zhì)量
關(guān)鍵詞：檔案成果利用；檔案保密；有效措施
如今隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的保密與利用工作在如今已經(jīng)成為了業(yè)界人士所關(guān)注的話題。對(duì)檔案的成果利用以及保密工作進(jìn)行分析和探討，有利于檔案工作的有效開(kāi)展，同時(shí)也有利于保障機(jī)密檔案的安全性。因此現(xiàn)階段的檔案保管部門(mén)應(yīng)該對(duì)檔案的成果利用以及保密工作給予足夠的重視。
1 檔案保密的重要性及現(xiàn)階段存在的隱患
1.1 檔案保密工作的重要性
檔案作為記錄組織或個(gè)人重要信息的載體，在人們的日常生活當(dāng)中有著極為重要的作用。首先對(duì)檔案的有效保密能夠保證個(gè)人信息不被他人非法竊取[1]。個(gè)人信息的重要性現(xiàn)在已經(jīng)被人們所熟知，一旦個(gè)人信息被他人竊取，他人就可以利用受害者的信息從事非法活動(dòng)而自己能夠從中獲利，給受害人造成不可估量的損失。其次，企業(yè)或組織的檔案中所記錄的是企業(yè)或組織發(fā)展過(guò)程中的核心機(jī)密，一旦出現(xiàn)泄密的情況，就可能給組織或者企業(yè)造成不可估量的損失，輕則是企業(yè)或組織蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重的甚至可能導(dǎo)致組織或企業(yè)的倒閉；最后，對(duì)于國(guó)家而言，機(jī)密檔案的丟失可能會(huì)威脅到國(guó)家的安全，一些重要的軍事或生物方面的科技一旦被其他國(guó)家非法竊取，可能會(huì)使國(guó)家的科技發(fā)展受到巨大打擊，從而威脅國(guó)家的安全穩(wěn)定。綜上所述，檔案的保密工作無(wú)論對(duì)于個(gè)人、集體還是國(guó)家都有著至關(guān)重要的作用，因此現(xiàn)階段的檔案部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的保密工作。
1.2 現(xiàn)階段檔案保密工作中存在的隱患
如今隨著科技的發(fā)展，檔案部門(mén)對(duì)檔案保密工作做的也越來(lái)越好，但是在現(xiàn)階段檔案保密工作的發(fā)展過(guò)程中，還是存在著以下幾點(diǎn)問(wèn)題：首先，隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)入侵系統(tǒng)也不斷升級(jí)，但是現(xiàn)階段的部分檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)還沒(méi)有進(jìn)行全面的升級(jí)，這就是檔案管理部門(mén)所保管的機(jī)密檔案有著很高的安全隱患；其次，在當(dāng)前階段，由于部分年分比較久的檔案是以紙質(zhì)檔案袋的形式進(jìn)行保管，這就導(dǎo)致在檔案的保管過(guò)程中可能會(huì)因?yàn)橥饨鐨鉁?、濕度等變化使文件損壞，從而使文件失去了保密的意義；最后，在現(xiàn)階段的檔案保密工作中，由于部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，這就是著這一部分檔案管理人員的安全意識(shí)以及崗位責(zé)任意識(shí)沒(méi)有得到有效加強(qiáng)，一旦檔案保管的網(wǎng)絡(luò)遭受到不明攻擊，可能就會(huì)出現(xiàn)檔案管理人員不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)攻擊來(lái)源以及破解方法而導(dǎo)致檔案丟失的情況。
2 檔案保密的有效措施
2.1 做好開(kāi)放檔案的審查工作
由于部分檔案由于年代或者其他方面的原因，已經(jīng)失去了其保密的意義，因此需要對(duì)公眾進(jìn)行開(kāi)放。在這一過(guò)程中，檔案的有關(guān)管理人員應(yīng)該對(duì)需要開(kāi)放的檔案做好審查工作，確保所開(kāi)放的檔案是已經(jīng)過(guò)了保密時(shí)期的檔案[2]。因此，在開(kāi)放檔案之前，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)即將開(kāi)放的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保沒(méi)有還處于保密期的檔案暴露在公眾的事業(yè)之下。