時(shí)間：2023-06-14 16:31:54
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信息化基本內(nèi)容
企業(yè)人事檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。它概括為以下幾個(gè)方面的基本內(nèi)容：
――檔案信息數(shù)字化。人事檔案信息數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的管理是以紙質(zhì)檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過電子掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。
――檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。以往的人事檔案服務(wù)主要是以面對(duì)面的形式為主，即服務(wù)對(duì)象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續(xù)，這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶來諸多不便。實(shí)現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理以后，借閱者可通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核后即可按規(guī)定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務(wù)對(duì)象無疑帶來了極大的方便。
――檔案檢索自動(dòng)化。在傳統(tǒng)檔案管理方式中檢索是依賴大量的檔案檢索卡片進(jìn)行的，走進(jìn)閱覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息，甚至有時(shí)還無法找到所需要的檔案資料，如此的效率必然是很低的。通過客戶端從數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索，其速度、效率是傳統(tǒng)檢索工具無法比擬的。
――檔案利用一體化。檔案利用一體化是將上述三個(gè)方面整合起來，使檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)一環(huán)緊扣一環(huán)，成為一個(gè)連續(xù)的整體，以便獲得更高的效率。實(shí)現(xiàn)檔案利用一體化的基礎(chǔ)是建立一個(gè)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括硬件和軟件。
如何設(shè)計(jì)信息化
人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，必須考慮到人事檔案管理的實(shí)際問題。根據(jù)問題按照企業(yè)的具體情況，分析研究，找到切實(shí)可行的解決辦法。
功能設(shè)計(jì)
人事檔案管理系統(tǒng)從功能設(shè)計(jì)上要求具有組織機(jī)構(gòu)管理、人員信息管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理、零散材料收集（接收、轉(zhuǎn)遞）管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關(guān)統(tǒng)計(jì)查詢管理等功能。
具體地講，組織機(jī)構(gòu)管理就是根據(jù)企業(yè)具體情況進(jìn)行分級(jí)管理；人員信息管理指的是人員的基本信息，主要包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、檔案編號(hào)等；人事檔案目錄管理是指人事檔案管理的主要內(nèi)容，包括檔案材料類號(hào)、同一類別中的序號(hào)，形成材料時(shí)間、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、備注等，這些信息的維護(hù)可以自動(dòng)生成檔案目錄直接打印出來；人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理包括轉(zhuǎn)遞類別（轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出）、轉(zhuǎn)遞日期、對(duì)方單位名稱、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞編號(hào)、轉(zhuǎn)遞方式（專人、機(jī)要）、經(jīng)辦人、檔案轉(zhuǎn)遞單的自動(dòng)生成打印、回執(zhí)日期、回執(zhí)人等；人事檔案的查（借）閱管理是指做查（借）閱記錄，包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數(shù)、查（借）閱人、查（借）閱原因、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、歸還日期等，系統(tǒng)還應(yīng)具有查（借）閱到期自動(dòng)提醒功能；零散材料收集（接收、轉(zhuǎn)遞）管理是指做好檔案整理前的重要工作，主要內(nèi)容可以與檔案目錄管理內(nèi)容合并記錄；檔案整理記錄及缺失材料登記管理就是要定期整理，包括整理時(shí)間、整理人，同時(shí)應(yīng)按照員工的實(shí)際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關(guān)部門收集，收集后應(yīng)增加材料補(bǔ)齊時(shí)間；相關(guān)統(tǒng)計(jì)查詢管理包括人員查找、內(nèi)容查找、模糊查找等各類查詢功能，統(tǒng)計(jì)功能包括人員統(tǒng)計(jì)、檔案數(shù)量和材料統(tǒng)計(jì)、查（借）閱統(tǒng)計(jì)等功能，等等。
系統(tǒng)設(shè)計(jì)
在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)考慮各方面的問題，主要有：
――代碼管理。盡量采用標(biāo)準(zhǔn)的代碼方式管理，這樣既能保證計(jì)算機(jī)高速運(yùn)行，又容易與其他系統(tǒng)軟件兼容。
――檔案材料內(nèi)容處理。由于人事檔案屬于機(jī)密，其內(nèi)容不能隨意泄露，對(duì)于檔案材料的具體內(nèi)容可以采用電子掃描的方式進(jìn)行錄入，以保持材料的原貌。這就對(duì)人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)掌握水平提出了比較高的要求。
――與人力資源管理系統(tǒng)的銜接。人力資源管理系統(tǒng)主要包括組織機(jī)構(gòu)管理、人員信息管理、薪酬管理、社保管理、時(shí)間管理、招聘管理、績(jī)效管理、培訓(xùn)管理等功能，其中，組織機(jī)構(gòu)管理、人員信息管理中的許多內(nèi)容與人事檔案管理系統(tǒng)相通，兩個(gè)系統(tǒng)存在共同維護(hù)的需要，故在設(shè)計(jì)人事檔案系統(tǒng)時(shí)應(yīng)考慮通過技術(shù)手段，直接使用人力資源管理系統(tǒng)中的組織機(jī)構(gòu)和人員信息，這樣既能保證人力資源管理和人事檔案管理達(dá)到資源共享，又能避免兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)出現(xiàn)不一致的情況。
