時間：2022-06-14 03:41:13
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一、民辦高職院校畢業(yè)生檔案的歸屬
民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒有落實就業(yè)單位的學(xué)生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導(dǎo)中心派人送至即人才交流中心進(jìn)行登記編號，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內(nèi)可以進(jìn)行免費存放。
二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序
1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。
3.對于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報到證后才能得以實現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業(yè)生進(jìn)入國家機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務(wù)機構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。
2.個別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。
五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補辦辦法
一是畢業(yè)生還沒畢業(yè)，檔案不可能調(diào)走，當(dāng)畢業(yè)生找到工作單位時，一般公司會把員工檔案統(tǒng)一存在當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心，不過學(xué)校一般建議學(xué)生檔案不要交由企業(yè)管理，以防離職時候被企業(yè)扣留。學(xué)生可以選擇將檔案掛靠在學(xué)校所在地的人才交流服務(wù)中心，期限為兩年。二是畢業(yè)生找到工作時，必須要及時辦理就業(yè)手續(xù)，將檔案放回原籍人事局或人才交流服務(wù)中心。三是若畢業(yè)生更換工作單位，所在單位可發(fā)函將檔案調(diào)出。如果超過擇業(yè)期仍未落實工作，注意這些學(xué)生的檔案將被打回原籍過程中容易丟失。四是檔案由學(xué)生本人保管超過兩年時就會變成黑檔。五是建議民辦高職院校學(xué)生盡快補辦存檔手續(xù)，未超過擇業(yè)期的畢業(yè)生去人才市場補辦，超過擇業(yè)期但年齡未超過35歲的按非普通高校畢業(yè)生身份重新辦理，檔案在本人手上需要盡快向相關(guān)的人才服務(wù)機構(gòu)進(jìn)行咨詢，若檔案曾經(jīng)被打開，需要將相關(guān)資料向有關(guān)部門核實，補齊代管費。綜上所述，目前我國民辦高職院校畢業(yè)生量大面廣，所進(jìn)的就業(yè)單位大部分是民營企業(yè)，檔案管理、檔案去向、檔案歸屬、檔案作用、檔案的重要性等系列工程，管理起來都很困難，并且民辦高職院校畢業(yè)生是一個正在集中進(jìn)入社會的龐大群體，也是企業(yè)發(fā)展后備力量。民辦高職院校畢業(yè)生對檔案管理的認(rèn)識不足，同時也是目前檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。民辦高職院校檔案管理意識應(yīng)從在校生抓起，高度重視畢業(yè)生檔案的重要性，讓學(xué)生在校內(nèi)就了解個人檔案的重要性，提高學(xué)生檔案管理的意識。對學(xué)生采取開設(shè)專題講座、讓學(xué)生積極參與，共同做好民辦高職院校檔案工作。
作者：鄭瑩瑩 單位：惠州經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院
1目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
1.1行政事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視
國家對檔案管理工作有明文規(guī)定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)供相關(guān)行政單位進(jìn)行學(xué)習(xí)與貫徹，但是實際工作中行政事業(yè)單位對相關(guān)的法律規(guī)定并沒有引起足夠的重視，在工作中對檔案管理工作認(rèn)識不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導(dǎo)致一些檔案工作在實際工作中并沒有發(fā)揮正常的作用，這樣長期不重視檔案管理工作，容易導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，影響企業(yè)的發(fā)展。
1.2檔案管理工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱
目前行政事業(yè)單位中檔案管理工作相對基礎(chǔ)比較薄弱，雖然一些單位已經(jīng)建立了檔案的管理制度，但是在實際工作中卻沒有真正去落實這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規(guī)范，沒有按照要求進(jìn)行檔案歸整，這樣經(jīng)常會出現(xiàn)嚴(yán)重的組卷混亂現(xiàn)象。同時行政事業(yè)單位沒有進(jìn)行有效的檔案鑒定與監(jiān)督工作，許多工作未能夠按照相關(guān)的法定程序進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而引發(fā)一些工作上的問題。
1.3檔案管理的設(shè)施比較落后
行政事業(yè)單位因為沒有對檔案管理的意識不夠強烈，進(jìn)而導(dǎo)致單位內(nèi)部的檔案管理部門的現(xiàn)代化設(shè)施不夠齊全，設(shè)施趨于落后狀態(tài)，比如說，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫房簡陋，有些儲藏室內(nèi)竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡陋，未能實現(xiàn)三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會影響到行政事業(yè)單位的檔案管理工作。
1.4檔案管理工作人員整體素質(zhì)有待提高
行政事業(yè)單位中檔案管理工作中出現(xiàn)問題的原因還有管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)水平不高，一些管理人員經(jīng)常會進(jìn)行變動，導(dǎo)致檔案管理部門即使對員工進(jìn)行培訓(xùn)，但出現(xiàn)工作調(diào)整時，都會影響到整個檔案管理工作的正常運行。
2行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思路與對策研究
2.1建立比較健全的檔案管理制度
為了保證檔案管理工作更加明確，具有創(chuàng)新性，應(yīng)該要建立比較合理的、科學(xué)的檔案管理制度，根據(jù)行政事業(yè)單位實際的發(fā)展情況進(jìn)行制度建立，同時要確保檔案管理制度可操作、實用、簡明，能夠在實際的檔案管理工作中發(fā)揮作用；要保證制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領(lǐng)導(dǎo)與職員的工作行為，使單位上下嚴(yán)格按照制度進(jìn)行工作，保證制度的執(zhí)行力度；建立嚴(yán)格的獎懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對員工的工作進(jìn)行公平的、嚴(yán)肅的管理，保證制度在執(zhí)行和管理工作中發(fā)揮其重要的制約作用，保證獎懲分明。
2.2加強管理，使檔案管理的水平有所提高
為了保證檔案管理工作有序開展，應(yīng)該要對單位進(jìn)行一定力度的宣傳，使員工進(jìn)行相關(guān)工作的學(xué)習(xí)，進(jìn)而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業(yè)單位要建立一支完善的領(lǐng)導(dǎo)隊伍，定期檢查和指導(dǎo)檔案管理工作，并且要根據(jù)單位發(fā)展情況，制定合適的考核機制進(jìn)行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實行動態(tài)的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而能夠提高檔案管理工作質(zhì)量，確保檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。
2.3引進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，有效提高工作質(zhì)量
隨著信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，計算機技術(shù)無疑為各個行業(yè)的發(fā)展注進(jìn)了一股活力，因此在檔案管理工作中進(jìn)行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質(zhì)量，同時也是社會發(fā)展的客觀需要。利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發(fā)與利用，延長檔案的使用壽命，同時能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創(chuàng)新性。為了在檔案管理工作中進(jìn)行信息化技術(shù)管理，首先行政事業(yè)單位各個部門之間的信息傳遞要保證及時與準(zhǔn)確，這樣能夠保證檔案管理的時效性；然后給單位各個部門配置先進(jìn)的設(shè)備，這樣在進(jìn)行檔案資料輸入時，能夠更加便捷，并且可以利用計算機技術(shù)進(jìn)行文字、圖片與數(shù)據(jù)資料之間的轉(zhuǎn)化，進(jìn)而保存紙質(zhì)和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會提供更多的檔案信息服務(wù)，這樣能夠保證資料信息共享，進(jìn)而能夠提高檔案的使用效率和工作質(zhì)量。
2.4做好行政事業(yè)單位的檔案保密工作
行政事業(yè)單位的檔案資料十分重要，因此要對資料進(jìn)行保密工作，首先在進(jìn)行庫房選址和建造問題上，要根據(jù)國家規(guī)定進(jìn)行建筑物設(shè)計和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保證庫房的門窗是牢固的；同時加強庫房的管理，安排專業(yè)人士進(jìn)行庫房看管和巡視，無關(guān)人員禁止入內(nèi)；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業(yè)技能、能夠區(qū)分開保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。
3結(jié)語