例如，檔案保管部門(mén)應(yīng)該建立完善的開(kāi)放檔案審查體制，在所開(kāi)放檔案的審查過(guò)程中應(yīng)該建立“三重審查”，即首先有基層檔案保管人員對(duì)檔案進(jìn)行初步審查，在審查的過(guò)程中基層審查人員應(yīng)該做好相關(guān)檔案的審查記錄工作，隨后將檔案以及記錄表遞交上級(jí)的審查部門(mén)。上級(jí)的審查部門(mén)在接到基層工作人員送來(lái)的信息后，應(yīng)該對(duì)照表格信息對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)審，并將基層工作人員再審查過(guò)程中出現(xiàn)的失誤進(jìn)行彌補(bǔ)，隨后將整理好的檔案送交最高領(lǐng)導(dǎo)。最高領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)自身對(duì)檔案信息的了解，對(duì)檔案進(jìn)行最終的審查，并在表格上簽字蓋章后，該檔案才可以處于開(kāi)放的狀態(tài)。通過(guò)這種三重審查的審核流程，能夠在最大程度上確保處于保密時(shí)期檔案的安全度，從而提升機(jī)密檔案的安全系數(shù)[3]。
2.2 做好檔案的解密工作
國(guó)家《保密法》為檔案的保密想作出了三個(gè)等級(jí)地劃分，即“絕密檔案”、“機(jī)密檔案”以及“秘密檔案”，由于三個(gè)等級(jí)檔案的機(jī)密程度不一樣，因此在實(shí)際的操作過(guò)程中，對(duì)檔案的保管措施也不盡相同。隨著時(shí)間的流逝，由于檔案的機(jī)密程度具有一定的“時(shí)效性”，因此在對(duì)檔案進(jìn)行解密時(shí)要根據(jù)不同檔案的機(jī)密程度采取不同的解密手段，為了使檔案解密工作順利展開(kāi)，在檔案的保管過(guò)程中，就應(yīng)該對(duì)不同機(jī)密等級(jí)的檔案保存在不同區(qū)域，同時(shí)做好相關(guān)記錄，在解密時(shí)就可以根據(jù)不同檔案的機(jī)密程度送交不同的解密人員手中。例如，檔案管理部門(mén)可以開(kāi)設(shè)三個(gè)等級(jí)的解密工作小組，同時(shí)在保存檔案的過(guò)程中對(duì)不同機(jī)密等級(jí)的檔案實(shí)施不同區(qū)域的保管，一旦檔案過(guò)了有效期，就可以根據(jù)不同機(jī)密程度的檔案送交相應(yīng)的解密人員手中。通過(guò)這種方式，能夠有效提升檔案保管部門(mén)的工作效率，也能在一定程度上增加檔案在保管過(guò)程中的安全性。
2.3 強(qiáng)化有關(guān)人員的保密與崗位責(zé)任意識(shí)
檔案的保密與利用工作最終也要落實(shí)到具體工作人員的肩上，因此在現(xiàn)階段檔案保管過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)檔案部門(mén)工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及崗位責(zé)任意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)和培養(yǎng)，確保在檔案保管的過(guò)程中，機(jī)密檔案始終處于安全的狀態(tài)。對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，可以采取培訓(xùn)班的模式，對(duì)檔案的保管人員進(jìn)行相應(yīng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其意識(shí)到檔案保管的重要性，從而使檔案在被保管的過(guò)程中有強(qiáng)有力的安全保障。例如，在檔案部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)后，可以聘請(qǐng)專門(mén)的信息技術(shù)人員對(duì)檔案的保管人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全責(zé)任意識(shí)，一旦檔案部門(mén)的信息系統(tǒng)遭受到黑客攻擊，檔案管理人員能夠及時(shí)做出應(yīng)對(duì)，確保檔案的安全。
2.4 做好檔案利用前的準(zhǔn)備工作
