時間：2023-05-17 16:11:15
序論：在您撰寫城市建設(shè)檔案管理規(guī)范時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
[關(guān)鍵詞]市重點工程建設(shè)項目；招投標(biāo)；檔案管理
城市重點工程建設(shè)項目招投標(biāo)檔案是指經(jīng)市人大會議審議通過，由市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的重點建設(shè)項目，在招標(biāo)投標(biāo)交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點工程建設(shè)項目招投標(biāo)檔案是招標(biāo)投標(biāo)過程中的真實記錄，是招標(biāo)投標(biāo)管理工作的重要依據(jù)，重點工程建設(shè)項目因為規(guī)模大，既有勘察、設(shè)計、監(jiān)理等服務(wù)，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機械設(shè)備的采購安裝，形成周期長，招投標(biāo)文件具有數(shù)量大種類多，發(fā)揮作用時間長的特點。作為檔案工作者，應(yīng)當(dāng)建立健全市重點工程建設(shè)項目招投標(biāo)檔案工作，認真研究思考，采取積極的措施，保證招投標(biāo)檔案的真實、準(zhǔn)確、完整，為建設(shè)項目中標(biāo)后的跟蹤管理和咨詢服務(wù)提供依據(jù)。
目前，城市重點工程建設(shè)項目招投標(biāo)文件主要存在以下幾個問題：
首先，工程招投標(biāo)檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點工程建設(shè)項目往往參加單位多，招投標(biāo)文件數(shù)量龐大，沒有中標(biāo)的單位招投標(biāo)文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒有對工程招投標(biāo)文件的規(guī)格大小、保管期限等沒有明確的規(guī)定。一些重點建設(shè)項目往往工期長，查閱頻繁，招投標(biāo)文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。
其次，招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設(shè)單位沒有真正建立招投標(biāo)檔案管理工作機制，與招標(biāo)簽訂合同后，招標(biāo)給什么就接收什么；一些單位對重點工程招投標(biāo)檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標(biāo)文件隨意堆放，沒有分類標(biāo)準(zhǔn)，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。
再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無法滿足招投標(biāo)文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享?，F(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標(biāo)檔案的目錄管理，不能與評標(biāo)管理軟件實現(xiàn)對接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。
針對重點工程建設(shè)項目招投標(biāo)檔案管理實際存在的一些問題，下面從管理職責(zé)、制度建設(shè)、規(guī)范要求等方面，提出幾點改進建議：
1、明確招投標(biāo)檔案管理分工協(xié)作機制。應(yīng)明確部門和相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，進一步規(guī)范檔案管理，做到分級管理、職責(zé)明確。重大建設(shè)項目工程招標(biāo)委托招標(biāo)機構(gòu)進行的，由招標(biāo)機構(gòu)負責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設(shè)單位負責(zé)立卷、歸檔、集中保管。招投標(biāo)交易活動結(jié)束后，中標(biāo)通知書發(fā)出一周內(nèi)，應(yīng)按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時間內(nèi)沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費用。建設(shè)單位應(yīng)建立由技術(shù)部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負責(zé)人。負責(zé)接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實現(xiàn)集中管理。
2、建立健全招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度。在實際工作中，建設(shè)單位主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標(biāo)法實施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標(biāo)項目檔案，條例中并沒有對招投標(biāo)檔案的管理做出詳細規(guī)定。因此，細化各地現(xiàn)行的工程招投標(biāo)檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作。另外，要與交易中心加強聯(lián)系，業(yè)務(wù)審批人員在文件的收集過程中，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，對報送人的文件嚴(yán)格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。
3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細化資料收集清單，是精簡庫存數(shù)量的前提。重點建設(shè)項目招投標(biāo)文件，建設(shè)單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標(biāo)文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規(guī)定的情況下，在實際工作中，筆者認為，市重點項目招投標(biāo)檔案應(yīng)主要包括：1、前期階段：包括立項批文復(fù)印件、招標(biāo)協(xié)議、招標(biāo)申請等。2、過程階段：招標(biāo)公告、投標(biāo)申請人匯總名單、投標(biāo)資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑、工程量清單、預(yù)算控制價或投標(biāo)限價、投標(biāo)人標(biāo)書，包括技術(shù)標(biāo)、經(jīng)濟標(biāo)等；3、簽約階段：評標(biāo)委員會名單、開標(biāo)記錄、符合要求的投標(biāo)一覽表、廢標(biāo)情況說明、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、中標(biāo)通知書、合同副本、未中標(biāo)人投標(biāo)文件等。其次，在精簡招投標(biāo)檔案方面，招投標(biāo)辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠信檔案和信用投標(biāo)人，以后的投標(biāo)項目資審文件和投標(biāo)文件可不再提交有關(guān)人員業(yè)績、人員資歷材料等復(fù)印件。這樣，不但減少投標(biāo)單位的重復(fù)工作量，同時也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標(biāo)，中標(biāo)單位投標(biāo)文件一正三副，不中標(biāo)單位一套正本就可以了，改變以往招標(biāo)將所有招標(biāo)過程中產(chǎn)生的材料全部交給建設(shè)單位，造成資料重復(fù)，庫存緊張的狀況。最后，關(guān)于歸檔年限的設(shè)定，將市重點建設(shè)項目招投標(biāo)文件劃分為永久、三十年、十年，中標(biāo)單位土建部分建議劃為永久，設(shè)備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標(biāo)單位建議作為資料保管五年。
4、清晰招投標(biāo)檔案的組卷。招標(biāo)各階段的勘察設(shè)計、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等應(yīng)當(dāng)分別組卷。招投標(biāo)文件的立卷和歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個項目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復(fù)歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。
5、提高招投標(biāo)檔案信息化管理和服務(wù)水平。通過對檔案專業(yè)管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)的接口連接，實現(xiàn)條目檢索和全文檢索，逐步實現(xiàn)招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標(biāo)項目匯編，包括錄入項目名稱、中標(biāo)單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數(shù)據(jù)進行分類、匯總、分析，對各類數(shù)據(jù)按照檔案的分類要求以及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系進行整合，各類分析報表的進行插件處理，改變以往單調(diào)、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務(wù)，為投標(biāo)單位和有關(guān)部門提供綜合性信息，實現(xiàn)檔案的精細化、科學(xué)化、信息化，充分發(fā)揮招投標(biāo)檔案價值。
