時(shí)間：2023-08-09 17:17:52
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關(guān)鍵詞：路政檔案管理特點(diǎn)與作用 主要內(nèi)容管理工作
Abstract: this paper expounds the characteristics and functions of the archives of highways, and introduces the archives management of highways, the major content of how well the archives management of highways is put forward their own views.
Keywords: road file management features and function main content management
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
引文：
公路路政檔案是路政管理機(jī)構(gòu)在行政執(zhí)法過程中形成的．具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。內(nèi)容主要包括：路產(chǎn)、處罰、復(fù)議、超限運(yùn)輸、違章建筑、事故處理、機(jī)構(gòu)管理文書等等，它是反映路政管理部門歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)。路政檔案是路政決策和制訂政策的基礎(chǔ)．也是衡量路政管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的重要尺度。路政檔案管理是路政管理工作的集中體現(xiàn)。
一?路政檔案的特點(diǎn)與作用
1.路政檔案的特點(diǎn)
1.1公路專業(yè)性強(qiáng)。
路政檔案是路政執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄，它在檔案的內(nèi)容、形成過程及適用法律法規(guī)上明顯反映出一定的公路專業(yè)特點(diǎn)。例如處罰檔案中的一般事案、簡易事案等，它們活動(dòng)的范圍空間、對(duì)象目標(biāo)等都有明顯不同，表現(xiàn)出較強(qiáng)的公路專業(yè)性。
1.2獨(dú)立性強(qiáng)。
路政案件是獨(dú)立的路政執(zhí)法活動(dòng)，如查到某貨車嚴(yán)重漏油污染路面一案，從立案到作出處罰決定會(huì)形成一套完整的檔案，主要包括立案、調(diào)查取證、送達(dá)處理意見書、作出處罰決定書、行政復(fù)議等全過程，是一個(gè)不可分割的整體，也不可與其他案件的檔案混淆。
1.3保存性強(qiáng)。
路政執(zhí)法檔案是路政執(zhí)法活動(dòng)的結(jié)果，記載了路政執(zhí)法活動(dòng)全過程的真實(shí)情況，如案件發(fā)生地、當(dāng)事人口述內(nèi)容、違法事實(shí)、處罰決定等等，存在著大量的相對(duì)人違法事實(shí)和適用的法律法規(guī)依據(jù)，在引起爭議和處理類似執(zhí)法案件時(shí)都可借鑒和利用，具有保存價(jià)值。
1.4規(guī)范性強(qiáng)。
目前，各省路政執(zhí)法文書已高度統(tǒng)一、規(guī)范，處罰檔案、強(qiáng)制措施檔案等各類路政檔案，完全符合《行政處罰法》、《公路法》、《路政管理規(guī)定》的規(guī)定，其規(guī)范性全面提高了路政工作的質(zhì)量和效率。
2．路政檔案的作用
2.1路政檔案是路政執(zhí)法活動(dòng)的依據(jù)和憑證。
在路政執(zhí)法活動(dòng)中，路政執(zhí)法檔案的依據(jù)性同路政執(zhí)法自身的復(fù)雜程度及記述的各起案例的復(fù)雜程度成正比，所記載的內(nèi)容越復(fù)雜，依據(jù)性越強(qiáng)。
2.2路政執(zhí)法檔案是積累經(jīng)驗(yàn)、提高執(zhí)法水平的手段。
它記載著執(zhí)法人員對(duì)案件的發(fā)現(xiàn)、調(diào)查取證方法和辦案水平，作為辦案思路、方法、結(jié)果的載體，具有積累辦案經(jīng)驗(yàn)和
提高執(zhí)法水平的作用。
二?路政檔案管理工作的主要內(nèi)容
1.路政信息收集。路政信息是掌握高速公路及其附屬設(shè)施真實(shí)情況的源泉，是領(lǐng)導(dǎo)決策及制定相應(yīng)管理措施的重要依據(jù)之一，加強(qiáng)路政信息收集工作也是加強(qiáng)高速公路路政檔案管理的一個(gè)重要方面。
2.整理。把收集來的執(zhí)法檔案，按規(guī)定程序，分門別類、系統(tǒng)排列和科學(xué)編目，以便于安全保管，滿足對(duì)執(zhí)法檔案利用的方便和需要。
3.鑒定。鑒別路政檔案的價(jià)值，挑選需要定期或永久保存的檔案，并銷毀無需保存的部分。
4.保管。采取必要措施，確保路政檔案的完整與安全，防止并克服各種不利因素對(duì)路政執(zhí)法檔案的損壞作用，不斷延長執(zhí)法檔案的保管壽命。
5.編目與檢查。路政執(zhí)法檔案分類應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)需要健全路政檔案、處理檔案、處罰檔案等各種檔案材料，為路政管理工作保存第一手資料，方便有關(guān)人員的查找和利用。
6.利用。以編制查考工具、匯編參考資料等方式，介紹和提供路政檔案，為執(zhí)法工作提供服務(wù)。
三、路政檔案管理工作存在的問題
路政檔案足路政管理工作的重要組成部分，是路政決策和制訂政策的基礎(chǔ)，也是衡量路政管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的重要尺度。路政管理工作的成敗在很大程度上依賴于路政檔案管理水平，但在實(shí)際工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理人員素質(zhì)不高，認(rèn)識(shí)水平低等原因，使路政檔案管理工作始終處于低水平運(yùn)轉(zhuǎn)，從而嚴(yán)重制約了路政管理工作的有效開展。
1.路政檔案人員專業(yè)水平有待加強(qiáng)
路政檔案工作既是一項(xiàng)繁瑣的、細(xì)致的工作，又是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、認(rèn)真的工作，沒有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感、沒有吃苦耐勞的精神的人是小能很好地承擔(dān)起這項(xiàng)工作的。同時(shí)，從事路政檔案工作主要足文字、綜合、管理工作，這就要求內(nèi)業(yè)人員應(yīng)具備較高的寫作技能、文字表達(dá)能力和管理水平。檔案人員是路政管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)當(dāng)家、是領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀，檔案人員素質(zhì)的好壞，直接關(guān)系到路政內(nèi)業(yè)工作的好壞，影響整個(gè)路政管理工作水平。但實(shí)際上，從事路政檔案工作的人員中存在一種片面的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為路政檔案工作枯燥乏味，整天忙忙碌碌，具體瑣碎，不被他人理解，比搞外業(yè)吃虧，因而工作積極性不高，而從事外業(yè)工作的人員又認(rèn)為檔案工作是內(nèi)業(yè)人員的事，與已無關(guān)，對(duì)檔案工作不關(guān)心、不支持、不配合，甚至本應(yīng)由外業(yè)干的事也推給內(nèi)業(yè)入員，造成互相扯皮、工作不協(xié)調(diào)，影響檔案工作的正常開展。
2.路政檔案歸檔管理不規(guī)范
