時(shí)間:2023-06-06 15:45:23
序論:在您撰寫檔案管理特色亮點(diǎn)時(shí),參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野,小編為您整理的7篇范文,希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情,引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞:特色檔案;內(nèi)涵;建設(shè);利用
武漢航道學(xué)校是交通部長(zhǎng)江航道局所屬的全國(guó)唯一的一所培養(yǎng)內(nèi)河航道專業(yè)人才的中等職業(yè)學(xué)校,創(chuàng)建于1976年9月。本文從學(xué)校三十余年辦學(xué)歷程中對(duì)各門類檔案的整理心得入手,對(duì)于如何建設(shè)、利用與管理中職學(xué)校特色檔案,進(jìn)行全面闡述。
一、中職學(xué)校特色檔案的內(nèi)涵與實(shí)質(zhì)
表面的理解,“特色”就是指事物具有獨(dú)特的色彩、風(fēng)格、內(nèi)容及其特征、特性、內(nèi)涵等。就檔案工作而言,主要是指與本單位工作有關(guān)的、具有一定的內(nèi)容特征的檔案集合。對(duì)不同的單位,其特色檔案的內(nèi)容與形式會(huì)有許多不同的情況,每個(gè)單位都會(huì)有各自的工作特色。
檔案工作及檔案材料要有特色,可用“人無(wú)我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我特”的形式來(lái)表現(xiàn)。以武漢航道學(xué)校特色檔案建設(shè)為例,學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展、創(chuàng)建湖北省重點(diǎn)學(xué)校、申辦全國(guó)航道職工教育培訓(xùn)中心、全國(guó)職工教育培訓(xùn)優(yōu)秀示范點(diǎn),申辦航海教育培訓(xùn)資質(zhì),走職工培訓(xùn)教育為主,學(xué)歷教育為輔,航道職工培訓(xùn)與海船船員培訓(xùn)相結(jié)合的發(fā)展之路,為學(xué)校的特色檔案管理提供了重要源泉和活力。為適應(yīng)學(xué)校各項(xiàng)工作的需要,檔案部門在檔案的收集內(nèi)容、管理方式、信息的開發(fā)、利用服務(wù)、文件匯編等方面都反映出與其它航道單位的不同。檔案工作圍繞學(xué)校教學(xué)、培訓(xùn)等工作,開展了特色檔案的建設(shè)和管理。以學(xué)校的建設(shè)發(fā)展為核心,按照“整理—開發(fā)—利用”三個(gè)層面,在做好學(xué)校檔案工作日常管理的基礎(chǔ)上,提煉、完善亮點(diǎn)材料,整合檔案特色資源,為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展服務(wù),力爭(zhēng)特色檔案建設(shè)與學(xué)校建設(shè)協(xié)調(diào)一致,促進(jìn)學(xué)??沙掷m(xù)發(fā)展。
二、中職學(xué)校特色檔案工作的建設(shè)、利用和管理
中職學(xué)校的特色檔案建設(shè),可結(jié)合本單位的情況,圍繞學(xué)校重點(diǎn)工作,檔案部門根據(jù)自已的人、財(cái)、物等條件有選擇性地從以下幾點(diǎn)進(jìn)行。
2.1 特色檔案材料的收集整理
針對(duì)反映學(xué)校亮點(diǎn)材料開展收集整理工作,彰顯檔案特色。特色檔案的內(nèi)容可結(jié)合學(xué)校的教學(xué)、科研及管理工作,凡是在歸檔材料中能反映學(xué)校亮點(diǎn)和成果的,其它航道系統(tǒng)內(nèi)單位不具備的,學(xué)校獨(dú)自特有的內(nèi)容,都可以作為特色檔案來(lái)進(jìn)行收集整理。航道學(xué)校現(xiàn)將以下內(nèi)容檔案材料納入特色檔案收集范圍:
1.反映學(xué)生各種職業(yè)技能和水平考試的文件材料,如各工種職業(yè)鑒定考審批材料,海船船員培訓(xùn)證書申報(bào)材料及成績(jī)等各種職業(yè)技能考試達(dá)到一定水平的材料。
2.反映歷屆學(xué)生錄取、學(xué)籍、畢業(yè)及就業(yè)信息的文件材料
3.學(xué)校重要資產(chǎn)證書材料(如房產(chǎn)證、土地證、車輛使用相關(guān)證照等)。
4.教師公開出版的專著、教材,以及為適應(yīng)教學(xué)需要組織編寫的內(nèi)部培訓(xùn)資料。
5.反映學(xué)校師資力量的各類教師資格證書復(fù)印件。
6.反映學(xué)校辦學(xué)資質(zhì)的文件材料。
7.學(xué)校及教師在教學(xué)、科研、管理工作中獲省部級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)證書、獎(jiǎng)牌實(shí)物檔案等。
8.學(xué)校教學(xué)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的影音資料。
9.學(xué)校完成的科研課題。
以上文件材料反映了一個(gè)學(xué)校的管理水平、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)科研水平、教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生的素質(zhì)培養(yǎng),教師的專業(yè)技能等各方面。
如:歷屆學(xué)生學(xué)籍信息。在2009年學(xué)校申報(bào)湖北省檔案目標(biāo)管理AA級(jí)時(shí),有一位評(píng)審組的專家上世紀(jì)80年代曾在校進(jìn)行過(guò)為期三個(gè)月的短期培訓(xùn),在對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行抽查的時(shí)候,看到自己當(dāng)年的學(xué)籍卡,整個(gè)專家組對(duì)學(xué)校檔案的完整性有了高度的評(píng)價(jià),對(duì)學(xué)校檔案管理工作通過(guò)AA級(jí)評(píng)審起到了很好的推動(dòng)作用。檔案部門在歷屆學(xué)生錄取、學(xué)籍、畢業(yè)及就業(yè)信息的基礎(chǔ)上編制了《航校學(xué)子名冊(cè)》,還收集了大量畢業(yè)后在各領(lǐng)域從事各種職業(yè)的成功畢業(yè)生信息,在學(xué)校二十年、三十校慶活動(dòng)中,將歷屆學(xué)生畢業(yè)照與畢業(yè)多年后的工作照制成展板,成為校慶活動(dòng)中的一大亮點(diǎn)。
2.2 特色檔案材料的編研開發(fā)
檔案管理的根本就是利用,檔案人員不能只重管理,而是應(yīng)該管理與利用并重,沒有利用價(jià)值的檔案,就沒有任何意義。而檔案人員最重要的工作就是從庫(kù)存檔案的大海中,提煉出發(fā)光的珍珠,讓廣大利用者都能得到想要的,甚至是出乎他們意料之外的珍貴寶藏,而不是讓利用者們親自在一堆堆的檔案中去尋找。這個(gè)提煉的過(guò)程就是檔案的編研開發(fā)。
多年來(lái)檔案部門的編研成果,通常以紅頭文件匯編的數(shù)量來(lái)衡量,編研的內(nèi)容形式單一,大多是各類文件的匯集?,F(xiàn)在隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及,只要采用了檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)管理檔案,查找一份紅頭文件已是非常容易的事,利用檔案計(jì)算機(jī)管理軟件的查找功能,編輯各種專題文件目錄匯編,只要不嫌紙張浪費(fèi),要多少就可打印多少。各種紅頭文件不論是本單位的發(fā)文,還是上級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文,在“OA”辦公系統(tǒng)都可找到,紅頭文件匯編已不是難事。而開展學(xué)校亮點(diǎn)材料的匯編和編輯,匯編文件的內(nèi)容具有學(xué)校工作的特點(diǎn)、特色,對(duì)學(xué)校具有特定的參考價(jià)值和使用價(jià)值,這才是學(xué)校特色檔案內(nèi)容的一部份。