關(guān)鍵詞：成教檔案；檔案管理；特點；問題；對策
隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，一些工作對人們的學(xué)歷水平和技術(shù)要求越來越高，因此高校成人教育也越來越受到人們的重視。伴隨成人教育的炙手可熱，成人教育檔案的管理也成為一個重要的管理系統(tǒng)，在成人教育多樣性的影響下，成人教育檔案的管理也成為一件龐雜而又棘手的工作。用詞，在新時期的教育背景下，成人教育檔案管理的規(guī)范化成為一個值得深入研究和探討的問題。
一、新時期高校成教檔案的特點
成教檔案是反映成人教育的學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的表現(xiàn)情況和學(xué)習(xí)活動以及學(xué)習(xí)成績的一種記錄方式。高校成人教育的獨特性使其檔案管理也與普通高等教育有所不同，總體來說成人教育的特點有以下幾個方面：
1、成教檔案載體的多樣性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，成人教育檔案的載體也由以前單純的紙質(zhì)媒體轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷碾娮用襟w。在這些媒體中既有紙張、表格，也有照片、幻燈片之類，這些不同性質(zhì)的載體所體現(xiàn)的都是最檔案的記錄性，他們共同記錄了高校成人教育的發(fā)展，也體現(xiàn)了時代的進步，具有極為重要的保存價值。
2、成人教育檔案來源的分散性決定了極強的社會性。成教檔案的來源廣泛，既包括上級下達的材料和指導(dǎo)性文件，也包括學(xué)校資料、學(xué)生學(xué)籍、教學(xué)大綱等。高校的成人教育學(xué)生大部分都有各自的職業(yè)，來源于不不同的地區(qū)，涉及的專業(yè)也不同，在學(xué)習(xí)期間也分布在與不同的教學(xué)點，具有極強的社會性和分散性。
3、成教檔案具有極大的實用價值，檔案的利用率較高。成人教育檔案記錄著學(xué)生在學(xué)校的最原始的學(xué)習(xí)情況和德才成績，所以成教檔案的利用率比普通高校檔案的利用率高，學(xué)生的工作調(diào)動，升職需要的學(xué)歷證明、報考研究生等都需要利用到學(xué)生的成人教育檔案。同時因為成教檔案還包括學(xué)校成人教育的一些教學(xué)大綱和學(xué)校的成教的發(fā)展，可以為研究成人教育提供一些珍貴的原始數(shù)據(jù)。
4、成人教育學(xué)習(xí)形式的靈活性造成了成教檔案收集的困難性。成人教育因為其學(xué)生的特殊性，導(dǎo)致了學(xué)習(xí)形式的靈活多變性。普通高校的成人教育在一般的情況下都具有成人夜大、成人專升本等多種辦學(xué)方式，因為其人員的復(fù)雜性地域的跨越性就產(chǎn)生了多種教學(xué)形式，除了課堂講課只玩還有網(wǎng)絡(luò)授課、考察參觀、實習(xí)等，涉及范圍廣，運用的形式多，給成教檔案的收集造成了一定的困難。
二、目前高校成人教育檔案管理中出現(xiàn)的問題
信息技術(shù)的發(fā)展使大部分的信息管理都實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，在建設(shè)信息社會這個大潮流的推動下，高校成人教育檔案的數(shù)字化信息化也成為一種必然的趨勢。在信息化發(fā)展對傳統(tǒng)檔案管理的沖擊下，成人教育檔案的廣利不可避免的也會出現(xiàn)不科學(xué)的利用和不規(guī)范的管理。總的來說，在新時期成人教育檔案的管理存在以下幾個問題。
1、領(lǐng)導(dǎo)對成教檔案管理的意識缺乏，檔案管理人員對檔案的歸檔意識不強。社會上普遍的檔案管理意識薄弱，在成人教育領(lǐng)域這種現(xiàn)象就更為嚴(yán)重。許多領(lǐng)導(dǎo)認為高校成教不如普通教育重要，認為成教只是為了給學(xué)校掙錢，從而不重視成教檔案的管理，對成教檔案的管理意識非常淡薄。領(lǐng)導(dǎo)的這種意識直接影響了檔案管理工作的進行，導(dǎo)致檔案管理人員對檔案的歸檔意識不強甚至造成檔案配備人員缺乏。這種對成教檔案管理的薄弱意識嚴(yán)重阻礙和制約了成教檔案管理工作的進一步發(fā)展和深入推廣。
2、成人教育檔案管理方式單一，管理手段極度落后，檔案的信息載體單一化。因為對成教檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了檔案管理部門的設(shè)備落后，不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，信息化和數(shù)字化遠遠不能實現(xiàn)，導(dǎo)致電子文件記錄的信息相對較少。在信息化迅速發(fā)展的今天多數(shù)的檔案仍然還偏向于紙質(zhì)載體，而沒有實現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件共同存在記錄信息的局面。同時管理手段不能適應(yīng)新形勢的發(fā)展，落后于社會形式的發(fā)展，造成檔案管理的混亂，導(dǎo)致一些保存價值較高的文件和材料容易丟失，在研究中缺乏完整有效地檔案資料。
3、沒有規(guī)范的成教檔案管理制度，不能及時更新檔案管理模式。對檔案的借閱和交接的等工作不重視，沒有嚴(yán)密的規(guī)章制度，在需要相關(guān)的資料時胡亂翻找，不做借閱記錄，借走的檔案資料不及時歸還甚至不歸還，導(dǎo)致文件的流失和殘缺，有時資料不全竟然找不到在哪個環(huán)節(jié)出了問題，影響了成教中對學(xué)生的管理，嚴(yán)重的甚至影響畢業(yè)生的就業(yè)和工作單位對人才的選拔和合理利用。陳舊的管理模式中，檔案的收集和整理手段滯后于社會的發(fā)展，影響檔案質(zhì)量和在研究中的實際利用價值。
4、在檔案的管理中出現(xiàn)重整理輕利用的現(xiàn)象，使檔案的服務(wù)功能滯后。在現(xiàn)代的高校成教檔案管理中更加注重的是對檔案的采集、儲存和整理，收集整理完以后就把檔案管理工作告一段落，而不去加以來發(fā)和利用，從而削弱了檔案的服務(wù)功能，降低了檔案的利用率。是收集整理好的檔案資料被束之高閣，不能得到充分合理的開發(fā)利用，更遑論開發(fā)利用新的檔案資源了。這種嚴(yán)重的重整理輕利用的觀念極大地制約了檔案原有功能的發(fā)揮和拓展。
三、實現(xiàn)高效成教檔案管理規(guī)范化的對策
高校成教檔案管理中出現(xiàn)的問題嚴(yán)重阻礙和制約了成教檔案管理工作的發(fā)展和進一步深入。只有解決這些問題，成交檔案管理才能走上正軌，更好地服務(wù)于成人教育，為高校的發(fā)展，這就要求我們實現(xiàn)成教檔案的規(guī)范化管理。實現(xiàn)成教檔案的規(guī)范化管理可以從以下幾方面入手。
1、增強領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識，強化檔案管理人員的檔案歸檔意識。要實現(xiàn)成教檔案的規(guī)范化管理，首先就要轉(zhuǎn)變觀念。高校成教檔案是記錄學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者在一個時期內(nèi)的工作業(yè)績重要依據(jù)，也是一個學(xué)校進行承繼的重要保證，只有領(lǐng)導(dǎo)者的意識增強才能讓檔案管理者認識到檔案管理的重要性和必要性，從而加強歸檔意識，在檔案材料的收集和保存過程中嚴(yán)格把關(guān)，避免珍貴檔案的流失和不完整。
2、全面提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，以適應(yīng)現(xiàn)代信息化的要求。學(xué)校應(yīng)該定期的對檔案管理人員進行哦誒尋，促進不同高校之間成教檔案管理人員的業(yè)務(wù)交流，從而提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。對檔案管理人員進行擇優(yōu)錄取，給成教檔案管理工作隊伍注入新的活力，為檔案管理工作提供保障。
3、完善管理制度，更新管理模式。成教檔案管理制度想要跟上時代的步伐，學(xué)校就要對成教管理制度進行及時的調(diào)整，有了相關(guān)的制度作保證，就可以調(diào)動檔案管理人員的積極性，激發(fā)對工作的熱情，從而保證檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
4、完善和重視檔案的利用率，強化檔案的服務(wù)意識。成教檔案的管理就是為了服務(wù)于社會和學(xué)校，在檔案的收集整理之后應(yīng)該注重對檔案的利用，讓檔案管理切實產(chǎn)生效益，為成人教育的發(fā)展以及學(xué)校的發(fā)展做出貢獻。
結(jié)語
高校成教檔案的管理是一項非常重要和意義重大的工作，只有對成教檔案進行規(guī)范化的管理，才能讓成人教育的發(fā)展緊跟時代的潮流，從促進學(xué)校和社會的發(fā)展起到巨大的推動作用。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：檔案信息化；聲像電子管理規(guī)范；聲像檔案信息系統(tǒng)
一、研究背景及意義