綜上所述，行政事業(yè)單位在檔案管理上存在著一些較為明顯的問題，這些問題如果不加以解決就會導(dǎo)致檔案管理沒法科學(xué)進(jìn)行歸檔和在必要時提供信息，因此在管理上行政單位必須加以創(chuàng)新和改善。
作者：蔡麗華 單位：邵武市水利局水利管理站
一、事業(yè)單位檔案管理的原則及檔案管理創(chuàng)新意義
事業(yè)單位是國家機構(gòu)的組成部分，其檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行管理：
（1）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即事業(yè)單位檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活，在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點對檔案檔案進(jìn)行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實用性；
（2）職責(zé)、權(quán)益兼顧原則，即事業(yè)單位檔案管理制度中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責(zé)及權(quán)益都有明確的范圍確定，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責(zé)任到人；
（3）制定、執(zhí)行并重原則，即事業(yè)單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學(xué)和系統(tǒng)，并確保其執(zhí)行效率，促進(jìn)檔案管理制度在實踐過程中的不斷完善；
（4）靜態(tài)、動態(tài)相結(jié)合原則，即事業(yè)單位檔案管理要在保持其科學(xué)穩(wěn)定的同時與時俱進(jìn)，與國際接軌，在時展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學(xué)化水平。毋庸置疑，在社會發(fā)展的新時期對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，對于滿足新時期事業(yè)單位全面改革具有重大的現(xiàn)實意義。
首先，通過對事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育與培訓(xùn)，能強化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準(zhǔn)的檔案資料的詳細(xì)數(shù)據(jù)，提升了事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化水平，進(jìn)而大大提升了事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化水平；最后，通過對事業(yè)單位檔案管理工具及管理人員等方面的優(yōu)化，能夠及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過程中的問題，能不斷的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理體制在理論及實踐上的完善，是推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理走向現(xiàn)代化的重要途徑。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題
1.檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱
由于有些事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識，對國家相關(guān)法律學(xué)習(xí)和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機制、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執(zhí)行落實方面有待欠缺，缺少專人負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也未真正督促落實，使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應(yīng)歸檔文件資料的現(xiàn)象比比皆是，不僅違背了事業(yè)單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費。
2.檔案管理方式陳舊，缺乏創(chuàng)新
通常情況下，要保證事業(yè)單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，在事業(yè)單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統(tǒng)一的管理機制，傳統(tǒng)的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進(jìn)行及時整理、裝訂和歸檔，同時由于缺乏對現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的利用，缺乏對檔案管理方式的創(chuàng)新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。
3.檔案管理設(shè)施落后，檔案資源開發(fā)
利用不夠科技及時代的發(fā)展，使得現(xiàn)代信息化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域，但是由于我國較多的事業(yè)單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備合理的應(yīng)用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設(shè)備配置不齊全，軟硬件設(shè)施更新不及時，一些現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足?，F(xiàn)代化的檔案管理僅對相關(guān)檔案信息實現(xiàn)了計算機保存，并未實現(xiàn)信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。正由于事業(yè)單位檔案管理設(shè)施的落后，也造成了單位檔案資源開發(fā)利用效率不高的局面。對于檔案資源的開發(fā)利用，有些事業(yè)單位并未重視起來，僅將檔案管理停留在檔案的收集、整理及保管的工作上，對于后期檔案資源的利用力度不夠，一些能為單位帶來有效參考價值及系統(tǒng)服務(wù)的檔案資源并未在合適的條件下發(fā)揮出作用，使得檔案管理一直處于較為被動的狀態(tài)中。
4.檔案管理人員隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
對于事業(yè)單位的檔案管理工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對于檔案管理工作的效率有重要影響?？v觀當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員隊伍現(xiàn)狀，一方面，部分事業(yè)單位的檔案管理人員并非專職管理人員，其身兼多職，對檔案管理工作難以應(yīng)付，缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)也工作責(zé)任心，在頻繁的工作變動中，致使檔案管理工作穩(wěn)定性受到消極影響。另一方面，有些事業(yè)單位中在職的檔案管理人員，其本身缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加之單位未進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得有些檔案管理人員并不十分了解檔案工作的具體程序，對于檔案文件的整理、分類及劃分保管等問題出現(xiàn)錯誤，檔案的立卷、歸卷及移交工作也難以順利完成，進(jìn)而使得單位檔案管理質(zhì)量低下。
三、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路
1.創(chuàng)新檔案管理制度，強化檔案管理能力
一項完善的管理制度通常都是保證工作效率的重要基礎(chǔ)，基于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問題，創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套適合于事業(yè)單發(fā)展實際的檔案管理制度已顯得極為迫切。首先，事業(yè)單位應(yīng)該在單位檔案管理的特點基礎(chǔ)上建立與之相適應(yīng)的科學(xué)合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創(chuàng)新方向及內(nèi)容，重點對單位檔案管理的機構(gòu)設(shè)置及崗位設(shè)置進(jìn)行制度規(guī)定，對制度中的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，不斷與時俱進(jìn)。其次，要堅持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創(chuàng)新中，其制度既要對檔案管理人員約束，也要對單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束，以此保證檔案管理的獨立性與規(guī)范性。最后，要在檔案管理制度中確保獎懲分明，對于檔案管理工作中高度負(fù)責(zé)的職工進(jìn)行獎勵，對于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進(jìn)行懲罰，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。
2.創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理水平
在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下，不斷發(fā)展的事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出檔案信息的作用，就應(yīng)該采用科學(xué)的現(xiàn)代信息手段對檔案信息進(jìn)行高效管理。為此，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，并在確保單位內(nèi)檔案信息傳遞準(zhǔn)確且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時，事業(yè)單位還應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)向社會提供有用的檔案信息，實現(xiàn)資源共享，以此提高檔案管理的質(zhì)量。
3.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用效率
