時間：2022-04-10 08:37:34
序論：在您撰寫檔案工作論文時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的1篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
當(dāng)前我國正在步入或已經(jīng)步入信息化社會,作為一種公共文化資源的檔案事業(yè),在社會呈現(xiàn)信息化的洪流中,面臨著前所未有的新機遇和新挑戰(zhàn),為了更好發(fā)揮檔案信息作用,檔案工作必須從中調(diào)整發(fā)展思路,適應(yīng)和跟上信息時代的前進(jìn)步伐。
1.信息化社會的特征
信息化社會就是以知識和信息為基礎(chǔ)的社會,它以現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展為技術(shù)特征,以信息經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為社會進(jìn)步的基礎(chǔ),以社會信息化的發(fā)展為標(biāo)志,多樣化、綜合化、非同時化、分類化、優(yōu)化、分權(quán)化等是信息化社會的主要特征,主要表現(xiàn)為:
1.1信息、知識、智力日益成為社會發(fā)展的決定性力量。面對浩如煙海的信息,信息資源的開發(fā)、整理和利用,便成為一項不可缺少的工作,也直接關(guān)系到個人、企業(yè)和國家的發(fā)展。而知識是信息的積累,智力是知識的激活。人是社會發(fā)展中最主要的因素,知識的激活需要人。為此,我們更應(yīng)重視信息資源的開發(fā)管理和利用。
1.2信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)、信息經(jīng)濟(jì)日益成為科技、經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的主導(dǎo)因素,信息技術(shù)是歷史發(fā)展進(jìn)程中的主要因素,人類史上無不是技術(shù)革命推動了社會變革和社會發(fā)展,信息技術(shù)通過促進(jìn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和就業(yè)結(jié)構(gòu)的變更,推動著各國信息經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
(1)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,積極為現(xiàn)代化社會服務(wù)。首先,要破除“重管理設(shè)施購置、輕服務(wù)研究”等做法,樹立開放意識和創(chuàng)新意識,使得檔案工作有利于檔案信息的利用,服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè),服務(wù)于社會發(fā)展。其次,要變被動服務(wù)為“面向社會,多方聯(lián)系”的主動服務(wù),拓寬服務(wù)渠道,改善服務(wù)功能,并用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求,積極主動地為利用者提供方便、快捷的超時空限制的信息服務(wù)。同時,還要加強館際交流,宣傳和推銷自己的館藏
(2)塑造良好的鮮明的檔案館形象。檔案館形象是社會公眾對檔案館的總體評價和認(rèn)定,是檔案館文化的綜合體現(xiàn)和外在反映。一般來講,檔案館應(yīng)具有:一是能夠為社會公眾提供檔案信息支持和良好的社會形象,這是社會信息化過程中檔案館應(yīng)具備的形象;二是敬業(yè)愛崗、熱情待人、滿意服務(wù)、美化閱檔環(huán)境,營造高效、舒適、健康、優(yōu)美的閱檔氛圍,接受監(jiān)督、改進(jìn)工作的良好的服務(wù)形象。
(3)開展有償服務(wù),增強“造血”功能,20世紀(jì)70年代以來,隨著信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,信息的價值得到了社會的肯定,人們對信息服務(wù)提出了更高的要求。為了克服檔案事業(yè)經(jīng)費的不足,提高檔案利用水平,使檔案信息資源這種潛在的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力,作為一個檔案信息服務(wù)機構(gòu)的檔案館,可以適當(dāng)開展有償服務(wù)這一手段輔佐檔案館固有的無償服務(wù)形式,從而有利于引進(jìn)優(yōu)秀人才。
1.3社會更需要高素質(zhì)的綜合人才,科技帶動了工業(yè)的發(fā)展,推動著社會進(jìn)步,進(jìn)而使知識成為生產(chǎn)活動中的最重要因素。當(dāng)前,知識經(jīng)濟(jì)不斷興起,信息社會越來越需要高素質(zhì)的綜合人才,信息人員、技術(shù)人員、知識分子的作用日益增大。
1.4社會經(jīng)濟(jì)生活分散化、多樣化、小規(guī)?；⒎侨后w化、節(jié)奏加速的趨勢日益加強。電子計算機及其通信網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展加速了信息流動,從而使生產(chǎn)與生活和分散化、多樣化、小規(guī)?；?、非群體化成為了可能,并且使人們的生活節(jié)奏速度大大加快,這正如“時間就是生命”一樣寶貴。
2.信息化過程中檔案工作面臨的問題
2.1傳統(tǒng)的檔案工作觀念落后,開放意識與創(chuàng)新意識淡薄。目前,檔案部門仍然存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想,存在著“等、靠、要”,“安于現(xiàn)狀”,不講求社會效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念,還存在著“閉架借閱”,“你查我調(diào)”等做法。
2.2新時期檔案工作面臨的經(jīng)費問題。眾所周知,檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,管理服務(wù)的現(xiàn)代化,是當(dāng)前以及今后檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案工作要趕上時代的步伐,就必須不斷更新設(shè)備和技術(shù)等問題。為此,檔案館需要花費大量的人力、物力、財力去解決這些問題。但由于技術(shù)不斷更新?lián)Q代,檔案館不可能單憑政府撥款就可解決事業(yè)經(jīng)費不足的問題。特別是在現(xiàn)在,政府撥款顯得極其有限,經(jīng)費問題成為制約檔案工作發(fā)展的又一個因素。
3.信息化社會中檔案工作的啟發(fā)及對策
努力培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才,提高檔案人員素質(zhì),積極更新改善設(shè)備和管理手段是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件,但現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員素質(zhì)必須現(xiàn)代化。為此,要注意提高檔案管理人員的素質(zhì):一要努力培養(yǎng)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與管理人才;二是積極讓檔案管理人員參加現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn);三要抓好檔案管理人員在職人員培訓(xùn)、進(jìn)修,提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平;四要加強理論研討。
總之,在當(dāng)前信息化環(huán)境下,我們要做好檔案管理工作,實現(xiàn)檔案信息資源利用的最大化,就要從檔案的職能和檔案工作的性質(zhì)入手,研究當(dāng)前形勢和信息技術(shù)的發(fā)展趨勢,通過各種檔案信息服務(wù)手段,對檔案進(jìn)行加工和整理,并提供利用,滿足社會公眾的需求,使檔案信息真正地服務(wù)于公眾,服務(wù)于社會。
北安市人民法院
基層人民法院的檔案工作是國家檔案工作的重要組成部分,它既是人民法院審判、執(zhí)行活動的真實記錄,也是社會的寶貴財富。人民法院檔案工作既是基礎(chǔ)工作,也是保障工作,它是展示人民法院審判歷史面貌的重要憑證,也是做好法院各項工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)和條件。在我國經(jīng)濟(jì)社會高速發(fā)展的今天，法院檔案的擁有量和使用量日益增多，這也對法院的檔案管理工作提出了更高要求。我們?nèi)嗣穹ㄔ旱臋n案管理工作也步入了一個新的階段，在新形勢下我們要在充分認(rèn)識基層人民法院檔案工作的特點及存在的問題基礎(chǔ)上，把法院檔案管理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、便捷化的軌道，使其更好地為審判工作服務(wù)，更好地推動法院各項工作的順利開展。
一、基層法院檔案管理工作的特點
1、法院檔案管理工作是一項保護(hù)法院訴訟活動記錄的重要工作。這些檔案是記錄和反映法院工作活動的珍貴資料，大部分材料只有一份，是孤本，一但丟失或損毀，將造成無法補救的損失。
2、其保管的訴訟檔案專業(yè)性強，使用頻繁。特別是國家公安、安全機關(guān)在打擊犯罪、維護(hù)社會治安和國家安全的工作中，需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索和證據(jù)材料及相關(guān)的法律依據(jù)。
3、保管期限長、數(shù)量多。隨著法制社會的不斷推進(jìn)，訴訟檔案數(shù)量不斷增多，一直居全國各個系統(tǒng)之首；并且根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。
4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著全國法院審判信息管理系統(tǒng)的啟用，各地基層法院不同程度地將案件信息（1-5年不等）錄入電腦，事實上，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。
二、存在問題及原因
國無史則國事無鑒，縣無志則風(fēng)土人情不明。以我院為例，從建國后至今，我院檔案工作在當(dāng)?shù)貦n案管理部門、上級法院和院領(lǐng)導(dǎo)班子的指導(dǎo)和關(guān)懷下，經(jīng)過一茬又一茬檔案工作人員的辛勤工作，現(xiàn)有室藏檔案總數(shù)逾60000冊，僅次于縣檔案館館藏。1995年通過黑龍江省檔案系統(tǒng)檔案管理標(biāo)兵單位驗收，為檔案的安全保管和有效利用做出了積極的貢獻(xiàn)。
1、重訴訟檔案，輕文書檔案。由于以審判工作為主的單位性質(zhì)和由此而長期形成的習(xí)慣，直接產(chǎn)生了法院重訴訟檔案，輕文書檔案的問題。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)，訴訟卷宗都比文書資料受到了較高的重視，強調(diào)訴訟卷宗的重要性比強調(diào)文書資料的重要性多得多，甚至沒有強調(diào)文書資料的重要性，工作移交也更多是針對審判工作和財物的移交。
2、缺乏專門檔案管理人員，造成檔案管理人員素質(zhì)不高。法院訴訟檔案是一項專業(yè)性十分強的檔案，可是檔案專業(yè)畢業(yè)的人員很少，專業(yè)技術(shù)人員比例不高，整體素質(zhì)低，工作適應(yīng)性不高，很難適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理手段和方法的應(yīng)用，對進(jìn)一步研究和探索檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展有一定的局限性，目前在職的檔案管理人員往往工作不積極主動，工作效率低，檔案意識淡薄，認(rèn)為檔案歸屬于個人行為，應(yīng)該由相關(guān)的部門自行保管，這種錯誤思想的存在，使那些珍貴的資料沒有能及時歸檔管理，有的在單位庭室個人手中，有的在各部門，導(dǎo)致檔案管理的保密性和真實性存在巨大的缺陷。
3、對電子檔案信息化建設(shè)不夠重視。由于我國普法教育的深入以及《訴訟費用交納標(biāo)準(zhǔn)》的頒布實施，人民群眾運用法律武器保護(hù)自己的合法權(quán)益的意識不斷增強，到法院訴訟的成本和門檻也大大降低，直接導(dǎo)致訴至法院的案件數(shù)量大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長，可是各級人民法院卻并沒有引起足夠的重視，雖然配備了電腦，卻沒有形成完整的電子檔案，很多時候仍然在使用紙質(zhì)檔案，即使把案件內(nèi)容及時準(zhǔn)確的錄入到了電腦中，既不備份也不存檔，一旦電腦出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，很容易損毀、丟失，造成不可挽回的損失。
三、解決問題的對策
1、全面提高對檔案工作重要性的認(rèn)識。在全體法官和其他工作人員中普遍進(jìn)行檔案工作重要性的教育。結(jié)合案件質(zhì)量評查和年終工作總結(jié)等工作，對檔案工作的重要性進(jìn)行強調(diào)。針對普遍存在的重訴訟檔案，輕文書檔案的問題，要對文書檔案的重要性進(jìn)行特別的強調(diào)。與文書檔案接觸較多部門，更要特別注意提醒。平時在工作中要注意文件資料的保管，清退、移交要完整及時。文秘人員和檔案人員要盡心盡責(zé)，及時敦促文件資料的清退、移交、立卷和歸檔工作。
2、嚴(yán)格公文辦理程序是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。嚴(yán)格公文辦理程序，加強公文辦理各個環(huán)節(jié)的工作，是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。在收文辦理的傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序和發(fā)文辦理的擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序中，要嚴(yán)格遵守公文辦理程序各個環(huán)節(jié)的工作，把工作責(zé)任落實到人，提高公文辦理質(zhì)量，避免公文的遺失和毀損，使所保存的檔案既能全面反映法院主要職能活動情況，維護(hù)其歷史面貌，又為檔案的保管和利用打下良好的基礎(chǔ)。
3、確定專職檔案人員和保持其工作的相對穩(wěn)定。根據(jù)檔案管理工作的要求盡快配備專職檔案人員并保持其工作的相對穩(wěn)定。檔案人員專職有利于增強對檔案工作的責(zé)任心和使命感；保持檔案人員工作的相對穩(wěn)定性是檔案管理工作的客觀要求。檔案人員的變動也應(yīng)該有一個工作上的銜接和熟悉的過程，也就是要有一個傳、幫、帶的過程。不能簡單的履行一個交接手續(xù)完事。
4、加快紙質(zhì)檔案電子化進(jìn)程。電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)有目共睹，但是電子檔案相對來說更穩(wěn)定、更方便，更有利于長期保存和提供利用，為此應(yīng)該建立兩套制管理，更好的方便檔案的合理使用，一是要提 高對原始紙質(zhì)檔案的錄入速度，逐步實現(xiàn)軟件管理，二是要實現(xiàn)檔案管理設(shè)施的升級，對檔案庫房及檔案管理設(shè)施進(jìn)行定期檢修和更新?lián)Q代，科學(xué)的管理好新型檔案材料，三是要規(guī)范電子檔案的歸檔管理，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度應(yīng)保持在17-20度之間，相對濕度保持在35-40% 之間，還要有防磁設(shè)施等等。
5、加強基礎(chǔ)工作，實現(xiàn)檔案工作便民。加強檔案基礎(chǔ)管理工作，是加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)，為此需要做到以下幾點，以體現(xiàn)法院檔案工作的司法便民，一是要進(jìn)一步加大軟硬件設(shè)施建設(shè)，配備必要的掃描儀，打印機、復(fù)印機等，實現(xiàn)檔案工作的便捷，提高檔案管理水平的物質(zhì)條件。二是統(tǒng)一分類號，保證準(zhǔn)確檢索，三是用關(guān)鍵詞代替主題詞，簡化查找實際，提高效率。
6、堅持和完善檔案利用的相關(guān)制度。檔案法規(guī)定，我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。檔案利用應(yīng)當(dāng)堅持檔案查閱、復(fù)制、摘抄的相關(guān)制度，完善審批程序，履行登記簽字等手續(xù)。檔案人員要嚴(yán)格把好檔案利用的制度關(guān)，遵守國家有關(guān)規(guī)定，防止給國家安全和利益，以及他人的合法權(quán)益帶來損害。
一、內(nèi)審檔案管理工作存在的主要問題
1、對內(nèi)審檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。審計人員對內(nèi)審檔案工作的重要性缺乏充分認(rèn)識。實際內(nèi)審工作中注重內(nèi)部審計項目的實施，認(rèn)為只要出具了內(nèi)審報告，提出了內(nèi)審意見，做出了內(nèi)審處理決定，該內(nèi)審項目就結(jié)束了。相對忽視內(nèi)審項目資料的收集、整理和歸檔工作。