近年來，信息化建設(shè)已成為檔案發(fā)展的新方向，特別是以信息技術(shù)為核心的信息化建設(shè)已成為社會發(fā)展的強大推動力。2002年國家檔案局、中央檔案館《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，標(biāo)志著我國檔案信息化建設(shè)的啟動。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中，國家明確指出“把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局?！本o跟國家信息化建設(shè)的步伐，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國家信息化建設(shè)同步發(fā)展，已經(jīng)成為檔案部門的一項重要而緊迫的任務(wù)?；仡櫸覈鴻n案信息化的歷程，總共經(jīng)歷了萌芽起步（20世紀(jì)70年代末～90年代初期）、快速推進（20世紀(jì)90年代中期～21世紀(jì)初）以及系統(tǒng)發(fā)展（21世紀(jì)以后）三個階段。隨著信息化時代的到來，海量電子文件數(shù)據(jù)的涌現(xiàn)以及包括云計算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、4G通信等新興技術(shù)的發(fā)展，無一不使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件生命周期理論、全宗理論和價值鑒定理論受到了挑戰(zhàn)。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學(xué)理論的新發(fā)展方向，也是檔案信息化建設(shè)的重點方向。本文根據(jù)廣州市城市建設(shè)檔案館自行編制的《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》以及自主研發(fā)的規(guī)范化聲像電子檔案管理系統(tǒng)展開調(diào)研，以期簡述廣州市城市建設(shè)檔案館檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀并提出發(fā)展對策。
二、檔案信息化的概述
20世紀(jì)60年代日本的學(xué)者首次提出了信息化，而后20世紀(jì)70年代后期西方學(xué)者提出了“信息社會”、“信息時代”等概念。我國信息化起步較晚，1997年召開了全國第一次信息化工作會議。目前，關(guān)于檔案信息化并沒有統(tǒng)一的定義，與檔案信息化相關(guān)的諸如檔案數(shù)字化、檔案信息數(shù)字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關(guān)檔案信息化的內(nèi)涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)?！盵1]張珺（2009）認為檔案信息化是檔案工作與信息技術(shù)手段的結(jié)合；檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項動態(tài)系統(tǒng)工程，由諸多相關(guān)項目構(gòu)成，是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對管理目標(biāo)的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認為檔案信息化可理解為“是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實際運用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，以實現(xiàn)資源共享為目的推動檔案工作發(fā)展的進步過程”。[3]《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》對檔案信息化的表述為“以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程。”系統(tǒng)核心功能方面還需要進一步完善。目前對于系統(tǒng)的配置管理、備份恢復(fù)、權(quán)限管理等核心的后臺管理功能都還比較簡單，存在嚴(yán)重的管理和安全風(fēng)險。而且目前系統(tǒng)的部分核心業(yè)務(wù)功能嚴(yán)重不足，例如軟件對于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導(dǎo)致一些查詢需要投入大量人力進行，對于聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統(tǒng)設(shè)計中尚未考慮到未來電子檔案和長期保存需要目前的系統(tǒng)主要處于應(yīng)付現(xiàn)階段的管理模式，即以紙質(zhì)+數(shù)字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒有針對電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的設(shè)計考慮。從長遠來看，結(jié)合信息化改革步伐（例如國土規(guī)劃信息化工作建設(shè)目標(biāo)）以及本地信息環(huán)境的現(xiàn)實(云計算環(huán)境的逐步成熟和認證技術(shù)的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定位高遠，需要面向電子檔案管理的需要進行通盤考慮。
三、基于聲像電子管理規(guī)范的檔案信息化建設(shè)
廣州城市建設(shè)檔案館的信息化建設(shè)工作開展較早，上個世紀(jì)90年代初便開始著手建立檔案管理信息系統(tǒng)，在2002年后該館開始致力于建設(shè)數(shù)字城建檔案館。目前使用的聲像檔案管理系統(tǒng)為2005年開發(fā)的系統(tǒng)，隨著內(nèi)外部環(huán)境的飛速變化與發(fā)展，使得現(xiàn)有的系統(tǒng)目前面臨著內(nèi)外部環(huán)境的雙重壓力，其中既有信息系統(tǒng)自身業(yè)務(wù)需求發(fā)展所帶來的內(nèi)部推動力，又有環(huán)境調(diào)整所帶來的外部拉動力，在雙向驅(qū)動力的作用下，信息系統(tǒng)的升級工作勢在必行。因此，該聲像系統(tǒng)的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對信息化升級的要求?！稄V州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》由廣州市城建檔案館在多年實踐中擬定，在業(yè)界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對象，其規(guī)定了聲像電子檔案的術(shù)語和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數(shù)據(jù)要求。針對原系統(tǒng)的不足以及工作中出現(xiàn)的各種問題，并基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》中明確的標(biāo)準(zhǔn)、定義，利用成熟、專業(yè)的聲像處理技術(shù)，從以上有關(guān)信息化的表述中，我們可以發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)、開發(fā)利用、資源共享這三個關(guān)鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認為檔案信息化就是運用信息技術(shù)開發(fā)利用檔案，最終達到資源共享的目的。
廣州市城建檔案館現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理模式定型于本世紀(jì)初，館內(nèi)以“數(shù)字化生產(chǎn)、檔案編研、自主建設(shè)”為立足點，在工作過程中取得了不少成果與榮譽，并曾一度成為城建檔案行業(yè)的學(xué)習(xí)典范。隨著時代的發(fā)展，新的上位法、國家標(biāo)準(zhǔn)和事業(yè)單位行政分類改革賦予廣州市城市建設(shè)檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉(zhuǎn)變，尤其使得其工作流程、服務(wù)方式、服務(wù)對象以及數(shù)量格式上產(chǎn)生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統(tǒng)的功能模塊已經(jīng)難以應(yīng)對日常工作中的管理需求，主要問題體現(xiàn)在以下幾方面。1.頂層架構(gòu)設(shè)計不足廣州城建檔案館信息化工作總的來說是受業(yè)務(wù)需求驅(qū)動，歷經(jīng)數(shù)十年時間的建設(shè)由多個系統(tǒng)構(gòu)成的集合，尚未形成內(nèi)部密切聯(lián)系、資源有效共享的覆蓋核心業(yè)務(wù)流程的綜合性的信息系統(tǒng)?，F(xiàn)有的子系統(tǒng)集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來看，系統(tǒng)之間的關(guān)系并不是很清晰，軟硬件平臺不夠統(tǒng)一，使用部門和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應(yīng)業(yè)務(wù)管理要求和新型城市化發(fā)展的要求。隨著時間的推移和業(yè)務(wù)管理的不斷發(fā)展，信息共享和系統(tǒng)集成的難度日益加大。2.系統(tǒng)功能整體性表現(xiàn)不足現(xiàn)有系統(tǒng)在整體層面上存在升級換代緩慢，用戶體驗友好性不足，子系統(tǒng)零散，缺乏統(tǒng)一入口等問題。現(xiàn)有系統(tǒng)中有相當(dāng)部分都是獨立建設(shè)的，各項業(yè)務(wù)功能基本上是陸續(xù)拼接的，使用的編程平臺和后臺軟件存在較大差異，因而難以進行總體性的功能框架展示。