路政檔案管理工作存在著歸檔不健全、管理不集中、收集不完整、整理不規(guī)范等問題。在路政外業(yè)工作中，未能及時(shí)將工作處置情況錄入路政應(yīng)用系統(tǒng)軟件，對(duì)路政資料的積累和歸檔存在認(rèn)識(shí)小足、職責(zé)不清等問題，從而造成歸檔資料不齊全完整；同時(shí)，由于部分路政內(nèi)業(yè)人員缺乏一定的檔案管理知識(shí)，雖然日常路政工作資料能及時(shí)收集，但是卻未能按照檔案管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求進(jìn)行規(guī)范整理，尤其是對(duì)路政案件的立卷歸檔、保管利用等方面缺乏經(jīng)驗(yàn)，造成了利用率不高、帳物不符等現(xiàn)象。
3.管理服務(wù)手段落后
當(dāng)前辦公自動(dòng)化已經(jīng)在我省交通系統(tǒng)全面實(shí)施，各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件也正在逐步推廣，技術(shù)手段、產(chǎn)品形式和服務(wù)方式等都在發(fā)生深刻的變化，但是從總體情況來看，路政檔案管理工作卻相對(duì)落后，仍然處于傳統(tǒng)、落后的純手工管理階段，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，同時(shí)，由于辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)軟件未能很好符合實(shí)際工作，與路政日常實(shí)際工作有了一定的脫節(jié)，從而，造成了目前路政檔案管理服務(wù)手段比較落后。
四、如何做好路政檔案管理工作
路政檔案管理是路政工作的主要內(nèi)容之一，要以《中華人民共和國檔案法》和相關(guān)法律、法規(guī)為依據(jù)，切實(shí)做好檔案管理工作。
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理運(yùn)作機(jī)制
搞好路政檔案的管理，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作納入工作日程，真正做到認(rèn)識(shí)到位、組織到位、措施到位。因此，需建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將路政檔案工作作為行政管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與路政工作同部署、同組織、同考核，使之更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，走上依法建檔的軌道。
2.完善制度，明確職責(zé)
路政檔案涉及面廣、文件材料種類繁多、周期長短不一，這些特點(diǎn)給文件材料的收集和積累的準(zhǔn)確性、完整性帶來一定困難，因此，做好路政檔案管理工作，必須始終堅(jiān)持貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》，健全完善檔案材料立卷歸檔、檔案查借閱、檔案鑒定銷毀等制度，明確檔案管理人員職責(zé)，做到以制度管人，科學(xué)建檔，科學(xué)管理，確保路政檔案管理工作有章可循。
3.提高檔案管理人員綜合素質(zhì)
高速公路路政檔案管理是一項(xiàng)既繁瑣、細(xì)致又嚴(yán)肅、認(rèn)真的工作，需要管理人員具備較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感，同時(shí)路政檔案管理主要是文字、綜合、管理工作，還需具備較高的寫作技能、文字表達(dá)能力和管理水平。因此提高路政檔案管理人員的綜合素質(zhì)迫在眉睫。路政檔案管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，既要掌握公路法律法規(guī)和檔案知識(shí)，又要學(xué)會(huì)建立檔案的實(shí)際操作技能，積極掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，快速適應(yīng)檔案發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)路政檔案工作的信息化和現(xiàn)代化。
4.整合資源，強(qiáng)化路政檔案管理開發(fā)利用
社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，對(duì)檔案工作提出了更高的要求。在保守國家秘密的前提下，檔案管理人員應(yīng)做好路政檔案的提供利用工作，充分利用路政檔案編研一些有實(shí)用價(jià)值的檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各工作部門提供內(nèi)容翔實(shí)的信息資料，以充分發(fā)揮檔案憑證和參考作用，實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)到主動(dòng)的轉(zhuǎn)變，更好服務(wù)于路政工作，為振興公路事業(yè)做出貢獻(xiàn)。
結(jié)語：
綜上所述，可見路政檔案管理業(yè)務(wù)工作是艱巨、繁多的，由此也更應(yīng)不斷探索思考如何科學(xué)組合、優(yōu)化效能地做好路政管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。路政檔案作為一門保障路產(chǎn)及人身生命安全的專門檔案，在公路管理中起著非常重要的作用，它不光是記載著整個(gè)路段、乃至整個(gè)交通系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的真實(shí)記錄，也是路政執(zhí)法管理人員在一線辛勤付出的見證，應(yīng)不斷研究與探索，總結(jié)與提升，讓路政檔案更好地為我國公路的營運(yùn)與發(fā)展，社會(huì)的和諧與進(jìn)步發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]鐘曉玲 公路路政檔案管理的法學(xué)思考 長安大學(xué)政治與行政學(xué)院法學(xué)系
[2]余立維 路政檔案管理初探 廣東檔案
目前，照片檔案的收集和征集工作已引起重視，對(duì)收集和征集的照片如何按規(guī)范進(jìn)行整理，這是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的一項(xiàng)新工作。本人擬依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》和《浙江省照片檔案管理規(guī)范實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合實(shí)際，談?wù)務(wù)掌瑱n案的征集和整理。
一、照片檔案的征集
檔案室接收照片是依據(jù)《檔案館工作通則》的規(guī)定，在接收其他載體形態(tài)檔案的同時(shí)接收照片檔案。但是，一方面由于檔案室照片檔案工作開展較晚，還有大量的照片散存在部門及個(gè)人手中，這就不能保證檔案室接收的照片檔案的完整性，另一方面為了豐富檔案室藏，檔案室征集照片在內(nèi)容上應(yīng)該貫穿以本單位為主的思想，使室藏具有濃厚的單位特色，所以應(yīng)隨時(shí)收集和征集反映本單位特色的和具有保存價(jià)值的照片檔案。
1.檔案室征集照片檔案的途徑與要求
征集照片檔案，一是向社會(huì)各方面征集，如向相關(guān)的本系統(tǒng)的兄弟單位征集。二是向私人征集。征集采取無償和有償征集相結(jié)合的辦法。另外，檔案室還可根據(jù)需要與有關(guān)單位合作補(bǔ)拍或翻拍一些有價(jià)值的照片。
檔案室在征集照片時(shí)，盡量要求底片、照片和文字說明齊全，底片與照片的影像相符，以保證照片檔案的完整準(zhǔn)確，對(duì)于無法確定照片內(nèi)容的要進(jìn)行考證。
2.照片檔案的征集范圍
確定征集范圍，是確保照片檔案齊全完整的基本條件，檔案室在征集照片的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)豐富室藏和反映單位特色的要求，制訂出照片的征集范圍，就本單位來講，本人認(rèn)為，檔案室征集照片大致有以下幾個(gè)方面：