檔案部門要在做好日常檔案工作的基礎(chǔ)上,從各部門移交的歸檔材料中,發(fā)現(xiàn)和挖掘一些能反映學(xué)校亮點(diǎn)工作和特色工作的文件。對(duì)收集可用的材料,確定主題,分類編目、分層提煉、適當(dāng)增加簡(jiǎn)單文字說(shuō)明、配有相應(yīng)的原始檔案素材。
特色材料文件匯編不是單純的文件匯集,它是一種成果的提煉和加工,匯編內(nèi)容要有層次性、有條理性的,即有文字說(shuō)明、又有數(shù)據(jù)匯總表,同時(shí)還有一定檔案原始資料支撐,它是檔案編纂內(nèi)容的一部份。
2011年,長(zhǎng)江航道局開展《當(dāng)代長(zhǎng)江航道發(fā)展史》編纂工作,到學(xué)校進(jìn)行調(diào)研,學(xué)校檔案部門提供了以文字、圖表、聲像為主的大量反映學(xué)校辦學(xué)歷程的史料,調(diào)研專家組對(duì)學(xué)校二十年、三十年校慶專題集表現(xiàn)出了濃厚的興趣,這兩本專題集正是在廣泛收集相關(guān)檔案史料的基礎(chǔ)上對(duì)學(xué)校建設(shè)的曲折經(jīng)歷,學(xué)校發(fā)展的堅(jiān)苦歷程,學(xué)校辦學(xué)的豐碩成果等方面進(jìn)行了全面而詳實(shí)的闡述,相信在不久的將來(lái),能在《當(dāng)代長(zhǎng)江航道發(fā)展史》(正在編寫)相關(guān)章節(jié)中尋找到學(xué)校特色檔案發(fā)揮的作用。
2.3 特色檔案材料的利用服務(wù)
檔案的生命是利用,如何提供利用,服務(wù)學(xué)校中心工作,是一個(gè)值得探討的課題,首先是要改變觀念,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),尤其是特色檔案的利用服務(wù)。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用模式在這個(gè)辦公高度現(xiàn)代化的時(shí)代已經(jīng)逐漸被弱化,人們會(huì)更多地借助網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代化辦公平臺(tái)等途徑獲取信息,普通公文自助式查詢隨著辦公數(shù)字化程度的提高越來(lái)越成為可能。檔案人員已經(jīng)從以前的紙質(zhì)目錄中抬起了頭,從一排排檔案箱柜中直起了腰,從簡(jiǎn)單的手工作業(yè)中解脫出來(lái)了,檔案人員有更充裕的時(shí)間,更精良的設(shè)備,更先進(jìn)的技術(shù),提高檔案利用服務(wù)的廣度和深度。特色檔案利用服務(wù),正是檔案人員可以施展才華的大好天地。因?yàn)樘厣珯n案是特別的、不具備共性特征的檔案,其利用潛能不可估量。檔案人員在管理好、開發(fā)好特色檔案的同時(shí),也要有主動(dòng)宣傳主動(dòng)服務(wù)的工作理念。
古語(yǔ)云:“酒香不怕巷子深”,其實(shí)不然,檔案部門將特色檔案整理得再規(guī)范,編研開發(fā)得再深入,如果缺乏宣傳和服務(wù)意識(shí),可以說(shuō)整理和編研都是做的無(wú)用功。不能等著利用者自己找上門來(lái),而是要主動(dòng)展示檔案工作成果和特色,主動(dòng)服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作,從而體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。
以學(xué)校特色檔案為干部人事檔案工作服務(wù)為例。檔案部門收集的檔案材料涵蓋學(xué)校工作的各個(gè)方面,包括干部人事任免,教職工獲得各種省部級(jí)以上榮譽(yù)等。在收集檔案的同時(shí),檔案部門對(duì)組織機(jī)構(gòu)圖進(jìn)行實(shí)時(shí)更新與完善,對(duì)榮耀室展出實(shí)物檔案定期替換,針對(duì)學(xué)校及個(gè)人所獲榮譽(yù),每年編制優(yōu)秀人物集。這些針對(duì)特色檔案所開展的工作在近年來(lái)黨群部門、人事部門開展的干部人事檔案規(guī)范化管理工作中起到了良好的輔助作用。
如:學(xué)校檔案部門選派專職檔案管理人員,協(xié)助干部人事檔案管理部門進(jìn)行規(guī)范化整理工作,主動(dòng)提供干部檔案中的任職時(shí)間、任免文件,職工個(gè)人獲得榮譽(yù)及獎(jiǎng)項(xiàng),職工個(gè)人“三齡一歷”確認(rèn)依據(jù)等,有些缺失的項(xiàng)目在檔案部門的特色檔案中找到了原始依據(jù)。
2.4特色檔案材料的規(guī)范化管理
近年來(lái),隨著學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作關(guān)注度的不斷增強(qiáng),對(duì)檔案工作的投入力度逐漸加大,2009年學(xué)校通過(guò)了湖北省檔案規(guī)范管理AA級(jí)審核,學(xué)校檔案工作更進(jìn)一步趨向規(guī)范化管理。近幾年通過(guò)多次的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo),學(xué)校檔案工作已取得一定成效,現(xiàn)各部門領(lǐng)導(dǎo)都非常重視檔案工作,按照學(xué)校檔案工作規(guī)定,進(jìn)行“四同步”管理,在每一項(xiàng)工作結(jié)束后,都主動(dòng)按時(shí)將各種文件材料整理歸檔。在此基礎(chǔ)上,檔案部門主動(dòng)配合教務(wù)處、學(xué)工處、職工培訓(xùn)處、船員培訓(xùn)中心、招生就業(yè)指導(dǎo)中心等特色檔案產(chǎn)生的重點(diǎn)部門開展工作,不斷改進(jìn)特色文件資料的規(guī)范化管理,把檔案工作融入學(xué)校的教學(xué)管理、質(zhì)量監(jiān)控、學(xué)生管理、人事管理等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中。
如:對(duì)教學(xué)部門的歸檔材料如試卷、教案、教師工作手冊(cè)、學(xué)生實(shí)訓(xùn)手冊(cè),進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)題、名稱、編號(hào)模式。即方便了部門歸檔,又規(guī)范了部門文件材料的管理和檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)招生畢業(yè)部門及培訓(xùn)部門提供的歸檔材料根據(jù)實(shí)際情況新增了中職及繼續(xù)教育學(xué)員畢業(yè)證書號(hào)碼,對(duì)學(xué)生獲得的海船船員各類證書號(hào)碼也進(jìn)行了存檔,在證書號(hào)碼可以代替證書原件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢的當(dāng)今社會(huì),檔案部門所留存的完整的證書號(hào)碼信息,可以為不慎遺失證書的學(xué)員在補(bǔ)辦證書時(shí)提供最有力的依據(jù)。
特色就是創(chuàng)新,特色檔案的建設(shè)、利用與管理,是新時(shí)期對(duì)檔案工作提出的新的要求,每個(gè)行業(yè)都有自己的特色和亮點(diǎn),檔案人員要有一雙慧眼,尋找和挖掘出蘊(yùn)藏在檔案材料中的寶藏;檔案人員要有一種沉靜的心態(tài),開發(fā)和提煉出高質(zhì)量的編研成果。只有這樣,才能做好特色檔案的建設(shè)、利用和管理工作。檔案工作必需做出自己的特色,才能從學(xué)校的后臺(tái)末梢工作轉(zhuǎn)移到參與學(xué)校的前沿管理工作;才能從單純檔案收集、整理、保管、利用轉(zhuǎn)化為主動(dòng)為學(xué)校的重點(diǎn)工作服務(wù);才能使檔案人員的工作能力和水平得到充分發(fā)揮和展示,檔案工作從無(wú)“為”、 無(wú)“位”,到有“為”,有“為”才會(huì)有“地位”。
參考文獻(xiàn):
[1] 謝菁. 加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校檔案管理的具體做法[J].辦公室業(yè)務(wù), 2011,(09).