目前信息系統(tǒng)對于業(yè)務(wù)活動的覆蓋面還不夠充分，例如實體管理與資源存儲管理就還很不完善，功能模塊之間的聯(lián)系基本上屬于各自為戰(zhàn)的局面，用戶需要根據(jù)自己的職權(quán)選擇進入不同的系統(tǒng)進行操作，加上命名方面的隨意性，導(dǎo)致用戶體驗較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進一步強化建立專門的聲像檔案管理系統(tǒng)，對聲像檔案信息資源進行集中有效管理，通過網(wǎng)絡(luò)方式相互連接和提供利用，實現(xiàn)聲像檔案信息的有效、規(guī)范、科學(xué)管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫，能和其他信息系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統(tǒng)。其中功能模塊主要包括配設(shè)任務(wù)申請、任務(wù)分配、成果數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)查看、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題制作、查詢檢索、統(tǒng)計報表檔案、用戶權(quán)限管理。本聲像電子檔案管理系統(tǒng)是基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》的需求而量身訂造的。該系統(tǒng)的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設(shè)檔案館目前的工作流程，提高其對聲像電子檔案管理及調(diào)用的效率。這不僅順應(yīng)了國家大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)＋”的戰(zhàn)略方針，而且通過《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》與系統(tǒng)的相互結(jié)合，使得整個系統(tǒng)在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個系統(tǒng)的搜索效率及降低維護成本。同時，這種標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)也值得國內(nèi)其他城市參考，我們可以預(yù)想在不久的將來全國各地都遵循一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行對聲像電子文檔的管理，存放在一個相同的系統(tǒng)下，這個系統(tǒng)所產(chǎn)生的價值將是不可估量的。
作者:林康子 單位:廣東省廣州市城市建設(shè)檔案技術(shù)咨詢服務(wù)公司
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】城建檔案管理；數(shù)字化；信息技術(shù)；城市化
自我國社會主義市場經(jīng)濟體制確立以來，新時期社會進步飛快，城市建設(shè)也獲得了廣闊的發(fā)展空間，城市化腳步越來越快。城市化進程的不斷推進中，建筑工程規(guī)模和數(shù)量不斷增加，為了確保城市建設(shè)活動有序開展，需要全面開展城建n案管理數(shù)字化建設(shè)活動，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效、安全和便捷存儲，為城市建設(shè)規(guī)劃提供更為科學(xué)合理的參考依據(jù)，推動城市化建設(shè)和發(fā)展。由此看來，加強城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究是十分有必要的，對于后續(xù)理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。
一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個具有十分廣闊發(fā)展前景的行業(yè)，在建設(shè)和發(fā)展過程中，仍然有許多缺陷和不足有待進一步完善。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于傳統(tǒng)的城建檔案管理方法需要耗費大量的人力、物力和財力，需要人工對紙質(zhì)檔案進行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時，由于檔案資料自身具有分散性特點，所以對信息資源的整合和查找只能依靠人工實現(xiàn)，一旦紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產(chǎn)生嚴(yán)重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統(tǒng)性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區(qū)域，檔案館之間的檔案資料調(diào)度和查閱較困難，需要占用大量的存儲空間。數(shù)字化城建檔案能夠有效改善此類問題，利用先進的信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)資源共享和存儲技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
城建檔案管理中，主要工作內(nèi)容在于如何長期地保存和查閱。伴隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速提高，越來越多先進技術(shù)涌現(xiàn)，并被廣泛應(yīng)用在城建檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高效、安全和長期存取。城建檔案信息數(shù)字化主要是在物質(zhì)載體上記錄，物質(zhì)載體性能越好，存儲時間越長。所以在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，檔案信息存儲物質(zhì)載體直接影響到數(shù)字信息的存取期限，保證物質(zhì)載體的穩(wěn)定性是尤為必要的。
城建檔案由于自身性質(zhì)較為特殊，所以除了記錄城建的相關(guān)信息以外，還具有一定的法律價值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，檔案信息存儲載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數(shù)據(jù)信息的丟失和不完整，法律價值需要在長期驗證中才可以肯定其原有價值。
數(shù)字檔案資源共享，首要前提是建立一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，實現(xiàn)更大范圍的檔案資源共享。但是就當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀來看，仍然缺乏一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。
三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)對策
（一）做好全面規(guī)劃。城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，前期規(guī)劃工作是一項十分重要的工作，將大量的紙質(zhì)檔案資料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費大量的時間和精力。數(shù)字化建設(shè)中，需要對檔案館內(nèi)部的信息資源儲藏量具有一定的了解，深入調(diào)查分析后，才可以突出工作重點，根據(jù)檔案類型有針對性地開展數(shù)字化建設(shè)活動。
（二）建立城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案的資源共享，需要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持下，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。建立城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，主要是包括對數(shù)字化檔案管理規(guī)范和信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過對數(shù)據(jù)信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網(wǎng)站管理的相關(guān)說明。數(shù)字化檔案管理規(guī)范化建設(shè)，可以為后續(xù)的城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供更為充分的參考依據(jù)。
（三）建設(shè)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。城建檔案數(shù)字化管理不僅僅需要依靠計算機網(wǎng)絡(luò)開展工作，還需要建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，利用相配套的設(shè)備和軟件，搭建一個網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的共享。
四、結(jié)語
綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是應(yīng)時展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設(shè)過程中需要充分考慮到數(shù)字化檔案信息管理的安全問題和系統(tǒng)穩(wěn)定性，有針對性地開展工作。
【參考文獻】
[1]袁志海.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].城建檔案，2012，6（1）：35-36.