在我國各領(lǐng)域中，檔案利用效率低下的現(xiàn)象是一個極為普遍的現(xiàn)象，事業(yè)單位檔案同樣也不例外。因為事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因為檔案利用率較低，而又因影響到事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視起檔案開發(fā)利用工作，通過檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新，而促進(jìn)檔案利用率的提升。具體而言，事業(yè)單位可以通過內(nèi)部局域網(wǎng)，增強網(wǎng)站的信息檢索功能，并模仿數(shù)字化圖書館的建立方式，提高檔案服務(wù)手段。除此之外，事業(yè)單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供在線服務(wù)功能，以此促進(jìn)檔案利用率的提升，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升。
4.創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機制，強化業(yè)務(wù)能力
隨著事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化趨勢的增強，事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也亟待強化。為了提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，筆者認(rèn)為應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機制，結(jié)合單位自身檔案管理實施的現(xiàn)狀，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機制。通過對管理人員方案管理技術(shù)知識的培訓(xùn)，引導(dǎo)其進(jìn)行基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)，以及各種檔案管理理論與是實踐知識學(xué)習(xí)，不斷強化其自身專業(yè)技能，以推動檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。
四、總結(jié)
綜上所屬，新時期事業(yè)單位檔案管理工作的重點是創(chuàng)新，只有從管理制度、管理方法、管理建設(shè)及管理人才等方面加大創(chuàng)新力度，才能改變當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作效率低下的現(xiàn)狀，也才能保證事業(yè)單位檔案管理工作更好的服務(wù)于人民大眾。
作者：王璠 單位：鄖陽師范高等?？茖W(xué)校
一、地質(zhì)勘查單位檔案管理工作中存在的問題
1）檔案管理制度有待進(jìn)一步規(guī)范、健全。
主要表現(xiàn)為檔案管理職責(zé)分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一，存在著嚴(yán)重的檔案資料重復(fù)保存且利用率低下問題，需從制度上加以解決。
2）檔案管理工作水平有待提高。
目前，我國部分地質(zhì)勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發(fā)和利用。
3）檔案管理工作開展欠缺協(xié)調(diào)、合作。
部分地質(zhì)勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負(fù)責(zé)其他工作人員之間欠缺協(xié)調(diào)、合作，沒有更好的利用協(xié)調(diào)、合作支持檔案管理工作開展，導(dǎo)致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。
4）檔案管理工作未與地勘行業(yè)建設(shè)實現(xiàn)同步規(guī)劃、發(fā)展。
任意一個地勘單位都有自己的近期、遠(yuǎn)期規(guī)劃，規(guī)劃涉及地勘單位的未來規(guī)模、發(fā)展技術(shù)水平、形成何種人員結(jié)構(gòu)等都會做出詳細(xì)規(guī)劃；而這些規(guī)劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導(dǎo)致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業(yè)發(fā)展，勢必會影響地勘單位整體管理工作水平的提高。
5）監(jiān)督、指導(dǎo)工作不到位問題。
本級檔案管理部門工作離不開上級檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，起到把關(guān)下屬單位檔案管理的作用。但在實際工作過程中，由于欠缺上級部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，本級檔案管理部門不能及時發(fā)現(xiàn)、糾正工作過程中存在的問題，導(dǎo)致本級檔案管理部門工作水平難以得到有效提高。
6）管理經(jīng)費不足問題。
部分地勘單位由于經(jīng)濟(jì)效益不高影響，可用于檔案管理的經(jīng)費嚴(yán)重不足，這樣用于檔案管理的設(shè)施、設(shè)備就難以及時得到更新，嚴(yán)重限制單位檔案管理工作水平的提高。
7）工作人員隊伍素質(zhì)問題。
較高的地勘單位的檔案管理工作水平，離不開高素質(zhì)的檔案管理工作人員，特別是工作人員高水平的專業(yè)素質(zhì)支持。存在部分地勘單位檔案管理工作由其他工作人員兼職現(xiàn)象，這些“兼職”人員的檔案管理專業(yè)素質(zhì)勢必不高，加之這些人員的頻繁調(diào)動、調(diào)整也會進(jìn)一步影響到單位的檔案管理工作。
8）不能得到有效開放和利用問題。
新時期的我們必須充分發(fā)揮檔案及其管理工作作用，使檔案能真正的為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)，而這些目標(biāo)的實現(xiàn)離不開檔案的開放和利用。開放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，原因一方面是數(shù)字化檔案工作相對滯后，不能很好支持檔案開入工作，另一方面則是受到管理觀念落后影響不能大膽進(jìn)行檔案開放、利用工作。
二、地質(zhì)勘查單位檔案管理工作問題對策與建議
（一）建立、健全檔案管理制度，拓展檔案歸檔范圍
通過建立科學(xué)的檔案管理體系來進(jìn)一步健全地勘單位檔案管理工作規(guī)章制度，是提高地勘單位檔案管理工作水平的關(guān)鍵。伴隨社會的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理體系。比如，在地勘單位內(nèi)部建立專門的檔案科室，明確檔案管理工作職能，以及將檔案管理工作與單位其他工作共同納入到單位發(fā)展規(guī)劃、制度制定和考核范圍之中。
（二）做好檔案收集、整理、歸檔工作
文件收集是檔案歸檔的重要環(huán)節(jié)，收集人員要與各部門定期進(jìn)行溝通聯(lián)系，建立良好的協(xié)作關(guān)系，做到重要文件、材料不分散、遺失，能夠完好無缺的歸檔。
（三）促進(jìn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理
為保證地勘單位檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，首先要增強地勘單位領(lǐng)導(dǎo)、職工的檔案管理工作意識，領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理工作意識尤為重要。因為領(lǐng)導(dǎo)重視是地勘單位檔案管理工作順利開展的前提和基礎(chǔ)，必須視作為地勘單位重要的工作內(nèi)容來抓，地勘單位檔案管理工作與其他工作同樣重要，同樣需要制定相關(guān)發(fā)展規(guī)劃來促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。
（四）加強對檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)
上級檔案管理部門有責(zé)任、有必要對下級部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；首先，在做好本級檔案管理工作基礎(chǔ)上，要加強對下級檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，工作效果的堅決予以表彰，不符合相關(guān)要求、規(guī)范的堅決予以通報、批評，并限期整改；其次，逐步擴(kuò)大對下級檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)范圍，除對工作進(jìn)行成果監(jiān)督外，還要嘗試監(jiān)督其工作過程，保證檔案管理工作的規(guī)范化操作。
（五）加大檔案管理投入，保證管理質(zhì)量
各級地勘單位都應(yīng)該有計劃的加大檔案管理工作經(jīng)費投入，目的在于確保地勘單位檔案管理工作的順利開展和工作水平的順利提高。無論是硬件條件還是軟件條件都需要一定經(jīng)費的投入。檔案管理專用設(shè)施是檔案管理工作的硬件條件，例如檔案消毒滅菌機、防磁聲像柜、除濕機、移動密集架等對檔案具有極強的保護(hù)作用，而檔案管理系統(tǒng)則是軟件條件，它也是檔案管理工作逐步實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵條件。
（六）加強隊伍建設(shè)，提高人員專業(yè)素質(zhì)
檔案管理事業(yè)發(fā)展水平高低，很大程度上取決于人才專業(yè)素質(zhì)水平的高低，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響檔案管理工作的水平。鑒于此，有必要將專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)納入地勘單位檔案管理人才培養(yǎng)計劃之中，旨在建立一支高水平的地勘單位檔案管理人才隊伍，為地勘單位檔案管理工作水平的提高、我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展提供保證。特別是伴隨我國改革開放政策的深入，社會環(huán)境已經(jīng)發(fā)生很大變化，越來越多的檔案開放、利用需求在產(chǎn)生，要求檔案管理必須向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，借網(wǎng)絡(luò)的開放性特點為更多人提供服務(wù)，這些都離不開檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的支持，特別是較高信息技術(shù)素質(zhì)的支持，因此必須加大地勘單位檔案管理工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，以及嘗試招聘正規(guī)高等院校、專業(yè)的檔案管理畢業(yè)生來充實檔案管理人才隊伍；總之，多措并舉加強地勘單位檔案管理人才隊伍建設(shè)，為高水平的地勘單位檔案管理工作打下堅實的人才基礎(chǔ)。
作者：金麗雙 單位：山東省第六地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院
1廣播電視行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