1.教務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為教學(xué)成果。將教務(wù)檔案整理歸納,轉(zhuǎn)化為教學(xué)成果,是教學(xué)改革賦予教務(wù)檔案管理的新要求。一是要增強(qiáng)轉(zhuǎn)化意識(shí)。注重發(fā)掘檔案的歷史意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值,有意識(shí)地將其轉(zhuǎn)化為有利用價(jià)值的成果。二是要善于歸納總結(jié)。注重對(duì)檔案的分類整理,對(duì)照比較,分析總結(jié),從中提煉出有益的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)實(shí)成果。三是要運(yùn)用提升。注重把總結(jié)提煉出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)和成果,合理地運(yùn)用到教學(xué)實(shí)踐之中,反復(fù)檢驗(yàn),加以提升,形成理實(shí)一體,特色鮮明的教學(xué)成果。
2.教務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為行事指南。通過(guò)對(duì)過(guò)往檔案資料的比對(duì),可以查找不足,發(fā)現(xiàn)亮點(diǎn),用以形成基本的辦事規(guī)則,作為今后指導(dǎo)教學(xué)工作的行事指南。一是要綜合比對(duì),分析歸納。找出普遍性的、規(guī)律性的規(guī)程,用以指導(dǎo)我們的教學(xué)實(shí)踐。二是要符合實(shí)際,合理合規(guī)。遵循教學(xué)規(guī)律,符合教學(xué)實(shí)際,要在國(guó)家政策和學(xué)校規(guī)定范圍內(nèi),有針對(duì)性地總結(jié)形成行事指南,使之更具合理性,增強(qiáng)政策性。三是要有條有理,脈絡(luò)清晰。厘清線索,歸并整理,形成一以貫之的行事指南,指導(dǎo)各項(xiàng)教學(xué)工作。
3.教務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為決策依據(jù)。職業(yè)院校教務(wù)檔案是學(xué)校在職業(yè)教育教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中,貫徹國(guó)家方針政策,落實(shí)學(xué)校教學(xué)思想所形成的文字材料,將這些檔案加以科學(xué)轉(zhuǎn)化,使之成為學(xué)校構(gòu)思建設(shè)發(fā)展方向,編制教學(xué)計(jì)劃規(guī)劃,制訂相關(guān)規(guī)章制度,提供決策依據(jù)。一是要有的放矢,專項(xiàng)收集。有針對(duì)性地收集學(xué)校教學(xué)思想落實(shí)情況和實(shí)施效果的檔案,及時(shí)反饋執(zhí)行情況,以供決策參考。二是要注重比對(duì),突出亮點(diǎn)。要善于把檔案資料進(jìn)行縱橫比較,從中發(fā)掘特色亮點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn),為學(xué)校深化教育教學(xué)改革提供決策依據(jù)。三是要真實(shí)準(zhǔn)確,完整全面。特別注意檔案指標(biāo)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性,并通過(guò)總結(jié)分析,突出其科學(xué)性,以避免誤導(dǎo)決策或決策偏失。
二、職業(yè)院校教務(wù)檔案對(duì)教學(xué)工作的提升作用
1.提升管理水平。加強(qiáng)職業(yè)院校教務(wù)檔案管理,是規(guī)范職業(yè)教育教學(xué)行為,提升教務(wù)管理水平,突顯教育教學(xué)效果的重要途徑。一是加強(qiáng)檔案管理全員化,健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。要從縱向建立班級(jí)到系部到教務(wù)部門的三級(jí)管理體系,強(qiáng)化人人重視,人人參與意識(shí);從橫向搭建學(xué)?!衅蟆鐣?huì)“三位一體”的架構(gòu),構(gòu)建全員化、全程化檔案管理網(wǎng)絡(luò)。二是加強(qiáng)檔案管理信息化,創(chuàng)新檔案管理方式手段。充分利用網(wǎng)絡(luò)、媒體等多種形式,創(chuàng)新檔案管理手段,促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。三是加強(qiáng)檔案管理內(nèi)涵化,提升檔案管理質(zhì)量效果。從隊(duì)伍到機(jī)構(gòu),從體系到手段,從校內(nèi)到校外,要建立健全管理規(guī)章制度,完善自身管理體制機(jī)制,促進(jìn)檔案管理良性健康發(fā)展。
2.提升服務(wù)能力。職業(yè)院校教務(wù)檔案要突出對(duì)教學(xué)工作的支持服務(wù)功能。一是要為教育教學(xué)工作的順利開展提供好支持服務(wù)。及時(shí)提供相關(guān)政策文件、成熟經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)典案例,較好地指導(dǎo)引導(dǎo)教育教學(xué)工作向正?;鸵?guī)范化方向發(fā)展。二是要為創(chuàng)新發(fā)展,提升教育教學(xué)質(zhì)量提供好支持服務(wù)。做好教學(xué)質(zhì)量工程的文件材料收集、整理、分析工作,及時(shí)為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)和準(zhǔn)則。三是要為校企合作,體制機(jī)制創(chuàng)新提供好支持服務(wù)。做好校企合作、聯(lián)合辦學(xué)等方面的過(guò)程記錄,文件材料歸集,并提供原始依據(jù)和分析數(shù)據(jù),為創(chuàng)新辦學(xué)體制機(jī)制提供支持服務(wù)。
關(guān)鍵詞:學(xué)校檔案;管理目標(biāo);自身形象;價(jià)值觀
一個(gè)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的建設(shè),是這個(gè)學(xué)校成長(zhǎng)和奮斗的沉淀和記錄,也是影響學(xué)校發(fā)展的重要因素。因此,努力樹立學(xué)校良好的自我形象和優(yōu)秀的價(jià)值觀,從而樹立校園文化對(duì)社會(huì)的積極影響,對(duì)當(dāng)前學(xué)校教育教學(xué)工作不無(wú)啟迪意義。我們力抓學(xué)校檔案建設(shè)的要素,既要有效捕捉檔案管理目標(biāo)和管理重點(diǎn)的異同,又要彰顯以人為本、能力本位的職教特色,真正做到以教書育人為根本,以檔案管理實(shí)際為落腳點(diǎn),切實(shí)用先進(jìn)理念、校園文化、教科研成果、獨(dú)特個(gè)性渲染檔案管理的主要基調(diào)和內(nèi)涵特點(diǎn),不斷提升學(xué)校檔案管理的層次和水平。
一、以先進(jìn)思想提升辦學(xué)理念
學(xué)校的獨(dú)特魅力,實(shí)際上是辦學(xué)主導(dǎo)者實(shí)踐自身的辦學(xué)理念與特色思想的產(chǎn)物。辦學(xué)理念是辦學(xué)主導(dǎo)者在理論深度和實(shí)踐挖掘兩方面交互融合而逐步形成的,滲透在學(xué)校工作的各個(gè)層面,是學(xué)校辦學(xué)精華和主體靈魂的集中體現(xiàn)。因此,學(xué)校檔案管理必須圍繞這一靈魂展開,把握學(xué)校工作主動(dòng)脈、主旋律,如具有學(xué)校特色的、可持續(xù)發(fā)展的近、中、遠(yuǎn)期規(guī)劃,學(xué)校管理目標(biāo)、制度體系和職能分解,主要領(lǐng)導(dǎo)的重要發(fā)言及論述等都是這一靈魂的體現(xiàn),檔案管理就要依據(jù)這一理念和思想的精髓進(jìn)行探索和擴(kuò)展,做到因地制宜,盡善盡美。檔案管理要以“以人為本、能力本位、全面培養(yǎng)、重點(diǎn)突出”的教育理念為指導(dǎo)依據(jù),深入專業(yè)一線,滲透教育教學(xué)與管理實(shí)踐全過(guò)程,真正做到辦學(xué)理念與創(chuàng)新實(shí)踐的融會(huì)貫通,前后一致,內(nèi)外交融,真正體現(xiàn)現(xiàn)代化的辦學(xué)理念和職教風(fēng)貌,全力培養(yǎng)“一專多能”的技能型優(yōu)秀人才,努力促進(jìn)學(xué)生的全面、和諧、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。