――系統(tǒng)軟件的網(wǎng)絡(luò)連接。人事檔案管理與人力資源管理一般是不同的崗位，需要不同人員進(jìn)行管理。兩套系統(tǒng)既要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，又要求分開使用，尤其是人事檔案管理系統(tǒng)要求在人事檔案辦公室中操作。由于人事檔案屬于保密范圍，如果系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)相連將涉及商業(yè)秘密問題，如果不通過網(wǎng)絡(luò)連接就很難做到數(shù)據(jù)同步性，這就給人事檔案系統(tǒng)使用單機(jī)版還是網(wǎng)絡(luò)版造成了矛盾，而解決該矛盾的方法是雙版合用，平時(shí)維護(hù)檔案信息時(shí)使用單機(jī)版，數(shù)據(jù)更新和備份時(shí)使用網(wǎng)絡(luò)版。
統(tǒng)籌兼顧信息化
人事檔案管理信息化建設(shè)涉及企業(yè)的管理體系、檔案人員的技術(shù)素質(zhì)、資金投入等多方面的問題，需要統(tǒng)籌兼顧、全面考慮。
領(lǐng)導(dǎo)高度重視。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)，首先離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持，并在資金、設(shè)備、人員等方面予以必要的投入，從各方面關(guān)心檔案信息化工作的進(jìn)程。企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)經(jīng)常過問此工作、了解現(xiàn)狀、提出要求、下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助其解決工作中出現(xiàn)的困難和問題。
人員適時(shí)培訓(xùn)。人事檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員的高素質(zhì)。因此，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，還必須能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及其他現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。這就需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。
設(shè)施務(wù)必跟進(jìn)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是人事檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源電子化轉(zhuǎn)換、信息存貯以及開發(fā)利用的基礎(chǔ)所在。這就要求企業(yè)應(yīng)該投入足夠的資金添置必要的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)配套建設(shè)，這樣才能為檔案信息的轉(zhuǎn)換、傳輸和資源共享提供必要的技術(shù)保障。
建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是人事檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理以及檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等。一方面，企業(yè)人事檔案管理要采用適應(yīng)信息化的新規(guī)章、新標(biāo)準(zhǔn)，另一方面企業(yè)自身也要加快人事檔案信息化管理規(guī)范的制訂和使用，包括推行無紙化辦公和電子文件歸檔、計(jì)算機(jī)管理和檔案檢索等。
新舊模式轉(zhuǎn)變。推行人事檔案信息化管理必然會(huì)存在一個(gè)由傳統(tǒng)模式向電子化模式轉(zhuǎn)變的過程，在此過程中必須確保日常的檔案管理活動(dòng)仍然能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不出現(xiàn)因?yàn)檫^渡而影響檔案的保存和利用。較為妥當(dāng)?shù)姆椒ㄊ窃谶^渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時(shí)間內(nèi)同時(shí)存在，直到新的方式能正常運(yùn)行。
[關(guān)鍵詞]供電；企業(yè)；人事檔案；信息化管理；措施
[中圖分類號(hào)]C36 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1672-5158（2013）06-0429-01
人事管理是供電企業(yè)管理的重要內(nèi)容，它對(duì)于企業(yè)的正常供電具有很大影響。科學(xué)高效的人事管理有助于提升供電企業(yè)管理水平，最終實(shí)現(xiàn)正常供電。人事檔案管理是人事管理的重點(diǎn)，檔案管理涉及到供電企業(yè)的每一個(gè)員工，科學(xué)高效的檔案管理有助于企業(yè)管理者快速地了解每個(gè)員工的情況，同時(shí)也是保證員工自身利益的重要手段。在新形勢(shì)下，供電企業(yè)面臨的環(huán)境更加復(fù)雜，高效的檔案管理就成為了企業(yè)的必然選擇。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中應(yīng)用越來越廣泛，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)中的應(yīng)用有效提高了供電效率。在新形勢(shì)下，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)人事檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化，就成為了供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必然選擇（圖1）。
（1）人力資源管理系統(tǒng)界面
一、企業(yè)人事檔案信息化管理的必要性
在探討如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理之前，我們不妨來了解一下為什么要實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)的人事檔案管理信息化，只有在充分明確了供電企業(yè)人事檔案信息化的必要性之后，才能真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供電企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要措施。接下來，筆者就來詳細(xì)分析這兩個(gè)方面。
（一）企業(yè)人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然選擇。人事檔案管理是人事管理的重要內(nèi)容，加強(qiáng)人事檔案管理有助于提升供電企業(yè)人事管理的水平。在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，充分利用信息技術(shù)來進(jìn)行管理已經(jīng)成為了供電企業(yè)的必然趨勢(shì)。目前人事檔案管理工作還存在著許多問題，這些問題嚴(yán)重制約著人事管理的效率，而要解決這些問題，很大程度上依賴于人事檔案信息化管理。