1.1管理人員存在問題
由于缺乏對廣播電視檔案管理人員的管理，有些單位在工作中并未設(shè)置管理崗位，很多崗位都是由辦公室人員兼職的；再加上檔案的管理形式和管理手段落后，員工缺乏主動的工作的意識，執(zhí)行能力不強，所以，在工作過程中，經(jīng)常存在調(diào)理不清、工作混亂的情況。另外，各部門之間總是各自為政，相互不聯(lián)系，很容易造成人才和物品的浪費，削弱了其市場競爭能力，阻礙了其各種效益的發(fā)揮。
1.2不重視檔案管理工作
在廣播電視系統(tǒng)內(nèi)部，并沒有將檔案管理工作納入具體的工作中。我國相關(guān)法律已經(jīng)明確指出，在實際工作中，要加大檔案管理工作的力度，但是，在實際工作中，總會出現(xiàn)前后觀念不一的情況，而且工作人員的法制意識不夠強烈，行業(yè)內(nèi)部的檔案管理只限制在文件處理內(nèi)容中，并沒有按照國家的要求形成檔案管理，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。
1.3檔案管理制度不健全
從我國廣電檔案管理的角度來看，管理制度不健全是目前檔案管理工作中存在的最大問題。在正常的工作中，一個單位不僅要形成各種檔案管理，而且內(nèi)容也是需要集中管理的，這是檔案管理最基本的原則。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，廣播電視行業(yè)受各種因素的影響，檔案管理缺乏有效的約束制度，與實際要求相差很遠(yuǎn)，而有的部門并沒有任何制度可以遵照執(zhí)行，檔案管理流程也沒有按照相關(guān)的規(guī)章制度制訂，各自為政的現(xiàn)象比較普遍。
2提升廣播電視檔案管理的辦法
2.1確定工作重心，加強信息化建設(shè)
廣播電視檔案管理與文書檔案相比，具有一定的鮮活性，與現(xiàn)實業(yè)務(wù)的結(jié)合比較緊密，常被利用的內(nèi)容也比較多。鑒于此，要將廣播電視檔案管理納入到重要的管理內(nèi)容中，堅持貫徹國家的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一集中管理。同時，還要加快檔案信息化建設(shè)的步伐，收集和整理原生電子文件，加強單位內(nèi)部業(yè)務(wù)技術(shù)的整合，做好檔案信息化的規(guī)劃管理工作，不斷分封媒體資源，加強資源整合，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，加大服務(wù)力度，為檔案的高效利用提供一定的幫助。
2.2重視檔案管理人才的培養(yǎng)
檔案管理作為廣播電視系統(tǒng)的核心部分，要想提升其管理效率，就要從根本上加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。按照國家的相關(guān)要求，努力配備相關(guān)的專職檔案管理人員，從根本上保證管理人員的穩(wěn)定性。另外，要結(jié)合文件的數(shù)量，確定專職管理和兼職管理人員。檔案的種類復(fù)雜，廣播電視行業(yè)的檔案管理不能按照傳統(tǒng)檔案的管理方式執(zhí)行，它需要與數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)容聯(lián)合在一起，加大對人員的培養(yǎng)力度，建立一支高效的檔案管理隊伍，這對廣播電視檔案管理行業(yè)的發(fā)展有非常重要的作用。
2.3落實有關(guān)檔案管理的全部規(guī)定
廣播電視相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理方面的工作，設(shè)立專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，同時，各個管理部門也要承擔(dān)相關(guān)文件、材料的歸檔工作，負(fù)責(zé)本部門的檔案管理。另外，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，檔案管理部門要加強收集、整理資料，明確管理原則和管理體制，按照要求管理檔案，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，健全組織機構(gòu)，為檔案管理工作提供更多的保證。
3廣播電視檔案管理的創(chuàng)新舉措
3.1體制建設(shè)的創(chuàng)新
從整體情況出發(fā)，要不斷完善廣播電視檔案管理體制，明確檔案管理各個部門的規(guī)章制度，健全檔案管理體系，制訂檔案管理的期限表，定期檢查檔案管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，規(guī)范檔案管理的要求，嚴(yán)肅處理不按規(guī)定移交檔案的人員。另外，還要加強檔案管理內(nèi)部人員對職責(zé)和義務(wù)的認(rèn)識，加強檔案管理自身的運行規(guī)范，定期開辦研討會，增強單位領(lǐng)導(dǎo)、干部和職工的檔案管理意識。在這個大前提下，要努力落實檔案管理工作，為廣電檔案管理開發(fā)工作提供必要的條件。
3.2服務(wù)宗旨的創(chuàng)新
對于廣播電視檔案管理工作，要堅持“服務(wù)群眾”的宗旨，增強檔案管理的服務(wù)意識，不斷發(fā)展廣播電視事業(yè)，做出優(yōu)質(zhì)的節(jié)目。如果在工作過程中稍有不慎，就會導(dǎo)致巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，當(dāng)廣播電視檔案管理借出時，需要填寫借用資料的編號，確認(rèn)送回時間，避免出現(xiàn)丟失或誤用的情況。鑒于此，可以采用電子掃碼技術(shù)，實現(xiàn)對素材的全方位管理。另外，要加強對《檔案法》的宣傳，提高其宣傳力度，采用形式多樣、內(nèi)容新穎的宣傳方式，努力提升工作人員對檔案管理的認(rèn)識，實現(xiàn)檔案管理工作的全面發(fā)展。
3.3人員素質(zhì)提升的創(chuàng)新
在廣播電視檔案管理工作中，要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)，以便其能更好地適應(yīng)社會主義市場的發(fā)展要求。同時，要摒棄過去檔案管理中的不科學(xué)觀念，將科學(xué)發(fā)展觀作為重要的指導(dǎo)思想，努力做好檔案管理工作，切實解決工作中存在的問題。另外，還要樹立嚴(yán)格的檔案管理工作意識，增強管理人員的職能意識，使管理過程能夠與時俱進(jìn)，以創(chuàng)新的思維應(yīng)對創(chuàng)新的知識面，實現(xiàn)管理過程的全面發(fā)展。同時，還需要堅持以人為本的理念，加強新觀念、新意識的應(yīng)用，采用創(chuàng)新的思維，全面發(fā)展檔案管理，建立完善的學(xué)習(xí)和考核機制，并嚴(yán)格落實持證上崗制度。檔案管理工作人員還需要具備一定的業(yè)務(wù)技能，不斷提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷吸收年輕的工作人員，給檔案管理工作注入新的生命力，而檔案管理工作人員要加強對文化、技能的學(xué)習(xí)，認(rèn)清檔案管理的工作內(nèi)容，不斷提升服務(wù)品質(zhì)。
4發(fā)展趨勢
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化發(fā)展已經(jīng)逐漸進(jìn)入了廣播電視行業(yè)，實現(xiàn)了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，這也是我國檔案管理工作的重要內(nèi)容。在未來的發(fā)展過程中，廣播電視檔案管理行業(yè)將會向信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展。信息化的發(fā)展需要與IT技術(shù)聯(lián)合在一起，高效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是其傳播和發(fā)展的重要內(nèi)容，這就意味著，廣播電視的數(shù)字化發(fā)展決定了信息化發(fā)展的趨勢，同時，也提升了廣播電視檔案管理被重視的程度。所以，在管理過程中，要增加有關(guān)廣播電視檔案管理的資金，增強計算機網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)，更新陳舊的設(shè)備，以保證廣播電視檔案管理工作的高效性和穩(wěn)定性。另外，要加大在軟件方面的投入，落實相應(yīng)的管理體制，努力實現(xiàn)專業(yè)化和現(xiàn)代化建設(shè)的要求，加大廣播電視檔案管理隊伍的建設(shè)力度，加強崗位建設(shè)，努力提高檔案管理人員的工作素質(zhì)和能力。對于廣播電視檔案管理，在工作過程中，要堅持以人為本的合作理念，而過去的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代行政檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，不會為企業(yè)帶來任何物質(zhì)財富。從檔案管理本身出發(fā)，檔案管理的目的就是為后續(xù)工作提供科學(xué)的經(jīng)驗和可靠的依據(jù)。因此，在管理過程中，要加強以人為本的工作理念的落實，將管理過程落到整個檔案管理中，以服務(wù)群眾為中心，將廣播電視檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點落到廣播電視檔案管理的總體內(nèi)容中。
5結(jié)束語
綜上所述，廣播電視檔案管理工作是廣播電視整體工作的重要組成部分，它是一項基礎(chǔ)性工作，是維護(hù)歷史真實的重要工作，對廣播電視行業(yè)的發(fā)展起著重要的作用。因此，要做好相關(guān)方面的工作，為促進(jìn)廣播電視行業(yè)的繁榮發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。
作者：方惠華 單位：清新廣播電視臺
1實現(xiàn)基層現(xiàn)代化計劃生育檔案管理勢在必行
在新的歷史時期背景下，需要對計劃生育檔案管理工作進(jìn)行一定的調(diào)整和改善，即將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于計劃生育檔案管理工作中。這樣的調(diào)整和改善的意義主要體現(xiàn)在三方面。第一方面，將現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用于該工作中，既可以提高基層計劃生育檔案管理的質(zhì)量和保證其真實性，還可以提升基層計劃生育檔案管理的水平；第二方面，現(xiàn)代化的管理技術(shù)，可以提高檔案管理的效率，因為通過應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)可以減少檔案管理的任務(wù)量和節(jié)約資源，從而實現(xiàn)了資源的合理優(yōu)化配置；第三方面，現(xiàn)代化管理系統(tǒng)可以切實的反饋基層計劃生育管理工作，從而促進(jìn)計劃生育管理水平和質(zhì)量的提高。由此可見，將現(xiàn)代化科技應(yīng)用到基層計劃生育檔案管理工作中已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢。
2計劃生育檔案管理存在的不足
2.1計劃生育檔案管理工作意識薄弱。