二、以人文關(guān)懷灌溉校園文化
學(xué)校檔案是師生員工在政治生活、教育教學(xué)、行政事務(wù)等方面活動(dòng)形成的具有歷史和使用價(jià)值的文件材料,它既傳遞著思想,又傳播著文化。在培養(yǎng)高素質(zhì)人才的同時(shí),學(xué)校要營(yíng)造自身的文化氛圍,進(jìn)而推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的不斷提升。不可否認(rèn),學(xué)校檔案是學(xué)校樹立自身形象和價(jià)值觀,從而進(jìn)一步提升學(xué)校規(guī)格的文化載體。校園文化既有靜態(tài)綻放的一面,又有富含生命活力的新時(shí)代氣息。我校獨(dú)特的文化魅力必將潛移默化地影響著學(xué)生整個(gè)精神世界的諸多領(lǐng)域,并實(shí)實(shí)在在成為我校主體活動(dòng)的一個(gè)突出特征。鑒于此,我校的檔案管理工作要切實(shí)站在社會(huì)大文化的廣闊背景下,關(guān)注整個(gè)校園的精神文化、物質(zhì)文化及制度文化,并使學(xué)生在極具個(gè)性的發(fā)展空間里自由翱翔,這充分展現(xiàn)了新時(shí)代、新環(huán)境條件下新生事物多姿多彩的生命魅力,這必將最大限度地反映出我校最具特色的文化風(fēng)貌和人文精神。我校更是憑借著“我的青春我做主、社團(tuán)一角、體育大比拼、文藝流行風(fēng)、青年志愿者活動(dòng)、暑期‘三下鄉(xiāng)’社會(huì)實(shí)踐、文明風(fēng)采”等亮點(diǎn)展示,選取晨跑、太極拳表演、廣播操比賽、歌舞繪畫比賽、護(hù)理競(jìng)賽、中藥技能競(jìng)賽等成長(zhǎng)片斷,從學(xué)生的一言一行、一歌一舞、一筆一畫、一步一調(diào)、一舉一動(dòng)中表現(xiàn)了現(xiàn)代新青年自編自導(dǎo)、自創(chuàng)自作的校園人文精神,體現(xiàn)了多姿和諧的校園美育世界,力求多側(cè)面、多層次地展示學(xué)生青春風(fēng)采和藝術(shù)才華,更好地體現(xiàn)了我校努力培養(yǎng)全面發(fā)展的優(yōu)秀技能型人才的文化底蘊(yùn)。
三、以內(nèi)涵建設(shè)凸顯職教外延
學(xué)校建設(shè)是系統(tǒng)工程,而課程與教學(xué)改革是學(xué)校建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。因此,學(xué)校的各項(xiàng)建設(shè)必須以提高質(zhì)量求生存,以創(chuàng)新改革求發(fā)展。因此,為強(qiáng)化我校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)意識(shí),我們必須明確:任何工作都應(yīng)該不局限于檔案工作而工作,而應(yīng)當(dāng)關(guān)注與前瞻學(xué)校的各項(xiàng)發(fā)展前景,只有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的屬性,才能更有機(jī)地發(fā)揮其作用。這也必將促使教育教學(xué)工作更加立足于內(nèi)涵化要求,更加關(guān)注課程與教學(xué)實(shí)踐,關(guān)注教科研動(dòng)態(tài),及時(shí)收集信息,尤其是注重收集體現(xiàn)富有特色的多元化的課程理實(shí)一體材料,以更加多樣化、個(gè)性化的教學(xué)方法,加大我校教學(xué)教育研究的拓展深度和強(qiáng)度,以更好地總結(jié)推廣和應(yīng)用,擴(kuò)大我校極富中醫(yī)藥特色的教育影響。在此,尤其還要考慮極能展現(xiàn)我校特色的檔案材料,如中醫(yī)藥、護(hù)理專業(yè)教育校本課程系統(tǒng)材料、教學(xué)教材教法研討會(huì)等培訓(xùn)與講座材料、教師論文及課題報(bào)告會(huì)材料、多媒體課件制作材料、十分鐘講課等材料,以及專門研究校企合作特色教育的科研材料,通過(guò)系統(tǒng)整理,形成教科研有機(jī)統(tǒng)一的內(nèi)涵化發(fā)展檔案,成為致力于特色均衡發(fā)展寶庫(kù)的優(yōu)質(zhì)特等資源。
四、以特色成果提煉辦學(xué)精華
在學(xué)校檔案管理中,要深層次開發(fā)學(xué)校檔案的信息資源,為學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)服務(wù)。我們就需要對(duì)特色工程進(jìn)行不斷深入的研究和細(xì)致的挖掘,再重新規(guī)劃、提煉整合、總結(jié)強(qiáng)化。通過(guò)編寫各種檢索工具、介紹指南等,利用學(xué)校檔案進(jìn)行二次、三次加工開發(fā)而形成專題材料,使一些分散保存的檔案材料集中起來(lái),把湮沒在一般檔案中的有用信息發(fā)掘出來(lái),以成果展現(xiàn),以精神提煉,以物質(zhì)張揚(yáng),充分顯示出我校特色辦學(xué)的科學(xué)性、先進(jìn)性、穩(wěn)定性和獨(dú)特性,積極參與學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè),使學(xué)校檔案真正成為我校特色文明建設(shè)的搖籃。這些特色成果及個(gè)性特質(zhì)不僅僅是我校特色檔案在特色學(xué)校內(nèi)在價(jià)值的體現(xiàn),更全面而有力地展示了學(xué)校積極的閃亮點(diǎn)和美好的發(fā)展前景,這在一定程度上促進(jìn)了我校特色學(xué)校的定型和發(fā)展。中醫(yī)藥教育特色成果檔案絕不能熱衷于表面化的包裝,而是要抓住本質(zhì),努力體現(xiàn)中醫(yī)藥教育的內(nèi)在質(zhì)量和實(shí)際成效,因此,我們?cè)跈n案收集時(shí)不僅要關(guān)注學(xué)生日常學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)、見習(xí)、實(shí)踐等場(chǎng)景,而且要關(guān)注日常素質(zhì)教育過(guò)程中學(xué)生的創(chuàng)新表現(xiàn)、探索發(fā)展、道德變化和人格完善等點(diǎn)點(diǎn)滴滴的變化,通過(guò)這些典型的事例,有效地體現(xiàn)中醫(yī)藥特色學(xué)校的成功之妙。
五、關(guān)注特殊個(gè)體,體現(xiàn)個(gè)性特長(zhǎng)
學(xué)校檔案工作不斷更新和發(fā)展的一個(gè)至關(guān)重要的關(guān)節(jié)點(diǎn),就是有效強(qiáng)化學(xué)校檔案的基礎(chǔ)工作建設(shè)。學(xué)校特色來(lái)源于辦學(xué)優(yōu)勢(shì)的競(jìng)爭(zhēng)合力,更來(lái)源于師生雙邊的個(gè)體活力,而這個(gè)個(gè)體就是最能彰顯學(xué)校特色的立足點(diǎn)和發(fā)祥地。學(xué)生個(gè)體其發(fā)展是自主的、多樣的,因此,作為特色學(xué)校,我們首先尊重學(xué)生的個(gè)性發(fā)展要求,這也是我校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的目的之一——營(yíng)造一個(gè)“尊重人、理解人、關(guān)心人、教育人”的工作氛圍,使全體教職員工從內(nèi)心產(chǎn)生一種團(tuán)結(jié)協(xié)作、發(fā)奮進(jìn)取的效應(yīng)。只有因材施教、因地制宜,才能滿足學(xué)生更多方面、更廣泛的興趣愛好和個(gè)性人格的發(fā)展需要,這也必將使我校擁有一大批具有鮮明個(gè)性、特色紛呈的學(xué)生。我校的檔案建設(shè)始終堅(jiān)持走學(xué)生成長(zhǎng)成才之路,關(guān)注學(xué)生個(gè)體知識(shí)、技能和人格等多方面特長(zhǎng)的延續(xù),不僅看到學(xué)生的短期成績(jī)和顯性特質(zhì),而且關(guān)注學(xué)生的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和潛在特質(zhì),致力于對(duì)每個(gè)個(gè)體檔案的專心研究和有效建設(shè)。因此,作為具有中醫(yī)藥特色的學(xué)校,必將擁有一大批專業(yè)骨干教師,繼而培養(yǎng)一大批擁有專業(yè)特長(zhǎng)的特色學(xué)生,也將為我校注入源源不斷的生機(jī)和活力,因?yàn)檫@些特殊的個(gè)體既是我校的代表,又是這個(gè)長(zhǎng)線骨干專業(yè)的代表,更是這個(gè)國(guó)粹行業(yè)的代表,這將值得我們長(zhǎng)期為其關(guān)注留檔和進(jìn)行微觀研究,并以檔案管理實(shí)際為落腳點(diǎn),切實(shí)用先進(jìn)理念和一流的服務(wù),踏踏實(shí)實(shí)地為學(xué)生的健康發(fā)展真正做到凡事以人為本,凡事以能力為本位。