2、內(nèi)審檔案管理人員的專業(yè)知識不夠。目前，基層人民銀行內(nèi)審人員多數(shù)來自于各業(yè)務(wù)部門，從事過檔案管理工作的人員很少，缺少檔案管理的專業(yè)知識是不容爭辯的事實，基層內(nèi)審檔案管理人員對于檔案管理的基礎(chǔ)理論、基本原則知之甚少，開展內(nèi)審檔案管理工作時缺乏檔案管理理論的指導(dǎo)，內(nèi)審檔案管理人員專業(yè)知識的匱乏，制約了內(nèi)審檔案管理水平的提高。
3、內(nèi)審檔案規(guī)范化管理的程度不夠。由于內(nèi)審檔案管理人員大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，對檔案的基本操作規(guī)程又知之較少，因此，在內(nèi)審檔案資料收集、內(nèi)審檔案資料整理、內(nèi)審檔案資料歸檔、內(nèi)審檔案資料保管等方面存在許多不規(guī)范的地方，規(guī)范化管理水平還有待與于加強和提高。
二、改進(jìn)內(nèi)審檔案管理工作的幾點建議
1、提高對內(nèi)審檔案管理重要性的認(rèn)識。內(nèi)審檔案是人民銀行檔案的重要組成部分，要充分認(rèn)識到它在人民銀行業(yè)務(wù)經(jīng)營和發(fā)展中的作用。要改變過去重審計項目的實施輕內(nèi)審檔案管理的觀念，不斷提高對內(nèi)審檔案管理重要性的認(rèn)識。一要提高領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)審檔案管理意識。隨著人民銀行內(nèi)部審計范圍的不斷擴(kuò)大,內(nèi)審業(yè)務(wù)量逐年增加,領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該將內(nèi)審檔案管理當(dāng)作一項重要工作來抓，強化對內(nèi)審檔案管理工作的監(jiān)督，明確內(nèi)審檔案管理人員的任務(wù)和職責(zé)，加強對內(nèi)審檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。二要樹立內(nèi)審人員的參與意識。審計工作人員在進(jìn)行審計項目時，要樹立參與內(nèi)審檔案管理工作的意識，把在審計活動中形成的文件、筆錄、憑證的原件及復(fù)印件，要按照內(nèi)審檔案管理的要求，進(jìn)行詳細(xì)的整理分類，應(yīng)把此項工作作為內(nèi)審檔案管理前期工作來做。三要提高內(nèi)審檔案管理人員的責(zé)任意識。內(nèi)審檔案管理人員是內(nèi)審管理工作的主要力量，必須樹立他們對內(nèi)審檔案管理工作質(zhì)量負(fù)全責(zé)的意識。
2、完善內(nèi)審檔案管理制度，健全管理機制。制度就是行為規(guī)范，是要求審計人員共同遵守的、按統(tǒng)一程序辦事的規(guī)程。要做好內(nèi)審檔案管理工作，必須完善和健全一整套相關(guān)的制度。同時，還要建立與之配套的管理機制。一要完善健全管理制度。首先要建立各種內(nèi)審檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全檔案保管、安全保密等項制度，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二要建立激勵和約束機制。要定期組織對內(nèi)審檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚和獎勵，這樣可以激發(fā)內(nèi)審檔案人員的動力0，讓他們樂于奉獻(xiàn)自己的聰明才智，發(fā)揮積極性、主動性和創(chuàng)造性。對于工作做得差的要提出批評，責(zé)令他們及時糾正，并予以必要的處罰。
3、實行內(nèi)審檔案目標(biāo)管理責(zé)任制。將內(nèi)審檔案管理分為前、中、后三個階段實施目標(biāo)責(zé)任制管理。一要前期基礎(chǔ)工作。每一個審計項目確定內(nèi)審檔案管理責(zé)任人，主審人負(fù)總責(zé)、審計小組長負(fù)分管責(zé)任，審計人員負(fù)具體責(zé)任，內(nèi)審項目檔案由項目主審人負(fù)責(zé)整理裝訂，形成制度與崗位掛鉤、崗位與人員掛鉤、人員與責(zé)任掛鉤的內(nèi)審項目檔案目標(biāo)管理責(zé)任制。二要做好中期的整理歸檔工作。每個內(nèi)審項目完成后，檔案管理人員要嚴(yán)格按照《中國人民銀行內(nèi)審項目檔案管理辦法》進(jìn)行操作。首先按結(jié)論性文件、立項性文件、證明性文件和其他文件材料進(jìn)行排序，對破損的材料及時進(jìn)行修補，字跡模糊的進(jìn)行復(fù)制，與原件一起存放，然后再進(jìn)行打碼裝訂，并編制檔案目錄，最終形成審計案卷進(jìn)行立卷歸檔，及時裝入檔案盒。所有檔案均按立卷規(guī)則及時進(jìn)行分類、排列和整理，材料齊全，檔案目錄完整，密級確定準(zhǔn)確，實現(xiàn)了內(nèi)審項目檔案管理規(guī)范化。三要做好后期的妥善保管工作。內(nèi)審檔案管理人員負(fù)責(zé)內(nèi)審項目檔案的保管、借閱工作。要設(shè)置內(nèi)審項目檔案管理登記薄、內(nèi)審項目檔案移交、借閱登記簿，對內(nèi)審檔案管理過程實施監(jiān)督。在辦理存檔、移交、借閱時，檔案管理員對其案卷的完整度進(jìn)行審核，并詳細(xì)填寫各種登記簿。同時按要求將檔案存放在專門的鐵柜中，做到防盜、防火、防蟲、防潮，實現(xiàn)內(nèi)審項目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。四要形成部門負(fù)責(zé)人、主 審、審計人員、檔案管理人員相互監(jiān)督的機制，共同將內(nèi)審檔案管理工作做好。
摘要：燃?xì)夤こ虣n案具有重要的利用價值，文章從四個方面論述如何才能做好燃?xì)夤こ虣n案管理工作。
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，管道燃?xì)庠诔鞘兄胁粩嗥占?。燃?xì)夤こ淘诮ㄔO(shè)過程中、會形成各種各樣的文檔材料、有建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養(yǎng)記錄等、這些文檔材料全面反映了燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)的詳細(xì)情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價值。因此、認(rèn)真做好燃?xì)夤こ虣n案管理工作是非常重要的。
1齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是燃?xì)夤こ虣n案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級管理的原則。成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作，成立檔案情報室、設(shè)立專職檔案員，在各業(yè)務(wù)部門及二級公司指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成了全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時，完善制度建設(shè)，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2轉(zhuǎn)變觀念，超前管理
長期以來、我們對檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對于各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關(guān)部門主動聯(lián)系。沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸 檔帶來了困難。近幾年來、我們意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行超前管理。
2．1根據(jù)燃?xì)夤こ虖?fù)雜性的特點，拓寬檔案收集渠道
從實際情況看、燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)是比較復(fù)雜的。它分有市政、燃?xì)鈿饣尽⑵拷M、住宅及酒樓餐廳工程等等、其中市政、燃?xì)鈿饣炯澳承┐笮妥≌こ探ㄔO(shè)周期長，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多。經(jīng)歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。而酒樓餐廳及小型住宅等工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜、往往造成工程任務(wù)一完成。臨時機構(gòu)解散、而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們一反過去等人將檔案送上門的做法，檔案管理人員首先了解燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排、掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上、采取以下收集方法：
(1)追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程、檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時掌握工程信息、并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。
(2)分階段收集。這種方法適用于建設(shè)周期長的工程。某些大型市政工程、燃?xì)鈿饣竟こ碳澳承┛缒甓裙こ獭⑽覀兪冀K保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時掌握工程進(jìn)展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失、這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性、
(3)強制性收集。對某些人員分散、臨時機構(gòu)較多的施工單位、我們采用收取檔案資料押金的做法、當(dāng)一項燃?xì)夤こ虉蠼ê?。施工單位先交—定金額的資料押金：直到工程完工。施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有—定的約束力?？梢员ＷC檔案資料不會由于人為因素而流失。
2．2制定規(guī)范，及時立卷
根據(jù)燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)的實際情況、我們制定了《科技檔案管理規(guī)定實施細(xì)則》，建立起工程檔案管理的叫大件：分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號分類方法等，將燃?xì)夤こ虣n案共分為十大類：(1)技術(shù)管理檔案；(2)設(shè)備及儀器儀表檔案；(3)儲氣(油)站檔案；(4)工民建筑檔案；(5)供氣管線工程檔案：(6)管線工程檔案：(7)工程設(shè)計檔案；(8)產(chǎn)品檔案；(9)聲像檔案；(10)科學(xué)研究檔案、并在每一類中確定了基本歸檔范圍。在此基礎(chǔ)上。我們制定了《科技檔案案卷質(zhì)量要求與案卷管理方法》，堅持以規(guī)范化的作業(yè)方式。把應(yīng)該收集舊檔的文件資料進(jìn)行分類整理，立出預(yù)備案卷?？梢匝b訂成正規(guī)卷的、及時把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。
3強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平
燃?xì)夤こ虣n案具有“‘次性”和不可回復(fù)性的特點。客觀上對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的一些專業(yè)類別檔案、懂不同類別的檔案的分類整理。因此、為達(dá)到燃?xì)夤こ虣n案整理規(guī)范化的要求、我們對各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行了大量培訓(xùn)、講解了燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照我們檔案整理要求。對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作了詳細(xì)的講解。使大家對檔案內(nèi)容提前了解，在工作個有的放矢。注意積累資料。這種培訓(xùn)將檔案管理工作和工程同步進(jìn)行。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個切實的保障。
4通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作
做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進(jìn)檔案管理工作。燃?xì)夤こ虣n案的形成是燃?xì)夤ぷ髡邉趧又腔鄣慕Y(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給燃?xì)夤ぷ髡呃?。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和燃?xì)夤ぷ髡?，使他們親身體驗到檔案信息的價值、就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。我們在近幾年來實施電腦化管理、將檔案資料及時輸入電腦，隨時為業(yè)務(wù)部門提供全巾管線、管網(wǎng)圖，由于目前我市正在進(jìn)行天然氣項目建設(shè)、這些檔案信息無疑為我市由液化石油
氣換轉(zhuǎn)為天然氣的改造工作提供了很大的幫助。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時、他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。
摘要:隨著市場經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動人員人事檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。
關(guān)鍵詞:企業(yè);人事檔案;檔案管理;流動人員
引言
在中國豐富的檔案財富中,企業(yè)人事檔案是國家檔案財富的重要組成部分,企業(yè)人事檔案對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求企業(yè)流動人員的人事檔案管理,必然有利于相關(guān)部門在管理中對有效信息的獲取,推動企業(yè)人事檔案工作的改革,對促進(jìn)中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會進(jìn)步具有重大的現(xiàn)實意義。
一、人事檔案實現(xiàn)信息化管理
在信息化程度日益加深的現(xiàn)代社會,檔案作為一種特殊的重要信息,對其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向,流動人員人事檔案管理也是如此。現(xiàn)代化技術(shù)的核心是計算機、網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù),利用計算機技術(shù)對流動人員人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索等,進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,是當(dāng)前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題,流動人員人事檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)從以下三個方面著手:
一是檔案庫管理現(xiàn)代化。檔案庫的管理,需要以科學(xué)的手段來扭轉(zhuǎn)“看堆守攤”的局面,以適應(yīng)檔案管理信息化的對內(nèi)要求,可以建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫。二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù),將檔案資料整理輸入微機,通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文章圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,使檔案數(shù)字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺,建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。在人事檔案專用數(shù)據(jù)庫建立起來后,還要有一定的專門網(wǎng)絡(luò)和專門網(wǎng)站才能實現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通,也才能實現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。