參加黨代會(huì)、人代會(huì)、工代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、婦代會(huì)和其他重要會(huì)議的本單位代表主要照片；
國家局、省、地領(lǐng)導(dǎo)來處視察工作的照片；
領(lǐng)導(dǎo)參加外事活動(dòng)的照片；
歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)、先進(jìn)生產(chǎn)（工作）者的照片；
本單位各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)證書、獎(jiǎng)品的照片；
本單位各項(xiàng)獲得各種榮譽(yù)的照片；
引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的照片；
開展重大活動(dòng)形式的照片；
反映本系統(tǒng)、本單位建設(shè)有一定特色的照片；
本單位發(fā)生的重大事故、自然災(zāi)害的照片。
3.照片檔案的鑒定
照片檔案的鑒定，也就是照片的篩選工作。在篩選照片的過程中，必須注意照片檔案的特性。
客觀性：照片檔案所反映的是真人真事和具體的事物，它不僅能把當(dāng)時(shí)的人物和事物如實(shí)的再現(xiàn)出來，而且能把當(dāng)時(shí)的環(huán)境、氣氛烘托出來，給人以真實(shí)的感覺。照片一經(jīng)形成，具有其獨(dú)立的形態(tài)，真實(shí)地記錄下客觀外界的反映。照片的價(jià)值，首先取決于照片的客觀性、真實(shí)性。
直觀性：照片檔案能生動(dòng)形象地反映出事物的面貌，給人以活靈活現(xiàn)的感覺。照片既可以反映處容處貌、機(jī)械設(shè)備，又能再現(xiàn)其經(jīng)營生產(chǎn)狀況，照片檔案的直觀性和形象性是一般文字檔案所無能替代的。
再生性：照片檔案的真實(shí)性和形象性，促使它能夠吸引不同的利用者，而被廣泛地利用，雖然照片只有一張，但它可以用底片去加印，根據(jù)利用者的需要翻印，去滿足客觀多方面的需要。再生性是照片檔案的一個(gè)很大的特性，使它比一般檔案具有更大的通用價(jià)值。
鑒于照片檔案有上述特點(diǎn)，因此，對(duì)照片檔案鑒定應(yīng)與其他載體檔案的鑒定有所區(qū)別，凡屬反映一定歷史時(shí)期各職能管理活動(dòng)的照片，都是人們活動(dòng)的歷史記錄，它們都有一定的價(jià)值，應(yīng)作為檔案資料保存下來，具體保存方法有二種：一種是作為檔案組成案卷保存；一種是作為照片材料放在影集或盒子里保存，也就是把鑒定后的照片分兩方面存放。比如說，一個(gè)事件的照片歸檔，有多有少，多的幾十張，甚至上百張，對(duì)這類照片，就需要作鑒定、篩選，選留精品，剔出重份，把影像好的、有代表性的、能反映該事件全貌或內(nèi)容的照片挑選出來，組成案卷，成為照片檔案。對(duì)挑剩的照片，也應(yīng)適當(dāng)保留，不好輕易銷毀，因?yàn)閼{移交部門和檔案人員鑒定，不能確保鑒定質(zhì)量，有些剔出的照片可能還會(huì)被利用，這在我們實(shí)際工作中遇到過這種情況。原因有多方面，主要原因在于挑選的眼光不同，利用目的不同。所以，對(duì)挑剩的照片另外加以保存，是有利無害的，還有一類照片，拍攝只有一、二張，而且利用率也很少，但它反映了單位在一定時(shí)期的某些職能活動(dòng)。對(duì)這類照片，鑒于它的利用率不大，也可與刪選后剩下的照片放在一起。
總之，照片鑒定工作十分重要，確定照片是否需要保存，不光從其歷史價(jià)值、實(shí)際使用價(jià)值考慮，還應(yīng)作全面的權(quán)衡考慮。
二、照片檔案的整理
照片檔案的整理是科學(xué)地管理照片檔案，確保照片檔案的安全、方便使用的重要條件。具體地說就是將一組組、一張張有聯(lián)系的照片，通過分類、編排、加注文字說明等系統(tǒng)、規(guī)范地整理，組合在一起的工作。照片檔案的整理，有別于其它檔案的整理。究其原因，一是檔案室征集來的照片來源于不同的部門和個(gè)人，具有來源廣泛的特點(diǎn)；二是檔案室征集的照片，一般都是反映某一事件、某一問題、某一方面特色，它具有專題性強(qiáng)的特點(diǎn)。根據(jù)上述特點(diǎn)，檔案室在整理照片檔案時(shí)，首先要對(duì)照片檔案的歸屬進(jìn)行分類、組卷，然后編目。
1.照片檔案的分類、組卷
檔案室照片分類采用一個(gè)全宗內(nèi)按年代—問題進(jìn)行分類的方法。分類應(yīng)保持前后一致，同屬一類的，在分類的基礎(chǔ)上按時(shí)間的順序?qū)⒄掌们薪腔虿宕姆绞焦潭ㄔ谛卷撋希缓蠹幼⑽淖终f明。文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運(yùn)用這六要素，可概括地揭示出照片影像反映的全部信息。
若是一組照片，應(yīng)在一組照片的第一張的上方編寫總說明，說明采用橫寫的格式，寬度最窄不得小于50MM。凡是有總說明的，對(duì)總說明中已說過的內(nèi)容，分說明則不在重復(fù)，只要說清楚該張照片的主要內(nèi)容和主要人物即可，分說明中也可不再加注參見號(hào)。分說明在照片號(hào)前應(yīng)注“*”號(hào)，單張照片的說明在照片正下方或左右側(cè)書寫，其他與總說明同。
照片檔案的組卷，一般掌握在每卷三十頁左右芯頁為宜，若是案卷內(nèi)照片數(shù)量太少時(shí)，可把幾個(gè)年代中反映同一問題的照片組卷在一起，各年代之間用軟卷皮區(qū)分開，在各軟卷皮上分別編寫各自的檔號(hào)，統(tǒng)計(jì)照片檔案案卷數(shù)量時(shí)以軟卷為單位進(jìn)行并注明照片數(shù)量。軟卷皮封面書寫與普通案卷封面同，案卷題名應(yīng)概括卷內(nèi)全部照片的基本主題。
2.照片檔案的編號(hào)和文字說明的編寫
（1）照片編號(hào)。同一類的卷內(nèi)照片按事件發(fā)生的時(shí)間先后順序排放，然后對(duì)每張照片編寫卷內(nèi)序號(hào)，照片號(hào)也就是案卷內(nèi)照片的順序號(hào)，一個(gè)案卷一個(gè)流水號(hào)。
（2）編寫文字說明。文字作為檔案的記錄手段，在照片檔案中占有相當(dāng)重要的地位，它是整個(gè)照片的有機(jī)組成部分。照片和文字說明是相輔相成的，是密不可分的整體。因此，必須把好文字說明這一關(guān)，文字說明包括照片事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運(yùn)用這六要素，可概括地揭示照片影像反映的全部信息。
文字說明既要揭示出每張照片的內(nèi)容，又要簡潔、明了，不宜過長，避免啰嗦重復(fù)。
“說明”分有總說明、分說明。一般以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）有密切聯(lián)系的照片，開頭一張應(yīng)編寫總說明，再對(duì)編寫總說明的照片及其它各單張照片編寫簡要的分說明?？傉f明在開頭一張照片的上方書寫。分說明在各單張照片正下方書寫。
3.照片檔案檔號(hào)的編制
照片檔案檔號(hào)的編制以全宗號(hào)———目錄號(hào)———案卷號(hào)———張?zhí)柕姆绞竭M(jìn)行，根據(jù)十大問題類來編制目錄號(hào)。主要從以下三方面考慮：（1）便于提供利用。采取問題相對(duì)集中的分類方法，可迅速、及時(shí)地提供利用；（2）有利于插卷。以后歸檔的照片可按不同類別歸入照片檔案中去。（3）避免案卷號(hào)的重復(fù)或留有空號(hào)，發(fā)生漏號(hào)等現(xiàn)象。
4.底片的分類和編號(hào)
底片是照片檔案的原始材料，照片檔案的再生性就起源于底片，沒底片就沒有照片，因此，做好底片的分類和編號(hào)是十分重要的。
（1）底片的分類
按底片的極性分成負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種。
負(fù)片是經(jīng)曝光、顯影、定影等處理后的膠片，物象的明暗與實(shí)物相反，用來印制正片。