在檔案進(jìn)行公開(kāi)之前，檔案部門(mén)應(yīng)該對(duì)檔案的利用做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。所謂準(zhǔn)備工作，其實(shí)就是在檔案進(jìn)行公開(kāi)之前，對(duì)所公開(kāi)檔案進(jìn)行備注、備份以及確認(rèn)分類等工作，這一系列工作是保證檔案安全性的重要措施，因此檔案的保管部門(mén)應(yīng)該對(duì)此加以重視。在當(dāng)前的檔案利用前的準(zhǔn)備工作中，最為重要的就是對(duì)檔案的分類保存以及備份工作。檔案的分類保存能夠是整個(gè)檔案管理部門(mén)的對(duì)檔案管理的系統(tǒng)性，而檔案的備份工作是保障檔案在利用過(guò)程中不會(huì)丟失的重要舉措，因此在現(xiàn)階段的檔案保管部門(mén)，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的備份和分類工作。例如，檔案保管部門(mén)建立自身的數(shù)據(jù)庫(kù)，在檔案利用之前對(duì)所有已經(jīng)無(wú)需繼續(xù)保密的檔案進(jìn)行分類保存。同時(shí)要對(duì)即將轉(zhuǎn)移的檔案進(jìn)行備份保存，以保障在今后的工作中如果還要使用該檔案，檔案部門(mén)能夠在最快的時(shí)間內(nèi)將該檔案進(jìn)行提取，以此來(lái)提升檔案部門(mén)的工作效率，保障檔案保管部門(mén)的工作質(zhì)量。
3 結(jié)束語(yǔ)
隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，檔案的安全性在一定程度上受到來(lái)自多方面的威脅，因此現(xiàn)階段對(duì)檔案的保管工作在現(xiàn)階段應(yīng)該引起有關(guān)部門(mén)足夠的重視。如今檔案的管理方面還存在著很多的安全隱患，而檔案部門(mén)方面還在不斷發(fā)展中，因此現(xiàn)階段距離實(shí)現(xiàn)檔案的絕對(duì)安全看起來(lái)不切合實(shí)際，對(duì)此，檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部的管理以及優(yōu)化檔案管理措施，從根本上確保所保存檔案的安全性。
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【關(guān)鍵詞】工程檔案、管理、控制
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
【正文】工程檔案資料是指工程項(xiàng)目竣工時(shí)形成的反映施工過(guò)程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工圖和監(jiān)理文件組成。工程檔案資料管理是工程管理的一部分，工程檔案資料管理的過(guò)程控制是非常重要的，在檔案管理中起著重要的基礎(chǔ)作用。
工程項(xiàng)目檔案資料的概念和熱點(diǎn)
工程項(xiàng)目檔案是從項(xiàng)目提出立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)安裝、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程管理中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設(shè)項(xiàng)目檔案主要包括基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件?；ㄎ募怯山ㄔO(shè)單位在上述項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中形成并收集整理的具有歸檔保存價(jià)值的文書(shū)檔案和各種形式與載體的記錄。監(jiān)理文件主要是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理過(guò)程中形成的監(jiān)理管理資料、施工監(jiān)理資料、竣工驗(yàn)收監(jiān)理資料等向建設(shè)單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過(guò)程中形成的資料,包括施工技術(shù)文件、施工物資資料、施工測(cè)量監(jiān)測(cè)記錄、施工記錄、施工試驗(yàn)記錄、施工驗(yàn)收資料、質(zhì)量評(píng)定資料、竣工圖等向建設(shè)單位移交的檔案。竣工文件包括工程規(guī)劃驗(yàn)收、消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、環(huán)保驗(yàn)收、檔案驗(yàn)收文件、工程竣工驗(yàn)收備案文件等。