（二）企業(yè)人事檔案信息化管理是提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。企業(yè)人事檔案信息化管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，有很多新的特點(diǎn)。在信息化管理階段，企業(yè)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了由分散管理向集中管理的轉(zhuǎn)變，由細(xì)節(jié)控制向核心監(jiān)控的轉(zhuǎn)變。這兩方面的轉(zhuǎn)變是信息化的必然，也是目前供電企業(yè)管理缺少的，是制約供電企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素。因而加強(qiáng)供電企業(yè)人事檔案信息化管理就成為了供電企業(yè)的重要手段（圖2）。
（2）企業(yè)電子管理系統(tǒng)
二、加強(qiáng)供電企業(yè)人事檔案信息化管理的措施
上文分析了供電企業(yè)人事檔案信息化管理的必要性，接下來，就來充分論述如何加強(qiáng)信息化管理。筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理，供電企業(yè)要做到三點(diǎn)：一是要建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；二是要建立健全人事供電企業(yè)人事檔案信息管理運(yùn)行機(jī)制。三是要加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)采集工作的管理。接下來，筆者就來詳細(xì)論述這三個(gè)方面的內(nèi)容。
（一）建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理，我們首先要建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。供電企業(yè)人事檔案管理要以項(xiàng)目主管為核心，檔案室作為業(yè)務(wù)部門，各個(gè)分室為具體負(fù)責(zé)的企業(yè)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在人事檔案管理中要在電力主管部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，聯(lián)系日常管理工作來進(jìn)行有效管理，除了要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)之外，主管部門還要認(rèn)真監(jiān)督檢查具體業(yè)務(wù)部門檔案管理和移交工作。在檔案管理中要堅(jiān)持集中保管原則。
（二）建立人事檔案信息化管理的運(yùn)行機(jī)制。供電企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理過程中要嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)的政策，法律法規(guī)，以及企業(yè)的保密制度。在檔案管理過程中要嚴(yán)格保守企業(yè)秘密。要派專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集，檔案信息數(shù)字化，數(shù)據(jù)上傳與加載等工作。
（三）加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)采集工作的管理。數(shù)據(jù)采集是供電企業(yè)人事檔案信息化管理的首要步驟，同時(shí)也是最為關(guān)鍵的步驟。在人事檔案信息化管理中要重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)采集工作的管理。做好數(shù)據(jù)采集管理工作，筆者認(rèn)為要做好三方面的內(nèi)容。一方面是要完成檔案管理工作流程的數(shù)字化。另一方面是要在項(xiàng)目擴(kuò)建之后，要完成數(shù)據(jù)資源更新工作。最后一個(gè)方面是要保證供電企業(yè)人事檔案的完整性。
（3）人事檔案電子化案例（圖3）
隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在供電企業(yè)人事檔案管理中的作用越來越重要，加強(qiáng)供電企業(yè)人事檔案信息化管理是提高人事管理效率的必然選擇，是提升供電企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。供電企業(yè)管理人員要高度重視人事檔案信息化管理工作。本文提到了加強(qiáng)信息化建設(shè)的三個(gè)措施，在檔案管理過程中，企業(yè)管理人員要重點(diǎn)做好人事檔案的數(shù)據(jù)采集管理工作。要重視供電企業(yè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要建立健全人事檔案信息化管理運(yùn)行機(jī)制。供電企業(yè)要定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)處理。
參考文獻(xiàn)
[1]熊真勤，淺析供電企業(yè)人力資源管理[J]中國(guó)產(chǎn)業(yè)，2012（10）
黑龍江省電力科學(xué)研究院人力資源部
[摘要]在信息技術(shù)快速發(fā)展的帶動(dòng)下，科研院所人力資源管理加快了科學(xué)化和現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。但相對(duì)于其他行業(yè)來講，科研院報(bào)信息不僅種類較多，而且數(shù)量十分龐大，而在管理方式上卻較為落后，從而導(dǎo)致工作效率低下。所以在現(xiàn)代科研院所人事資源管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)過程中，需要加快科研院所人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。文中從科研院所人事檔案信息化管理的重要意義入手，分析了科研院所人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)科研院所人事檔案信息化管理的措施進(jìn)行了具體的闡述。
[
關(guān)鍵詞 ]科研院所；人事檔案管理；信息化；意義；功能；措施
人事檔案是人事部門對(duì)個(gè)人業(yè)務(wù)管理和評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，是單位進(jìn)行選拔人才、錄用人才的重要憑證。在科研院所人力資源管理工作中，對(duì)人事檔案進(jìn)行管理屬于最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，通過人事檔案可以考察和了解個(gè)人人力資本的提升情況。人事檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心，從而對(duì)人事檔案信息資源實(shí)行數(shù)據(jù)化管理，不僅有利用人事工作效率和質(zhì)量的提升，而且對(duì)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，合理配置人力資源也具有十分重要的意義。通過人事檔案信息化管理，可以更好的將人力資源管理的優(yōu)勢(shì)和潛力發(fā)揮出來，能夠?yàn)榭蒲性核瞬抨?duì)伍建設(shè)提供良好的服務(wù)。
一、科研院所人事檔案信息化管理的重要意義
（一）是當(dāng)前社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的必然要求