反轉(zhuǎn)片是通過感光、顯影過程，便能直接在底片上得到與原物象明暗和色彩完全相同的正像。反轉(zhuǎn)片不可復(fù)制，用它可直接進(jìn)行照片制版，反轉(zhuǎn)片也可稱為正片。廣告片、幻燈片都屬于此類。
在每一全宗內(nèi)，由于負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩者極性相反，要按不同要求單獨(dú)整理和存放。
（2）底片的編號(hào)
底片分類后，要對(duì)各類底片進(jìn)行編號(hào)。其方法是：同一類底片按歸檔順序編大流水號(hào)，其格式為全宗號(hào)——底片號(hào)。
底片編號(hào)應(yīng)用鐵筆編排刻寫在底片乳劑面右上角，放入袋中保管，底片袋右上角應(yīng)標(biāo)明底片號(hào)。復(fù)制底片應(yīng)在左上角標(biāo)注“F”字樣。按底片號(hào)順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑?cè)。底片案卷編號(hào)在全宗內(nèi)編制案卷號(hào)并注明卷內(nèi)底片的起止號(hào)。
反轉(zhuǎn)片與照片一同分類編號(hào)，分別保管。
照片檔案的保管期限原則上與所反映的文書、科技等其他檔案保管期限一致。
5.對(duì)剔出照片、底片的處理
對(duì)整理后刪選下來的照片和底片，另外加以保存，以備選用。照片可裝入相冊(cè)或盒子里存放，底片裝入底片冊(cè)保存。這些照片、底片，也要分類編號(hào)，和組成案卷的照片檔案分類編號(hào)一樣。這樣做，是為了萬一利用這些照片、底片時(shí)方便查找，及時(shí)提供給利用者。
1、基礎(chǔ)設(shè)施老舊。__鎮(zhèn)現(xiàn)有檔案室2間36平米左右，面積偏小，環(huán)境簡陋、存在漏雨、陽光直射、潮濕、通風(fēng)不良，墻壁掉皮等現(xiàn)象，無防火設(shè)施、檔案柜陳舊，部分生銹打不開，使檔案受潮、發(fā)霉。
2、檔案收集不全。各站所、村、社區(qū)形成的文檔材料、專業(yè)檔案和照片收集、整理收集不完整，歸檔率低。部分文書檔案遺失、年份銜接斷檔，重要檔案丟失。
3、檔案意識(shí)淡薄。各站所、村、社區(qū)沒有形成良好的存檔意識(shí)，檔案未及時(shí)交到鎮(zhèn)檔案室管理，致使檔案散落丟失。養(yǎng)老保險(xiǎn)、土地確權(quán)等部分基礎(chǔ)檔案自行保管，安全性不高，利用率低。
結(jié)合__年縣檔案局執(zhí)法檢查和年終考核，集中整理各站所、村和社區(qū)10年（2004年-__年）檔案，形成環(huán)境良好、存檔有序、便于查閱、管理規(guī)范的新局面。
（一）準(zhǔn)備階段
制定整改方案，設(shè)置專門檔案室，采購密集柜與相關(guān)硬件設(shè)施，明確相關(guān)負(fù)責(zé)人。召開部署動(dòng)員培訓(xùn)會(huì)議。邀請(qǐng)縣檔案局專業(yè)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)、培訓(xùn)內(nèi)容為檔案年限的分類、接收檔案類型和存檔流程等。參加培訓(xùn)人員：檔案室工作人員、各站所、村和社區(qū)工作人員各1名。（__年1月26日）
（二）實(shí)施階段
1、各站所檔案，各站所抽調(diào)一名工作人員負(fù)責(zé)整理、按年限裝訂后移交鎮(zhèn)檔案室。鎮(zhèn)征地、土地管理、養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)、土地確權(quán)、民生等檔案為重點(diǎn)檔案，全部移交到鎮(zhèn)新檔案室管理。（__年1月22日—-__年2月18日）
2、每個(gè)村和社區(qū)整理2004年—__年每年的各項(xiàng)計(jì)劃、安排、總結(jié)、各類報(bào)表、會(huì)議記錄、發(fā)展黨員及亮點(diǎn)工作，由各村、社區(qū)裝訂成冊(cè)后及時(shí)移交鎮(zhèn)檔案室管理。（__年2月26日—__年3月10日）
（三）驗(yàn)收階段邀請(qǐng)縣檔案局專業(yè)工作人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)標(biāo)準(zhǔn)一致。對(duì)于驗(yàn)收不合格的由相關(guān)工作人員在專業(yè)人員的指導(dǎo)下，繼續(xù)整理，直到驗(yàn)收合格為止。（__年3月20日—4月1日）
1、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各站所、村和社區(qū)對(duì)此次工作要高度重視、積極配合，組織專人認(rèn)真梳理2004年至__年重點(diǎn)檔案，移交鎮(zhèn)檔案管理人員將其存檔，以防檔案遺漏、丟失。鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心做好檔案用具的采購、裝訂、保障工作，黨政辦李曉雪負(fù)責(zé)全部檔案接收、驗(yàn)收工作。黨政辦視工作需要協(xié)調(diào)、抽調(diào)相關(guān)工作人員推進(jìn)此項(xiàng)工作。
關(guān)鍵詞：檔案；檔案；原則
檔案的整理工作的內(nèi)容主要包括；區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷的排列和編制檢索工具。
檔案整理工作是檔案管理工作中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有一定的特點(diǎn)：一方面，就各個(gè)完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)組成的有機(jī)系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理學(xué)值而論，整理工作的項(xiàng)目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。在檔案館和檔案室內(nèi)，檔案整理工作按其工作內(nèi)容的范圍大致分為如下三種類型：
1 檔案整理工作的內(nèi)容
1.1 系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要，進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。
1.2 局部調(diào)整
已經(jīng)整理人館、室保存的檔案，經(jīng)過檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另外，隨著時(shí)間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化，也須進(jìn)行必要的調(diào)整。
1.3 全過程整理
由于一些特殊原因，檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件，或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時(shí)，就必須進(jìn)行全過程的整理工作。
2 檔案整理工作的意義
2.1 檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件
檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中，因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜，就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費(fèi)時(shí)間，也會(huì)影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。
2.2 檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