工程項(xiàng)目檔案是一個(gè)有機(jī)載體，其特點(diǎn)主要有三：
（1）成套性。它記載和反映建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程和成果，與總體的基建程序和專業(yè)內(nèi)容銜接，構(gòu)成項(xiàng)目完整的成套性整體；
（2）專業(yè)性。不論是生產(chǎn)性建設(shè)項(xiàng)目檔案，還是國(guó)防性建設(shè)項(xiàng)目檔案還是民用工程，它都是專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工到建成使用的全過(guò)程；
（3）現(xiàn)實(shí)性。它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，是全面考核建設(shè)工作設(shè)計(jì)質(zhì)量、工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，是竣工驗(yàn)收的依據(jù)，是工程建設(shè)、使用維護(hù)和技術(shù)改造的不可缺少的現(xiàn)實(shí)性依據(jù)。
二、工程項(xiàng)目檔案資料管理的過(guò)程控制的三部曲
1. 工程檔案資料管理的事前控制
事前控制，是指工程檔案資料的質(zhì)量管理關(guān)口前移，建立工程檔案資料質(zhì)量控制機(jī)制。要從工程檔案資料材料形成開(kāi)始，把好檔案檔案資料來(lái)源即檔案資料的質(zhì)量關(guān)。把好檔案資料材料的質(zhì)量關(guān)，其關(guān)鍵是建立健全質(zhì)量控制機(jī)制，從組織上保證工程檔案管理工作的順利進(jìn)行。
加強(qiáng)工程檔案資料的前期管理控制
（1）首先要做好工程項(xiàng)目編碼的劃分和編碼系統(tǒng)編制，確定本合同工程項(xiàng)目中單位工程、分部工程、單元工程的劃分。
（2）編制統(tǒng)一的工程質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)定有關(guān)信息記錄表格，工程信息記錄表格格式一經(jīng)確定，就不要輕易更改，以免給工作造成不必要的麻煩。
（3）編制工程項(xiàng)目檔案資料歸檔范圍、要求、以及檔案資料的收集與整理辦法。
建立檔案管理機(jī)構(gòu)和工作制度
（1）建立檔案管理機(jī)構(gòu)，即檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定檔案管理工作制度，加強(qiáng)對(duì)工程檔案業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理。
（2）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。明確專兼職檔案管理人員，并將工程文件材料、檔案資料質(zhì)量管理納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，明確工程檔案管理工作程序和各部門(mén)在檔案資料收集、整理、立卷、審核、歸檔、移交過(guò)程中的工作職責(zé)，并建立考核獎(jiǎng)罰制度。
（3）建立崗前培訓(xùn)制度，將工程檔案資料管理技能培訓(xùn)作為檔案人員上崗前的必修課。
2．工程檔案資料管理的事中控制
事中控制，是指對(duì)工程正在進(jìn)行過(guò)程中的檔案資料的形成進(jìn)行同步檢查，實(shí)施工程檔案資料質(zhì)量的全過(guò)程跟蹤管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)過(guò)程中，依據(jù)前期制定的各項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相關(guān)單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
施工檔案資料是施工過(guò)程的記錄，是每一工序、單元工程、分部工程的實(shí)體質(zhì)量合格的檔案資料。事中控制就是要根據(jù)工程實(shí)際進(jìn)度對(duì)工程項(xiàng)目資料進(jìn)行同步檢查和經(jīng)常檢查。