在現(xiàn)實社會中，由于檔案管理崗位的工作人員專業(yè)知識的薄弱，對檔案管理工作的認(rèn)識不到位，因而導(dǎo)致計劃生育檔案管理工作得不到重視，使得計劃生育檔案管理工作程序科學(xué)性和程序性不強。尤其是涉及到崗位和工作請辭等方面的問題時，工作人員對檔案的移交、審查、清理、簽字等工作流程認(rèn)識不夠清晰，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案的混亂和檔案數(shù)據(jù)的丟失以及檔案分類不夠明確。
2.2基礎(chǔ)計劃生育工作效率低，檔案管理體系有待完善。
檔案管理工作的管理體制是否完善與工作效率有著直接的關(guān)系。如果在檔案管理工作中，信息內(nèi)容登記過程中沒有相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范，會導(dǎo)致一些重要信息的丟失，從而嚴(yán)重影響了檔案信息的真實性和有效性，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。
2.3計劃生育檔案管理內(nèi)容的真實性低。
由于計劃生育檔案管理工作的重要性得不到充分肯定，進(jìn)而使得檔案管理工作者在完成工作任務(wù)時不夠認(rèn)真，責(zé)任心不夠強，登記的內(nèi)容隨意性增加，檔案內(nèi)容的真實性不夠高，這樣嚴(yán)重阻礙了計劃生育檔案管理工作的進(jìn)步。
2.4計劃生育檔案管理工作者的專業(yè)水平較低。
檔案管理工作人員的專業(yè)知識不完整和專業(yè)水平低均是導(dǎo)致檔案管理工作得不到發(fā)展的重要影響因素。由于工作人員得不到專業(yè)技能的培訓(xùn)，甚至出現(xiàn)一個工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，從某種程度上講，工作人員不能將全部精力集中到檔案管理工作中，同時也不能完全掌握檔案管理的信息內(nèi)容。
2.5計劃生育生育檔案管理水平和基礎(chǔ)設(shè)備均不健全。
在效率決定發(fā)展速度的今天，基層的計劃生育檔案管理仍然采用庫存的方式，然而隨著檔案數(shù)據(jù)的增加，檔案庫存的方式不僅浪費時間，還浪費經(jīng)濟(jì)，大大降低了工作效率。同樣制約檔案管理工作發(fā)展的一個因素是較低的管理水平，大部分的地方檔案管理不能缺乏高新技術(shù)的指導(dǎo)，無法將最先進(jìn)的管理手段應(yīng)用到計劃生育檔案管理工作中，從而一定程度上制約了檔案管理的發(fā)展。
3提高基層計劃生育檔案管理水平的基本措施
3.1提高現(xiàn)代化基層計劃生育檔案管理的意識。
我國計劃生育工作的重要組成部分之一是基層計劃生育檔案管理工作。因此從事計劃生育檔案管理的工作人員必須有較強的責(zé)任意識和法制觀念，同時還要具有較強的思想道德修養(yǎng)和較高的業(yè)務(wù)能力。同時，政府部門可以分設(shè)專門的計劃生育網(wǎng)站，對從事檔案管理的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和提供必要的檔案管理資源。同為重要的是政府部門還要提供檔案管理工作人員與專家交流的機會，這樣可以有效的提高工作人員的現(xiàn)代化管理意識和水平。
3.2應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)合理分配計劃生育檔案管理資源。
高新技術(shù)的飛速發(fā)展，要想提高基層計劃生育檔案管理工作的效率，需要充分的利用網(wǎng)絡(luò)資源。因為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理方式可以實現(xiàn)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，從而使得資源的管理更加快捷、高效。而網(wǎng)絡(luò)資源技術(shù)的應(yīng)用是實施基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理的有效手段之一。如果將計劃生育的信息通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行整合，這樣可以達(dá)到資源共享的目的，這樣也可以有助于檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
3.3完善計劃生育檔案管理體系。
實現(xiàn)基層計劃生育檔案管理的現(xiàn)代化的另一個重要手段之一是建立完善的計劃生育檔案管理體系。基層計劃生育檔案管理的工作需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行。因為各個地方存在一定的差異性，所以在制定計劃生育檔案管理制度時，需要做到聯(lián)系實際，依據(jù)不同地方的特色和工作特點，這樣做到相關(guān)的規(guī)章制度最大程度上應(yīng)用到實際工作中。
3.4計劃生育檔案信息登記時做到有章可循。
實事求是是基礎(chǔ)計劃生育檔案管理工作的基本要求，因為這樣可以有效的保障計劃生育檔案信息的真實性。工作人員在遇到比較模糊的信息時，需要經(jīng)過認(rèn)真核對后再填寫，嚴(yán)格禁止隨意填寫，這樣可以有效的保證檔案信息的真實性。
3.5提高計劃生育檔案管理工作人員的專業(yè)水平。
計劃生育檔案管理工作人員不僅要通過自身的學(xué)習(xí)不斷的提高自己的專業(yè)知識水平，還要積極抓住政府部門給提供的與專家交流的機會。通過專家的指導(dǎo)，可以有效的提高工作人員在實際工作中的應(yīng)變能力和提高基層計劃生育檔案管理現(xiàn)代化水平。除此以外，計劃生育檔案管理工作人員要提高自己的工作熱情和工作態(tài)度，做到工作中沒有隨意性和敷衍了事的現(xiàn)象出現(xiàn)。而且，每一個計劃生育檔案管理工作人員要有積極的態(tài)度和熱忱來對待檔案管理工作。同時還要在工作中勇于挑戰(zhàn)自己、敢于創(chuàng)新，積極解決工作中遇到的問題，為實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化作用一定的貢獻(xiàn)?；鶎佑媱澤龣n案現(xiàn)代化管理體系的構(gòu)建對發(fā)展計劃生育管理工作起到重要的作用。在計劃生育檔案管理工作中，不僅要樹立全局的觀念，還要建立起全國范圍內(nèi)的計劃生育檔案現(xiàn)代化管理體系，從而促進(jìn)計劃生育工作的發(fā)展。通過了解基層檔案管理存在的問題，探索出相應(yīng)的現(xiàn)代化管理措施，對基層計劃生育管理的發(fā)展又非常重要的意義。計劃生育檔案現(xiàn)代化管理體系的建設(shè)是一項長期工作，是一場持久戰(zhàn)，但是隨著實踐經(jīng)驗的積累，人力資源的不斷擴(kuò)大、制度體系的不斷完善、工作責(zé)任意識的不斷增強，基層計劃生育檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的目標(biāo)也會很快得以實現(xiàn)。
作者：楊振春 單位：黑河市嫩江縣前進(jìn)鎮(zhèn)計劃生育服務(wù)中心
1檔案業(yè)務(wù)外包實踐
為拓展檔案館業(yè)務(wù)，深圳市檔案館于2004年5月成立了全國首個文件檔案服務(wù)中心（下簡稱文檔中心）。它拓展了國內(nèi)早期文件中心的職能，承擔(dān)了文件移交單位從整理、鑒定到保管及提供利用的全過程工作，以及協(xié)助檔案行政管理部門對文件移交單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作等。隨后，各地也相繼開展了機關(guān)事業(yè)單位半現(xiàn)行文件集中管理工作，文檔中心在各地紛紛成立。2010年9月，國家檔案局副局長李明華在全國文件（檔案）管理中心工作座談會上指出：“統(tǒng)一集中管理各機關(guān)形成的文檔，是新形勢下創(chuàng)建機關(guān)檔案工作新格局的新思路、新嘗試。建立文檔中心，整合機關(guān)文檔資源，實行集約管理，適應(yīng)了社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，是檔案部門貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀、推進(jìn)管理體制改革和工作機制創(chuàng)新的重要舉措，是提高機關(guān)工作質(zhì)量和效率的迫切要求，是推動檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的時代要求。”
2文檔中心業(yè)務(wù)外包實踐
目前，檔案界對文檔中心的定位不盡相同，對文檔中心定位的認(rèn)識也在發(fā)生變化。隨著理論與實踐的發(fā)展和成熟，學(xué)者和檔案部門對文檔中心定位的認(rèn)識逐步趨于統(tǒng)一，即其主要職能是負(fù)責(zé)行政中心內(nèi)機關(guān)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管和向檔案館移交工作，承接了檔案行政管理機構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能和機關(guān)檔案室的檔案保管職能，是處于機關(guān)事業(yè)單位和檔案行政管理部門的中間機構(gòu)，是一個特殊的政府性的檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)提供機構(gòu)。
2.1文檔中心與機關(guān)檔案室的業(yè)務(wù)外包關(guān)系
文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)的機關(guān)事業(yè)單位不再設(shè)立檔案室，原來由機關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)的檔案保管、統(tǒng)計、利用及移交工作轉(zhuǎn)由文檔中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)。有些地方（如北京市海淀區(qū)）文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)機關(guān)事業(yè)單位甚至不再設(shè)立專職檔案人員，只配一名兼職人員負(fù)責(zé)歸檔文件收集工作，文檔中心負(fù)責(zé)歸檔文件從整理、編目到保管、利用的全過程工作。因此，文檔中心和各機關(guān)檔案室之間是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。
2.2文檔中心與檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)外包關(guān)系
文檔中心除了承接各機關(guān)事業(yè)單位檔案室的相關(guān)檔案管理工作外，還對集中辦公區(qū)域內(nèi)機關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)著一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督職責(zé)。在文檔中心成立前，集中辦公區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門負(fù)責(zé)，文檔中心成立后，檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作的重點轉(zhuǎn)移到這些機關(guān)及事業(yè)單位以外。因此，文檔中心和檔案行政管理部門之間也是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。