目前在我國(guó)日常的工作和生活中，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為不可或缺的重要工具，對(duì)工作效率和工作質(zhì)量的提升起到了極其重要的意義。在這種情況下，科研院所為了能夠更好的與時(shí)展要求相適應(yīng)，在人事檔案管理工作中加快了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，利用先進(jìn)的技術(shù)手段來對(duì)人事檔案信息進(jìn)行歸檔和儲(chǔ)存，并建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加快推動(dòng)了科研院所人事檔案信息化管理的進(jìn)度，為科研院所人事檔案管理效率的提升起到了積極的推動(dòng)作用。
（二）解決科研院所人事檔案管理不足的需要
長(zhǎng)期以來我國(guó)人事檔案都是采用人工方式進(jìn)行管理，不僅服務(wù)效率較低，而且程序較為繁瑣，不能全面實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的獲取，工作強(qiáng)度較大。科研院所實(shí)施人事檔案信息化管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等來更好的滿足用戶對(duì)檔案信息的需求，可以隨時(shí)查詢檔案數(shù)據(jù)，有效的確保了人事檔案服務(wù)質(zhì)量和工作效率的提升。
（三）科研院所加快發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求
在人事檔案信息化管理過程中，由于創(chuàng)建了不同類型的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，科研院所可以通過各類不同的數(shù)據(jù)庫(kù)更好的了解和掌握本單位人員的各種信息，從而合理對(duì)人力資源進(jìn)行配置，確保更好的將人力資源的重要作用得以發(fā)揮出來。
二、加強(qiáng)科研院所人事檔案信息化管理的措施
（一）確保人事檔案材料的真實(shí)性和有效性
目前科研院所加快了檔案管理的信息化建設(shè)工作，人事檔案已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)開始發(fā)展為電子檔案。從電子檔案的本質(zhì)上來講，其屬于一種計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，其建立是以紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過對(duì)其進(jìn)行掃描、加工和處理，從而完成人事電子檔案的構(gòu)建。這就需要在建立電子檔案時(shí)，需要確保信息來源的真實(shí)性和有效性，這是電子檔案存在的重要的基礎(chǔ)，對(duì)于電子人事檔案的真實(shí)性存在異議時(shí)，可以通過將其與紙質(zhì)人事檔案來進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)證，從而對(duì)電子人事檔案的權(quán)威性和真實(shí)性進(jìn)行明確。電子檔案建成后，人們可以通過人事檔案信息化管理系統(tǒng)來設(shè)置不同的查閱、查詢的訪問權(quán)限，有效的保證人事檔案的安全性和保密性。
（二）加強(qiáng)人事檔案信息化數(shù)據(jù)的安全性和保密性
電子檔案的建立、使用、管理，享受著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的方便、快捷、高效的好處，同時(shí)也存在著程序漏洞、黑客入侵等計(jì)算機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)。一是做好安全、保密防范措施，在技術(shù)手段和制度管理上下功夫，做好系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)，降低崩潰風(fēng)險(xiǎn)；二是做好相應(yīng)級(jí)別備份機(jī)制，定期備份，預(yù)防數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)采取多種存儲(chǔ)介質(zhì)保存檔案數(shù)據(jù)；三是明確數(shù)據(jù)公開范圍，嚴(yán)格設(shè)定修改、訪問權(quán)限，做到既適度公開又有一定保密性，預(yù)防重要信息數(shù)據(jù)外傳和非正常更改。在一些特殊人事檔案如涉密、人員調(diào)查、舉報(bào)材料上不適宜擴(kuò)范圍，應(yīng)該嚴(yán)格設(shè)置權(quán)訪問，以保護(hù)當(dāng)事人的正當(dāng)個(gè)人隱私不受侵犯。
（三）增強(qiáng)人事檔案管理人員的責(zé)任感和使命感
人事檔案信息化管理的關(guān)鍵在于檔案管理的工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)一支信息技術(shù)專業(yè)化的人才隊(duì)伍。要完善人事檔案管理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理、歸集更科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。他們必須是在思想上作風(fēng)優(yōu)良，能不唯上、不唯書，實(shí)事求是的組織工作干部。他們同時(shí)還必須是在業(yè)務(wù)上理論知識(shí)扎實(shí)，能鑒別人事檔案的真?zhèn)涡?、全面性、時(shí)效性、重復(fù)性，進(jìn)行正確的分門別類。人事檔案管理在人事管理在人才專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)中起著重要的作用，人事檔案管理人員責(zé)任重大，使命光榮，勝任這一工作應(yīng)該是具備較強(qiáng)的文字處理能力、綜合分析能力，既有人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)又有信息技術(shù)知識(shí)和優(yōu)良品德的復(fù)合型人才。
三、結(jié)束語
科研院所實(shí)施人事檔案信息化管理，有效的將現(xiàn)代化先進(jìn)的人力資源管理理念和信息技術(shù)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)了科研院所人力資源信息的高度集中化管理，構(gòu)建了適度開放和科學(xué)透明的人事檔案信息交互平臺(tái)，加快了科研院所人力資源管理工作的順利開展?？蒲性核耸聶n案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，其有效的將檔案管理人員從繁重的日常事務(wù)中解放出來，使其有了更多的時(shí)間和精力來強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí)和技能，這對(duì)推動(dòng)科研院所人事檔案管理工作的信息化、數(shù)字化、規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)具有極為重要的意義，為科學(xué)技術(shù)研究事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1]劉英,杜清玲.加強(qiáng)人事檔案信息化管理保障人事檔案知情權(quán)[J].蘭臺(tái)世界,2010(1):57-58.