所謂同步檢查就是要求檔案資料檢查與工程建設(shè)同步，尤其要抓住工程建設(shè)的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)和階段，如隱蔽工程驗(yàn)收階段、中間驗(yàn)收階段、交工驗(yàn)收階段等等，檢查工程原始資料是否真實(shí)、齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，質(zhì)量是否規(guī)范，滿足業(yè)主要求。
所謂經(jīng)常檢查就是工程檔案資料質(zhì)量檢查要進(jìn)行經(jīng)常性檢查。每周或每月檢查一次，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)行及時(shí)糾正。
3．工程檔案資料管理的事后控制
事后控制，是指在工程建設(shè)完工后，對(duì)工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進(jìn)行同步檢查，實(shí)施工程檔案資料質(zhì)量的最終管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)結(jié)束后，依據(jù)前期制定的檔案整理細(xì)則對(duì)承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，工程檔案驗(yàn)收要同步進(jìn)行，為確保工程竣工檔案順利通過(guò)驗(yàn)收，應(yīng)對(duì)工程竣工檔案進(jìn)行初驗(yàn)，檢查各項(xiàng)合同項(xiàng)目檔案是否完整準(zhǔn)確，整理是否符合規(guī)范和業(yè)主要求，對(duì)所存在的問(wèn)題提出整改措施并限期整改，在工程總驗(yàn)收前檢查整改結(jié)果，提出驗(yàn)收意見(jiàn)。對(duì)于在工程檔案驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要進(jìn)行收集整理，造成檔案丟失或不按時(shí)按質(zhì)進(jìn)行移交的要進(jìn)行處罰，同時(shí)要及時(shí)糾正。 檔案資料編制與檔案整理組卷需要和業(yè)主統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)工程施工檔案資料的嚴(yán)格要求也需要爭(zhēng)取業(yè)主的理解和支持。否則工程檔案資料的管理工作很難開(kāi)展。
一、企業(yè)檔案的全過(guò)程管理，就是指檔案管理工作要貫穿于企業(yè)科技與文書(shū)材料的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、收集和歸檔這一全過(guò)程，也就是說(shuō)要從這些文件和材料的初始形成階段直到最后歸檔階段，都要進(jìn)行有效的管理和控制。
先以文書(shū)材料來(lái)說(shuō)，當(dāng)一份對(duì)外發(fā)文或者是內(nèi)部行文開(kāi)始擬稿時(shí)，我們就要嚴(yán)格按照企業(yè)文書(shū)處理工作和檔案管理工作的規(guī)定與要求去做。例如文種使用和文號(hào)編制是否正確，書(shū)寫(xiě)用筆和文稿用紙是否符合要求等等，都應(yīng)當(dāng)一一按照規(guī)定辦，不能草率馬虎。按照公文處理和檔案管理規(guī)定，擬寫(xiě)公文必須用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆，不宜用原珠筆，更不能用鉛筆、彩色筆等;用紙應(yīng)當(dāng)積極推行A4或A3幅面紙。在這里還要提出的是，當(dāng)我們?cè)诠ぷ髦羞\(yùn)用計(jì)算機(jī)打印文件或表格時(shí)，一定要注意根據(jù)公文處理規(guī)定中的要求，控制好圖文區(qū)的尺寸，以便于文件和表格今后歸檔時(shí)的裝訂?，F(xiàn)在我們有的人在用計(jì)算機(jī)打印文件或表格時(shí)，漫無(wú)邊際，頂天立地，天頭、地腳、訂口預(yù)留的白邊很少，這給檔案裝訂帶來(lái)了極大不便，而且這樣打印出的文件和表格也不美觀、大方。