關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；問題；原因；對策
1 城建檔案管理的主要內(nèi)容
根據(jù)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/158-2011）的規(guī)定，城建檔案“是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖標(biāo)、聲像等各種載體的文字材料”，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)水平的提升，城市建設(shè)管理的外延逐步擴大，內(nèi)容也更加復(fù)雜，任務(wù)更加艱巨?？傮w來看，城建檔案管理主要包括城市建設(shè)規(guī)劃、城市建設(shè)工程檔案、城市建設(shè)勘測、城市建設(shè)管理等方面的內(nèi)容，涉及到國土資源、工業(yè)、民用、電力、水利、交通、環(huán)境保護、園林綠化等不同層面的規(guī)劃、建設(shè)項目。城建檔案不僅為城市規(guī)劃、建設(shè)及管理提供了全面、切實的依據(jù)，還能夠為城鎮(zhèn)社會、經(jīng)濟、文化的維護及保障提供重要的資料來源，并創(chuàng)造有利的條件。科學(xué)的城建檔案管理，能夠為城市建設(shè)及發(fā)展提供深入、詳實的材料，完備、準(zhǔn)確的城建檔案材料，可以為城市健康、可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
2 城建檔案管理存在的問題及成因
2.1 城建檔案管理存在的問題
隨著城市建設(shè)事業(yè)的告訴發(fā)展，城建檔案管理存在的弊端日益凸顯，總體來看，城建檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
一是城建檔案管理不規(guī)范。一方面，城建檔案搜集的方式單一，資料來源過少且不均衡，而且在收集、分類上過于粗放，不僅造成了管理上人力、物力等資源的浪費，也難以充分發(fā)揮檔案管理資料的價值。另一方面，城建檔案管理的程序不夠明確，對檔案資源處理的效率較低，如對一些不合格的材料沒有及時處理，加上部分檔案文件的歸檔未能按照相關(guān)要求規(guī)范操作，不僅影響了檔案的永久性保存，也會造成檔案胡亂臨時補湊、隨意變更等現(xiàn)象，給城建檔案管理帶來無法挽回的損失。
二是城建檔案的利用率低，在城建檔案管理實踐中，利用城建檔案的人或單位還比較少。加上城建檔案管理方法封閉，宣傳工作不到位，導(dǎo)致城建檔案管理工作很少為外界認知，城建檔案管理對社會的價值無法體現(xiàn)。
三是檔案管理工作水平較低，城市建設(shè)進程加快促進了城建檔案的需求，但是在城建檔案管理中，工作者對檔案利用者缺少充分的咨詢及答疑能力，如對檔案資料的種類、質(zhì)量及相關(guān)設(shè)施等了解不足，導(dǎo)致為利用者服務(wù)的效率低下。檔案管理工作欠缺主動性，加上保密保護政策的要求，影響了城建檔案管理的編研工作，降低了城建檔案管理整體建設(shè)水平。
2.2 造成城建檔案管理問題的成因
影響城建檔案管理質(zhì)量的主要有以下幾個方面的原因。一是意識理念的落后，很多城市建設(shè)、施工及管理單位對城建檔案工作的認識不足，理念模糊，即使工作過程中運用城建檔案較多的單位，也缺乏科學(xué)的城建檔案搜集、歸類、報送意識，導(dǎo)致城建檔案管理中資料不齊、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)等問題層出不窮。二是對城建檔案管理工作的投入有限，包括對城市檔案建設(shè)的設(shè)施建設(shè)、人員的指導(dǎo)及培訓(xùn)等工作，導(dǎo)致對城市檔案管理的激勵欠缺，嚴(yán)重影響了城市檔案管理的長遠、健康發(fā)展。二是對城市檔案管理建設(shè)缺乏科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)，如對城市建設(shè)檔案的收錄、處理采取標(biāo)準(zhǔn)還不夠明確，導(dǎo)致城建檔案管理工作難以高效開展。城建檔案管理工作中程序混亂，對檔案管理的查閱、回收及查閱等缺乏全面的制度管理，影響了城建檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。不僅如此，城市檔案管理內(nèi)部的考核、人事、考勤等制度未完全建立，嚴(yán)重降低了城市檔案管理工作隊伍的質(zhì)量。三是城市檔案管理工作的信息化建設(shè)水平較差，目前，城建檔案管理雖然加速了數(shù)字化檔案的建設(shè)，促進了層級化的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，然而由于城建檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，城建檔案資料的分類不夠?qū)I(yè)，加上對在城建檔案管理中軟件建設(shè)不到位，導(dǎo)致城建檔案管理信息化難以與檔案管理實現(xiàn)有機結(jié)合，阻礙了城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
3 城建檔案管理的對策
3.1 深化城建檔案管理的認知
對城建檔案管理工作，要從長遠發(fā)展的角度出發(fā)，制定城建檔案管理中長期規(guī)劃，加強城建檔案現(xiàn)代化管理理念，將城建檔案管理與城市規(guī)劃、建設(shè)緊密結(jié)合起來，提升社會對城建檔案管理重要性的認知。同時，要提高城建檔案管理的要求，為建立切實、高效的城建檔案管理體系奠定堅實的基礎(chǔ)。在知識經(jīng)濟時代來臨的背景下，城建檔案管理的信息資源具有重要的社會及經(jīng)濟價值，為此，城建檔案管理應(yīng)在科學(xué)的思想理念的指導(dǎo)下，明確自身職責(zé)，以科學(xué)、有效的方法促進城建檔案管理水平的提升。
3.2 完善城建檔案管理的制度