在檔案業(yè)務(wù)工作請(qǐng)環(huán)節(jié)中，收集]：作是起點(diǎn)，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過檔案整理工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量，有力地促進(jìn)收集工作。
檔案只有經(jīng)過整理以后，才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。
總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。
3 檔案整理工作的原則
檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，充分利用原有基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。
3.1 按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理
檔案是在一定歷史時(shí)期，由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況，它們既有密切的聯(lián)系，又有各自的特點(diǎn)。所以，整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期，再分不同的政權(quán)，把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣，一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案，反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史，是一個(gè)不可分割的整體，不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，才能實(shí)事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，從而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基礎(chǔ)
在不同的時(shí)空條件下，對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng)，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候，要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng)，充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)提供利用的需要。
我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案，是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法，也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：
第一，充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。一般地說，只要不是零散文件，已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查，即應(yīng)力求保持其原有的整理體系。或者不冉重新整理，而通過完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ)；或者只作必要的部分加工整理。
第二，在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說，對(duì)必須進(jìn)行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對(duì)其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮Ａ?。即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡單的綱目，隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識(shí)，也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。
3.3 保持文件之間的歷史聯(lián)系
所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此，整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須按照檔案形成的規(guī)律，保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理，才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實(shí)地反映山歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個(gè)重要特點(diǎn)。文件群體的這種聯(lián)系，在某些書籍和法規(guī)文件中有時(shí)也被稱為文件之間的?！皟?nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”，其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法，對(duì)我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn)，我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”，它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。
總之，保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時(shí)也不盡一致。比如，一次重要的調(diào)查活動(dòng)形成的座談?dòng)涗浳母搴弯浺舸艓?，以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問題的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷的記賬憑證，就其內(nèi)容而言，無疑互有密切聯(lián)系，而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進(jìn)行整理，則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時(shí)，特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候，不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。
[問題]對(duì)賴某的行為應(yīng)如何認(rèn)定?并請(qǐng)說明理由。
分析:賴某的行為構(gòu)成犯罪,應(yīng)當(dāng)以故意傷害罪論處。理由是:
(1)賴某打擊便衣警察的行為屬于假想防衛(wèi),應(yīng)當(dāng)負(fù)刑事責(zé)任。
(2)賴某對(duì)便衣警察的傷害行為是故意的。在本案中,賴某對(duì)便衣警察是否為侵害人的同伙在認(rèn)識(shí)上有過失,但對(duì)便衣警察的傷害行為卻是故意的,而不是過失。
(3)賴某沒有認(rèn)識(shí)到便衣警察的身份,主觀上沒有妨害警察執(zhí)行公務(wù)的故意,不能以妨害公務(wù)罪定罪處罰。
案例2、一天晚上,田華從同學(xué)家歸來,路過一條偏僻的胡同時(shí),從胡同口處跳出一個(gè)持刀青年黃某。黃某把刀逼向田華并讓他交出錢和手表。田華扭頭就跑,結(jié)果跑進(jìn)了死胡同,而黃某持刀緊隨其后,慌亂害怕中,田華拿起墻角的一根木棒。向黃某揮去,黃某應(yīng)聲倒下。田華立即向派出所投案,后經(jīng)查驗(yàn),黃某已死亡。
[問題]田華的行為是正當(dāng)防衛(wèi)還是防衛(wèi)過當(dāng)?為什么?