（一）信息化服務(wù)是人事檔案管理服務(wù)工作的重要手段和發(fā)展方向。人事檔案的信息化有利于提高檔案管理服務(wù)工作效率，實(shí)現(xiàn)查詢快速化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、證明出具規(guī)范化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確化等目標(biāo)。有利于推進(jìn)檔案數(shù)字化，為跨地區(qū)檔案信息的共享和管理服務(wù)水平的提升奠定基礎(chǔ)。
（二）以人為本理念始終貫穿于人事檔案信息化管理與服務(wù)的整個(gè)過程。人事檔案管理與服務(wù)是針對(duì)組織或個(gè)體獨(dú)立的信息化服務(wù)工作，堅(jiān)持以人為本的理念，提高人事檔案的信息化管理與服務(wù)水平有利于充分利用現(xiàn)有資源，服務(wù)更多的人群，進(jìn)而真正做到以人為本。
（三）信息化服務(wù)是傳統(tǒng)人事檔案管理體制機(jī)制的有益補(bǔ)充。傳統(tǒng)的人事檔案管理與服務(wù)工作中存在的諸如棄檔、篡改檔、保管不嚴(yán)及管理與服務(wù)水平不高等弊端日益凸顯，這嚴(yán)重影響了人事檔案管理的整體質(zhì)量及檔案信息參考價(jià)值的有效發(fā)揮等。因此，通過對(duì)人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的探討，有利于完善我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作體制機(jī)制，更好地為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
二、我國(guó)人事檔案信息化管理與服務(wù)的現(xiàn)況
（一）人事檔案信息化管理與服務(wù)體系基本形成。按照人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，我國(guó)的人事檔案是由各級(jí)組織人社部門實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。伴隨著人事檔案管理體系的形成，我國(guó)由各級(jí)檔案管理部門組成的人事檔案信息化管理與服務(wù)體系框架初成，他為各級(jí)各部門在人力資源管理與開發(fā)中提供了重要的信息依據(jù)，對(duì)人力資源的合理配置奠定了基礎(chǔ)性作用。
（二）人事檔案正在由傳統(tǒng)的管理服務(wù)模式向信息化管理服務(wù)模式發(fā)展。人事檔案的信息化管理與服務(wù)，就是通過先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的有效利用，達(dá)到提高檔案的管理水平、服務(wù)效率及質(zhì)量和充分發(fā)揮人事檔案開發(fā)與利用價(jià)值的目的。具體的說就是利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對(duì)人員檔案信息進(jìn)行記錄及跟蹤，并進(jìn)行綜合分析，正是由于這項(xiàng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,大大提高了人事檔案的信息化管理與服務(wù)水平，有效摒棄了傳統(tǒng)人事檔案管理薄弱、內(nèi)容陳舊、信息不準(zhǔn)確、服務(wù)效率低等弊端。
三、我國(guó)人事檔案信息化管理與服務(wù)中存在的問題
（一）工作人員綜合素質(zhì)不高。從我國(guó)各級(jí)人事檔案管理部門人事檔案管理工作的實(shí)際來看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業(yè)化程度低、管理混亂等現(xiàn)象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價(jià)值作用的有效發(fā)揮。
（二）管理與服務(wù)體制不健全，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前許多部門（機(jī)構(gòu)）尤其是一些企事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，管理體制不健全，檔案管理設(shè)施、場(chǎng)地等不符合規(guī)定，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，信息化服務(wù)水平低，而人事檔案管理與服務(wù)工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理服務(wù)水平低下的現(xiàn)狀，已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)快節(jié)奏的人事工作和國(guó)家發(fā)展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進(jìn)展與個(gè)人的事業(yè)發(fā)展。
（三）信息化管理與服務(wù)水平低，檔案價(jià)值功能弱化。人事檔案管理與服務(wù)的信息化，需要一套完整的工作制度、設(shè)施設(shè)備、信息技術(shù)等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導(dǎo)致了材料收集歸檔不全、不能及時(shí)更新、信息可靠性降低、管理與服務(wù)水平不高等現(xiàn)象的發(fā)生。服務(wù)模式在很大程度上還停留在過去的那種紙質(zhì)信息記錄，現(xiàn)代信息技術(shù)利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運(yùn)轉(zhuǎn)，缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)管理系統(tǒng)，不能充分發(fā)揮人事檔案的應(yīng)有功能。
四、以人文本，加強(qiáng)人事檔案信息化管理與服務(wù)的幾點(diǎn)思考
（一）大力優(yōu)化工作人員綜合素質(zhì)，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會(huì)知曉度。一是要強(qiáng)化工作人員的檔案意識(shí)。各級(jí)人事檔案管理部門既要強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)及重要性的認(rèn)識(shí)，更要注重培養(yǎng)提高檔案管理工作人員自身的政治素養(yǎng)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，使工作人員充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴(yán)格的工作人員錄（聘）用制度，選拔具有一定專業(yè)素質(zhì)的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營(yíng)造社會(huì)認(rèn)知檔案工作的濃厚氛圍。
（二）充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，整體提高人事檔案信息化管理與服務(wù)水平。為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的整體推進(jìn)，要定期開展專職人員的技能培訓(xùn)，不僅是檔案專業(yè)知識(shí)方面的，還要包括計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)等應(yīng)用技能，以滿足新時(shí)期檔案信息化管理與服務(wù)工作的需要。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化管理；文檔一體化
計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，標(biāo)志著人類記錄信息、傳達(dá)信息及留存信息的方式發(fā)生了變革，從紙質(zhì)文本時(shí)代進(jìn)入電子文本時(shí)代，時(shí)代的變化催生了近代檔案學(xué)理論的誕生，直接影響著檔案工作模式和管理觀念發(fā)生了變化。我國(guó)人事檔案信息化管理就是這一時(shí)代變革所引發(fā)的產(chǎn)物，。目前我國(guó)人事檔案信息化管理已經(jīng)取得了一定的經(jīng)驗(yàn)，但仍有必要從理論和實(shí)踐兩個(gè)方面予以更深入的探討，畢竟計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展態(tài)勢(shì)依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問題也在不斷出現(xiàn)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化管理的理論和實(shí)踐的目的，就是為與時(shí)俱進(jìn)地、高質(zhì)量高效率第做好這項(xiàng)工作打下良好的基礎(chǔ)。