二、規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)
1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質(zhì)對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開展,應(yīng)采取一系列切實可行的措施。
一方面,要從人事檔案收集環(huán)節(jié)本身進(jìn)行規(guī)范化管理。一是建立健全流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利,并嚴(yán)格執(zhí)行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗收時,如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失,要設(shè)法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實際上就是對人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現(xiàn)有的僵局。如有些人才流動服務(wù)機構(gòu)創(chuàng)建的“人事立戶”的存檔模式,即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的,這種方式可以使用人單位與人才流動服務(wù)機構(gòu)建立動態(tài)聯(lián)系,與傳統(tǒng)意義上企業(yè)流動人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現(xiàn)象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動服務(wù)機構(gòu)合作管理檔案來完成的,流動人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個月內(nèi)送交人才市場,并由其根據(jù)國家有關(guān)流動人員人事檔案管理的規(guī)定進(jìn)行審核歸檔。
2.嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。隨著市場經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這就對其檔案的轉(zhuǎn)遞有著越來越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉(zhuǎn)遞是企業(yè)流動人員人事檔案工作的重點。人事檔案的轉(zhuǎn)遞雖然有相關(guān)的規(guī)定與政策,其關(guān)鍵問題就在于如何使檔案轉(zhuǎn)遞更為規(guī)范,使檔案更能發(fā)揮利用價值。
國家人事部《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中要求:“人才流動服務(wù)機構(gòu)憑符合國家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi),將流動人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動服務(wù)機構(gòu)。轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動服務(wù)機構(gòu)經(jīng)審核無誤后,及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位?！薄叭瞬帕鲃臃?wù)機構(gòu)接管流動人員人事檔案,須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容?！辈⑶?檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。應(yīng)當(dāng)交接的檔案一定要盡快移交,人員流動后留下的檔案,流出單位應(yīng)盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場或新用人單位,收到的檔案經(jīng)核對無誤后,立即做好入庫登記。在檔案管理過程中,堅持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節(jié)。
3.優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成。優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等基本信息內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個人專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容。
一要創(chuàng)建能力檔案。重點記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考
試等反映個人才能的資料。二要創(chuàng)建業(yè)績檔案。要及時將企業(yè)流動人員的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案,為憑實績選人、用人提供必要的依據(jù)。三要創(chuàng)建誠信檔案。要規(guī)范企業(yè)流動人員自身誠信狀況的管理,重點記載政治自律、專業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應(yīng)用。唯有如此,才能使企業(yè)流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關(guān)部門可通過檔案記載確定對企業(yè)流動人員的選拔和培養(yǎng),人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產(chǎn)生。
三、拓展人事檔案管理方式
在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下,人事是適應(yīng)中國企業(yè)流動人員管理的新方式,是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化,最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)的制度。簡單地說,就是把“單位人”變成“社會人”,實現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計算工齡、評定職稱、社會保險等,由人才流動服務(wù)機構(gòu)代管。隨著新形勢的出現(xiàn)與發(fā)展,人事制度也開拓了新的服務(wù)形式,實行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區(qū)已經(jīng)實行。它由人才市場擔(dān)當(dāng)員工的法定雇主,負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理,實際用工企業(yè)同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同,實現(xiàn)勞動關(guān)系轉(zhuǎn)移,提高人力資源配置效率和使用效益。
實行人事派遣后,對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關(guān)系與勞動關(guān)系一體管理的局面,租賃單位用人,專業(yè)機構(gòu)管人。二是人才資源共享。通過對高級專業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的開展,可以有效地促進(jìn)地區(qū)人力資源的社會共享。三是準(zhǔn)確選人,規(guī)避用人風(fēng)險。中介機構(gòu)根據(jù)用人單位的要求,利用專業(yè)化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進(jìn)行面試確定,使招聘更加準(zhǔn)確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴(kuò)大編制的情況下解決用人需求。
對于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動關(guān)系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業(yè)績情況、培訓(xùn)、健康及考核等方面內(nèi)容,能更好地維護(hù)勞動者的合法權(quán)益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續(xù)簽,由于其人事關(guān)系仍然由人事派遣服務(wù)機構(gòu)。其工齡連續(xù)計算,并可繼續(xù)為人員代交社會保險費,辦理各種以人事檔案為依據(jù)的各種證明等人事服務(wù)。
小結(jié)
人事檔案是與人類個體密切相關(guān)真實的人生記錄,對人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。隨著市場經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動人員人事檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。
開展深入學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動來，開縣檔案局著力改變服務(wù)方式，對全縣38個鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道進(jìn)行了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并就有關(guān)問題進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn)、答疑。從指導(dǎo)情況看，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中還程度不同地存在以下問題：
一、歸檔文件材料收集不夠齊全。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)其內(nèi)設(shè)機構(gòu)為了自己利用方便，不愿向綜合檔案室清交文件材料，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門及人事方面的文件材料缺失較多，部分年度文書檔案殘缺不全，反映不出鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作及職能活動情況。
二、檔案整理不夠規(guī)范。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)由于兼職檔案工作人員變動頻繁，業(yè)務(wù)生疏，缺乏檔案管理知識及整理技能，致使檔案整理不夠規(guī)范。
三、檔案的保管保護(hù)不符合“八防”要求。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室無防火、防盜、防塵設(shè)施，甚至堆放雜物，少數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)木質(zhì)檔案柜陳舊破爛，不適宜存放檔案；個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案還有蟲蛀鼠咬現(xiàn)象。
四、部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)的專門檔案、基建檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案沒有移交綜合檔案室實行集中統(tǒng)一管理，給檔案的丟失損毀帶來了隱患。
以上問題的產(chǎn)生，原因是多方面的：一是部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》較少，檔案意識不強，依法治檔措施不力。二是部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，忽略檔案管理，缺乏鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作全面發(fā)展意識。三是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有帶待提高等等。
筆者認(rèn)為：檔案做為記載鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作開展及職能活動情況的重要載體，是日后工作查考、編史修志、落實政策、解決糾紛、服務(wù)社會、服務(wù)民生的歷史憑據(jù)，非常重要。因此，對應(yīng)歸檔的文件材料一定要收集齊全，整理規(guī)范，各種門類檔案實行集中統(tǒng)一管理，保護(hù)好檔案的完整與安全，嚴(yán)防丟失損毀，為開發(fā)利用創(chuàng)造物質(zhì)條件。對此，提出如下建議：
一、進(jìn)一步加強對《檔案法》的學(xué)習(xí)及宣傳，提高全民檔案意識，制定切實有效的檔案管理措施及制約機制，嚴(yán)格依法治檔。
二、進(jìn)一步加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)要高度重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，添置必要的檔案設(shè)施設(shè)備，要落實專人分管負(fù)責(zé)檔案工作，建立完善檔案管理制度，有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)還可配備專職檔案工作人員，負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理及轄區(qū)內(nèi)各門類檔案的督促、檢查、指導(dǎo)工作。
三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員要加強學(xué)習(xí)，認(rèn)真參加各種培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)新形勢下檔案工作的需要。
多措并舉 整體推進(jìn)全面提高干部檔案管理水平
干部人事檔案是客觀記載干部個人經(jīng)歷和德能勤績廉的文字材料，是選拔使用干部的重要依據(jù)。搞好干部人事檔案管理，是做好干部工作的基礎(chǔ)和前提，對于各級黨委和組織部門全面了解干部、準(zhǔn)確選用干部具有十分重要的作用。近年來，市委組織部以檔案達(dá)標(biāo)上檔升級為契機，堅持“嚴(yán)格規(guī)范管理、服務(wù)干部工作”的指導(dǎo)思想，按照“對照標(biāo)準(zhǔn)，查找差距，明確目標(biāo)，統(tǒng)一部署，整體推進(jìn)，全面達(dá)標(biāo)”的工作思路，采取切實措施，認(rèn)真抓好落實，使干部檔案工作躍上了一個新臺階。截至目前，全市共有81家單位達(dá)到中組部干部人事檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，總達(dá)標(biāo)率為89。檔案工作多次受到中組部和省委組織部的表揚。一、加強領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，高標(biāo)準(zhǔn)部署檔案達(dá)標(biāo)工作
市委和市委組織部的領(lǐng)導(dǎo)同志對檔案工作歷來高度重視，我們本著高起點、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的原則，下發(fā)了《關(guān)于實行干部人事檔案工作目標(biāo)管理的通知》，迅速啟動了全市檔案達(dá)標(biāo)工作。一是定任務(wù)。要求凡具備達(dá)標(biāo)基礎(chǔ)條件的單位必須全部按期達(dá)標(biāo)，暫時不具備達(dá)標(biāo)條件的單位也要積極創(chuàng)造條件盡快實現(xiàn)達(dá)標(biāo)。二是建組織。從黨政機關(guān)做起，各單位都成立了相應(yīng)機構(gòu)，制定了達(dá)標(biāo)方案，明確了工作職責(zé)，建立了主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)直接抓、工作人員具體辦的工作機制。三/:請記住我站域名/是抓投入。采取多種措施籌措資金，加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。達(dá)標(biāo)期間，全市共投入檔案達(dá)標(biāo)專項資金240余萬元，購置電腦70余臺、空調(diào)70余臺、去濕機60余臺，市委組織部干部檔案室還投資一萬余元在全省首家配備了紅外線自動防盜報警系統(tǒng)和閱檔監(jiān)控系統(tǒng)。目前，我市所有管檔單位全部配備了檔案專用庫房，干部檔案在500卷以上的單位，全部達(dá)到“三室分開”（即：檔案室、閱檔室、辦公室三分開）。計算機、復(fù)印機、切紙打孔機、激光打印機等設(shè)備一應(yīng)俱全，防盜門、滅火器、溫度計、去濕機等“六防”措施（防火、防盜、防蟲蛀、防曬、防灰塵、防潮濕）全部到位，為實現(xiàn)全市檔案全面達(dá)標(biāo)奠定了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。