分析:田華的行為是正當(dāng)防衛(wèi)。根據(jù)刑法第20條第3款規(guī)定:對(duì)正在進(jìn)行的行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴(yán)重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛(wèi)行為、造成不法侵害人死亡的,不屬于防衛(wèi)過當(dāng),不負(fù)刑事責(zé)任。本案中,田華對(duì)正在進(jìn)行持刀搶劫的黃某采取防衛(wèi)行為,將之打死,屬于正當(dāng)防衛(wèi)。
案例3、王某,女。24歲。張某、女,44歲。被害人王兆寬,平素對(duì)其妻張某、女兒王某經(jīng)常打罵虐待。一天深夜,王兆寬對(duì)女兒王某2次。王某被后服藥自殺,經(jīng)搶救未死。其妻張某也曾被王兆寬打后自殺未遂。某年2月27日深夜,王兆寬鉆入王某被窩,意欲,王某不從。王兆寬惟恐其妻發(fā)覺,便回自己被窩。早晨4時(shí)許,王兆寬又鉆入女兒王某被窩,王某奮力反抗。王兆寬說:“今天不把你禍害了,我都是你養(yǎng)的。”王某大聲呼救。張某被驚醒后,氣憤地打了王兆寬嘴巴。接著張某按住王兆寬,女兒王某取兩段麻繩將王兆寬的手、腳捆住,并讓其母取來繩子,用繩子將王兆寬勒死。6時(shí)許,母女二人投案自首。
[問題]對(duì)王某、張某應(yīng)如何定罪處罰?說明理由。
分析:
(1)對(duì)王某、張某應(yīng)以故意殺人罪定罪。理由是:王兆寬在對(duì)其女兒實(shí)施時(shí),王某、張某將王兆寬予以捆綁,屬于對(duì)正在進(jìn)行的不法侵害行為實(shí)施的正當(dāng)防衛(wèi)。但是,在將王兆寬已被制服失去侵害能力的情況下,王兆寬所實(shí)施的不法侵害也隨之結(jié)束,王某、張某又對(duì)其實(shí)施的打擊行為,已失去了正當(dāng)防衛(wèi)的前提條件,屬于事后防衛(wèi),應(yīng)當(dāng)依法負(fù)刑事責(zé)任。
(2)王某、張某的行為屬于激憤殺人,情節(jié)較輕,應(yīng)當(dāng)從寬處罰。同時(shí),二人有自首情節(jié),應(yīng)當(dāng)適用犯罪較輕犯罪后自首的,可以免除處罰的規(guī)定量刑。
案例4、孫明亮,男,19歲。某晚孫明亮和蔣小平去看電影。見郭鵬祥及郭小平、馬忠全三人糾纏少女陳某、張某。孫明亮和蔣小平上前制止,與郭鵬祥等人發(fā)生爭執(zhí)。蔣小平打了郭鵬祥一拳,郭鵬祥等三人逃跑。孫明亮和蔣小平遂將陳某、張某護(hù)送回家。此時(shí)郭鵬祥、郭小平、馬忠全召集其友胡某等四人,結(jié)伙尋找孫明亮、蔣小平,企圖報(bào)復(fù)。發(fā)現(xiàn)孫明亮、蔣小平,郭鵬祥猛擊蔣小平數(shù)拳。蔣小平和孫明亮退到垃圾堆上。郭鵬祥繼續(xù)撲打,孫明亮掏出隨身攜帶彈簧刀照郭鵬祥左胸刺了一刀,郭鵬祥當(dāng)即倒地;孫明亮又持刀空中亂劃了幾下,便與蔣小平乘機(jī)脫身。郭鵬祥失血過多,送往醫(yī)院途中死亡。
[問題]孫明亮的行為是否屬于正當(dāng)防衛(wèi)?應(yīng)否負(fù)刑事責(zé)任?
分析:孫明亮的行為屬于防衛(wèi)過當(dāng),不是正當(dāng)防衛(wèi),應(yīng)當(dāng)依法負(fù)刑事責(zé)任。理由是:
(1)孫明亮具備正當(dāng)防衛(wèi)的條件。郭鵬祥等人拉扯糾纏少女被孫明亮等人制止后,又返回尋釁滋事,繼續(xù)實(shí)施不法侵害,孫明亮等人有權(quán)進(jìn)行正當(dāng)防衛(wèi)。
(2)孫明亮的防衛(wèi)行為明顯超過了必要的限度,造成了重大損害、屬于防衛(wèi)過當(dāng)。郭鵬樣等人雖然實(shí)施了不法侵害,但強(qiáng)度較輕,只是用拳頭毆打,而孫明亮防衛(wèi)時(shí)則使用彈簧刀照郭鵬祥的胸部刺一刀,將其刺死,其防衛(wèi)的手段、強(qiáng)度都明顯大大超過了不法侵害人所實(shí)施的不法侵害的手段、強(qiáng)度,并且造成了不法侵害人死亡的重大損害結(jié)果,屬于防衛(wèi)過當(dāng)。
(3)本案不適用刑法規(guī)定的對(duì)于正在行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴(yán)重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛(wèi)行為。造成不法侵害人傷亡的,不屬于防衛(wèi)過當(dāng),不負(fù)刑事責(zé)任的規(guī)定。因?yàn)楣i樣的侵害行為沒有達(dá)到嚴(yán)重危及人身安全的程度,仍屬于比較輕微的不法侵害行為。
(4)根據(jù)我國刑法的規(guī)定,防衛(wèi)過當(dāng)?shù)?應(yīng)當(dāng)負(fù)刑事責(zé)任,但是應(yīng)當(dāng)減輕處罰或者免除處罰。
案例5、被告人由某,女,29歲,農(nóng)民。1998年3月15日,村民承某見由某的丈夫外出打工,當(dāng)晚竄入由家,欲行,由某掙扎中摸到枕下一把剪刀,然后不顧一切往承某身上猛刺。承某胸部、腹部多處被刺當(dāng)場死亡。
問:由某的行為是否是防衛(wèi)過當(dāng)?