同樣，當(dāng)我們收到一份外來(lái)文件需要辦理時(shí)，也要按照企業(yè)文書(shū)處理工作和檔案管理工作的規(guī)定和要求去做。例如文件辦理后有沒(méi)有將辦理情況和辦理結(jié)果簡(jiǎn)要的填寫(xiě)在文件處理單上，在辦理文件中形成的需要上報(bào)的文字和報(bào)表有沒(méi)有隨文件留底以便與文件一起歸檔備查等等。在這個(gè)問(wèn)題上需要指出的是，不少文件經(jīng)辦人員在文件處理單上應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)的各個(gè)欄目里，往往簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單地只寫(xiě)了“已閱”、“已辦”、“已報(bào)送”等字眼，至于這個(gè)文件究竟如何辦理的，辦理后有沒(méi)有形成自己的文件?向上級(jí)報(bào)送的什么材料?這些都無(wú)從查考。而按照公文處理規(guī)定，應(yīng)該將辦理文件的情況用簡(jiǎn)明扼要的文字填寫(xiě)在公文處理單上，如果在辦文中形成了自己的文件或者有材料和報(bào)表上報(bào)給了上級(jí)機(jī)關(guān)，都應(yīng)當(dāng)把原件附在上級(jí)來(lái)文的后面一起歸檔。只有上下文件一起歸檔后，才能對(duì)今后工作的查考利用產(chǎn)生價(jià)值，否則只有上級(jí)來(lái)文而沒(méi)有本單位文件歸檔，企業(yè)檔案室豈不成了上級(jí)機(jī)關(guān)的文件保管室了。
再以科技文件材料來(lái)說(shuō)，一個(gè)新產(chǎn)品從開(kāi)發(fā)研制至試生產(chǎn)再到正式批產(chǎn)，這一全過(guò)程中所形成的許多文字、計(jì)算和圖樣材料，只要是對(duì)企業(yè)今后的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)研制和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有查考利用價(jià)值的，都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行有效的管理和控制，做好這些材料的積累和預(yù)立卷。由于開(kāi)發(fā)研制一個(gè)新產(chǎn)品往往需要較長(zhǎng)的周期，少則一二年，多則三四年甚至五六年，因此對(duì)科技文件材料的管理還必須分階段進(jìn)行，每當(dāng)一個(gè)階段(例如調(diào)研階段、設(shè)計(jì)階段、試制階段等)結(jié)束時(shí)，都應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好這一階段所形成的文字、計(jì)算和圖樣材料的收集與歸檔工作。否則的話，時(shí)間越長(zhǎng)，材料的散失和損壞越多，甚至?xí)斐蔁o(wú)法彌補(bǔ)的損失。
基建工程項(xiàng)目材料的管理和控制，也存在與科技文件材料同樣的情況，由于工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)和子項(xiàng)目多，對(duì)這類材料的管理也必須分階段進(jìn)行，決不能等到整個(gè)工程項(xiàng)目竣工時(shí)才想到要收集材料以備歸檔。如果是那樣的話，無(wú)疑是為時(shí)已晚，早期的工程項(xiàng)目材料必然散失多、損壞多，給立卷材料的完整性、系統(tǒng)性造成極大的損失。這就是我們所說(shuō)的檔案的全過(guò)程管理。
二、檔案的全方位管理，就是指企業(yè)的所有職能部門(mén)在履行其職能活動(dòng)中形成的有價(jià)值的文件和材料，都應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和歸檔。
在這個(gè)問(wèn)題上有兩種傾向:一種傾向是認(rèn)為自己的部門(mén)不是企業(yè)的重要部門(mén)，工作中沒(méi)有什么文件和材料形成，即使有一些，也是不重要的，沒(méi)有歸檔保存的價(jià)值，所以檔案管理工作與我們這個(gè)部門(mén)沒(méi)有多大聯(lián)系。在這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)的支配下，這種部門(mén)往往不注意文件和材料的積累與收集，甚至在文件和材料的形成過(guò)程中也很隨便，不按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定去做。另一種傾向是把自己的部門(mén)看得太重要，認(rèn)為自己部門(mén)在工作中所產(chǎn)生的文件和材料具有一定的保密性，不宜歸檔。這種認(rèn)識(shí)也是不對(duì)的。作為企業(yè)的檔案室，它是企業(yè)中管理檔案的專職部門(mén)，它有為企業(yè)保守秘密的工作紀(jì)律，不會(huì)也不允許將企業(yè)秘密對(duì)外泄露，因此企業(yè)的其他部門(mén)完全可以放心地將所有應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件和材料交由企業(yè)檔案室管理。事實(shí)上，企業(yè)的全部檔案都收歸檔案室保管，才是防止企業(yè)秘密外泄的重要保證，也是使企業(yè)各類信息和資源得以積累、傳承的根本保證。