3文檔中心法律地位和職能定位
3.1文檔中心的現(xiàn)實困境
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和完善，政府職能逐步轉(zhuǎn)變，“小政府、大社會”已成為機構(gòu)改革的發(fā)展方向和目標(biāo)。檔案行政管理部門由于專業(yè)優(yōu)勢，首先提出了創(chuàng)新機關(guān)檔案管理的思路并付諸實踐，于是文檔中心應(yīng)運而生。也正是因為其最初由檔案行政管理部門首先提出，文檔中心一經(jīng)成立就成為檔案行政管理部門的內(nèi)部機構(gòu)，與當(dāng)?shù)卣案鳈C關(guān)關(guān)系不大，隨之而來的是文檔中心在機構(gòu)定位、人員編制、管理職責(zé)、經(jīng)費來源等方面問題長期未得到解決。如2012年，四川省瀘州市檔案局在總結(jié)文檔中心運行情況時指出，文檔中心限于檔案部門自身下達(dá)和完成任務(wù)，各級黨委、政府對此項工作還不夠重視和支持，各機關(guān)事業(yè)單位也不夠了解和主動。各地文檔中心實踐中存在的主要問題是：其一，由于文檔中心成立時定位過低，依附于檔案行政管理部門，沒有受到應(yīng)有的重視，人員編制普遍較少，財政經(jīng)費不足，致使文檔中心開展各項工作顯得力不從心。其二，由于文檔中心事實上是檔案行政管理部門的內(nèi)部機構(gòu)，檔案行政管理部門不僅要繼續(xù)做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)及檔案接收、保管工作，還要增援文檔中心所面對的機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作，工作量很大，常感力不從心。其三，各機關(guān)從檔案業(yè)務(wù)工作中解脫出來，體驗到了文檔中心帶來的益處，但逐漸淡忘了自身責(zé)任，檔案意識有所減弱?？梢?，如今文檔中心管理模式的優(yōu)勢并沒有得到凸顯，文檔中心面臨的處境不僅給檔案行政管理部門帶來了巨大的壓力，而且不但文檔中心管理模式的優(yōu)勢沒能得到凸顯，長期下去，也將對機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作造成不利的影響。當(dāng)然，我們不能因此而否定文檔中心的創(chuàng)新管理思路，更不能倒退回原有的機關(guān)檔案室管理模式，我們要做的是分析其原因，并對文檔中心的法律地位、行政隸屬關(guān)系、工作職能、管轄范圍等進(jìn)行重新梳理和定位。
3.2文檔中心的法律地位
檔案界對文檔中心法律地位的認(rèn)知有以下幾種：第一，應(yīng)定位為檔案行政管理部門的下屬機構(gòu)，依附于檔案行政管理部門；第二，應(yīng)定位為政府的直屬機構(gòu)，業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門指導(dǎo)；第三，應(yīng)定位為獨立的企業(yè)法人。從目前國內(nèi)各地文檔中心實踐看，第一種觀點被檔案行政管理部門普遍認(rèn)可，如深圳市文檔服務(wù)中心、太倉市機關(guān)文檔管理中心、重慶市北碚區(qū)文檔中心等均為檔案局下屬機構(gòu)。然而這種實踐已經(jīng)給檔案行政管理部門帶來了尷尬。第三種觀點直接受歐美國家商業(yè)文件中心實踐的啟發(fā)，但忽視了國內(nèi)文件、檔案管理工作的實踐和背景，文件中心這種半現(xiàn)行文件管理模式可以借鑒，但不能照搬。國內(nèi)文檔中心的工作對象是機關(guān)檔案，文檔中心的成立是一種政府行為，不同于社會上的一般檔案服務(wù)外包企業(yè)，不宜直接推行社會化?；趯鴥?nèi)文檔中心與機關(guān)檔案室和檔案行政管理部門之間的業(yè)務(wù)外包關(guān)系分析，結(jié)合各地文檔中心實踐，本文比較認(rèn)同第二種觀點，即文檔中心為政府直屬機構(gòu)，擁有獨立法人資格，在業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門指導(dǎo)。其優(yōu)勢在于：一是文檔中心更能得到政府及各機關(guān)的重視，以便在人員編制、經(jīng)費等方面得到更大支持；二是能夠厘清文檔中心、機關(guān)檔案室和檔案行政管理部門之間的職責(zé)，發(fā)揮文檔中心創(chuàng)新優(yōu)勢，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展；三是有利于強化文檔中心對各機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的力度，更好地開展檔案接收、保管及提供利用等各項業(yè)務(wù)工作。
3.3文檔中心的職能定位
依據(jù)文檔中心設(shè)立的背景及機關(guān)檔案工作實踐，文檔中心的主要職能包括：統(tǒng)一接收、保管一定區(qū)域內(nèi)機關(guān)事業(yè)單位檔案；為文件形成單位提供檔案利用；向檔案館移交作為國家檔案保存的檔案；協(xié)助檔案行政管理部門對機關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督等。此外，在涉及歸檔文件整理是否應(yīng)納入文檔中心職責(zé)范圍、文檔中心能否開展有償服務(wù)以及文檔中心服務(wù)范圍能否擴(kuò)大到行政區(qū)域內(nèi)所有機關(guān)事業(yè)單位等問題上，理論界和檔案行政管理部門尚未形成統(tǒng)一認(rèn)識，本文在分析檔案業(yè)務(wù)外包及文檔中心實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)上，認(rèn)為答案是否定的。首先，歸檔文件整理不應(yīng)納入文檔中心職責(zé)范圍。在實踐中，少數(shù)文檔中心不僅承擔(dān)機關(guān)事業(yè)單位檔案的接收保管及統(tǒng)計利用工作，還擔(dān)負(fù)著移交單位歸檔文件的分類、整理、鑒定和數(shù)字化處理等前期工作。這種服務(wù)意識無疑是好的，但工作方式欠妥。因為，文件的分類、整理除具有一定的專業(yè)性，更離不開機關(guān)的具體業(yè)務(wù)，它需要文件整理人員熟悉機關(guān)各項業(yè)務(wù)工作，否則文件整理的基本原則就無法落實。如果文檔中心要做好這些工作，必須安排人員介入各機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)前端控制，而文檔中心人員編制有限，顯然是做不到的。所以，歸檔文件分類、整理工作應(yīng)該由形成單位負(fù)責(zé)開展。其次，文檔中心不能開展有償服務(wù)。文檔中心的成立是政府行為，為全額財政撥款的非營利性單位，它不同于商業(yè)性的文件中心等社會化檔案業(yè)務(wù)外包企業(yè)。因此，文檔中心應(yīng)專注于集中式辦公區(qū)域內(nèi)機關(guān)事業(yè)單位檔案的保管及提供利用，不能以追求經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)。最后，文檔中心服務(wù)范圍不宜隨意擴(kuò)大。文檔中心成立的一個實踐背景是政府集中式辦公，除了出于機構(gòu)、人員精簡的考慮外，主要源于檔案保管及利用的集約化管理的需要。因此，文檔中心服務(wù)對象應(yīng)僅限于行政中心集中辦公的機關(guān)事業(yè)單位，不應(yīng)隨意擴(kuò)大范圍。區(qū)域外的機關(guān)事業(yè)單位可以考慮通過建立聯(lián)合檔案室等方式來實現(xiàn)檔案保管和利用的集約化效果。
作者；曹吉超 單位：蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心
一、電子檔案的含義
電子檔案是指通過計算機磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì):都是文件存在的一種方式、都具有物理實態(tài)的特征、都是形成者真實活動的記錄，有參考利用價值，需要存檔備查。但相比之下電子檔案在記錄方式上有許多獨特的特性:即電子檔案依賴于計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其信息存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)。而且便于存放、方便快捷，極大地提高了工作效率，信息可以實現(xiàn)共享且不受地域的限制。
二、成人教育電子學(xué)籍檔案管理的作用
首先，計算機內(nèi)存容量滿足大，可以滿足由于招生規(guī)模擴(kuò)大而導(dǎo)致的學(xué)籍檔案數(shù)量迅速增加的需要。一臺配備電子檔案管理軟件的計算機就可以存儲歷年歷屆學(xué)生的學(xué)籍檔案，這樣就能夠安全高效地完成各級學(xué)生學(xué)籍檔案的日常管理。同時電子檔案管理通常情況下實行專人管理，檔案的保密性強，工作效率高。其次，由于電子檔案管理軟件具有搜索和查詢功能，管理人員可以隨時輸入查詢條件僅需幾分鐘甚至更短的時間就可以調(diào)取任何一個考生的信息。如果是傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行查詢往往需要數(shù)小時甚至更長時間才能找到，為管理人員節(jié)約了大量的時間和精力，既減少了檔案管理的成本，也大大提高了工作的效率。再次，利用計算機中某些軟件，可以對相關(guān)學(xué)籍信息進(jìn)行分析處理，對每個學(xué)生的信息進(jìn)行綜合處理，為學(xué)生加深對自身的了解、高校提高管理水平、用人單位找到更合適的員工和制定合理的用人計劃提供方便。
三、目前成人教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的問題
1、成人電子檔案管理重視程度不夠。
一部分成教管理工作人員對學(xué)籍管理工作認(rèn)識模糊，思想上只把成教當(dāng)成普教的附屬品;還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員僅將它看成創(chuàng)收的渠道。這種思想導(dǎo)致許多軟件和硬件的配備都不能滿足電子檔案的管理需要，硬件設(shè)施不夠完善，不能按崗配備專門人才及檔案管理混亂等。
2、成人電子檔案管理仍然存在手段落后和模式陳舊現(xiàn)象。
雖然目前很多成人教育都采用了電子檔案管理方法，但實踐中還有許多高校的成人教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用的是傳統(tǒng)手工操作，沒有采用電子檔案管理，沒有配備專門的電子檔案管理軟件。有一些學(xué)校的學(xué)籍管理的常規(guī)性工作雖然也一部分使用了計算機，但也僅僅是采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些手段明顯落后于形勢，跟不上時展的需要，從而必然阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。
3、電子檔案管理存在忽視學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)和人員培訓(xùn)的現(xiàn)象。