分析:本案中,被告人由某,當(dāng)自己的性權(quán)利和人身安全受到嚴(yán)重侵害的時(shí)候,為了自救將承某當(dāng)場刺死,其行使的是特別防衛(wèi)權(quán),屬于正當(dāng)防衛(wèi),而不是防衛(wèi)過當(dāng),依法不負(fù)任何刑事責(zé)任。
考察法條:《中華人民共和國刑法》第20條規(guī)定:為了使國家、公共利益、本人或者他人的人身、財(cái)產(chǎn)和其他權(quán)利免受正在進(jìn)行的不法侵害,而采取的制止不法侵害的行為,對(duì)不法侵害人造成損害的,屬于正當(dāng)防衛(wèi),不負(fù)刑事責(zé)任。正當(dāng)防衛(wèi)明顯超過必要限度造成重大損害的,應(yīng)當(dāng)負(fù)刑事責(zé)任,但是應(yīng)當(dāng)減輕或者免除處罰。對(duì)正在進(jìn)行行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴(yán)重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛(wèi)行為,造成不法侵害人傷亡的,不屬于防衛(wèi)過當(dāng),不負(fù)刑事責(zé)任。
總結(jié):防衛(wèi)過當(dāng)與正當(dāng)防衛(wèi)是兩個(gè)既有本質(zhì)區(qū)別又有密切聯(lián)系的概念。
第一、防衛(wèi)過當(dāng)在客觀上有危害性、在主觀上有罪過。從總體上說是一種非法侵害行為,這是區(qū)別于正當(dāng)防衛(wèi)的本質(zhì)特征也是刑法規(guī)定防衛(wèi)過當(dāng)負(fù)刑事責(zé)任的根據(jù)。
目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。
1、文書電子檔案整理
一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。
A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。
3會(huì)計(jì)電子文件整理
A．工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。
B．賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
二、電子檔案的保護(hù)
由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但是，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。
1、軟磁盤的保護(hù)
A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。
B、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。
D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。
F、對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
G、在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2、光盤的保護(hù)
A．規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
對(duì)此，西方檔案界已經(jīng)取得了比較一致的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐成果，他們以“文件生命周期理論”為理論基礎(chǔ)，以文檔一體化為實(shí)踐基礎(chǔ)，在電子政務(wù)平臺(tái)上，創(chuàng)造了元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，從而結(jié)束了西方傳統(tǒng)檔案實(shí)體整理的技術(shù)時(shí)代。而中國檔案界，一方面是迅速地引進(jìn)了西方的元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，另一方面則又提出了自己的多種多樣的檔案整理技術(shù)，如“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”、“雙套制的檔案整理技術(shù)”、“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”等等。雖然中國一下出現(xiàn)了如此之多的檔案整理技術(shù)，顯得有些混亂，但這些檔案整理技術(shù)具有一個(gè)共同的特征，那就是它們并不使用“元數(shù)據(jù)”來整理檔案。這不是一般的技術(shù)上的不同，而是顯露出了中、西方迥然不同的檔案整理技術(shù)走向。我們始終認(rèn)為，中國現(xiàn)有檔案整理技術(shù)的出現(xiàn)，必然有它形成的道理。所以，我們借此篇文章，通過對(duì)不同檔案整理技術(shù)的比較，來揭示檔案整理技術(shù)的本質(zhì)及其我國檔案整理技術(shù)的發(fā)展趨勢。
“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”已被檔案界普遍接受，“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”則還是一個(gè)剛剛提出的概念。這里只是利用“非”這一重要的邏輯概念表明，只要西方的“元數(shù)據(jù)”不是檔案整理的唯一技術(shù)，那么在“元數(shù)據(jù)”之外，就應(yīng)該有“非元數(shù)據(jù)”檔案整理技術(shù)的存在。大家必須理解，我們提出“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”，并不是要去反對(duì)和否定元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而只是要用“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”的概念開道，來梳理在中國已經(jīng)出現(xiàn)的檔案整理技術(shù)，并證明它們同樣是現(xiàn)代的，而且是更適應(yīng)中國檔案實(shí)踐的檔案整理技術(shù)體系。
一、元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)
“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是西方檔案界提出的一種檔案整理技術(shù)。而西方產(chǎn)生這種技術(shù)的實(shí)踐基礎(chǔ)是，他們利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其技術(shù)實(shí)現(xiàn)了“電子政務(wù)”，并且使“電子政務(wù)平臺(tái)”成為他們?nèi)粘Ｐ姓芾淼膶?shí)踐基礎(chǔ)和管理工具。
在這種特殊的條件下，電子政務(wù)系統(tǒng)本身不僅能產(chǎn)生著電子文件、而且也能提供電子文件的實(shí)體信息(數(shù)據(jù))，并且能根據(jù)電子文件生成的具體環(huán)節(jié)，提供隱含在具體環(huán)節(jié)背后的、電子文件與社會(huì)實(shí)踐及其過程之間的對(duì)應(yīng)信息——元數(shù)據(jù)(數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù))，即檔案實(shí)踐通常所稱的“檔案歷史聯(lián)系信息”。于是，嵌在電子政務(wù)平臺(tái)中的檔案整理系統(tǒng)就可以在電子政務(wù)的支持下，利用所采集的“元數(shù)據(jù)”完成“檔案歷史聯(lián)系”的整理，它不但獲得了“電子文件實(shí)體集合”，而且具有了足以使這一文件實(shí)體集合轉(zhuǎn)化為檔案的“檔案歷史聯(lián)系的記錄”。而“電子文件實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”這兩種物質(zhì)實(shí)體的獲得，就構(gòu)成了它所要得到的電子檔案實(shí)體。因此“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一個(gè)具有科學(xué)性、高自動(dòng)化程度的檔案整理技術(shù)體系。
由于現(xiàn)在西方和我國還只是將“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”嵌入到了電子政務(wù)系統(tǒng)，所以有人可能誤認(rèn)為，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)只適用于電子政務(wù)。其實(shí)不然，它不但能適應(yīng)電子政務(wù)的檔案整理，而且也能適應(yīng)諸如電子銀行、電子商務(wù)、電算化會(huì)計(jì)等等電子管理平臺(tái)的應(yīng)用。事實(shí)上，只要人們能為某一社會(huì)實(shí)踐的管理建立電子管理的平臺(tái)，那么元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)就能嵌入這個(gè)電子管理系統(tǒng)，成為適應(yīng)它的檔案整理技術(shù)。所以“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一種具有很寬實(shí)踐范疇的實(shí)用檔案整理技術(shù)。
“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的特征是，它徹底變革了傳統(tǒng)檔案實(shí)體整理的技術(shù)，成為“文件實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”分離的技術(shù)。這種文件實(shí)體與檔案歷史聯(lián)系整理的技術(shù)分離，使元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中的“檔案歷史聯(lián)系整理”，不再受電子文件實(shí)體的干擾，而使檔案整理真正地進(jìn)入了多元的時(shí)代，使檔案整理原則從一維的“來源原則”，發(fā)展為具有“實(shí)踐主體”、“實(shí)踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的“文件實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理技術(shù)的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”是其檔案整理技術(shù)的四大特征。
二、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)