二、強化措施，注重督查，大力度推進(jìn)檔案管理達(dá)標(biāo)
為確保檔案達(dá)標(biāo)工作任務(wù)落到實處，我們采取了四項措施：一是建立工作臺帳。組織各有關(guān)單位，逐條對照《暫行辦法》、《考評標(biāo)準(zhǔn)》和《驗收細(xì)則》，全面查擺問題，制訂整改措施，形成工作臺帳，實行銷號制度。二是簽訂目標(biāo)責(zé)任書。市委組織部和各管檔單位簽訂目標(biāo)責(zé)任書，明確各單位達(dá)標(biāo)的等級、時限、獎懲措施等，堅持把干部人事檔案目標(biāo)管理作為衡量干部人事工作以及測評單位主要領(lǐng)導(dǎo)工作績效的標(biāo)準(zhǔn)之一，對按要求達(dá)標(biāo)的單位，給予相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員適當(dāng)獎勵，對不能按要求達(dá)標(biāo)的單位，不得參加年度評先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員年度考核不定為優(yōu)秀等次。三是強化督促檢查。市委組織部抽調(diào)長期從事干部工作的同志組成13個督導(dǎo)小組，分包單位，巡回檢查，進(jìn)行分類指導(dǎo)，并實行每周工作進(jìn)度通報制度，對排名后兩位的單位給予批評，限期改正；對連續(xù)兩次排名后兩位的，由部領(lǐng)導(dǎo)對其主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行談話。四是加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。為全面推進(jìn)檔案管理達(dá)標(biāo)工作，市委組織部主管部長每周主持召開一次督導(dǎo)組長碰頭會，聽取匯報，了解情況，安排工作，研究解決問題的辦法和措施。對相關(guān)單位自身無力解決，需要有關(guān)部門給予支持配合的，由市委組織部出面進(jìn)行協(xié)調(diào)，最大限度地保證了達(dá)標(biāo)工作的順利進(jìn)行。
三、建好隊伍，提高素質(zhì)，全方位提升檔案管理水平
建立一支高素質(zhì)的檔案管理干部隊伍，是實現(xiàn)檔案達(dá)標(biāo)任務(wù)、提升檔案管理水平的重要保證。按照統(tǒng)籌規(guī)劃、分類指導(dǎo)、學(xué)用結(jié)合、重在實效的原則，狠抓了檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作。一是合理確定培訓(xùn)內(nèi)容。組織檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，以及干部檔案工作的方針政策和各項制度，提高檔案人員的政治覺悟和紀(jì)律觀念。聘請有關(guān)專家和長期從事檔案管理、工作經(jīng)驗豐富的同志，結(jié)合工作實際，系統(tǒng)講授黨的干部政策和《干部檔案整理工作細(xì)則》、《干部檔案材料收集、歸檔暫行規(guī)定》、《干部人事檔案工作目標(biāo)管理檢查驗收細(xì)則》等一系列業(yè)務(wù)文件，實行專職檔案人員傳、幫、帶，現(xiàn)場傳授檔案整理基本技能，指導(dǎo)學(xué)員辦理檔案登記、查借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，幫助他們提高實際工作能力。二是改進(jìn)培訓(xùn)方式。采取了集中辦班、以干代訓(xùn)、以會代訓(xùn)等多種形式，堅持理論 講解與實際演示相結(jié)合、課堂教學(xué)與研討答疑相結(jié)合、集體授課與個別輔導(dǎo)相結(jié)合，有效地提高了學(xué)習(xí)的效果。三是嚴(yán)格培訓(xùn)考核。為保證培訓(xùn)效果，我們在全市實行了檔案員持證上崗制度。要求參加培訓(xùn)的學(xué)員，不僅要經(jīng)過理論考試，并且每人要親自動手整理出10卷檔案，兩項全部合格后方可結(jié)業(yè)，頒發(fā)檔案員上崗證；對經(jīng)考試、考核不合格的，要求限期達(dá)到培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)，否則予以調(diào)整崗位。近年來，我市先后舉辦10期檔案員培訓(xùn)班，培訓(xùn)人數(shù)300余人次，培訓(xùn)率達(dá)100。此外，我們還規(guī)定，各單位在配備、調(diào)換檔案員時，必須報市委組織部審查、備案，嚴(yán)把了檔案管理人員入口關(guān)。目前，我市已經(jīng)形成了一支具有大專以上文化程度、年齡結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)能力強、政治堅定、作風(fēng)過硬的檔案工作人員隊伍。
四、健全制度，完善機制，規(guī)范化開展檔案管理工作
近年來，我們從干部檔案的制度化和規(guī)范化建設(shè)入手，逐步建立起檔案管理的長效機制。一是完善規(guī)章制度。根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，建立健全檔案管理部門職責(zé)、檔案工作人員守則、檔案收集歸檔制度、整理制度、鑒別制度、轉(zhuǎn)遞制度、查借閱制度、安全保密制度等8項工作制度，使干部檔案工作有章可循。二是制定工作規(guī)范。根據(jù)中組部和省委組織部檔案目標(biāo)管理要求，我們先后制定了庫房建設(shè)和“六防”設(shè)施有關(guān)規(guī)定、檔案材料收集整理工作程序、檔案卷宗整理工作規(guī)范、檔案審核工作程序和規(guī)范等工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案材料收集上突出一個“全”字，堅持經(jīng)常性收集、定期收集和集中收集三結(jié)合；在檔案材料鑒別上突出一個“真”字，做到手續(xù)不完備的不歸檔、撰寫不符合要求的不歸檔、材料涂改且無相應(yīng)證明的不歸檔、多余材料不歸檔、不屬歸檔材料的不歸檔；在檔案材料編目裝訂上突出一個“好”字，做到分類整理排列有序，修裱裝訂美觀大方；在檔案審核上突出一個“嚴(yán)”字，凡不符合標(biāo)準(zhǔn)的，一律不準(zhǔn)過關(guān)。并統(tǒng)一訂購了符合上級要求的新型卷夾，制作了《接收干部人事檔案登記簿》、《查閱干部人事檔案登記簿》等10種登記簿和8項制度版面發(fā)放到每個單位，在全市實現(xiàn)了“五個統(tǒng)一”，即：檔案管理制度統(tǒng)一、工作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案卷夾統(tǒng)一、10種登記簿統(tǒng)一、持證上崗統(tǒng)一。三是強化制度落實。首先是達(dá)標(biāo)工作結(jié)束后，專門開展了一次“達(dá)標(biāo)工作回頭看”活動，查漏補缺，防止反彈。其次是堅持每半年對基層檔案室進(jìn)行一次全面檢查，檢查的重點是各項制度規(guī)范的執(zhí)行情況。第三是把檔案管理與干部使用相結(jié)合。在干部選拔任用中，堅持查閱考察對象檔案，凡檔案材料不全或“三齡一歷”（工齡、年齡、黨齡、學(xué)歷）認(rèn)定不清的，屬本級管理的干部任用不上會，屬對上級管理的干部任用不上報，屬下級報來的干部任用不審批。在《干部任用條例》檢查中，每次都把干部任免材料歸檔情況作為必查內(nèi)容。上述措施，促進(jìn)了各項規(guī)章制度和工作規(guī)范的落實，實現(xiàn)了中組部和省委組織部要求檔案卷宗“內(nèi)容完備、材料精煉、規(guī)格統(tǒng)一、使用方便”的目標(biāo)。四是積極探索創(chuàng)新。在充分運用傳統(tǒng)管理手段進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)的同時，我們將現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案管理，在市委組織部檔案室建立了電子閱檔系統(tǒng)，通過計算機實現(xiàn)了檔案查閱，不僅提高了工作效率，而且保證了檔案的安全保密。中組部、省委組織部對這項工作給予了充分肯定。
建立事業(yè)單位登記管理檔案的主要目的，是貫徹實施《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，為加強對事業(yè)單位的登記管理和其他管理服務(wù)，為社會公眾服務(wù)，為事業(yè)單位服務(wù)。20__年5月18日國家事業(yè)單位登記管理局印發(fā)了《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》,對登記檔案管理工作進(jìn)行了具體規(guī)范。筆者認(rèn)為，做好事業(yè)單位登記檔案管理工作，需要從以下方面著手：
一是增強專業(yè)性培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對穩(wěn)定的工作崗位，由專人負(fù)責(zé)登記檔案管理工作的同時，需要積極支持檔案員參加檔案現(xiàn)代化管理的理論知識和操作技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員素質(zhì)。目前，我市事業(yè)單位登記管理局配備了3名事登干部，具體負(fù)責(zé)311個事業(yè)單位的年檢登記、網(wǎng)上辦公、事業(yè)單位登記管理監(jiān)督和檔案管理工作，其工作量大，業(yè)務(wù)繁重，規(guī)范和提高事登檔案管理水平，筆者認(rèn)為自上而下組織專門培訓(xùn)，增強其專業(yè)性和穩(wěn)定性很有必要。
二是注重基礎(chǔ)性工作。登記檔案資料的完整性和真實性是體現(xiàn)檔案利用價值的關(guān)鍵所在。檔案歸檔的基礎(chǔ)性工作在于各個事業(yè)單位，我們登記管理部門需要從基礎(chǔ)抓起。就要提高登記檔案管理人員隊伍的整體素質(zhì)，通過舉辦登記檔案管理知識培訓(xùn)班、下發(fā)事業(yè)單位登記檔案標(biāo)準(zhǔn)和范本等形式，提高登記檔案員的檔案歸檔業(yè)務(wù)知識，這樣就從源頭規(guī)范了檔案，提高了檔案標(biāo)準(zhǔn)，便于后期年審、網(wǎng)上辦公、集中進(jìn)行歸檔等各項工作。
三是發(fā)揮檔案服務(wù)工作。登記檔案最終的目的就是在于“信息”服務(wù)。對內(nèi)在事業(yè)單位管理上，對外在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中都發(fā)揮著極其重要的作用。要發(fā)揮好登記檔案信息服務(wù)，就必須緊密圍繞機構(gòu)編制工作大局加強檔案管理，抓好檔案管理促進(jìn)機構(gòu)編制工作大局這個目標(biāo)，應(yīng)向經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)習(xí)，汲取檔案管理和開發(fā)利用的經(jīng)驗和做法，積極開展信息開發(fā)和檔案資料編研完善工作，以提高登記檔案的利用和服務(wù)價值。
干部人事檔案真實地記載和反映干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、任務(wù)能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為組織、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為合理分配使用人才資源提供了可靠的信息參考。
近年來，泗洪干部人事檔案管理工作有了較大發(fā)展，逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的軌道。干部人事檔案管理工作在組織、干部人事工作和人事決策，在改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)工作中，起到了重要作用并取得了一定的社會效益，但也還存在不少弊端，面臨著探索規(guī)范化管理的新途徑。
一、干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀
就泗洪來說，雖然地處貧困縣，但目前縣直有管理干部檔案的單位工作總體情況是好的。主要表現(xiàn)在：
（一）從領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)上看，各管檔單位都成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，有一名分管領(lǐng)導(dǎo)和一名專職管檔干部，領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)比較健全。
（二）從年齡結(jié)構(gòu)上看，40歲以下的檔案管理員占了80％，符合現(xiàn)代檔案干部年輕化的要求。
（三）從文化程度上看，本科畢業(yè)占53％；中專占24；高中占23。管檔干部的文化程度也基本滿足檔案管理工作的需要。
（四）從培訓(xùn)情況看，管檔人員都曾參加過縣以上組織的干部檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對做好干部檔案管理工作有一定的基礎(chǔ)。
（五）在干部人事檔案管理工作方面，能積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，多方籌集資金，抓好檔案兩庫建設(shè)，較好地改善了條件，維護(hù)了檔案的完整與安全，而且建立了相應(yīng)的管理制度，并在工作中認(rèn)真嚴(yán)格地實施，為利用干部檔案提供了有效的服務(wù)。但離領(lǐng)導(dǎo)和上級文件從高從嚴(yán)的要求，干部檔案管理工作仍然存在一些不足。
二、干部人事檔案管理工作存在的主要問題
1、干部人事檔案管理工作的硬件比較落后。由于泗洪處在欠發(fā)達(dá)地區(qū)，屬蘇北的貧困縣，縣財政比較困難，由于資金問題，大部分的縣直管檔單位硬件設(shè)施都跟不上，部分單位是缺少設(shè)備，更多單位是設(shè)備老化或損壞，這些都嚴(yán)重地影響了干部人事檔案管理工作的正常開展。
2、干部人事檔案管理工作隊伍素質(zhì)不夠高。由于部分檔案管理人員兼職過多，文化水平參差不齊，有的工作調(diào)動比較頻繁，因此造成業(yè)務(wù)不熟悉，短時間內(nèi)難以勝任本職工作；還有的就缺乏工作的事業(yè)心和責(zé)任感。
3、干部人事檔案的材料收集歸檔不及時，致使有些干部檔案材料不齊全。有些單位仍把多年形成的應(yīng)歸檔材料積壓在領(lǐng)導(dǎo)辦公室或單位的庫房里，未及時送管檔部門，造成應(yīng)歸檔的材料不能及時歸檔，使干部檔案的信息資源難以得到及時的開發(fā)和利用。
4、干部檔人事檔案整理裝訂的質(zhì)量較差。有的管檔人員對整理裝訂工作的標(biāo)準(zhǔn)要求不高、執(zhí)行不嚴(yán)、工作不細(xì)，有的單位干部檔案室至今仍無整理裝訂必備的工具，且裝訂的工具式樣也不同。
5、干部人事檔案管理制度落實程度不夠。有些單位雖然建立了干部人事檔案管理制度，但真正執(zhí)行的時候卻并不落實。如干部檔案未編目造冊，編制檢索工具，查閱借用、轉(zhuǎn)遞手續(xù)不夠完備；有的單位干部檔案室里堆放雜物，“六防”措施不落實；還有的單位干部檔案里的檔案甚至出現(xiàn)霉壞變質(zhì)的狀況。
三、干部人事檔案管理工作的建議
針對這些問題，為了進(jìn)一步加強干部人事檔案管理工作，促進(jìn)其規(guī)范化管理，科學(xué)化應(yīng)用，使干部檔案更好地為黨的干部工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，近幾年，泗洪縣委組織部圍繞干部檔案工作如何提高規(guī)范化管理，科學(xué)化應(yīng)用進(jìn)行了大量的調(diào)查研究，并認(rèn)為應(yīng)做好以下幾點：
1、加強領(lǐng)導(dǎo)，增加投入是搞好干部檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。要改變干部檔案管理較為落后的狀況，首先應(yīng)加強對各單位干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把做好干部檔案工作列入本單位工作的議事日程。其次是加大資金投入。要加大資金投入的力度，有條件的單位應(yīng)配全檔案所需的設(shè)備設(shè)施，提高檔案信息資源開發(fā)利用的速度。定期檢驗維修庫房內(nèi)必要設(shè)備設(shè)施，努力改善干部檔案管理的保管保護(hù)條件。