成教學(xué)籍檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求成人電子檔案管理人員不僅要有過硬的專業(yè)素養(yǎng)，而且要把握工作中的準(zhǔn)確性和原則性。隨著計算機系統(tǒng)軟件的不斷升級，要求電子檔案管理人員要不定期的參加系統(tǒng)培訓(xùn)。但是實踐中，許多地方高校普遍存在著忽視學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)的現(xiàn)狀，學(xué)籍管理人員存在著綜合素質(zhì)偏低、專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象。高校只有緊緊圍繞當(dāng)前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊和落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域，才能有效地加強和完善學(xué)籍管理隊伍建設(shè)工作。
4、成人電子檔案管理存在著信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的一些難題
如學(xué)籍管理密鑰升級過于繁復(fù)、網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在。而且電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性等等?？梢哉f，保證電子文件的真實性和原始性的技術(shù)難題很多，這些因素都制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。當(dāng)然，電子檔案當(dāng)前還處于發(fā)展的初級階段，需要不斷的改進(jìn)和完善。
四、成人教育學(xué)籍電子檔案管理的具體措施
1.成人教育學(xué)籍管理需要引進(jìn)一套規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍檔案管理軟件。
目前大部分高校使用的學(xué)籍檔案管理軟件是購買軟件公司開發(fā)的通用的檔案管理軟件，比較有實力的高校也可能根據(jù)本校的實際情況自行開發(fā)管理軟件。軟件公司開發(fā)的檔案管理軟件雖然設(shè)計的原理遵循了國家檔案實體分類法的規(guī)定，能夠基本適應(yīng)高校學(xué)籍檔案管理的需要，但是這類軟件更適用于文書檔案的管理。將其用于高校的學(xué)籍檔案管理比較牽強。而部分學(xué)校自行開發(fā)的軟件由于根據(jù)本校實際進(jìn)行設(shè)計，所以比較適合本單位檔案管理工作。但自行開發(fā)的軟件分類標(biāo)準(zhǔn)卻欠規(guī)范。兩種類型都各有利弊，如何揚長避短?實踐中購買軟件的高?？梢栽谝M(jìn)軟件時與軟件公司進(jìn)行約定，要求開發(fā)人員根據(jù)本校實際，在原有通用軟件的基礎(chǔ)上做適當(dāng)?shù)男薷?。而有條件自行開發(fā)軟件的高校，可以在基于本校工作實際的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照國家檔案實體分類法的規(guī)定制定分類標(biāo)準(zhǔn)，使其在適應(yīng)自身學(xué)籍檔案管理需要的同時，更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
2.配備專職的成人學(xué)籍檔案管理人員，并加強管理人員的培訓(xùn)。
首先，先進(jìn)的學(xué)籍管理軟件需要掌握信息技術(shù)知識并能熟練操作使用這些管理軟件的專職管理隊伍才能實現(xiàn)發(fā)揮作用。要保障成人學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，不僅要大力提高學(xué)籍管理人員的知識水平及管理能力，尤其要管理人員具有熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)施的能力。所以配備專職的成人學(xué)籍檔案管理人員至關(guān)重要。其次由于信息技術(shù)是不斷更新的，所以重視和加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育也不容忽視。學(xué)籍管理人員必須及時學(xué)習(xí)新技能和新知識以提高他們的信息管理意識和水平，這樣才能更好地為本職工作服務(wù)。
3.成人電子學(xué)籍檔案管理需要建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺以實現(xiàn)信息共享。
成人教育的學(xué)籍管理不僅部門自身需要查閱，各級教育主管部門也要在需要時對成人教育學(xué)籍檔案的相關(guān)信息進(jìn)行查詢。如何提高辦事效率，減少重復(fù)勞動和查閱紙質(zhì)檔案的時間?這就需要建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺以實現(xiàn)信息共享，實現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案相關(guān)管理模塊與教育主管部門的對接。各部門可以根據(jù)工作需要直接調(diào)用學(xué)籍檔案中的信息。
4.成人電子學(xué)籍檔案管理要注意學(xué)籍檔案的安全性和保密性。
成人電子學(xué)籍檔案由于教育系統(tǒng)分布廣泛，多個校區(qū)和工作站或總校與各分校及各分校之間都要進(jìn)行相關(guān)信息的交流和傳遞，所以不可避免的具有一定的開放性。但是學(xué)籍檔案中又包含了很多如身份證號碼、聯(lián)系方式及家庭住址等涉及學(xué)生個人隱私的信息，這些信息的泄露會影響學(xué)生個人正常生活，為了避免學(xué)生的隱私信息不被不法分子利用，保護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，成人的電子學(xué)籍信息是需要保密的。這就要求管理軟件首先要具有一定的學(xué)籍信息安全與保密功能。另一方面學(xué)籍管理工作還要嚴(yán)格審查網(wǎng)上公布的信息，避免涉及學(xué)生隱私的信息泄露以保障成人教育學(xué)籍檔案信息的安全。
作者：徐松 單位：營口職業(yè)技術(shù)學(xué)院
一、檔案的價值
對施工企業(yè)而言，各施工單位可以借助過往形成的工程檔案，為以后的施工進(jìn)行良好的準(zhǔn)備與學(xué)習(xí)。對組織內(nèi)部而言，施工組織也可以通過各時期形成的工程檔案，對內(nèi)作為憑證、參考、溝通和互動的工具；對組織外部而言，工程檔案可以說明該組織的施工情況與發(fā)展歷程，了解其施工效果與效率。事實上，作為信息世界的一份子，工程檔案是珍貴的一手施工記錄物，其功能包括累積先前的施工經(jīng)驗與知識、證明施工組織的運行效率、促進(jìn)不同利益相關(guān)者之間的互動與凝聚、以及提供施工權(quán)利的合法正當(dāng)性，同時也是了解和認(rèn)同組織自身、社會要求的來源，也是傳播市場、社會與文化價值的媒介。由此看來，工程檔案不僅只是一種傳達(dá)信息的媒介，更是形塑施工組織資產(chǎn)與先前施工情況的重要材料。因此，若是沒有編制并保存完整確實的檔案資料，除會造成知識與經(jīng)驗的斷裂和證據(jù)憑證的消失外，更重要是許多歷史發(fā)展脈絡(luò)與事件真相將可能無法原貌在未來無法重現(xiàn)，使得施工組織及其利益相關(guān)者的整體記憶與資產(chǎn)喪失其原有的真實與完整性。
二、工程檔案編制質(zhì)量管理的提升措施
（一）完善工程檔案編制的制度與責(zé)任體系
首先，完善檔案編制的相關(guān)制度。目前在工程檔案的編制過程中，存在著一定的問題，而這些問題歸根結(jié)底的原因在于制度方面的不完善，難以做到依法管理、依規(guī)編制。因而有必要在制度完善方面下功夫，這需要做好如下幾點工作。一是對于編制程序與管理程序進(jìn)行強化。建設(shè)單位在整個建設(shè)工程招投標(biāo)、合同簽訂等的過程中，應(yīng)當(dāng)在標(biāo)書與合同中添加關(guān)于工程檔案方面的內(nèi)容與要求。二是構(gòu)建檔案的臨時檢查規(guī)范。這種制度體系應(yīng)當(dāng)由工程建設(shè)的主管部門進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而將檔案編制部門、城建檔案管理部門等的工作融合進(jìn)來，對于整個施工過程中的檔案編制情況進(jìn)行定期的檢查，從而及早發(fā)現(xiàn)問題所在，并加以改進(jìn)。三是配備必要的工程檔案編制與管理體系。不管是建設(shè)單位或是施工單位、管理單位，都應(yīng)當(dāng)設(shè)置專兼職人員崗位，進(jìn)行定期的溝通與合作，并向城建檔案管理部門取得聯(lián)系，確保落實好檔案編制過程中的各項工作。其次，完善檔案編制的責(zé)任體系。建設(shè)、施工單位及各參建單位應(yīng)依照法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，自覺履行建立和完善建設(shè)工程檔案的職責(zé)。建設(shè)與施工單位對工程檔案的重視程度，是建設(shè)工程檔案歸檔是否完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵因素。建設(shè)單位要做好工程前期文件材料的收集，并督促施工單位按期完成竣工檔案及竣工圖的收集與整理。施工單位要在布置施工任務(wù)的同時，安排布置工程竣工文件的收集與編制工作，確?？⒐の募男纬膳c施工進(jìn)度同步，工程驗收交接與建設(shè)工程檔案同步交接。對于設(shè)計修改較多的建設(shè)工程，施工單位應(yīng)及時做好竣工圖的修訂編制工作。
（二）強化組織宣傳工作
一是在工程檔案編制中加強倡導(dǎo)職能分析。工程檔案的編制決策主要是以檔案編制者職能為出發(fā)點，因此了解檔案來源的職能內(nèi)容與性質(zhì)成為非常重要的工作，這也即在現(xiàn)行以內(nèi)容為主、職能為輔的編制方式中，職能分析成為形成檔案編制和保存決策的基礎(chǔ)，因此檔案部門應(yīng)加強倡導(dǎo)職能分析的作用與功能，讓檔案編制人員了解其對檔案編制與保存的重要性。其次，在實際的檔案編制過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程內(nèi)容進(jìn)行分類，并根據(jù)工程不同工作的特征來進(jìn)行分類編制。在這種背景下，工程檔案編制過程中，有必要在編制規(guī)范中明確工程內(nèi)容的類別，從而以指導(dǎo)具體編制工作的有針對性。二是強化檔案編制部門的主動權(quán)。在檔案的形成過程中，檔案部門扮演重要的角色。除行政程序上的限制外，檔案部門的心理因素會影響編制工作的進(jìn)行。基本來看，檔案部門通常會認(rèn)為自身對具體的施工業(yè)務(wù)知識與能力有所欠缺，因此無法在檔案編制的內(nèi)容上扮演積極的功能。此外，檔案部門也會傾向于將自己定位為只是一個檔案保存單位，只要確實保管好業(yè)務(wù)單位所需的檔案即可。再加上檔案部門也普遍認(rèn)為工程管理人員并不重視他們，在工程組織內(nèi)部的地位低微，更使得檔案人員認(rèn)為檔案部門的角色與功能都不如具體的施工單位重要。盡管外在因素能夠限制檔案部門的角色與功能，但檔案人員也需要不斷突破自己的心理因素，積極加強本身在工程檔案編制內(nèi)容方面的知識與技能外，還應(yīng)加強與業(yè)務(wù)單位人員的合作，多加培養(yǎng)對工程業(yè)務(wù)專業(yè)性的了解，讓自己具備更多的專業(yè)知識與技能，爭取在檔案編制內(nèi)容方面的主動權(quán)，這也可以使其在工程組織內(nèi)部扮演更積極的角色。
（三）提升檔案部門人員的業(yè)務(wù)水平