綜上所述,學(xué)校檔案管理工作和學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)是既相輔相成,又密不可分的關(guān)系。因此,我校將繼續(xù)努力把學(xué)校檔案室建成學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的文化基地,并做好充分的檔案利用工作,最大限度地發(fā)揮檔案的參與職能與指導(dǎo)職能,不斷豐富教職員工和學(xué)生的文化生活,積極參與學(xué)校的自身形象和價(jià)值觀建設(shè)中,真正成為社會(huì)主義精神文明建設(shè)的搖籃。此外學(xué)校檔案是彰顯學(xué)校特色和體現(xiàn)學(xué)校整體發(fā)展水平的最寫實(shí)記錄,同時(shí)也是我們認(rèn)識(shí)和把握學(xué)校發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)。因此,檔案的建設(shè)與管理是相提并論的,絕不能片面地標(biāo)新立異,也不能孤立地突出一點(diǎn),更不能只追求浮華的外表,而應(yīng)該做到由點(diǎn)到面、由面到點(diǎn)、點(diǎn)面結(jié)合地整體領(lǐng)會(huì)學(xué)校的精髓,緊扣學(xué)校的風(fēng)格,透視學(xué)校的內(nèi)涵,并力求做到形式和內(nèi)容、本質(zhì)和現(xiàn)象的完美結(jié)合與和諧統(tǒng)一,真正形成獨(dú)具特色的人無(wú)我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我精的學(xué)校檔案系統(tǒng)。這也是我校檔案管理的一個(gè)綜合目標(biāo)。只有這樣,才能真正使我校的檔案成為學(xué)校的一筆寶貴的財(cái)富,并為今后學(xué)校的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)提供最及時(shí)、最確鑿的信息,發(fā)揮其超現(xiàn)實(shí)的效益價(jià)值,全方面地促進(jìn)我??焖?、持續(xù)、穩(wěn)步地發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
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1 學(xué)校檔案管理制度
檔案管理制度的穩(wěn)定,有利發(fā)展學(xué)校檔案是學(xué)校各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,客觀全面地反映了學(xué)校發(fā)展的歷史全貌。強(qiáng)化學(xué)校管理,首要任務(wù)之一是須先強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化建設(shè)。要制定規(guī)范的檔案管理制度,建立周密的檔案管理體系,制定切合本校實(shí)際的檔案立卷制度、查閱制度、移交制度、保密制度、鑒定銷毀制度等。實(shí)行檔案工作責(zé)任制,將檔案工作納入相關(guān)處室、部門的年度工作目標(biāo),并作為對(duì)其負(fù)責(zé)人進(jìn)行實(shí)績(jī)考核的內(nèi)容,使學(xué)校檔案工作有章可循,有據(jù)可依。增強(qiáng)檔案部門工作的縝密性,防止隨意性,只有上下各部門之間通力合作,才會(huì)使檔案工作走上正軌。
2 明確檔案收集范圍
提高學(xué)校檔案質(zhì)量,真正發(fā)揮檔案作用。學(xué)校檔案分類不同于其它單位,具有特殊性,是各項(xiàng)活動(dòng)的綜合反映。學(xué)校各項(xiàng)管理活動(dòng)形成的材料繁多,為了確保各項(xiàng)工作中形成的文件材料完整、齊全,應(yīng)該明確檔案的分類,以提高檔案的利用效率。結(jié)合科學(xué)分類原則,整理檔案可按照文書、教學(xué)、科技、實(shí)物、聲像、會(huì)計(jì)、教師業(yè)務(wù)進(jìn)行分檔。①文書檔案主要指學(xué)校行政管理方面的材料。它材料眾多,范圍廣泛,應(yīng)明確各部門的收集范圍,便于統(tǒng)一管理。②教學(xué)檔案真實(shí)、完整、系統(tǒng)地反映了教學(xué)活動(dòng)的特點(diǎn)和規(guī)律,在學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)過(guò)程。具有重要的利用價(jià)值。③科技檔案是學(xué)?;ǎ▓D紙、說(shuō)明等)教學(xué)設(shè)備、儀器和科研成果的綜合檔案。④實(shí)物檔案包括錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品。⑤聲像檔案包括照片、錄音、錄像等,是學(xué)校發(fā)展歷史中最具說(shuō)服力的記載。⑥會(huì)計(jì)檔案包括財(cái)務(wù)報(bào)表、賬本、憑證等。⑦教師業(yè)務(wù)檔案,它可以用來(lái)衡量教師個(gè)人的業(yè)務(wù)水平,主要收集了個(gè)人的科研論文等獎(jiǎng)項(xiàng)及各類職評(píng)材料等,一人一袋。
上述各種門類的檔案經(jīng)分類整理立卷后,還要進(jìn)行科學(xué)編號(hào),以固定案卷保管期限的前后位置,保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。
3 增強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新意識(shí),推動(dòng)學(xué)校與檔案工作同步發(fā)展
檔案工作的創(chuàng)新首先是檔案工作觀念的創(chuàng)新。檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。首先,要樹立檔案工作以服務(wù)為中心的大局觀。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門要了解大局、把握大局,選準(zhǔn)主題,確立檔案的服務(wù)宗旨,使檔案與學(xué)校的發(fā)展相融合。其次,要樹立檔案工作的發(fā)展觀。努力消除檔案工作中的封閉觀念,確立開放、整合、融入的新理念,激發(fā)每個(gè)人的工作活力,最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力,使檔案工作充滿競(jìng)爭(zhēng)活力和開拓創(chuàng)新的新局面。充分發(fā)揮檔案在檔案資源建設(shè)中的主體地位,使各種檔案資源合理流動(dòng)、優(yōu)化配置。要把檔案工作融入學(xué)校各項(xiàng)工作中,與學(xué)校同步發(fā)展,不斷提升檔案工作的發(fā)展空間。再次,要樹立檔案工作的效益觀。要運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)手段,把館藏開放的檔案以動(dòng)態(tài)的圖表形式展示出來(lái),其效果會(huì)更形象、更直觀,更易于查看。要善于捕捉本學(xué)校檔案工作的新亮點(diǎn)、新特點(diǎn),使檔案的宣傳由“死”變“活”,具有個(gè)性化,滿足學(xué)校的各種需要。
4 加強(qiáng)檔案管理,確保學(xué)校工作健康發(fā)展
4.1 加強(qiáng)監(jiān)督,確保檔案工作良性發(fā)展。學(xué)校檔案工作達(dá)標(biāo)升級(jí)后,檔案行政管理部門和教育管理部門要繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo),形成年檢工作制度。每年按時(shí)對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查評(píng)比,確保各項(xiàng)管理制度得到落實(shí)。這樣可以確保學(xué)校檔案工作的持久性,避免學(xué)校檔案工作出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象。
4.2 建立本校特色檔案。每個(gè)學(xué)校都有自己的辦學(xué)特色,學(xué)校檔案部門要努力收集相關(guān)的檔案資料,形成本校特色檔案。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色,常常可以從檔案中反映出來(lái)。能體現(xiàn)學(xué)校在具有一般學(xué)校共性基礎(chǔ)上的與眾不同的個(gè)性,即“人無(wú)我有,人有我優(yōu),人優(yōu)我精”的獨(dú)特本性,體現(xiàn)出本校的特色與優(yōu)勢(shì)。