城建檔案管理工作內(nèi)容繁重，任務(wù)艱巨，只有以完備的制度，才能有效確保城建檔案管理工作順利、穩(wěn)定開展。首先，應(yīng)完善城建檔案管理工作的法律、法規(guī)等相關(guān)制度，確立城建檔案管理在城市建設(shè)中的地位，為城建檔案管理工作提供充分的法律依據(jù)。其次，城建檔案管理工作的程序應(yīng)合法、規(guī)范，對建設(shè)單位招投標(biāo)過程中的相關(guān)文件，要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、程序及要求，對文件資料進行搜集、審核、存儲及處理，以為城市建設(shè)及管理提供更加準(zhǔn)確、全面的材料。最后，在城建檔案內(nèi)部管理中，還應(yīng)建立科學(xué)合理的人事、評價、監(jiān)督、激勵等制度，以促進城市檔案管理人力資源價值實現(xiàn)最優(yōu)化，并且明確不同層級部門、人員的職責(zé)，激發(fā)城建檔案管理的積極性與創(chuàng)造力。
3.3 強化城建檔案管理的信息化建設(shè)
信息化時代的來臨，人們對信息資源的需求更加強烈，在城建檔案管理工作中，應(yīng)從以下幾個方面，強化城建檔案管理的信息化建設(shè)。一是積極整合社會資源，適當(dāng)增加對城建檔案信息化建設(shè)的投入，如檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施、軟件等。通過搭建有效的平臺，促進城建檔案資源的時效性、準(zhǔn)確性，提高城建檔案的利用率。二是營造良好的城建檔案信息化管理宣傳環(huán)境，利用網(wǎng)絡(luò)、電視、移動客戶端等媒介，積極宣傳城建檔案管理的性質(zhì)及特點，并結(jié)合城建檔案的搜集、w檔等工作，實現(xiàn)城建檔案資源的信息化開發(fā)，為滿足城市建設(shè)對檔案資源的要求提供有利的條件。三是加強對城建檔案管理人員的信息化素質(zhì)培養(yǎng)，通過多種形似的指導(dǎo)及培訓(xùn)，促進城市檔案管理人員改變服務(wù)理念，增強信息服務(wù)質(zhì)量，為深化城建檔案管理與社會的聯(lián)系搭建更加穩(wěn)固的橋梁。
4 結(jié)論
綜上所述，城建檔案管理工作涉及內(nèi)容繁多，在知識經(jīng)濟及信息化時代，城建檔案管理面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，目前城建檔案管理存在的問題主要包括城建檔案信息利用率不高，檔案管理工作不規(guī)范，水平較低，造成這些問題的因素有思想理念上的，也有制度及信息化建設(shè)層面上的，為了更好地為現(xiàn)代城市規(guī)劃、建設(shè)及管理提供信息資源服務(wù)，城市檔案管理應(yīng)在科學(xué)、先進的思想理念指導(dǎo)下，結(jié)合切實合理的管理制度及方法，不斷提升信息化建設(shè)水平，增強城建檔案管理人員素質(zhì)。作為城市建設(shè)的重要組成部分，城市檔案管理具有廣闊的發(fā)展空間，從人員、物質(zhì)、制度、信息化建設(shè)等方面逐步改進，既能夠使城建檔案管理與時展的要求結(jié)合地更加緊密，也能夠促進城市的建設(shè)及運行更加科學(xué)、全面、高效。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：城建；電子歸檔；關(guān)鍵節(jié)點；信息導(dǎo)入
城市建設(shè)檔案主要指的是在城市建設(shè)中直接形成且具有保存價值的信息。電子檔案與城市建設(shè)檔案歸檔的有效結(jié)合，可以節(jié)省檔案管理空間合并人力，對提高歸檔管理質(zhì)量具有重要意義，城市建設(shè)電子歸檔也要求關(guān)鍵節(jié)點控制和信息導(dǎo)入，只有這樣才能充分發(fā)揮電子檔案的重要意義。因此，山東省煙臺市城市建設(shè)電子歸檔必須加強關(guān)鍵節(jié)點控制和信息導(dǎo)入，為山東省煙臺市的城市建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。
一、城市建設(shè)電子歸檔的關(guān)鍵節(jié)點分析
（一）確認城市建設(shè)工程項目的啟動，簽訂城市
建設(shè)檔案合同并及時呈交責(zé)任書城市建設(shè)工程項目啟動意味著電子檔案歸檔工作的開始，簽訂項目責(zé)任書，使檔案管理處可以及時、全面掌握城市建設(shè)工程項目的建設(shè)情況，并樹立準(zhǔn)確的城市建設(shè)電子檔案管理目標(biāo)。
（二）對檔案工作人員進行培訓(xùn)
電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)與歸檔工作質(zhì)量有直接關(guān)系，定期組織專業(yè)知識培訓(xùn)，既可以增強建設(shè)單位對歸檔工作的重視，及時提供相關(guān)資料信息；也可以提高電子歸檔工作人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)，使電子歸檔工作人員能夠充分掌握計算機操作技能，為檔案資料收集和資料歸檔工作質(zhì)量提供保障。
（三）城市建設(shè)工程項目驗收
城市建設(shè)工程項目驗收主要是對其質(zhì)量進行驗收，對城市建設(shè)電子檔案歸檔質(zhì)量有直接影響作用，極大程度決定城市建設(shè)電子歸檔的真實性、完整性和有效性。
（四）城市建設(shè)電子檔案驗收
在進行城市建設(shè)電子檔案驗收之前會進行預(yù)驗收，在預(yù)驗收過程中及時解決電子歸檔存在的問題，然后再進行驗收以保證城市建設(shè)電子歸檔的質(zhì)量。城市建設(shè)電子歸檔的關(guān)鍵節(jié)點控制流程如圖1所示。
二、電子歸檔關(guān)鍵節(jié)點的信息錄入
（一）簽訂城市建設(shè)工程項目責(zé)任書
信息：城市建設(shè)工程規(guī)劃許可證信息。作用：在簽訂城市建設(shè)工程項目歸檔責(zé)任書之前，可以發(fā)揮催促相關(guān)單位的作用，在簽訂責(zé)任書的過程中，可以適當(dāng)減輕工作負擔(dān)，對提高歸檔質(zhì)量有重要作用。導(dǎo)入方式：從煙臺市規(guī)劃局導(dǎo)入。
（二）對檔案工作人員進行培訓(xùn)