一是協(xié)助工程檔案人員建立工程內(nèi)部的職能輪廓。除強調(diào)和倡導(dǎo)職能分析的重要性，改變編制標(biāo)準(zhǔn)重點外，檔案部門還應(yīng)制訂相關(guān)的分析方法或策略，積極協(xié)助各施工團(tuán)體進(jìn)行本身的職能分析工作，并進(jìn)而將這一工作與檔案編制工作相結(jié)合。此外，檔案部門還可扮演協(xié)調(diào)的角色，借助協(xié)助各施工單位建立職能輪廓，從宏觀或全面的角度提供可能的全面保存建議，讓各施工單位除從本身的角度思考檔案的編制之外，還應(yīng)從企業(yè)整體的立場著眼，決定其檔案編制的優(yōu)先級。二是推廣檔案專業(yè)培訓(xùn)與教育。普遍說來，工程檔案人員的檔案編制意識薄弱，并且對工程價值的內(nèi)涵、形成過程與應(yīng)用等方面的了解有限，使得他們在工程檔案的編制決策上無法扮演更積極的角色。因此，加強工程檔案編制人員的相關(guān)知識與技能，使之認(rèn)識到檔案編制與管理工作不僅是為工程提供施工上的參考，更要為日后的相思施工奠定良好的基礎(chǔ)。為此，建議檔案管理部門定期開辦相關(guān)課程，提供工程檔案人員更多進(jìn)修的機會，來強化他們的專業(yè)知識與技能。此外，也建議檔案管理部門與大專院校相關(guān)科系合作，通過設(shè)置學(xué)科的方式，在正式教育機構(gòu)當(dāng)中培育更多的工程檔案編制專業(yè)人員。
（四）充分應(yīng)用信息化技術(shù)
在檔案編制過程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用的突出體現(xiàn)是充分應(yīng)用數(shù)字技術(shù)來對資料進(jìn)行收集、分類、編碼、儲藏等工作。這種數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用能夠有效的提升檔案編制的效率。當(dāng)然，在使用過程中，也應(yīng)當(dāng)注重如下兩個方面的問題：一是數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的安全性問題，必須做好防火墻技術(shù)，避免檔案信息資料的外泄；二是提升員工信息化技術(shù)的水平，從而能夠確保各種較為先進(jìn)的技術(shù)得到有效的利用。
作者：曾云云 單位：隆陽區(qū)城建檔案館
一、人事檔案信息是了解員工的直接材料
（一）人事檔案的基本信息
人事檔案是企業(yè)了解員工信息的直接途徑。檔案是歷史的真實記錄，企業(yè)通過檔案可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，可全面、準(zhǔn)確地了解員工，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，做到知人善任、選賢舉能，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。在人事檔案中一般會顯示員工的免冠照片，企業(yè)可以通過照片直觀地看到員工的相貌氣質(zhì)，為企業(yè)人力資源部門給員工安排崗位提供依據(jù)。相貌氣質(zhì)清麗溫婉的女員工可以安排在前臺接待或秘書的崗位，既能體現(xiàn)出企業(yè)的良好形象，又能使員工的外貌資源得到充分的開發(fā)利用。外表和藹、有親和力的員工，可以被安排在售后服務(wù)部門。一般需要售后服務(wù)的客戶心情都相對急躁，有親和力，性格溫和的員工能促使客戶心情舒緩，情緒冷靜。合理、高效的員工職業(yè)安排可以促進(jìn)企業(yè)的各項工作順利進(jìn)行。雖然企業(yè)用人不能以貌取人，但是在初級用人階段，這也是企業(yè)的選擇之一。在員工的基本信息中一般還會有年齡和婚姻狀況的信息顯示，企業(yè)可以根據(jù)員工的婚姻狀況為員工安排具體工作。例如，已婚，并且孩子年齡較小的員工，企業(yè)可能會選擇安排盡量少出差或者不出差的工作；對于富有活力，尚未結(jié)婚的年輕員工，企業(yè)可能給他們安排更富挑戰(zhàn)性的工作。員工的基本信息是企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)，為人員安排提供基礎(chǔ)性的資料。
（二）人事檔案的潛在信息
在人事檔案信息中，員工的工作經(jīng)歷也是一個十分重要的信息源。員工曾經(jīng)的交際圈將可能會給現(xiàn)在的工作帶來一些有利的因素。所謂的人脈關(guān)系就成為人事檔案信息中的潛在信息，同時也是員工給企業(yè)提供的隱形資源。企業(yè)的人力資源部門可以依據(jù)員工曾經(jīng)的工作環(huán)境，工作特點以及工作成績?yōu)閱T工安排適合的崗位和提供發(fā)展空間。在人事管理工作中，員工潛在的信息應(yīng)該比基本的、直觀的信息更受重視。潛在信息在某種程度上也是員工尚待挖掘的資源。企業(yè)應(yīng)該利用員工所有的資源，無論智力資源、體力資源還是人脈資源。在資源共享的時代里，廣闊的朋友圈往往能給企業(yè)帶來意外的商機，使企業(yè)在競爭中也能處于不敗之地。此外，人事管理相關(guān)部門和人員應(yīng)該對員工的人事信息進(jìn)行合理的保密存儲，不要未經(jīng)本人許可隨意透露員工的個人信息，以免對企業(yè)和個人造成不必要的困擾和損失。
二、人事檔案信息為員工合理調(diào)配提供可靠信息
（一）人事檔案信息為合理安排員工工作內(nèi)容提供參考
人事檔案信息將為企業(yè)人力資源部門合理安排員工崗位提供可靠的信息。在現(xiàn)代企業(yè)招聘過程中，企業(yè)往往更傾向于招聘具有相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗的人員。而現(xiàn)今，城市間人口流動量大，工作更換頻率，許多人一年之內(nèi)就換了幾個工作。人們的工作觀念已經(jīng)不像多年之前，尋找“鐵飯碗”“終身制”的職業(yè)了。有豐富工作經(jīng)驗的人員，尋找薪資福利待遇更豐厚的職業(yè)和企業(yè)。年輕人雖然工作經(jīng)驗相對欠缺，但是有朝氣，有熱情，更傾向于尋找發(fā)展?jié)摿Υ蟮穆殬I(yè)和能為自己提供更多發(fā)展空間的企業(yè)。人事管理部門應(yīng)該查閱員工檔案中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料,結(jié)合工作意向，薪資要求等來合理安排員工的工作，把真正能為企業(yè)服務(wù)，能為行業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)的人才發(fā)掘出來，并高效地利用起來。
（二）人事檔案信息是員工晉升、裁撤的重要參考
人事檔案信息常常會記錄著員工的各項工作成績。在用人過程中對定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總歸入本人檔案，因此，用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。企業(yè)在市場競爭中遵循優(yōu)勝劣汰的規(guī)律，在經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)危機時，很有可能遭受打擊甚至是重創(chuàng)。此時，企業(yè)為了減輕經(jīng)濟(jì)壓力以保存實力，必然會選擇裁員，那么人事檔案中的相關(guān)信息就會為人力資源部門的裁員活動提供參考。工作成績不突出，工作能力相對薄弱，人際交往欠佳的員工都可能成為裁撤對象。這些對企業(yè)參與下一輪競爭工作幫助甚微的員工被裁撤，也是企業(yè)內(nèi)部整頓的一部分，為企業(yè)今后立足，發(fā)展提供了保障。與此同時，在人事檔案顯示中，工作成績突出，有上進(jìn)心，有合作精神、富于創(chuàng)造力，敢于迎接挑戰(zhàn)的員工，自然會被發(fā)掘、重用，成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。人事檔案是記錄員工成長歷程的重要信息庫，是人事管理部門為人員發(fā)展制定方向的重要參考資料，是員工今后選擇職業(yè)的參考之一，也是企業(yè)定位員工和員工尋找自我認(rèn)同的重要資料。
三、人事檔案信息為社會保障情況提供參考資料
（一）人事檔案信息為國家提供勞動保險情況
人事檔案信息不僅是企業(yè)人力資源管理部門選拔、任用人員的依據(jù)，同時也是國家各項事業(yè)統(tǒng)計、調(diào)查的依據(jù)。中國正處于社會全面改革時期，面對人口基數(shù)大，人口流動性強等社會現(xiàn)狀，相對準(zhǔn)確的人事管理檔案將為國家的人口統(tǒng)計、升學(xué)率、就業(yè)情況、生育情況以及子女教育等情況的了解、掌握提供相對可靠的依據(jù)。面對中國人口老齡化的趨勢，建立相對公平、完善的勞動保險制度的呼聲也越來越高。而科學(xué)、合理的勞動保險制度的建立也要依據(jù)企業(yè)職工的人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計、核算。人事檔案信息對員工來說是十分重要的工作證明。在人事檔案中包含了員工工資金額，個人收入繳稅情況以及各種保險的繳費情況，是員工各種社會信息的集合體。國家相關(guān)部門將根據(jù)企業(yè)職工的各項社會信息制定并兼顧全社會勞動者利益的勞動保障機制和勞動保險體制，為勞動者日后的養(yǎng)老問題制定科學(xué)、可行的方案，為所有勞動者提供應(yīng)有的社會保障。
（二）人事檔案信息為國家提供醫(yī)療保險情況
人事檔案信息中除了勞動保險信息之外，另一項重要信息就是醫(yī)療保險信息。中國現(xiàn)在的“看病貴，看病難”問題十分突出，成為國家和社會亟待解決的問題，社會各方面都在獻(xiàn)計獻(xiàn)策，希望盡快盡早解決這個關(guān)乎全國人民就醫(yī)看病難的問題。人事檔案信息可以為醫(yī)療保險相關(guān)政策制定部門提供員工的醫(yī)療保險繳納信息作為醫(yī)保制度建設(shè)的參考資料。促使國家相關(guān)部門制定出更合理、更有利于企業(yè)職工的醫(yī)保制度。人事檔案中的各項信息都有助于國家制定相關(guān)政策更具普遍性、廣泛性。在人事管理過程中，企業(yè)應(yīng)該盡量保證人事檔案信息的真實性和可靠性，這不僅是對企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)，也是對員工負(fù)責(zé)，更是對國家各項社會事業(yè)建設(shè)負(fù)責(zé)。人事檔案信息應(yīng)該用在正確的地方，為企業(yè)員工和國家提供更多更具體的人事信息。
四、結(jié)語
人事檔案信息具有其特殊性，其中包含了眾多詳細(xì)的個人信息，是對一個職工個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄,不僅是職工享受各種社會待遇的憑據(jù),解決勞動糾紛的依據(jù)，關(guān)系到職工的切身利益,是職工接續(xù)保險、享受各項福利待遇的重要依據(jù)；更可以用于企業(yè)對人才的選拔、任用、晉升、裁撤等諸多方面，也可用于國家的各項事業(yè)建設(shè)過程中，為國家相關(guān)體制、機制的建立提供相對可靠的依據(jù)。人事檔案信息不僅是個人的信息匯總，也代表著整個社會的發(fā)展進(jìn)程和發(fā)展特點。人事管理部門應(yīng)該妥善保管，不要隨意存放，造成泄露、丟失等不良后果。人事檔案是個人重要的信息資料，我們應(yīng)該認(rèn)識到人事檔案信息的重要性，并把人事檔案信息用于正途，為企業(yè)、員工和國家謀福利。
作者：李元琳 單位：河南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第四地質(zhì)礦產(chǎn)調(diào)查院