4.3 深入開發(fā)檔案信息資源?,F(xiàn)代社會(huì),檔案信息資源開發(fā)與利用越來(lái)越受到重視,快速、準(zhǔn)確、精煉、系統(tǒng)、高層次、高質(zhì)量地開發(fā)檔案信息資源,深入探討和研究檔案信息資源深層次開發(fā)工作已成了檔案部門和檔案人員迫切的責(zé)任。學(xué)校檔案內(nèi)容豐富,是寶貴的信息資源,目前學(xué)校檔案部門對(duì)檔案信息資源的開發(fā)大都表現(xiàn)為“文件匯編”,寶貴的檔案信息資源未得到有效開發(fā)利用。檔案部門應(yīng)加大開發(fā)力度,根據(jù)室藏檔案資料進(jìn)行二次加工、三次加工,編寫出有一定深度的編研材料,為學(xué)校工作提供參考依據(jù)。
首先是指導(dǎo)村級(jí)專職宣傳文化員開展基礎(chǔ)臺(tái)帳上報(bào)和藝檔建設(shè)工作,要求各村落必須從品牌運(yùn)作到特色活動(dòng)的文字方案、音頻、視頻的基礎(chǔ)性歸檔工作都要做好,我們不僅培養(yǎng)村級(jí)專職宣傳文化員做現(xiàn)場(chǎng)文化活動(dòng)的總策劃、總指揮,還要求他們做藝檔建設(shè)的總負(fù)責(zé)和第一制作人,做到一村一藝檔,主題明確,檔案清楚。各籃球場(chǎng)、健身點(diǎn)等文化陣地設(shè)施,各特色團(tuán)隊(duì)、特色活動(dòng)等都要求分門別類進(jìn)行記錄。2012年,我們河上鎮(zhèn)的村落文化是當(dāng)?shù)匚幕顒?dòng)的重要組成部分,河上首屆民俗文化節(jié)對(duì)相關(guān)文化特色村的評(píng)比表彰,一定程度上也是村級(jí)藝檔工作全面開展并積極運(yùn)作的結(jié)果。其次是緊抓省級(jí)文化強(qiáng)鎮(zhèn)創(chuàng)建契機(jī),不斷強(qiáng)化鎮(zhèn)各項(xiàng)文體活動(dòng)的基礎(chǔ)臺(tái)帳建設(shè)工作。從創(chuàng)建伊始,我們就把藝檔工作作為省級(jí)文化強(qiáng)鎮(zhèn)創(chuàng)建工作的重頭,突出從基礎(chǔ)臺(tái)帳入手,全方位記錄河上文化活動(dòng),一系列照片和文檔通過(guò)歸檔整理,變得更為規(guī)范和豐富,不僅有了較大提升,還進(jìn)一步引起了當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)的重視,推動(dòng)了藝檔工作的后續(xù)良性發(fā)展。
二、結(jié)合特色活動(dòng)抓藝檔提升工作。
2012年,河上鎮(zhèn)有效依托各類豐富多彩、特色明顯、成效顯著的文化體育活動(dòng),有的放矢的不斷積極開展群文藝檔建設(shè)工作。1、從3月籌備風(fēng)雅頌活動(dòng)開始,就把道具制作、彩排、表演比賽一一納入藝檔范疇,精心進(jìn)行準(zhǔn)備,并落實(shí)專人負(fù)責(zé)日常藝檔的歸檔整理工作,做到每天的檔案每天整理,每天有檔案以電子版和紙質(zhì)版進(jìn)行記錄。2、以2012首屆中國(guó)杭州(河上)民俗文化節(jié)為例,我們對(duì)組成的九大重點(diǎn)活動(dòng)分門別類進(jìn)行藝檔歸類,并在藝檔建立中重點(diǎn)突出對(duì)活動(dòng)的完整記錄,如開幕式、文化藝術(shù)展演、特色游藝周、攝影大賽、農(nóng)產(chǎn)品展銷會(huì)等都一一作了精彩的記錄和歸檔,廚藝大賽、排舞大賽、包粽子大賽、打年糕大賽等特色活動(dòng)也被作為重點(diǎn)和亮點(diǎn)比較完整地放進(jìn)藝檔。3、認(rèn)真總結(jié)2012河上特色文化活動(dòng),在做好群文藝檔的基礎(chǔ)上,我們出版了《2012河上文化特刊》,把河上古已有之的板龍、馬燈、背馬、高蹺等民俗活動(dòng)的照片充實(shí)進(jìn)去,成為藝檔精彩紛呈的主要亮點(diǎn)之一。
三、結(jié)合非遺挖掘進(jìn)一步做好藝檔工作。
河上是一個(gè)民俗資源豐富,歷史文化內(nèi)涵十分豐厚的古鎮(zhèn),瀕危涉險(xiǎn)的非遺項(xiàng)目很多,2012年,我們?cè)诮n工作中把對(duì)相關(guān)非遺項(xiàng)目的提前介入和記錄納入工作范疇,加大了對(duì)鳳塢走高蹺、魏塔馬燈舞、紫霞點(diǎn)河燈、金塢活金死劉、溪頭高照等項(xiàng)目的資料收集和及時(shí)歸檔工作,同時(shí)把相關(guān)十大優(yōu)秀民間藝人,特別是制作手藝和傳承的瀕危狀況作了系統(tǒng)的記錄和整理,通過(guò)民俗文化節(jié)開幕式作了積極而有效地推介,使他們和文化特色村進(jìn)入大眾視野,成為當(dāng)?shù)匚幕?jié)的一大特色。
高校檔案作為保存高校的教育教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、行政管理等方面最原始資料的載體,具有不可估量的開發(fā)利用價(jià)值。近年來(lái),隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái),檔案的信息化進(jìn)程也不斷的加快。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái),使的信息傳播的途徑發(fā)生了變化,信息傳播的多元化、實(shí)時(shí)化,以及檔案使用者的個(gè)性化需求,都為新時(shí)期的高校檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。因此,實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新,成為擺在我們面前的重要課題。
1 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)高校檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨,使得信息的傳播方式更加方便,容量得到了無(wú)限的擴(kuò)大,為傳統(tǒng)的檔案管理也帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。一是信息傳播的多元化。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn),使得信息的傳播的領(lǐng)域更加寬泛,互聯(lián)網(wǎng)在人們溝通方面的優(yōu)勢(shì),使得計(jì)算機(jī)在檔案管理中占有了重要的位置,已逐漸取代了紙制檔案,對(duì)檔案信息的收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作的手段提出了更高的要求?!凹堉?數(shù)字化”的檔案管理,成為高校檔案工作的多元化新格局。二是信息傳播的實(shí)時(shí)化。傳統(tǒng)的紙制檔案管理,受時(shí)間與空間的制肘較為嚴(yán)重,檔案的管理與利用都是手工的。而在網(wǎng)絡(luò)條件下,信息的傳播更加快速,檔案的收集、分類、存貯和管理都可以“實(shí)時(shí)”獲得,網(wǎng)絡(luò)時(shí)代是一個(gè)信息交換、傳輸異常頻繁、迅速的時(shí)代,檔案用戶之間、檔案館之間、檔案用戶與檔案館之間的地理距離已消失,要求新時(shí)期的檔案管理工作必須與計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行銜接,才能夠“與時(shí)俱進(jìn)”,為快速、準(zhǔn)確和有效提高檔案信息創(chuàng)造條件。三是公眾需求的個(gè)性化。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,檔案利用者對(duì)檔案的要求更高,許多資料檔案利用者都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的搜索引擎輕松的獲得。對(duì)檔案部門的檔案質(zhì)量的要求更高,要求檔案部門必須考慮到使用者的現(xiàn)實(shí)需求,進(jìn)行“量身定制”,充分考慮不同用戶對(duì)信息的特殊要求,才能夠適應(yīng)新時(shí)期的需要。
2 絡(luò)時(shí)代高校檔案管理工作創(chuàng)新的途徑
2.1 案管理工作的主動(dòng)性