2、提高干部人事檔案管理隊伍人員的素質(zhì)。檔案管理的好與壞，直接關(guān)系到干部的升降去留，因此必須把好用人關(guān)。首先，各單位和部門應(yīng)選調(diào)那些政治可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強，具有大專以上學(xué)歷的共產(chǎn)黨員和優(yōu)秀干部來從事干部人事檔案管理工作。作為檔案管理人員，要立足本職，用主要的時間和精力做好檔案工作。其次，檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，這樣，他們在檔案工作崗位上才能夠有一定的業(yè)績。第三，要定期加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織他們參加各級舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、進(jìn)修班、檔案知識講座、競賽、經(jīng)驗交流會、學(xué)術(shù)研討會等，并采取“走出去，請進(jìn)來”的辦法提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。第四，要關(guān)心檔案管理人員的學(xué)習(xí)、工作和生活，解決他們的后顧之憂，在評職稱、提拔、家屬子女上學(xué)，就業(yè)等方面，給予更多的關(guān)心和照顧。最后，檔案管理人員自身也要加強學(xué)習(xí)，堅持與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，樹立正確的人生觀、世界觀、價值觀及全心全意為人民服務(wù)的思想，干一行、愛一行、專一行，愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出自己應(yīng)有的努力。
3、提高干部人事檔案管理工作的質(zhì)量。檔案材料是否齊全完整，很大程度上是衡量檔案管理質(zhì)量的重要標(biāo)志。因此，要做好干部檔案材料的及時收集、歸檔工作。在收集歸檔材料工作中，應(yīng)堅持“三勤”字，即嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齊全干部檔案材料，才能不斷充實干部檔案內(nèi)容，全面反映干部德、能、勤、績、廉等工作全貌，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的原始依據(jù)，避免用人失誤，造福于子孫后代。及時做好干部檔案材料的轉(zhuǎn)遞工作，將形成的正式材料在一個月內(nèi)送交檔案管理部門立卷歸檔。堅持“標(biāo)準(zhǔn)化”整理裝訂干部檔案，整理過程中要抓好材料鑒別歸類上求準(zhǔn)、材料加工上求精、材料切訂上求好、驗收入庫上求嚴(yán)“四個環(huán)節(jié)”。
4、建立健全干部人事檔案管理制度。首先要建立干部人事檔案管理的各項制度，確保檔案的安全。其次要堅持執(zhí)行各項制度，用制度約束和規(guī)范干部 的行為。對干部人事檔案有無建立名冊，查閱借用有無履行登記，轉(zhuǎn)遞手續(xù)是否完備，庫容室貌是否整潔等工作加強檢查，并應(yīng)作為干部檔案管理的重要內(nèi)容，使其真正落到實處。
閔濤
信息時代的來臨已成為不可逆轉(zhuǎn)的世界潮流。知識和信息已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資源，并引起全球性增長模式和發(fā)展觀念的變化。信息化建設(shè)的發(fā)展對包括檔案工作在內(nèi)的各行各業(yè)產(chǎn)生了強大的沖擊和深遠(yuǎn)的影響，傳統(tǒng)的檔案工作觀念和方法已經(jīng)不能完全適應(yīng)新時代檔案工作的需要。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，認(rèn)真分析信息化建設(shè)與檔案工作的檔案工作如何實現(xiàn)信息化，已成為擺在我們面前的重要課題。
一、信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系
1、檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用，主要包含三個層次：一是檔案的內(nèi)在信息，也就是檔案的內(nèi)容，這是檔案信息的基本部分；二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征，它依附于檔案的內(nèi)容有密切聯(lián)系；三是綜述、匯編等等二次加工信息。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發(fā)利用作準(zhǔn)備，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。
2、信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟(jì)時代主線。信息是知識經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將馬人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個全球化的人和機器的共同體，形成所謂的“網(wǎng)絡(luò)空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環(huán)境。在這種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿全局的發(fā)展主線。
3、檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進(jìn)程的源動力。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔(dān)負(fù)著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費的需求作出反應(yīng)，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的要求。生產(chǎn)要素發(fā)生了變化，信息將成為失去生產(chǎn)力發(fā)展的關(guān)鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要的文獻(xiàn)信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑的變革和發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，從根本上改變了社會各部門工作的發(fā)展方式和運作模式。
4、信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，者是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業(yè)務(wù)售貨員、檔案學(xué)科研究人員以及其他與檔案工作有密切關(guān)系的人們。當(dāng)他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責(zé)任感日益增強。而當(dāng)他們作為信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負(fù)的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進(jìn)。
二、信息時代檔案工作的新思路
1、加大投入，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。要保證檔案工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)，和緩政府要值得投入財力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟硬件環(huán)境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴(kuò)大室藏種類。
2、改革檔案信息服務(wù)方式。信息時代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運用當(dāng)今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。一是計算機管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。目前市場上各種檔案計算機管理系統(tǒng)很多，國家檔案部門應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，避免重復(fù)開發(fā)，并規(guī)范市場管理；二是縮微技術(shù)服務(wù)。目前不少地方檔案館通過縮微設(shè)備，對一些珍貴的檔案保護(hù)，取得了一定的成效；一些大型國有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術(shù)運用頗多，節(jié)約人力和館庫空間；三是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù)；四是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如通訊衛(wèi)星、郵電信息網(wǎng)絡(luò)寺，將檔案信息出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；五是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)和國際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)；六是視聽傳播服務(wù)。運用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。
3、培養(yǎng)人才，提高檔案隊伍素質(zhì)。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結(jié)合的“通才”。這種專是跨學(xué)科的“多?！保皇沁^去的“專一”；這種博是隨現(xiàn)代化科技發(fā)展的“動態(tài)廣博”，而不是過去傳統(tǒng)不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強的適應(yīng)性和更好的穩(wěn)定性，才能適應(yīng)解決復(fù)雜性、綜合性和跨學(xué)科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實踐的有機結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計算機知識的比例，強化與圖書館學(xué)、情報學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時。
三、檔案法制建設(shè)是信息時代檔案工作的重要節(jié)點
由于檔案的憑證作用可以有效地證明信息產(chǎn)權(quán)的所有者，所以信息時代檔案工作越來越多地涉及知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)問題。進(jìn)入信息時代，不但在理論上要解決“網(wǎng)絡(luò)空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術(shù)上也必須盡快突破電子檔案 的法律效力問題。只有這樣，信息時代信息產(chǎn)權(quán)的保護(hù)才能落到實處。健全檔案法規(guī)體系是檔案法制化管理的前提，也是檔案行政管理部門依法行政的重要條件，檔案行政管理部門應(yīng)該充分運用檔案法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，依法行使管理監(jiān)督職能，為檔案信息化建設(shè)提供強有力的保障。
閔濤
創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊的觀念；要與時俱進(jìn)，樹立大服務(wù)理念；要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。
一、檔案工作創(chuàng)新首先要解決好以下四個關(guān)系
1、創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系。創(chuàng)新不是憑空真象，不是“空中樓閣”，必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國以來，我國檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，這些對今后的檔案工作仍具有較強的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基。因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。
2、創(chuàng)新與現(xiàn)實的關(guān)系。目前，還存在社會檔案意識不強、檔案服務(wù)工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足等問題。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。
3、創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系。創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本待業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學(xué)習(xí)和借鑒相關(guān)專業(yè)、其他待業(yè)知識、經(jīng)驗。要堅持“推陳出新”原則，運用批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。
4、創(chuàng)新與實踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都林經(jīng)過實踐檢驗，凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。
二、創(chuàng)新服務(wù)手段是檔案工作創(chuàng)新的主要內(nèi)容
1、建立檔案網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門應(yīng)在此基礎(chǔ)上建立檔案網(wǎng)站，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
2、電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已尤為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案沖床 改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作容器，在第一時間將其收集，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。
3、開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重洲的時效性，希望通過信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
4、開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關(guān)及有關(guān)部門文件的人員逐年增多。公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，檔案部門要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)方方面面人民群眾的根本利益。
三、拓展服務(wù)領(lǐng)域是檔案工作創(chuàng)新的主要方向
1、信息服務(wù)的社會化。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切，檔案部門既要面對淀機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單五需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
2、加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息問題在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報，任何一個文獻(xiàn)部門都不可能將所有的知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄，可使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報；也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。
3、注重反饋，合理開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過對反饋信息進(jìn)行分析研究，可以提高檔案信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。