在檔案整理技術(shù)中“非元數(shù)據(jù)”與“元數(shù)據(jù)”是相對(duì)存在的兩種檔案整理技術(shù)。從概念上說，除了“元數(shù)據(jù)”的檔案整理技術(shù)之外，都屬于“非元數(shù)據(jù)”檔案整理的技術(shù)范疇。但本篇文章不再研究傳統(tǒng)的檔案實(shí)體整理，它包含的只是新提出的“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”、“雙套制的檔案整理技術(shù)”和“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”。
不管是“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”，還是“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”，它們的檔案實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理都是相互分離的。“雙套制的檔案整理技術(shù)”比較特殊，從表面上看，它是用整理紙質(zhì)檔案的方法完成了電子檔案的整理，但它同樣告訴我們，也能夠用整理電子檔案的方法整理紙質(zhì)檔案。由此我們可以看出，中國檔案界提出的這些非元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，具有一個(gè)共同特點(diǎn)，即它們都是“檔案實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的檔案整理技術(shù)。由于這些“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是“檔案實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的技術(shù)，所以它們就同樣都能實(shí)現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多維化。它的檔案整理原則，也可以從一維的“來源原則”，過渡到具有“實(shí)踐主體”、“實(shí)踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。它們最終都要形成由“文件的實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”兩種物質(zhì)實(shí)體共同構(gòu)成檔案。
于是我們發(fā)現(xiàn)，中國提出的非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)雖然還存在著許多的缺點(diǎn)，但在“質(zhì)”上，這些非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)都具有“文件實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”的四大檔案整理技術(shù)的特征。
三、兩種典型檔案整理技術(shù)的比較
我們的研究發(fā)現(xiàn)，雖然非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的技術(shù)環(huán)境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術(shù)具有相同的內(nèi)在結(jié)構(gòu)，完全可以用同一的《檔案整理結(jié)構(gòu)的模型》來認(rèn)識(shí)和解釋它們的機(jī)理和過程?；蛘哒f，是因?yàn)樗鼈兙哂邢嗤臋n案整理結(jié)構(gòu)，所以它們才具有它們的共同特征。所以非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)這兩種看似非常不同的檔案整理技術(shù)，其實(shí)是同一檔案整理結(jié)構(gòu)的兩種不同技術(shù)表現(xiàn)形式。
為什么會(huì)產(chǎn)生這兩種不同的檔案整理技術(shù)形式，或者說，西方為什么采用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而中國為什么要采用非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而這是相同的檔案整理原理為適應(yīng)不同國家檔案實(shí)踐條件而產(chǎn)生必然結(jié)果。在中國，其實(shí)始終存在著兩種不同的檔案實(shí)踐和理論體系。一種是，從民國時(shí)期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現(xiàn)階段提出的“文件中心”，與之相應(yīng)的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實(shí)踐分離的檔案實(shí)踐，在解放后，中國接受了前蘇聯(lián)的檔案實(shí)踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實(shí)踐體制，同時(shí)也就形成了有別于西方的檔案學(xué)理論。
原理、價(jià)值和理念要過渡到實(shí)踐，就需要技術(shù)的中介，由于技術(shù)離實(shí)踐更近，所以它更要受到實(shí)踐的約束，先進(jìn)的技術(shù)并非在哪里都適用，對(duì)誰都是具有實(shí)用的價(jià)值。中國人民大學(xué)王健教授在國家社科基金項(xiàng)目“OA環(huán)境下的文件、檔案一體化管理研究”的技術(shù)報(bào)告中就客觀和直率地提出，在中國“無論是檔案行政管理機(jī)構(gòu)，還是檔案館，都無權(quán)指導(dǎo)各機(jī)構(gòu)的文件工作，……因而無法具備全面的一體化功能?！雹賹?duì)于在中國建立文件中心的問題上她也指出“全盤否定檔案室的態(tài)度是不科學(xué)的，完全撤銷檔案室的做法是不現(xiàn)實(shí)的，在保留檔案室的基礎(chǔ)上再重建一套文件中心是不必要的，簡單地將檔案室改名為文件中心也解決不了根本問題?！雹谶@些認(rèn)識(shí)對(duì)于認(rèn)識(shí)檔案整理技術(shù)的發(fā)展同樣有效。
我們應(yīng)特別注意，計(jì)算機(jī)化與現(xiàn)代化是兩個(gè)不同的概念，比如，一種檔案整理技術(shù)雖然沒有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化，但如果它能實(shí)現(xiàn)多維的檔案歷史聯(lián)系聯(lián)系整理；而另一個(gè)雖然實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化，但它形成的檔案歷史聯(lián)系卻是一維的，那么我們究竟應(yīng)該將哪種技術(shù)判斷為現(xiàn)代檔案整理技術(shù)呢？檔案整理技術(shù)現(xiàn)代化的關(guān)鍵是檔案整理技術(shù)內(nèi)容上的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)化只是檔案整理現(xiàn)代化的一種外在的形式。
在自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的程度上，元數(shù)據(jù)顯然要高于非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。但在中國發(fā)展元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，有著諸多檔案界自身無法克服的現(xiàn)實(shí)障礙，但只要我們放棄部分元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的高自動(dòng)化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”、能脫離電子政務(wù)環(huán)境、不用制定也不依賴“檔案元數(shù)據(jù)集”的條件下，創(chuàng)造出一種可應(yīng)用于文書和科技檔案、并適用于紙質(zhì)文件、電子文件和實(shí)物混合的、非常實(shí)用的檔案整理技術(shù)。所以不要簡單化地根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用程度，來論檔案整理技術(shù)的長短。
四、中國檔案整理技術(shù)前景的展望
通過“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”與“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”的比較研究，我們認(rèn)為：
中國檔案界，須在元數(shù)據(jù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)之間做一抉擇，這是不能回避的。它不是單純的檔案理論和技術(shù)問題，而是干系到中國檔案事業(yè)未來發(fā)展的一次抉擇。它是檔案工作者、檔案學(xué)者和中國檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都必須傾心關(guān)注的問題。
不應(yīng)該排斥元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，但在相當(dāng)長的一段時(shí)期內(nèi)，“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”應(yīng)該是一條更適應(yīng)中國國情的檔案整理技術(shù)路線。我們甚至認(rèn)為，它是遲早要被國人所接受的一種檔案整理技術(shù)。
“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”雖然已經(jīng)有了基礎(chǔ)，但技術(shù)整體還處于相當(dāng)混亂的狀態(tài)。我國應(yīng)該在夯實(shí)它的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)、簡約它的技術(shù)、注重它的實(shí)用性的前提下，統(tǒng)一制定中國的檔案整理技術(shù)規(guī)范。其結(jié)果應(yīng)該是創(chuàng)造出一種具有中國特色的檔案整理技術(shù)體系和理論。這也是中國檔案界在世界有所建樹的一個(gè)契機(jī)。
我國在轟轟烈烈引進(jìn)元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的過程中已經(jīng)積累了許多實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)在是否應(yīng)該對(duì)它進(jìn)行一次階段性的總結(jié)，召開一次高端研討會(huì)，客觀地評(píng)價(jià)一下得失，這可能是一個(gè)非常有益的建議。