高校檔案管理工作必須突出主動(dòng)性,主動(dòng)與網(wǎng)絡(luò)對(duì)接,才能夠獲得檔案使用者的青睞。高校要積極建立檔案管理網(wǎng)站,通過(guò)網(wǎng)站平臺(tái)將檔案的“收集、分類、存貯、利用”集成化。為學(xué)校的各部門分配用戶名與密碼,賦予一定的權(quán)限,相關(guān)的檔案資料可以通過(guò)網(wǎng)站直接上傳到高校的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中,積極組織各單位上傳檔案資料,通過(guò)檔案的“自動(dòng)上傳“,提高收集工作的效能。同時(shí),要推進(jìn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,在保證密級(jí)的前提下,在網(wǎng)站上公開部分檔案的目錄,使使用者能夠直接下載,使網(wǎng)絡(luò)背景下檔案的利用更加方便。要積極利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行改造。檔案管理工作要積極與“云計(jì)算”相結(jié)合,與“云服務(wù)器”商進(jìn)行合作,將高校的檔案上傳到服務(wù)商的“云服務(wù)器”中,利用商的API(應(yīng)用程序接口),來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行共享,為用戶提供更加便捷的服務(wù)。
2.2 案管理工作的精細(xì)化
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理要更加精細(xì)化、專業(yè)化,對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行細(xì)分,使每個(gè)檔案使用者都能夠精確的找到自己所需要的資料。檔案的精細(xì)化管理的內(nèi)涵就是企業(yè)在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上,對(duì)其收集、存儲(chǔ)、利用的過(guò)程進(jìn)行科學(xué)細(xì)化和合理優(yōu)化的過(guò)程,以實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、工作方式標(biāo)準(zhǔn)化、管理制度化、職工職業(yè)化。在實(shí)際工作中,高??梢岳谩霸朴?jì)算”的精確定位功能,建立精確搜索矩陣(Matrix),滿足檔案使用者的特定需求。要積極開辟“在線服務(wù)”功能,通過(guò)細(xì)分化的信息服務(wù)系統(tǒng),提供高校的日常教學(xué)、行政管理、學(xué)術(shù)研究等模塊的數(shù)據(jù)訓(xùn)查詢,契合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下信息實(shí)時(shí)化傳播的需要。
2.3 案管理工作的互動(dòng)性
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,要進(jìn)一步突出檔案工作的互動(dòng)性,使得檔案管理部門與使用者能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)的溝通,了解檔案使用者的所想,以便對(duì)檔案工作進(jìn)一步改進(jìn)。要利用好論壇、QQ群、微博、微信等形式,積極與使用者進(jìn)行溝通,積極建立讀者信息反饋機(jī)制。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,要廣泛應(yīng)用推廣OPAC(聯(lián)機(jī)公共目錄)系統(tǒng)服務(wù),為檔案使用者打造互動(dòng)的平臺(tái)。同時(shí),要進(jìn)一步與其它檔案館進(jìn)行聯(lián)動(dòng),實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分共享。充分利用好校園網(wǎng)、高校校域網(wǎng)、城域網(wǎng),增強(qiáng)與其它學(xué)校檔案館的協(xié)作、相互整合,形成更大的檔案資源,提高為檔案使用者服務(wù)的實(shí)效性。
2.4 案管理工作的市場(chǎng)化
【關(guān)鍵詞】教育檔案;管理;制度;人員素質(zhì)
俗話說(shuō),百年大計(jì),教育為本。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化的時(shí)代。在這種時(shí)代背景下,國(guó)家和社會(huì)各界更加注重我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展。教育事業(yè)的發(fā)展不是一朝一夕、一蹴而就的事情,它是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程,一個(gè)完整的統(tǒng)一體,需要我們長(zhǎng)時(shí)間的不斷努力和完善。在教育這個(gè)系統(tǒng)工程中,教育檔案是一個(gè)不可忽視的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。教育檔案在學(xué)校教研、管理等各個(gè)方面都發(fā)揮這種要作用,為真實(shí)地記錄學(xué)校發(fā)展歷史做出了重要貢獻(xiàn)。但是,在過(guò)去,由于教育檔案管理人員素質(zhì)低、管理方式落后、管理制度不健全等,造成教育檔案管理混亂等諸多問(wèn)題。教育檔案的這些問(wèn)題嚴(yán)重制約了學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的進(jìn)行和教育事業(yè)的發(fā)展。所以,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新時(shí)期,我們要通過(guò)明確工作思路、建立健全教育檔案管理機(jī)構(gòu)和制度保障以及轉(zhuǎn)變工作方法和服務(wù)等,從而實(shí)現(xiàn)教育檔案管理的新跨越和新發(fā)展,使教育檔案更好地發(fā)揮自身功效,更好地為我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步提供條件。
一、明確一個(gè)目標(biāo),統(tǒng)領(lǐng)檔案管理全局
目前,我國(guó)教育事業(yè)改革正在不斷深化發(fā)展。在這種形勢(shì)背景下,如何圍繞著學(xué)校教學(xué)活動(dòng)中心做好教育檔案工作,這已經(jīng)成為一個(gè)亟需解決的新問(wèn)題。眾所周知,無(wú)論任何工作,都要有明確的工作目標(biāo)和工作思路,教育檔案管理也不例外。為了打破過(guò)去落后的管理觀念和管理方法,解決過(guò)去教育檔案管理中存在的諸多問(wèn)題,我們首先要明確新時(shí)期教育檔案的工作目標(biāo),把它作為一個(gè)指導(dǎo)思想,從而統(tǒng)領(lǐng)教育檔案工作全局。為了迎接和應(yīng)對(duì)新時(shí)期教育事業(yè)發(fā)展新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),我們要明確“以檔促教,以教興檔”的工作目標(biāo)。在這種工作目標(biāo)的指導(dǎo)下,從而增強(qiáng)相關(guān)人員的教育檔案管理意識(shí),完善教育檔案管理機(jī)構(gòu)和制度,融入一些現(xiàn)代管理理念和管理手段,形成一個(gè)教育中心、學(xué)校等多個(gè)部門共同重視分級(jí)管理的局面。總之,明確教育檔案的工作目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)教育檔案創(chuàng)新發(fā)展的首要問(wèn)題和前提條件。
二、完善兩個(gè)基礎(chǔ),提供檔案管理?xiàng)l件
教育檔案管理作為學(xué)校開展教育活動(dòng)的一個(gè)重要條件,對(duì)學(xué)校教育發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在教育檔案管理中,管理人員素質(zhì)和管理制度是兩個(gè)基本條件,我們要通過(guò)提高教育檔案工作人員素質(zhì)和完善教育檔案管理制度,從而為教育檔案的管理提供便利條件,才能使教育檔案更好地滿足學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展要求,為教育事業(yè)的不斷前進(jìn)提供服務(wù)。
(一)提高教育檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力