4、興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息收集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體，如檔案技術(shù)服務(wù)中心等。
一、電子文件定義及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較,電子文件有以下幾個特點:?1 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;?2 電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;?3 電子文件的利用是可共享的,也不再受時間和距離的影響;?4 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象,而應(yīng)用計算機后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進(jìn)行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點,也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點,文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中。因此,它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價值”的文件,還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性,檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代,因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系,這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要,但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產(chǎn)生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此,其鑒定、管理方法亦無定論。此外,由于電子文件信息載體的特殊性,其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響
1對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上,另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上,如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等,都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中,電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進(jìn)行,它便于修改、便于復(fù)制的特性,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本,沒有草稿與印稿的區(qū)別,也沒有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復(fù)制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定?電子文件能否作為檔案?是否具有法律憑證作用等等,便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵,也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面:從外部來看是尊重全宗,從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前,隨著大量電子文件的產(chǎn)生,后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源,從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題,才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中,不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機關(guān)、組織、機構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生,人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此,要確定檔案的來源,不可僅局限于尋找一個恰切的定義,或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列,按照原始順序進(jìn)行整理等,而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系,了解在整個生命周期中文件組合的變化,應(yīng)隨著客觀實際的變化,豐富和發(fā)展來源原則。
3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象,電子文件出現(xiàn)以后,檔案工作的對象發(fā)生了變化,其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充,原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等等,都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證,所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。
摘 要：本文闡述了在檔案保管利用過程中做好保密工作的重要意義，指出檔案的庫房管理和檔案利用中的監(jiān)督工作是做好檔案保密工作的前提條件，掌握和遵循檔案保管利用過程中的保密原則和方法是做好檔案管理的根本所在，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系是充分利用檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管利用過程中完整、安全的根本目的。
關(guān)鍵詞：檔案保管利用；檔案保密工作；原則；方法
保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案在利用過程中安全的必要手段，二者具有相輔相成、良性互動的關(guān)系，筆者從事過較長時間的機要文書檔案工作，現(xiàn)就檔案保管利用過程中的保密工作談一點自己的粗淺認(rèn)識。
一、做好檔案保管過程中的保密工作
（一）檔案庫房管理中的保密工作
檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。
（二）絕密檔案的管理和保密
絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動、軍事活動和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到社會主義建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。
1、絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。
2、提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中 秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復(fù)雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
3、加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行補救。
（三）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作
確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權(quán)機關(guān)作出解密前，其他機關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。
（四）檔案涉密情況的變化
檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧堋⒔得?、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時的；大多數(shù)的，總的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化，原來的密級文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級自然消除了；三是保密時限的變化。原館（室）所存檔案涉密文件，只標(biāo)有密級而沒有保密時限，多數(shù)都是超期服役，例如，50年代的絕密文件大都需要按照《保密法》關(guān)于劃定密級和保密期限屆滿自行解密的要求去做，這既反映了歷史上劃密工作的不足，也說明進(jìn)行檔案解密劃控工作的迫切，因此應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。
（五）做好檔案密級的調(diào)整工作
1、要貫徹落實《保密法》以及國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點解決好兩個問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
2、要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實際工作，還要著眼于長遠(yuǎn)。歷史的經(jīng)驗教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個制度：一建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案館（室），以便銜接工作，及時掌握，適時變動；三建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。
3、要加強涉密檔案的科學(xué)管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴(kuò)散機密的漏洞。對此，可以采取分 段治理的辦法。實施館（室）藏涉密檔案解密劃控工作為界，對以前大量混訂在卷內(nèi)的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時，可采取對與所查檔案無關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計臺帳和存放地點索引，為科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時的提供創(chuàng)造條件。
（六）檔案管理人員的職責(zé)和素養(yǎng)
1、檔案管理人員的職責(zé)。
檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。
2、檔案管理人員的素養(yǎng)。
（1）檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針、政策?？陀^地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問題，維護(hù)歷史的真實面目，懂得黨的路線、方針、政策及黨和國家關(guān)于檔案、保密工作的方針、路線、政策、法律和法規(guī)。要熱愛檔案工作，檔案工作是各項事業(yè)的基礎(chǔ)工作，是一項積累資料、收集和傳遞信息，服務(wù)于社會各項事業(yè)的重要工作。作為檔案工作者，我們必須認(rèn)識到檔案工作的重要意義，并且要認(rèn)真鉆研，認(rèn)識和掌握規(guī)律，干出成績來。要忠于職守，勇于創(chuàng)新。由于檔案部門工作條件艱苦，待遇低，且人們對檔案工作產(chǎn)生誤解和偏差，檔案工作被忽視、冷遇。為穩(wěn)定檔案隊伍，發(fā)展檔案事業(yè)，各檔案部門應(yīng)采取有效措施，同時我們專業(yè)檔案人員也應(yīng)從自身做起，一方面，發(fā)揚不求索取的無私奉獻(xiàn)精神，做好檔案管理每個環(huán)節(jié)的工作，一絲不茍，精益求精。另一方面，要解放思想勇于創(chuàng)新，創(chuàng)造性地開展工作，及時提出工作新思路，使工作取得新突破。
（2）檔案專業(yè)人員要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。檔案是歷史的真實記錄，是極為豐富的知識資源，其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、外交、科學(xué)等廣泛的領(lǐng)域；其知識涉及文、史、哲、數(shù)、理、天、地等各個方面。要管好這些檔案。我們需要具有廣博的科學(xué)文化知識和現(xiàn)代科學(xué)管理知識，要具有一定的古漢語、現(xiàn)代漢語和外事知識、一般法律知識和一定歷史知識，在當(dāng)今信息社會里更要有一定的計算機知識等。還要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。檔案工作是一門管理科學(xué)，要實行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理檔案，必須努力學(xué)習(xí)和掌握好檔案學(xué)基礎(chǔ)理論基礎(chǔ)和專業(yè)知識，要懂得檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等基礎(chǔ)理論，要熟悉和掌握管理學(xué)的一般原理和檔案管理學(xué)知識及其在管理工作中的應(yīng)用，檔案管理人員還要熟悉本單位及其業(yè)務(wù)各部門的職能范圍、業(yè)務(wù)分工和業(yè)務(wù)知識，熟悉和掌握自己所管檔案的內(nèi)容及與內(nèi)容相關(guān)的文史等方面知識。
（3）檔案管理人員要具備較好的身體素質(zhì)。 一直以來，人們對檔案工作的認(rèn)識始終存在誤差和偏見，認(rèn)為它是“老、弱、病、殘”做的事情。其實，恰恰相反，檔案工作既有腦力勞動，又有體力勞動，工作艱辛而又繁瑣，細(xì)致而又嚴(yán)格，常年不懈，周而復(fù)始，沒有健康的身體和旺盛精力是根本無法勝任檔案工作的。所以，身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個檔案人員所必備的條件。
二、做好檔案利用過程中的保密工作
（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作
檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：
1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善。
2、隊伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。
3、監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回?fù)p失。
（二）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系
保守國家機密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。
（三）進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作
一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴(kuò)大開放利 用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。
1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。
2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過去，許多檔案館，對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即：“國家秘密事項在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)及時解密。”《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條。這也就是說，解密是由原確定密級的機關(guān)、單位或其上級機關(guān)進(jìn)行。
3、做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：
（1）提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。