信息：已經(jīng)簽訂責(zé)任書的信息，歸檔人員的基本信息。作用：通過責(zé)任書的有關(guān)信息，可以督促相關(guān)單位及時開展歸檔工作人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，保證檔案資料收集的質(zhì)量，歸檔人員的基本信息，則是明確責(zé)任范圍以及培訓(xùn)人員，為專業(yè)知識培訓(xùn)課程的安排提供依據(jù)。導(dǎo)入方式：將簽訂的責(zé)任書進行信息匯總并轉(zhuǎn)到相關(guān)城市建設(shè)電子檔案管理館，通過在線培訓(xùn)系統(tǒng)導(dǎo)入歸檔人員和檔案管理人員的基本信息。
（三）城市建設(shè)工程項目驗收
信息：城市建設(shè)工程檔案的電子目錄。作用：通過電子目錄，可以提高檔案查閱的效率，對檔案歸檔的質(zhì)量具有重要影響作用，電子目錄質(zhì)量合格后才能進行電子檔案驗收，可以有效降低成本。導(dǎo)入方式：通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)電子報送，在電子檔案中導(dǎo)出城市建設(shè)電子歸檔內(nèi)容。
（四）城市建設(shè)電子檔案驗收
信息：城市建設(shè)工程項目驗收合格信息。作用:表明城市建設(shè)電子歸檔工作完成，及時報送城市建設(shè)工程電子檔案。導(dǎo)入方式：從工程管理檔案管理系統(tǒng)中導(dǎo)入。
三、城建電子歸檔存在的問題
（一）管理模式落后
現(xiàn)階段，城市建設(shè)電子歸檔管理模式依然采用的是傳統(tǒng)管理模式，這種管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)電子歸檔管理的需求，缺乏完整、適用的電子歸檔管理模式，城市建設(shè)的電子檔案未能得到有效的開發(fā)和利用。
（二）意識比較薄弱
電子歸檔應(yīng)用于城市建設(shè)檔案管理的時間比較晚，歸檔人員習(xí)慣運用傳統(tǒng)的歸檔方法，沒有對電子歸檔形成正確的認識，沒有認識到電子歸檔的重要性，歸檔人員的專業(yè)技術(shù)水平比較弱，無法正確進行電子歸檔工作，工作效率無法得到提高。城市建設(shè)電子檔案管理處缺乏電子歸檔專業(yè)型技術(shù)人才，無法及時發(fā)現(xiàn)電子檔案存在的問題，不利于電子歸檔工作的順利展開。
（三）缺乏完善的制度規(guī)范
目前，城市建設(shè)電子歸檔工作缺乏嚴(yán)格的制度規(guī)范，無法準(zhǔn)確對工作水平進行綜合評價，無法為電子歸檔提供保障。或者未將相應(yīng)的制度、標(biāo)準(zhǔn)落實到城市建設(shè)電子歸檔工作中，電子歸檔在城市建設(shè)歸檔工作中的重要作用未能充分發(fā)揮出來。
四、加強城建電子歸檔管理的有效措施
（一）創(chuàng)新管理模式
結(jié)合先進技術(shù)手段及時創(chuàng)新電子歸檔管理模式，創(chuàng)建完整、適用的檔案管理模式，最大限度發(fā)揮出電子歸檔在城市建設(shè)檔案歸檔中的重要作用。
（二）增強電子歸檔意識
在城市建設(shè)歸檔工作中采用電子歸檔的方式，應(yīng)該使歸檔工作人員充分認識到電子歸檔的重要性，通過相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)，進一步提高歸檔工作人員應(yīng)用電子歸檔的操作能力和專業(yè)技術(shù)知識，在城市建設(shè)歸檔工作中積極采用電子歸檔的方式。對電子歸檔系統(tǒng)進行維護，及時解決電子歸檔中存在的問題，提高電子歸檔的重要作用，為城市建設(shè)提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)，保證城市建設(shè)歸檔工作順利開展。
（三）完善相關(guān)制度規(guī)范
目前，我國已經(jīng)針對城市建設(shè)檔案管理出臺了一些標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范，如《建設(shè)電子文件和電子檔案管理規(guī)范》，這就要求我們在進行城市建設(shè)歸檔工作的時候，必須嚴(yán)格執(zhí)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)進行工作，為電子歸檔工作質(zhì)量提供充分的保障。綜上所述，關(guān)鍵節(jié)點信息控制和信息導(dǎo)入的準(zhǔn)確性對電子歸檔的質(zhì)量具有重要的影響作用，城市建設(shè)電子歸檔中必須充分掌握關(guān)鍵節(jié)點，注重關(guān)鍵節(jié)點所需信息的導(dǎo)入，保證電子歸檔的準(zhǔn)確性，為城市建設(shè)提供準(zhǔn)確的參考，有效避免電子歸檔出現(xiàn)信息盲點，保證電子歸檔信息的全面性和準(zhǔn)確性，對城市建設(shè)電子歸檔進行有效管理。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；問題；解決措施
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：
對于人類社會來講，檔案能夠幫助人們把握事物的客觀規(guī)律，能夠詳細的記錄并真實的反映人類的活動。通過檔案，我們能夠更好地了解過去，為現(xiàn)在的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)并可以展望未來。由此可見，加強檔案管理是我國的一項重要事業(yè)。對于城市建設(shè)檔案來說，它能夠促進城市規(guī)劃、管理和建設(shè)等工作，為相關(guān)的科研工作提供重要的研究依據(jù)。基于這樣的情況，就必須要加強城市建設(shè)檔案的管理工作，有效地發(fā)揮城市建設(shè)檔案的社會化功能，提高城市建設(shè)方案的利用率。
一、當(dāng)前在城市建設(shè)檔案管理中存在的問題
（一）檔案的信息化建設(shè)的力度不能夠滿足社會的需要