一、人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵與作用
1.人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵
“檔案信息化建設(shè)”的第一次正式提出是在2000年全國(guó)檔案工作會(huì)議上， 隨后檔案信息化建設(shè)便在全國(guó)蓬勃開展起來?！稒n案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書將“檔案信息化”定義為： 在國(guó)家檔案行為管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下， 在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)， 對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。也就是說，各高校要在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的高度重視下， 統(tǒng)一組織和規(guī)劃，采取一切有效措施和途徑，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)，對(duì)潛在于高校人事檔案中的信息資源（ 非保密性的人事檔案信息） 進(jìn)行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)， 實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會(huì)效益和人才效益的轉(zhuǎn)化，它具有整體性、動(dòng)態(tài)性、條件性等基本特征。人事檔案信息化建設(shè)涉及的內(nèi)容很多， 而且會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷豐富和變化。
2002年國(guó)家檔案局中央檔案館頒布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中指出檔案信息化建設(shè)一般包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案信息安全保障體系建設(shè)六個(gè)部分，這對(duì)全國(guó)檔案信息化建設(shè)提出了具體的要求，人事檔案信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中的重要組成部分，人事檔案信息化建設(shè)自此被指明了方向，全國(guó)人事檔案信息化管理實(shí)踐全面開展。
2014年人事檔案管理新規(guī)范及加強(qiáng)干部選拔任用工作監(jiān)督等規(guī)定出臺(tái)。為當(dāng)前人事制度改革以及檔案信息化建設(shè)打下了更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.人事檔案信息化建設(shè)的作用
人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，是單位人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對(duì)單位考察和識(shí)別干部選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位干部隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)工作、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。另外，人事檔案通過計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。
隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，人事檔案信息化的重要性日益凸現(xiàn)出來。人事檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標(biāo)邁進(jìn)，才能改變?nèi)耸聶n案利用的種種局限，使人事檔案管理從封閉走向開放，實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，也只有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，才能不斷發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，提高人事檔案工作的社會(huì)地位，實(shí)現(xiàn)人事檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
二、在加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)人事檔案信息化管理
1.完善文檔一體化管理業(yè)務(wù)規(guī)范人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要投入相當(dāng)大的人力、物力、財(cái)力。鑒于系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)密集、資金密集、勞動(dòng)密集的工作， 檔案管理部門要建立信息系統(tǒng)并非易事， 因此在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，要確保字段設(shè)定嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這是文檔一體化和資源共享的基礎(chǔ)，也是今后在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的根本保證。從文書處理用紙、文件傳閱單，到立卷的卷皮、卷盒及各種裝具， 一律采用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)格產(chǎn)品，同時(shí)要統(tǒng)一編號(hào)。
2.加強(qiáng)文檔一體化軟件的統(tǒng)籌規(guī)劃
對(duì)于文檔一體化軟件的開發(fā)，首先必須樹立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各個(gè)階段的管理要求放在文件設(shè)計(jì)階段予以考慮。在文檔一體化的軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，要推廣使用兼容性強(qiáng)、應(yīng)用性好、智能程度高的辦公信息系統(tǒng)， 使文件與檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、處理、管理以及開發(fā)利用更加方便快捷， 形成一個(gè)滿足現(xiàn)代化辦公環(huán)境的文檔一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的技術(shù)保障體系。其次依據(jù)各部門的職能， 按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求， 調(diào)整、制定適應(yīng)于文檔一體化管理的分類方案與保管期限， 并使之代碼化， 對(duì)各種表明檔案信息內(nèi)容特征的著錄與標(biāo)引加以統(tǒng)一。
【關(guān)鍵詞】：人事檔案；信息化；管理
引言
檔案信息資源是國(guó)家的一項(xiàng)基礎(chǔ)性信息資源，檔案信息化是國(guó)家信息化的重要組成部分。黨和國(guó)家實(shí)施“大力推進(jìn)信息化，加速建設(shè)現(xiàn)代化”的發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)檔案部門提出了新的任務(wù)，也為檔案部門信息管理的創(chuàng)新提供了難得的發(fā)展機(jī)遇。人事檔案管理也應(yīng)抓住這一機(jī)遇，實(shí)施由傳統(tǒng)管理到信息化管理的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮人事檔案信息的作用。
1檔案信息化的概念
所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。目前的信息技術(shù)已經(jīng)能夠很好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)來處理現(xiàn)實(shí)的信息資源。檔案信息化工作就是利用信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)館藏各類檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、電子文檔管理一體化及檔案信息提供利用網(wǎng)絡(luò)化。