（2）建立健全檔號。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。
（3）編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現(xiàn)檢索途徑的多元化。
（4）準(zhǔn)備好副本。對珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。
筆者近幾年在編辦從事文書檔案工作，通過對機構(gòu)編制部門檔案的整理，加之自己對檔案知識的學(xué)習(xí)，認(rèn)為有必要把自己對這一領(lǐng)域的認(rèn)識和了解，向機構(gòu)編制系統(tǒng)從事檔案管理的同仁作一番交流，共促工作。
毋庸置疑，近幾年機構(gòu)編制系統(tǒng)在十六大和十六屆四中、五中全會精神鼓舞下，邁著與時俱進(jìn)的步伐，譜寫著機構(gòu)編制管理事業(yè)的新樂章。編辦系統(tǒng)的硬件建設(shè)隨著社會知識信息化和政府辦公自動化的發(fā)展趨勢，在不斷的完善和提高，尤其是伊犁州編辦對檔案工作的重視達(dá)到前所未有的程度，在我們的工作硬件得到改善的同時，如何在自己的工作中進(jìn)行與之相適應(yīng)的軟件建設(shè)，實踐“三個代表”，實現(xiàn)與時俱進(jìn)，就成為擺在我們檔案工作人員面前的一個任務(wù)和課題．我們要把與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新作為當(dāng)前編辦文書檔案軟件建設(shè)的指導(dǎo)思想。
要在編辦文書檔案工作崗位進(jìn)行軟件建設(shè)，首先要對自己的工作有客觀正確的認(rèn)識。
軟件建設(shè)之一。先談?wù)剬ξ臅ぷ鞯恼J(rèn)識：文書事務(wù)是機關(guān)團(tuán)體不可缺少的一項重要工作，文書工作既是一項政治性、思想性、業(yè)務(wù)性都很強的工作，又是一項很細(xì)致的文字工作，是機關(guān)日常工作的重要組成部分。它具體負(fù)責(zé)日常公務(wù)文書的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)管理、整理與保管公務(wù)文書等，機關(guān)上上下下的工作人員，都要經(jīng)常與打交道，文書工作人員要使公務(wù)文書穩(wěn)妥、迅速地發(fā)揮作用，就要掌握文書工作的規(guī)律、原則和方法，學(xué)習(xí)探討文書工作的理論與方法，尋求科學(xué)地組織文書工作的正確途徑，借以提高機關(guān)文書工作的效率。尤其是我們現(xiàn)在正面臨著一個全面建設(shè)小康社會，開創(chuàng)中國特色社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的新局面，建設(shè)高度文明、高度民主的社會主義現(xiàn)代化強國，是時代賦于我們神圣偉大的任務(wù)。機關(guān)工作的科學(xué)化、高效化，則是保證勝利完成這一任務(wù)的重要條件之一，因為文書工作是各級機關(guān)貫徹黨和政府的方針、政策，溝通信息、協(xié)調(diào)工作的重要手段，文書工作的質(zhì)量和效率如何，直接關(guān)系到黨和政府的各項方針政策的貫徹落實，關(guān)系到工作任務(wù)的順利完成和整個機關(guān)工作效率的提高，而且還體現(xiàn)著一個機關(guān)的工作狀態(tài)和工作作風(fēng)。一個機關(guān)的文書工作健全，這個機關(guān)的工作就會有條不紊，各個環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)自如，機關(guān)工作也就能夠順利開展。因此我們來說，在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之一，就是要建立起統(tǒng)一的、科學(xué)的文書工作組織體系與規(guī)章制度，便于保證編辦領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與下級之間、處室之間、部門之間的聯(lián)絡(luò)暢通、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，反映情況及時，處理問題迅速，并且有利于克服機關(guān)的官僚主義、文牘主義。
再談?wù)剬n案工作的認(rèn)識：編辦的檔案是編辦在公務(wù)政務(wù)活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。是編辦政務(wù)活動的原始記錄，是歷史的真跡和憑證，有著重要的查考使用價值。正因為編辦檔案是機關(guān)過去工作活動的記錄，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃、處理問題，常常需要從檔案中查考過去的記載。如果有檔案可查，許多問題可以迎刃而解，工作得以順利進(jìn)行。許多事實證明，編辦各項工作都需要利用檔案材料，充分發(fā)揮檔案的作用，可以大大提高工作效率，有助于克服官僚主義。反之，就會給工作造成困難和損失；編辦的檔案和資料是領(lǐng)導(dǎo)和決策機構(gòu)制定機構(gòu)編制工作政策、研究機構(gòu)編制工作理論的依據(jù)。編辦的檔案以其原始性、真實性和可靠性的特點見長，可成為宣傳教育的生動素材。利用編辦檔案寫出來的統(tǒng)計分析、調(diào)查研究報告、工作方案和建議，是非常具有說服力和感染力的；而且編辦的檔案有雙重的作用，編辦和社會都需要利用。檔案形成之后，在一定時間內(nèi)，主要利用者是編辦機關(guān)，它是促進(jìn)我們收集與保存檔案的一種動力。隨著時間的推移，其作用則逐漸向社會各方面擴(kuò)展，國家各部門、各項工作和人民群眾都需要利用檔案，不僅今天要用，而且將來也要用，檔案保存的時間越久遠(yuǎn)就越珍貴。
軟件建設(shè)之二、三、四。由于檔案作用的發(fā)揮具有一定的潛在性，何時何地發(fā)揮作用，是難以預(yù)期確定的。檔案潛在作用的能否發(fā)揮，發(fā)揮的大小，取決于社會的客觀需求性和檔案管理的條件性。主要是：（一）受社會制度和社會發(fā)展水平的限制。社會制度與社會發(fā)展水平在一定程度上代表著社會文明程度。在科學(xué)技術(shù)和社會生產(chǎn)力高度發(fā)展的情況下，檔案不僅是物質(zhì)生產(chǎn)的動力，而且是人們精神生活的直接需求。因而，社會制度與社會發(fā)展水平越高，檔案的作用就實現(xiàn)的越充分。在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之二，就是通過多種渠道，開辟檔案發(fā)揮作用的途徑，不能局限在過去習(xí)慣的范圍甚至僵化的概念之中。（二）受社會檔案意識強弱的影響。檔案意識代表著人們對檔案、檔案工作的認(rèn)識水平。檔案的作用是客觀存在的，但它的作用能否發(fā)揮，又受人們對檔案、檔案工作認(rèn)識水平的限制和影響，多年來的實踐證明，檔案的作用是隨著人們對檔案的重視和檔案管理水平的提高而逐步擴(kuò)大的。凡是人們對檔案有認(rèn)識的地方或單位，檔案的作用發(fā)揮就好。反之，不重視檔案，任意丟失與銷毀檔案，其作用發(fā)揮就不盡人意。所以改變過去的服務(wù)方式，變坐等利用者上門、被動提供利用為以多種方式積極主動地提供利用，是編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之三。（三）受檔案管理水平的制約。檔案管理方法的科學(xué)與否，檔案管理手段的先進(jìn)與落后，檔案管理物質(zhì)條件的優(yōu)劣，都制約著檔案作用的發(fā)揮。檔案工作開展得好，收集得齊全，整理的科學(xué)，又
有各種檢索工具，利用時一索即得，檔案的作用就能較好地發(fā)揮。反之，檔案的作用根本無從發(fā)揮。目前，我辦的檔案管理水平還不夠高，技術(shù)手段也比較落后，基本上還是手工管理，這在很大程度上影響檔案作用的發(fā)揮。所以在改善檔案管理的物質(zhì)條件下，強化科學(xué)管理，提高管理水平，加速實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化，使檔案作用能更快更好發(fā)揮出來，則是在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之四。檔案工作是機關(guān)工作的組成部分。是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作；它既是一項專門業(yè)務(wù)，又是一項機要工作。就其性質(zhì)來說，可以概括為管理性、服務(wù)性、政治性。
軟件建設(shè)之五。所謂管理，就是人們根據(jù)事物的客觀規(guī)律、勞動對象和工作特點，運用計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等基本活動，有效地利用人力和物力，并促進(jìn)其相互配合，達(dá)到最佳的結(jié)合，發(fā)揮最高的效率，以順利達(dá)到人們預(yù)期的任務(wù)和目標(biāo)。檔案工作就是檔案管理工作。這種管理工作，有特定的工作對象和整套管理檔案的原則和方法，不同于一般的人、財、物管理工作。它是通過對檔案的科學(xué)管理，發(fā)揮檔案的作用，來為黨和國家各項工作服務(wù)的專業(yè)工作；它要采取一套科學(xué)的原則和技術(shù)方法，組織檔案的集中，進(jìn)行系統(tǒng)化和鑒別挑選，采取科學(xué)的保護(hù)措施，遵循檔案和檔案工作的客觀規(guī)律進(jìn)行科學(xué)管理，做到管理方法科學(xué)化，管理機構(gòu)高效化，管理工作計劃化，管理手段現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足社會利用檔案的需要。所以在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之五，就是檔案工作人員必須掌握檔案學(xué)知識，特別是檔案管理的理論、原則和方法，積極地學(xué)習(xí)檔案管理現(xiàn)代化的知識與技能，以適應(yīng)檔案工作的發(fā)展。
軟件建設(shè)之六。檔案工作是一項服務(wù)性的工作。檔案工作的服務(wù)性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，在社會發(fā)展的各個階段，檔案工作能為一定社會的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，為各項工作提供檔案材料，才能賴以存在和發(fā)展。在建設(shè)有中國特色社會主義的現(xiàn)階段，檔案工作之所以發(fā)展較快，得到黨和國家以及各行各業(yè)的關(guān)心和支持，歸根到底還是因為各行各業(yè)工作的開展，離不開檔案工作為之服務(wù)。我們認(rèn)為，講檔案工作的服務(wù)性，并不降低檔案工作，而是說明這一工作的社會地位和作用，它是社會主義事業(yè)不可缺少的工作。所以在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之六，就是要正確地認(rèn)識自己的崗位，樹立明確的服務(wù)思想，鉆研檔案業(yè)務(wù)，為振興伊犁州機構(gòu)編制事業(yè)服務(wù)，并在服務(wù)中求得檔案工作本身的發(fā)展。
軟件建設(shè)之七。檔案工作是一項政治性的工作。對于我們編辦來說，機要性是檔案工作政治性的重要表現(xiàn)之一。我們機構(gòu)編制工作的內(nèi)容有不少是涉及政府機密的東西，嚴(yán)守黨和國家秘密，是鞏固安定團(tuán)結(jié)、保衛(wèi)國家建設(shè)的大事，也是我們機構(gòu)編制工作和檔案工作者的大事和政治任務(wù)。所以樹立正確的保密觀念，建立健全編辦保密工作制度，強化保密工作力度，自覺維護(hù)黨和國家機密，是在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之七。
作為文書檔案工作人員，我們始終保持昂揚向上的精神狀態(tài)。認(rèn)真貫徹公民道德建設(shè)實施綱要，弘揚愛國主義精神，以為人民服務(wù)為核心、集體主義為原則、誠實守信為重點，加強職業(yè)道德修養(yǎng)，發(fā)揚敬業(yè)精神，對照檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和要求，建立起一整套適合編辦工作特點的文書處理程序和制度，要在檔案工作中奏出與時俱進(jìn)的音符，在整理過程中增加科技含量，只要是能用微機處理的東西，都用微機進(jìn)行處理，盡管所有這些工作很繁重、很不起眼，是一項費時費力的工程，但我們要盡自己最大的力量把它完成好，讓編辦的文書檔案工作無愧于時代。
1做好檔案密級的調(diào)整工作
1.1檔案在保管過程中,其密級不是一成不變的,是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。要貫徹落實《保密法》,在廣泛宣傳、提高認(rèn)識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上,重點解決好兩個問題:一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),做到有法必依,執(zhí)法必嚴(yán),違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo),齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內(nèi)利用,哪些還不能提供利用,為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
1.2要加強涉密檔案的科學(xué)管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn),過去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供,造成了擴(kuò)散機密的漏洞。對此,可以采取分段治理的辦法。對以前大量混訂在卷內(nèi)的密級文件可以原封不動,但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容,不提供含涉密文件的原卷;外供卷時,可采取對與所查檔案無關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存,徹底解決密與非密的文件材料混卷問題,堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴(kuò)散的漏洞,以及涉密檔案文件分散不集中,日后調(diào)密不便的問題。同時,要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片,建立涉密文件統(tǒng)計臺帳和存放地點索引,為科學(xué)的管理,準(zhǔn)確的掌握,有效的保密,及時的提供創(chuàng)造條件。及時做好檔案利用過程中的保密工作。
2檔案利用監(jiān)督
檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說來,檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施:
2.1制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明,便于執(zhí)行,并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實和完善。
2.2監(jiān)督措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對象和不同目的,掌握其心理和思想動機,加強重點監(jiān)護(hù)。做好利用監(jiān)督,仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件,發(fā)現(xiàn)問題及時查處,并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為,應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便及時查處,挽回?fù)p失。
2.3正確處理好檔案保密與管理利用的關(guān)系。保守國家機密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù),更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,在嚴(yán)格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值。當(dāng)然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。
3進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作
一成不變地看待檔案的秘密性,無視其秘密性的時效和范圍,是不對的;但如果缺乏保密觀念,對涉密檔案無視其秘密性,無限地擴(kuò)大開放利用范圍,也是錯誤的。因此,在開放檔案為社會各界所利用的同時,應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。