檔案的信息化建設(shè)力度不能夠滿足社會的需要的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，在信息化的建設(shè)中，系統(tǒng)或軟件的開發(fā)過慢。對于軟件和系統(tǒng)的開發(fā)來說，其是對傳統(tǒng)檔案管理工作的管理手段的升級，這項工作需要從橫向和縱向兩個方面去分步實施，即必須要從地區(qū)和整個系統(tǒng)進行統(tǒng)籌安排，但是就目前的情況來看，其開發(fā)工作沒有積極的應(yīng)對。第二，信息化建設(shè)中的硬件水平較低。要想實現(xiàn)城市建設(shè)檔案的信息化，就必須要是資源能夠進行共享并可以快速的流轉(zhuǎn)。但是通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前在硬件的配置和網(wǎng)路的組建方面仍舊存在著滯后嚴(yán)重的問題。當(dāng)前，僅僅依靠人力來完成城建檔案的收集、整理、保管等工作是不能夠滿足信息化發(fā)展的需求的。第三，管理的理念落后陳舊。對于信息化的檔案管理工作來說，其與過去的管理工作有著本質(zhì)的區(qū)別，因此，必須要加強管理理念的轉(zhuǎn)變，加速管理知識和手段的更新。但是，這方面恰恰是當(dāng)親城建檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。
（二）檔案資源的收集和處理缺乏必要的規(guī)范
首先，當(dāng)前收集檔案的方式過于單一。目前檔案檔案的收集主要還是以紙質(zhì)檔案為主，特種載體的檔案的收集較少，不能夠滿足社會的需要。其次，對檔案資源的處理不夠規(guī)范。這一問題主要有兩個方面：第一，只重數(shù)量而不重視質(zhì)量。收集檔案較為盲目，范圍粗放，致使收集的檔案中具有價值的檔案較少；第二，檔案的整理和分類工作不到位，造成了大量的物力資源和人力資源的浪費。
（三）有關(guān)城建檔案的行政執(zhí)法的落實力度不夠
這個問題主要體現(xiàn)在兩個方面：城市建設(shè)檔案的執(zhí)法細則不夠完善；行政執(zhí)法過于緩慢。當(dāng)前，伴隨著我國法治社會建設(shè)的不斷完善，我國已經(jīng)制定了相關(guān)的法律法規(guī)來為城建檔案的相關(guān)工作提供法律支持，同時也對其服務(wù)的領(lǐng)域進行了有效地拓展，但是卻缺乏相應(yīng)的實施細則。此外，對于因城市建設(shè)檔案管理工作不到位而造成的檔案散失和不移交檔案等情況，執(zhí)法單位常常是聽之任之，執(zhí)法過程過于緩慢。
三、解決城市建設(shè)檔案管理中存在的問題的有效措施
（一）要采取有效措施加快城市建設(shè)檔案管理的信息化發(fā)展
根據(jù)在這方面反映出的問題，我們可以以下辦法，通過這些針對性強的方法來加快檔案管理的信息化發(fā)展:首先，要合理的增加硬件的投入。要想推動檔案管理的信息化建設(shè)，就必須要有效地利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)計，構(gòu)建檔案資源的利用和流轉(zhuǎn)的平臺，減少檔案的歸檔周期，提高承建檔案的時效性、準(zhǔn)確性和利用率。其次。要加快相關(guān)的軟件和系統(tǒng)的開發(fā)，對橫向檔案管理和縱向檔案管理實施分布開發(fā)，以滿足小區(qū)域的檔案資源需求為主，并要兼顧大區(qū)域的信息化開發(fā)。
（二）加強對目標(biāo)的管理，強化檔案的收集和處理
1、要積極的收集不同載體的檔案。當(dāng)前，紙這種載體已經(jīng)不再是檔案的主要載體了，因此必須要加強對特種載體的檔案的收集，構(gòu)建微機化和網(wǎng)絡(luò)管理的平臺，并以此為基礎(chǔ)加強對資源的收集，提高手機的效率，做好資源的使用和服務(wù)的保障，同時還要加強對紙質(zhì)資源的載體轉(zhuǎn)換。
2、要加強對檔案資源的收集工作的統(tǒng)籌規(guī)劃。首先，要把資源收集納入目標(biāo)的管理之中，對收集的對象、層次和結(jié)構(gòu)進行統(tǒng)一的規(guī)劃，制定與之相關(guān)的目標(biāo)，并要分階段達標(biāo)。其次，要按照城市建設(shè)檔案管理工作的分類大綱，逐步增加所收集資源的種類，豐富所藏資源的內(nèi)容，增加資源的覆蓋面，要加強對資源分布結(jié)構(gòu)的分析，努力解決資源收集結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。最后，要對檔案資源實施規(guī)范化管理，最好檔案的分類研究，優(yōu)化檔案的收集和處理工作的工作流程，加強對其管理工作的監(jiān)督。
（三）要加強對城市建設(shè)檔案管理的執(zhí)法管理，規(guī)范檔案管理
首先，要細化、完善承城市建設(shè)檔案管理的管理辦法，完善實施的細則，明確權(quán)利和義務(wù)，只有這樣才能夠為城市建設(shè)檔案管理的行政執(zhí)法工作提供強有力的法律依據(jù)。其次，要切實的履行行政執(zhí)法的職能，要有針對性開展執(zhí)法宣傳，加強執(zhí)法機構(gòu)和管理機構(gòu)的協(xié)調(diào)和合作，加強對責(zé)任的追究和處罰的力度。只有做好這些工作，才能夠有效地強化對城市建設(shè)檔案管理的執(zhí)法管理，才能夠通過執(zhí)法管理規(guī)范檔案管理，確保檔案的完整。
結(jié)束語：
城市建設(shè)檔案是我國研究政治、經(jīng)濟和歷史等方面的重要信息資源，而且其所提供的信息資源具有很強的真實性和可靠性，在實踐生活中具有很強的利用價值。因此，必須要加強對城市建設(shè)的檔案的管理。對于當(dāng)今的管理工作來說，其必須要與時俱進，要符合科學(xué)發(fā)展觀的要求，并城市建設(shè)、發(fā)展的實際需要為基礎(chǔ)有針對性的完善檔案管理工作。只有這樣才能夠更好的解決當(dāng)前檔案管理中的問題，才能夠使城市建設(shè)檔案所蘊藏的豐富資源在各個領(lǐng)域發(fā)揮出不可代替的作用，才能夠有效地推動城市建設(shè)的發(fā)展。
參考文獻：
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[2] 曾娜,吳建華. 城市公共安全信息資源建設(shè)——兼論城建檔案與城市公共安全的關(guān)系[J]. 中國名城, 2011,(06) .
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