2人事檔案信息化管理的意義
2．1信息化建設(shè)是信息社會(huì)的要求，也是人事檔案信息社會(huì)化的需要。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益顯現(xiàn)出來。滿足群眾需求，為社會(huì)服務(wù)，既是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，又是檔案工作的目的，加快檔案信息化建設(shè)，是我國(guó)迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對(duì)檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展的需要，也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。
2．2信息共享，為社會(huì)提供全方位的人事信息，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。人事檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了人事管理過程中所需要的全方位的人事信息。我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取人事的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢?nèi)耸轮T如工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解人事全方位的綜合信息。可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解人事的傳統(tǒng)方式。通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。
3人事檔案信息管理的目的
人事檔案信息化管理以提供利用為目的，還體現(xiàn)在要通過信息維護(hù)，及時(shí)更新檔案中變化的信息數(shù)據(jù)，使人事檔案信息與原檔案材料保持一致，從而達(dá)到人事檔案信息管理始終處在一個(gè)動(dòng)態(tài)管理之中，讓人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向信息化方向轉(zhuǎn)換，這是對(duì)人事檔案信息管理的基本要求。也只有這樣，才能使人事檔案信息在激勵(lì)人才和人力資源組織管理與開發(fā)中發(fā)揮更大作用，真正服務(wù)于人事管理工作。
4人事檔案信息化應(yīng)遵循的三大原則
規(guī)范性原則：制定和實(shí)施人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是人事檔案工作信息化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證人事檔案信息的安全性。
效益性原則：人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、?cái)力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)。分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以帶來巨大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益；利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵。
5加強(qiáng)人事檔案信息化管理的措施
《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用。保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國(guó)家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
5．1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在人事檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)。提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度。逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)，使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)人事檔案的利用。
5．2人事檔案信息資源建設(shè)
5．2．1人事檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)人事檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。人事檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于人事檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。
5．2．2加強(qiáng)人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，人事檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)人事檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)人事檔案日錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人事檔案目錄的輸入，保存。
5．3人事檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中人事檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分人事檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上人事檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過各種途徑加強(qiáng)人事檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作，提高人事檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。
結(jié)束語
為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，各級(jí)人事部門應(yīng)當(dāng)重視人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，加大智力投資力度，優(yōu)化智力投資方式，以最新信息理論與信息技術(shù)為人事檔案管理人員充電，使他們勝任人事檔案信息化管理工作。要為人事檔案信息化管理提供條件，以便在人事檔案信息利用的權(quán)限范圍內(nèi)，建立能夠全方位、多層次、立體化地提供信息服務(wù)的更科學(xué)、更快捷、更方便的人事檔案信息管理模式，滿足社會(huì)對(duì)人事檔案和人事工作的需求。要關(guān)心人事檔案管理人員的自身發(fā)展，盡快培養(yǎng)一支適應(yīng)人事檔案信息化管理的人才隊(duì)伍。人事檔案管理人員要加強(qiáng)終身學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)人事檔案信息化管理的需要。
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信息化是當(dāng)前檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是提升檔案管理水平的一項(xiàng)必然舉措?，F(xiàn)階段干部人事檔案管理工作開展的過程中，整體信息化管理工作的開展依然具有很大的提升空間，信息化的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)需要通過不斷地探索和改進(jìn)才能得到最大限度地體現(xiàn)。本文就圍繞推動(dòng)從人事管理創(chuàng)新的目標(biāo)，當(dāng)前人事檔案信息化管理工作開展的相關(guān)問題進(jìn)行了分析和探討。
關(guān)鍵詞：
干部人事檔案；信息化建設(shè)；人事管理創(chuàng)新
0引言