3.1做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作,也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié),其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。
3.2做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的,其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定,劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級,就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的,一旦秘密保管期限屆滿,便失去了它的保密價值,為此我們就不能按原有的保密文件管理,而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案,必須是到了一定時限的檔案,要開放,必須先進(jìn)行劃密解密,把未解密的列入控制使用的范圍。
4檔案管理人員的職責(zé)
4.1檔案管理人員的職責(zé),就是要維護(hù)檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的,也是光榮的,這是一項重要的基礎(chǔ)工作,檔案保管人員要持之以恒,時刻警惕,防止檔案的損壞,確保檔案的安全,為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。
4.2提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任,因此,檔案保密工作好與壞,檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識,不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),經(jīng)手的事情件件有頭有尾,手續(xù)清楚,而且要防止秘密的泄露。把保守國家秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
4.3加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理,必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批,認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù),任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查,發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題,應(yīng)及時查明原因,進(jìn)行補救,確保絕密檔案安全。
檔案資料的編研工作是檔案館的重要工作之一。它是檔案館工作水平高低的標(biāo)志。隨著社會各項事業(yè)的飛速發(fā)展，人們越來越依賴檔案，利用檔案挖掘致富門路，為自己的生活和生產(chǎn)活動提供方便。作為檔案部門，不僅要提供原始的檔案資料，還要拿出更好的編研成果，以便更好地滿足人民群眾的查閱利用工作。因此，檔案的編研工作在新時期顯得尤為重要。所以，正確認(rèn)識編研工作，為地方各級領(lǐng)導(dǎo)和人民群眾提供更快捷、更詳實、更系統(tǒng)的第一手資料，為社會各項事業(yè)提供服務(wù)，是我們每個檔案人義不容辭的責(zé)任。
編研工作不僅是提供利用檔案的一種方式，而且是對檔案內(nèi)容的一種研究性工作，是歷史研究、課題研究的一個重要組成部分。它不僅是保護(hù)檔案原件，主動提供檔案信息為社會服務(wù)的有效方式，而且能作為一種學(xué)術(shù)成果的展示來彰顯和提高檔案館的文化科研品位，因此，在許多地方，編研工作做為一項重要任務(wù)從而納入檔案館的年度考核目標(biāo)。
一、 編研工作的現(xiàn)狀
近年來，雖然多數(shù)檔案館都下大力氣，動用一定的人力、物力、財力開展檔案編研工作，但取得的成果都不甚理想。他們多數(shù)只是把原始檔案材料按順序進(jìn)行了羅列、匯總、裝訂，根本沒有什么研究性的成果體現(xiàn)，沒有在"研"字上下功夫。編研工作是檔案利用發(fā)展到一定階段，單一的查閱工作已無力應(yīng)付的情況下出現(xiàn)的新的利用方式。這種利用方式不是對原有利用形式的排除，而是對它的一種補充和發(fā)展。編研工作包括編寫和研究兩個部分。編寫是指利用館藏檔案資料，經(jīng)過研究編寫的各種專題參考資料，是對檔案文獻(xiàn)資料的簡單整理加工。研究是指進(jìn)行檔案學(xué)研究和方法性、學(xué)術(shù)性研究。"編"是"研"的前提和條件，而"研"是"編"的深化和再加工，二者互為依存，共成一體。光有"編"而沒有"研"，不算好成果，而有"研"無"編"就像沒有基礎(chǔ)的空中樓閣。
目前，許多縣級檔案館編研的成果中大多是大事記、組織沿革、全宗介紹、文件匯集以及各種資料匯編等等。一般性的成果多，有科研價值、學(xué)術(shù)價值的精品很少，大多只是作為館內(nèi)的參考資料，很少用于對外的查閱服務(wù)。多數(shù)單位為了迎接上級的檢查或年終的考核，倉促地羅列數(shù)據(jù)資料，簡單地出幾本書就算作他們的編研成果、根本不考慮實用不實用，存在短期性的行為，純粹為了應(yīng)付，這種作法是與編研工作的學(xué)術(shù)性、嚴(yán)肅性背道而馳的。
二、影響編研工作正常開展的原因
多數(shù)縣級檔案館編研工作不能正常開展，盡管有方方面面的因素，但歸根結(jié)底有這幾個方面：
1、領(lǐng)導(dǎo)不重視?？h級檔案館有許多工作要做，如：日常的查閱接待工作，機關(guān)、企事業(yè)單位及村級檔案的建檔工作，縣里領(lǐng)導(dǎo)分配的階段性的中心工作，下鄉(xiāng)檔案執(zhí)法檢查工作以及每年一度的集中立卷工作，還時不時地應(yīng)付上級單位的各種檢查活動?？h級檔案館和市級、省級館不一樣，它直接面向基層、面向農(nóng)村，各種事情紛繁復(fù)雜，館里的領(lǐng)導(dǎo)只顧去解決處理日常的工作和問題，根本無暇顧及這可有可無的編研工作，認(rèn)為編不編都無所謂，影響不了整體工作的開展，況且上級也沒有對編研工作下什么硬性的指標(biāo)，多一事不如少一事，于是就事不關(guān)已，高高掛起。
2、經(jīng)費嚴(yán)重不足。大家都知道，檔案館是個清水衙門，是純粹服務(wù)性的部門，沒有權(quán)利，別人基本用不著求你辦事。平時也沒有什么灰色收入，全靠財政撥款?，F(xiàn)在，許多的縣市基本是吃飯財政，只要能順順利利地解決工資問題就算不錯了，根本別想干別的事。每年撥給館里的只有區(qū)區(qū)幾萬元經(jīng)費，除去辦公的費用，連一輛車都難以養(yǎng)活，更不要說再去搞什么編研工作了。但有些編研材料還不能不搞，于是館里的領(lǐng)導(dǎo)就厚著臉皮向上爭取，報告打了一次又一次，路跑了一趟又一趟，結(jié)果呢，腿都跑細(xì)了，嘴都磨破了，撥款的事如泥牛沉海，音信皆無。再細(xì)想想，也不能怪縣領(lǐng)導(dǎo)，因為縣里還有那么多人等著發(fā)工資，還有那么多迫在眉捷的事要去做，還有那么多下崗職工和貧困戶需要去安撫?？梢哉f，編研的事在縣、市長眼里根本不值一提，是小事中的小事，他是根本不會批的。怎么辦？自己想辦法吧，于是就利用一切關(guān)系，這里求點，那里借點，再拉些企業(yè)搞點贊助，這樣也只解決一部分的經(jīng)費，于是乎，編研工作倉促上馬，匆忙收場，壓縮時間，壓縮版面，壓縮開支，從而使編研的質(zhì)量大大降低，最后也只能作為館里的輔助資料，對外根本拿不出手。況且，從事編研的人員，他們的編研工作是額外的工作，是正常工作之外的加班，由于經(jīng)費的嚴(yán)重不足，就不能很好的落實編研人員的生活待遇，調(diào)動不了他們的工作積極性，所以這項工作往往是有始無終。
3、編研人員素質(zhì)偏低。由于檔案館比較清貧，無權(quán)無勢，留不住人，都想到好的單位去，所以人員更替比較頻繁。現(xiàn)在能在館里干五年以上的業(yè)務(wù)能手廖廖無幾，縣級館高級職稱基本沒有，中級職稱也比較少，即使有職稱的人，也僅限于一般的檔案業(yè)務(wù)操作，對編研知識知之甚少，根本不能承擔(dān)編研工作的重任。況且館里大多沒有專門的編研機構(gòu)，沒有專職的編研人員，搞編研的人員多為臨時拼湊，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)普遍較低。受館藏材料的局限和傳統(tǒng)模式的約束，館藏有啥就編啥，可以說，這樣編研出的材料只能算是摘抄集和匯總表，根本沒有任何技術(shù)含量。
三、搞好編研工作的途徑
縣級檔案館要想打破目前的現(xiàn)狀，開拓編研工作的新局面，我們認(rèn)為應(yīng)從這幾方面下功夫：
1、提高對編研工作的認(rèn)識程度，從根本上加強對編研工作的重視程度。首先館里的領(lǐng)導(dǎo)要重視，把編研工作作為重要的業(yè)務(wù)去真抓落實。各館要成立編研工作領(lǐng)導(dǎo)組，設(shè)立專門的編研工作辦公室，并由一名館領(lǐng)導(dǎo)親自抓。對編研工作要有總體的目標(biāo)和打算，還要有階段性的步驟和實施方案。
2、建立健全編研機構(gòu)，加強對編研人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高編研人員的整體素質(zhì)。當(dāng)前，縣級檔案館有編研科的很少，即使有，一年中也出不了多少好的成果。并不是這些編研人員懶惰，不干活，而是他們無法干，守著成堆的資料無法入手，不知該從何編起，這就涉及到編研人員的水平問題。好的廚師能用簡單的原材料做出豐盛可口的飯菜，而蹩腳的廚師守著雞、鴨、魚、肉卻不知該如何下刀。編研工作更是如此，如何能在現(xiàn)有的館藏基礎(chǔ)上
編研出有科研和查閱價值的成果來呢？這就需要我們做高水平的廚師，需要我們具備高超的編研水平。提高編研水平有多種途徑，可以從書本上學(xué)，可以向同行學(xué)，只要虛心學(xué)習(xí)，任何困難都能克服，任何難懂的知識我們都能學(xué)會。在學(xué)習(xí)培訓(xùn)方面，我認(rèn)為省局和市局應(yīng)抓抓這方面的工作，定期舉辦編研知識培訓(xùn)班和編研工作經(jīng)驗交流會。讓各地的編研人員都能互相了解、互相幫助、互通有無、共同提高。另一方面，要選調(diào)精干的業(yè)務(wù)能手充實編研隊伍。要把那些熱愛編研、熟悉館藏、知識面廣、思維活躍、有開拓創(chuàng)新精神、具有一定知識水平和寫作能力的精兵強將吸收到編研隊伍中來。經(jīng)常地給他們打氣、鼓勵，及時地培訓(xùn)、充電，讓他們永遠(yuǎn)保持旺盛的戰(zhàn)斗力，從而保證編研工作正常有序地進(jìn)行。
3、千方百計保證編研經(jīng)費的落實。俗話說"巧婦難為無米之炊"，編研工作缺少了必要經(jīng)費的支撐，那是寸步難行的。大家都知道，每年館里的經(jīng)費都很緊張，但我們決不能借經(jīng)費緊張而放棄編研工作的開展。編研工作是我們檔案人的本職工作，搞好編研是我們義不容辭的責(zé)任。如果不搞編研，我們檔案工作者可以說整天是在虛度時光。對于資金的問題，一方面我們要向上爭取，爭取市里、縣里支持，另一方面我們自己想辦法，利用我們的館藏，利用我們的專業(yè)技術(shù)，為企業(yè)為社會搞好服務(wù)，從而拉一些贊助、搞一些合作。對編研的成果，出不了大的可以出小的，不一定非要搞高級的版本，搞精品。要落實編研人員的待遇問題，只有切實解決了他們的實際問題，才能使他們踏踏實實地搞業(yè)務(wù)，多出成果，快出成果。
4、編研工作要緊跟當(dāng)?shù)氐闹行墓ぷ?，要及時地為地方的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會各項事業(yè)提供服務(wù)。檔案工作是各級黨委、政府工作的一個組成部分，我們的檔案事業(yè)歸根結(jié)底是為黨和政府的中心工作服務(wù)的，是為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會各項事業(yè)服務(wù)的。所以，我們的編研工作要緊跟黨委和政府的中心工作走，要緊跟時代的步伐。編研人員要有高度的責(zé)任感和極強的政治敏感性，要密切關(guān)注黨和政府某一階段的、某一時期的中心工作，從大局出發(fā)，廣泛地向全社會搜集資料，豐實館藏，有針對性地編研出高質(zhì)量的成果，更好地為當(dāng)?shù)氐墓ぷ鞔缶址?wù)，為地方各級領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，提供詳實的參考資料。只有這樣，我們的檔案工作才能取得各級領(lǐng)導(dǎo)的信任和重視，每年在經(jīng)費的申請上才能有更大的主動性，才能干好我們想干的事。試想，若每年縣里都撥給你一定的經(jīng)費，而你卻編出了一些不合時宜的至少說在一定時期內(nèi)毫無利用價值的資料，那他還會再給你撥款嗎？所以說編研也要講政治、講時效，要緊跟大局，服務(wù)大局。
四、提高編研質(zhì)量應(yīng)該注意的幾個問題
1、要保證原始材料的齊全完整。對于一個專題項目的檔案資料的編研，一定要有齊全完整的檔案原始材料做基礎(chǔ)，凡是涉及到這一專題的第一手資料都要收集起來，多多宜善，不能遺漏。只有收集齊全完整，才能客觀真實地反映它的歷史全貌，才能有所選擇地去偽存真，去粗取精，從而編研出有價值的成果來。
2、編研工作要有"編"有"研"，不能搞原始材料、原始數(shù)據(jù)的簡單堆積羅列，要"編""研"并重。二者互為聯(lián)系，缺一不可。目前大多檔案館編研出的材料只有"編"而沒有"研"的成份，重"編"輕"研"，這就降低了這一編研成果的利用查考價值。
3、編研史料要保證原始材料的準(zhǔn)確性和完整性，即忠于史實和原件，不能隨意對所引用的史實和原件加以修訂和更改，在忠于原始史料的基礎(chǔ)上加進(jìn)自己的思想認(rèn)識和政治觀點。這是保證編研工作質(zhì)量的根本性的原則。
綜上所述，編研工作是縣級檔案館的一項重要工作。目前，由于這樣或那樣的原因，使編研工作出現(xiàn)了進(jìn)退維谷的狀況，這種現(xiàn)象延續(xù)下去，將會是我們檔案工作者的一種失職和恥辱。我們要高度認(rèn)識編研工作的重要性，要積極探索，集思廣議，緊跟時代的脈搏，采取切實可行的措施，沖出困境，開創(chuàng)編研工作新局面，編出更多更好的成果，為當(dāng)?shù)卣畏€(wěn)定，經(jīng)濟(jì)繁榮和社會各項事業(yè)的進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。
建立事業(yè)單位登記管理檔案的主要目的，是貫徹實施《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，為加強對事業(yè)單位的登記管理和其他管理服務(wù)，為社會公眾服務(wù)，為事業(yè)單位服務(wù)。20__年5月18日國家事業(yè)單位登記管理局印發(fā)了《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》,對登記檔案管理工作進(jìn)行了具體規(guī)范。筆者認(rèn)為，做好事業(yè)單位登記檔案管理工作，需要從以下方面著手：
一是增強專業(yè)性培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對穩(wěn)定的工作崗位，由專人負(fù)責(zé)登記檔案管理工作的同時，需要積極支持檔案員參加檔案現(xiàn)代化管理的理論知識和操作技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員素質(zhì)。目前，我市事業(yè)單位登記管理局配備了3名事登干部，具體負(fù)責(zé)311個事業(yè)單位的年檢登記、網(wǎng)上辦公、事業(yè)單位登記管理監(jiān)督和檔案管理工作，其工作量大，業(yè)務(wù)繁重，規(guī)范和提高事登檔案管理水平，筆者認(rèn)為自上而下組織專門培訓(xùn)，增強其專業(yè)性和穩(wěn)定性很有必要。
二是注重基礎(chǔ)性工作。登記檔案資料的完整性和真實性是體現(xiàn)檔案利用價值的關(guān)鍵所在。檔案歸檔的基礎(chǔ)性工作在于各個事業(yè)單位，我們登記管理部門需要從基礎(chǔ)抓起。就要提高登記檔案管理人員隊伍的整體素質(zhì)，通過舉辦登記檔案管理知識培訓(xùn)班、下發(fā)事業(yè)單位登記檔案標(biāo)準(zhǔn)和范本等形式，提高登記檔案員的檔案歸檔業(yè)務(wù)知識，這樣就從源頭規(guī)范了檔案，提高了檔案標(biāo)準(zhǔn)，便于后期年審、網(wǎng)上辦公、集中進(jìn)行歸檔等各項工作。
三是發(fā)揮檔案服務(wù)工作。登記檔案最終的目的就是在于“信息”服務(wù)。對內(nèi)在事業(yè)單位管理上，對外在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中都發(fā)揮著極其重要的作用。要發(fā)揮好登記檔案信息服務(wù)，就必須緊密圍繞機構(gòu)編制工作大局加強檔案管理，抓好檔案管理促進(jìn)機構(gòu)編制工作大局這個目標(biāo)，應(yīng)向經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)習(xí)，汲取檔案管理和開發(fā)利用的經(jīng)驗和做法，積極開展信息開發(fā)和檔案資料編研完善工作，以提高登記檔案的利用和服務(wù)價值。