為了實(shí)施企業(yè)檔案的全方位管理，一方面企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的歸檔制度，明確企業(yè)各類檔案材料的歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容和歸檔要求。這就要求企業(yè)檔案人員熟悉企業(yè)各個(gè)職能部門(mén)的職責(zé)內(nèi)容和職權(quán)范圍，并且根據(jù)企業(yè)職能部門(mén)的調(diào)整和變化，適時(shí)地作出修訂和補(bǔ)充，使歸檔制度能夠具有很強(qiáng)的操作性。另一方面，有了規(guī)章制度之后，工作的成敗與否還是事在人為。作為企業(yè)檔案人員，要學(xué)會(huì)轉(zhuǎn)變立場(chǎng)、轉(zhuǎn)變觀念，要把企業(yè)各個(gè)職能部門(mén)作為自己的服務(wù)對(duì)象，在歸檔材料形成、積累和預(yù)立卷等各個(gè)環(huán)節(jié)給予他們指導(dǎo)和幫助，而不僅僅是在年終或次年年初歸檔時(shí)才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出整改意見(jiàn)。
在實(shí)施企業(yè)檔案全方位管理中，多年來(lái)一直強(qiáng)調(diào)和堅(jiān)持的科技檔案工作的“四納入”、“五參加”是一項(xiàng)很有效的措施?！八募{入”就是把科技文件材料(包括基建工程項(xiàng)目材料)的形成、積累、歸檔工作納入科技工作程序，納入生產(chǎn)、科研、基建工作計(jì)劃，納入有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，納入企業(yè)經(jīng)責(zé)制考核范圍;“五參加”就是指科技檔案部門(mén)和科技檔案人員要參加新產(chǎn)品定型、科研成果鑒定、基建竣工驗(yàn)收、設(shè)備儀器開(kāi)箱以及有關(guān)生產(chǎn)、科研、基建等方面的會(huì)議。經(jīng)驗(yàn)證明，只有堅(jiān)持了“四納入”、“五參加”這一有效的措施，科技檔案的全方位管理才能真正得到落實(shí)和體現(xiàn)。
三、檔案的全員式管理就是指企業(yè)中的每個(gè)職工都或多或少的與企業(yè)檔案管理工作有著聯(lián)系，因此每個(gè)職工都應(yīng)當(dāng)關(guān)心和支持企業(yè)的檔案管理工作。
有人可能會(huì)說(shuō)這種提法太寬泛了，企業(yè)檔案管理工作怎么會(huì)牽涉到每一個(gè)職工呢?或許是大家一時(shí)沒(méi)有想到這個(gè)問(wèn)題，我們每一個(gè)職工都填寫(xiě)過(guò)職工履歷表，都簽訂過(guò)勞動(dòng)合同書(shū)，這些就是檔案。你如果在填寫(xiě)或者簽訂過(guò)程中，不按照規(guī)定的要求去做，將來(lái)這份履歷、這份合同就有可能會(huì)給你帶來(lái)意想不到的麻煩甚至是不可彌補(bǔ)的損失。最近兩年，筆者所在企業(yè)有不少老年職工到企業(yè)檔案室里來(lái)查找自己二十多年前辦理的領(lǐng)取獨(dú)生子女費(fèi)的申請(qǐng)書(shū)。為了什么?為了自己退休時(shí)能夠領(lǐng)取一筆一次性的獨(dú)生子女補(bǔ)貼費(fèi)。當(dāng)時(shí)辦理的獨(dú)生子女證因?yàn)楸９懿簧七z失了，沒(méi)有證就不能給你補(bǔ)貼費(fèi)。這就想到了廠里還有當(dāng)時(shí)辦理獨(dú)生子女證的申請(qǐng)書(shū)。當(dāng)這些老年職工找到這份材料時(shí)都很高興，說(shuō)多虧了廠里保管得好。還有不少職工在評(píng)聘職稱時(shí)要查找自己當(dāng)年獲獎(jiǎng)的材料，也很高興地在企業(yè)檔案室查到了有關(guān)材料，派上了用場(chǎng)。這樣的事例都使職工確確實(shí)實(shí)感受到了檔案的價(jià)值和它與自己的密切聯(lián)系。