在當(dāng)前信息化時(shí)代，各行各業(yè)都呈現(xiàn)了重要的信息化發(fā)展趨勢(shì)，檔案領(lǐng)域的工作更是如此。針對(duì)于干部人事檔案管理工作來說，信息化也已經(jīng)是其中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)和工作路徑[1]。為了對(duì)于人事管理工作進(jìn)行合理的創(chuàng)新，我們必須要從干部人事檔案管理工作入手，將信息化的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)進(jìn)行更好地發(fā)揮，更好地將檔案管理工作的作用進(jìn)行體現(xiàn)，為人事管理工作提供更加高效、可靠、高質(zhì)量的檔案資源支持，更好地推進(jìn)和促進(jìn)人事管理工作的全面創(chuàng)新。
1干部人事檔案信息化管理對(duì)于人事管理創(chuàng)新的意義
對(duì)于人事管理工作來說，檔案工作的重要性是毋庸置疑的。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)人事管理工作的創(chuàng)新，我們就必須從一個(gè)更加科學(xué)、客觀的角度對(duì)于信息化建設(shè)工作進(jìn)行接受和認(rèn)同，正確地認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)工作所帶來的優(yōu)勢(shì)和改變，客觀地對(duì)待和接納信息化建設(shè)工作的開展。在以往干部人事檔案管理工作中，過于傳統(tǒng)的管理方式導(dǎo)致了工作陳舊、效率很低，這從另一方面也影響了檔案管理工作人員自身的創(chuàng)新能力和創(chuàng)新意識(shí)，讓其在工作中止步于當(dāng)前現(xiàn)有的成績(jī)。在日常工作中，傳統(tǒng)的管理思路下，僅僅關(guān)注與年度、月度的立卷歸檔案卷數(shù)量，查詢服務(wù)提供的數(shù)量，而對(duì)于具體人事管理工作卻沒有提供可靠的檔案信息的支持，對(duì)于檔案管理工作的價(jià)值沒有進(jìn)行充分的發(fā)揮和改進(jìn)。在信息化管理的影響下，干部人事檔案管理工作的效率得到了大幅度的提升，并且整體檔案管理工作的主動(dòng)性也得到了更好地強(qiáng)化。檔案管理人員在日常工作中得以從枯燥、重復(fù)的勞動(dòng)中解脫，他們可以投入更多的精力在自身工作的創(chuàng)新當(dāng)中。只有這樣，人事干部檔案管理工作的效能才能得到進(jìn)一步的提升，同時(shí)也可以更加主動(dòng)地思考如何從自身的角度入手，為人事管理創(chuàng)新活動(dòng)提供有效地檔案信息資源，不斷地將超前的意識(shí)進(jìn)行融入，提升自身的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力。
2干部人事檔案信息化管理工作的開展思路
第一，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入。對(duì)于檔案管理工作來說，信息化管理的基礎(chǔ)就是各類齊備的基礎(chǔ)設(shè)施。干部人事檔案資料本身在信息化管理發(fā)展的過程中，整體信息資源的數(shù)量和種類逐漸增加，如何與時(shí)俱進(jìn)地對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改善，從硬件層面上滿足衛(wèi)生計(jì)生事業(yè)單位的發(fā)展需求是非常關(guān)鍵的[2]。在當(dāng)前信息化管理驅(qū)使下，我們要做好配套設(shè)施的保障，檔案管理人員要結(jié)合自身檔案管理工作的需求，合理地采購(gòu)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、存儲(chǔ)器、檔案資料等相關(guān)設(shè)備，并且做好管理和控制，做到電子件與紙質(zhì)資料件的內(nèi)容完全一致。第二，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。對(duì)于檔案管理工作來說，信息化的開展需要一批優(yōu)秀的專業(yè)人才來進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，針對(duì)于人才方面的需求，我們予以重視，并且加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀人才的引進(jìn)，不斷提升人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和水平。結(jié)合當(dāng)前人才隊(duì)伍構(gòu)成情況，積極引入合理的培訓(xùn)模式，系統(tǒng)化地展開對(duì)于在崗人員信息化管理水平的培養(yǎng)，讓其自身的操作能力和實(shí)戰(zhàn)水平得到更好地提升。目前，一部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員本身沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，雖然他們工作經(jīng)驗(yàn)上十分豐富，并且可以確保接收、審查、歸檔以及各類傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮了重要的職能作用，但是當(dāng)前信息化檔案管理環(huán)境下，我們必須要認(rèn)識(shí)到保持強(qiáng)大學(xué)習(xí)能力的重要性。結(jié)合隊(duì)伍構(gòu)成情況，構(gòu)建一支復(fù)合型、高素質(zhì)人才隊(duì)伍，這是當(dāng)前檔案管理工作開展中所應(yīng)該關(guān)注的一個(gè)內(nèi)容。檔案管理工作中，也要融入績(jī)效考核，從更多的角度來實(shí)現(xiàn)對(duì)在崗人員的有效激勵(lì)，檔案管理人員自身也要提升認(rèn)知、與時(shí)俱進(jìn)地提高自己，打造優(yōu)秀的服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。對(duì)于當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，很多管理理論和方法都需要我們進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)和研究，檔案管理者要接受新環(huán)境所帶來的挑戰(zhàn)，勇敢地進(jìn)行創(chuàng)新，打破以往檔案管理工組中的問題，為檔案管理信息化工作的構(gòu)建一條平坦的路徑。專職人員要對(duì)檔案信息化管理業(yè)務(wù)工作進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，滿足干部人事檔案管理工作的新需求。第三，對(duì)工作模式進(jìn)行合理地創(chuàng)新。在科學(xué)技術(shù)發(fā)展影響下，我們要清晰地認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作信息化已經(jīng)成為一個(gè)必然趨勢(shì)和方向，面對(duì)新的發(fā)展挑戰(zhàn)，我們要勇敢地對(duì)信息化管理工作進(jìn)行調(diào)整，創(chuàng)新工作模式，完善當(dāng)前信息化管理策略，盡最大可能將信息化管理的效能進(jìn)行更好地發(fā)揮。工作模式創(chuàng)新的過程中，我們要化繁就簡(jiǎn)，對(duì)于現(xiàn)階段一些不必要的過于繁瑣的流程進(jìn)行縮減，提升流程的整體效率?，F(xiàn)階段，雖然信息化管理平臺(tái)已經(jīng)得到了大幅度的應(yīng)用，但是其應(yīng)用深度還十分有限，大多數(shù)僅僅集中于對(duì)單項(xiàng)目錄的檢索、錄入、輸出等方面。在實(shí)際工作中，我們要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的開展，信息化管理工作是全方位的，而不是僅僅體現(xiàn)在這幾個(gè)工作環(huán)節(jié)和內(nèi)容當(dāng)中[3-4]。例如，在檔案管理上，可以融入互聯(lián)網(wǎng)的管理思路，采取條形碼來對(duì)于檔案號(hào)進(jìn)行替代啊，這樣可以提升歸檔和查閱的效率，同時(shí)管理上也更加安全可靠。信息化管理模式下，我們需要進(jìn)行不斷地探索和了解，對(duì)于具體工作中出現(xiàn)的各類問題進(jìn)行更好地解決，這樣才能得到提升的效率和保障效果的目標(biāo)。
3結(jié)論
總的來說，對(duì)于當(dāng)前干部管理工作的創(chuàng)新來說，干部人事檔案信息化發(fā)揮著重要的作用，針對(duì)當(dāng)前人事管理工作的創(chuàng)新需求，我們要勇于應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，切實(shí)地在其位、謀其事，銳意進(jìn)取、不斷探索，真正地將干部人事檔案信息化的價(jià)值進(jìn)行發(fā)揮和體現(xiàn)。
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