教育檔案管理的好壞與具體的工作人員素質(zhì)有著直接關(guān)系。在新時(shí)期,為了適應(yīng)時(shí)展和滿足現(xiàn)實(shí)需要,必須要提高教育檔案管理人員素質(zhì)。其中,提高教育檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能就是一個(gè)重要方面。關(guān)于提高教育檔案管理人員業(yè)務(wù)技能方面,要從兩個(gè)方面著手。一方面,現(xiàn)在是學(xué)習(xí)型社會(huì),教育檔案工作人員要自己不斷學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的各種新知識(shí)和新技能,另一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo),尤其是教育檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo),要定期或者不定期組織工作人員進(jìn)行教育檔案管理知識(shí)和技能的教育培訓(xùn)或者外出參觀等,從而使工作人員不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和各項(xiàng)新技能等??傊?,通過(guò)對(duì)教育檔案工作人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn),從而使每個(gè)工作人員都能從容應(yīng)對(duì)和處理現(xiàn)代教育檔案管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題,為實(shí)現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新提供人員條件。
(二)建立健全教育檔案管理制度
建立健全教育檔案管理制度是保證教育檔案工作正常進(jìn)行的一個(gè)有力保障,也是開展日常教育檔案管理工作的一個(gè)基本條件。所以,實(shí)現(xiàn)教育檔案的創(chuàng)新,必須完善教育檔案管理部門的管理制度。比如,通過(guò)完善教育檔案管理制度,確保教育檔案管理機(jī)構(gòu)以及各個(gè)科室職權(quán)分明,形成一個(gè)統(tǒng)一的有機(jī)整體;通過(guò)完善教育檔案管理制度,使教育檔案的立卷有一定的標(biāo)準(zhǔn),歸檔有一定的范圍,借閱有相關(guān)的規(guī)定和手續(xù),保密有一定的管理?xiàng)l例和措施等。總之,通過(guò)建立健全教育檔案管理制度,保證一切都依法運(yùn)行,有章可循,確保教育檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行下去。
三、實(shí)現(xiàn)三個(gè)轉(zhuǎn)變,確保檔案管理落實(shí)
為了促進(jìn)教育檔案工作在新時(shí)期的發(fā)展,在明確工作目標(biāo)和確立管理人員和管理制度兩個(gè)保障的基礎(chǔ)上,還需要轉(zhuǎn)變管理觀念、轉(zhuǎn)變工作模式以及轉(zhuǎn)變服務(wù)功能等三個(gè)方面,從而確保教育檔案管理的具體工作落到實(shí)處。具體來(lái)講,主要把握以下幾個(gè)要點(diǎn)。
(一)轉(zhuǎn)變教育檔案管理人員的觀念和意識(shí)
教育檔案是對(duì)學(xué)校教育發(fā)展變革的記錄。在過(guò)去,很多教育檔案管理人員認(rèn)為,只要把真實(shí)的記錄內(nèi)容保存下來(lái)就可以了。是的,對(duì)歷史記錄進(jìn)行保存是教育檔案的一個(gè)基本功能,但是,這僅僅是教育檔案管理工作的冰山一角。如何保存,如何整理,如何提高教育檔案的利用效率,這些都是教育檔案管理的工作內(nèi)容。尤其是新時(shí)期,科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為教育檔案管理提供了新的平臺(tái)和方法,但是各種新情況和新問(wèn)題也層出不窮。面對(duì)這種形勢(shì),教育檔案管理人員和具體的工作人員都必須轉(zhuǎn)變落后的管理觀念和工作思想,增強(qiáng)教育檔案管理意識(shí),這樣才能在日常的教育檔案管理工作中高度重視自己的工作,認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好教育檔案管理的各項(xiàng)工作。
(二)轉(zhuǎn)變教育檔案管理的工作模式
由于教育檔案管理設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)也比較多,也是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工作,工作模式的好壞直接影響到教育檔案的工作效率。在教育檔案發(fā)展的新時(shí)期,我們要轉(zhuǎn)變教育檔案管理的工作模式,從而實(shí)現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。第一,由被動(dòng)變主動(dòng)。在過(guò)去,很多教育檔案管理機(jī)構(gòu)都是坐等檔案信息的到來(lái)。現(xiàn)在,教育檔案管理工作人員可以根據(jù)工作的需要,由被動(dòng)變主動(dòng),深入到學(xué)校教學(xué)活動(dòng)中去,挖掘各種教育檔案信息資源,不斷加強(qiáng)教育檔案資源庫(kù)建設(shè)。第二,由幕后走向前臺(tái)。在過(guò)去,教育檔案作為學(xué)校教育檢查的一個(gè)部分,為了迎接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查,很多教育檔案部門都建立了一個(gè)“迎檢教育檔案”,這種教育檔案純粹是為了迎接領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校的檢查而準(zhǔn)備的,與教育檔案管理的實(shí)際情況并不相符。所以,教育檔案管理人員以及具體的工作人員要同心協(xié)力,克服種種困難,把教育檔案的混亂局面糾正過(guò)來(lái),不再為檢查而建立“迎檢教育檔案”,而是為了教育檔案的建設(shè)發(fā)展而做好檔案工作,使教育檔案成為學(xué)校發(fā)展中的一個(gè)特色資源和亮點(diǎn),使教育檔案也走向前臺(tái)。第三,由傳統(tǒng)走向現(xiàn)代。如今,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用。教育檔案管理也要從傳統(tǒng)單獨(dú)的人工向現(xiàn)代化科技應(yīng)用管理轉(zhuǎn)變。比如,教育檔案管理可以借助于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),一方面可以實(shí)現(xiàn)教育檔案的數(shù)字化,另一方面可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方式開展教育檔案服務(wù)工作。
(三)轉(zhuǎn)變教育檔案管理的服務(wù)功能
通過(guò)轉(zhuǎn)變教育檔案管理的服務(wù)方式,可以提高教育檔案信息的利用效率。以前,教育檔案主要負(fù)責(zé)教育檔案的保存服務(wù)功能,對(duì)教育檔案的利用功能的開發(fā)比較少。在當(dāng)代,在教育檔案管理工作中,管理人員可以著眼于未來(lái),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)功能,加大對(duì)教育檔案信息資源的利用。比如,教育檔案管理部門可以建立一些特色檔案,為學(xué)校的發(fā)展和師生的學(xué)習(xí)提供指導(dǎo),從而實(shí)現(xiàn)教育檔案由滯后保管向超前指導(dǎo)的跨越。具體來(lái)講,教育檔案管理部門可以建立完整的“學(xué)生成長(zhǎng)檔案”,從而加強(qiáng)學(xué)校和教師對(duì)學(xué)生的認(rèn)識(shí)和了解,以便更好開展教學(xué)活動(dòng)。另外,教育檔案管理部門還可以建立“特色教師檔案”,在檔案中把這些特色教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)或者研究成果進(jìn)行歸類整理,從而為教師的借鑒和學(xué)生的學(xué)習(xí)提供條件,加大了教育檔案的利用效率。
近年來(lái),隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步,我國(guó)教育事業(yè)也在不斷向前推進(jìn)。教育檔案管理作為學(xué)校教育中的一個(gè)組成部分,涉及到教育檔案的收集、分類、整理以及檔案的管理和有效利用等多個(gè)環(huán)節(jié),也是一個(gè)系統(tǒng)的工程。為了適應(yīng)時(shí)展的要求和滿足現(xiàn)實(shí)的教育需要,教育檔案管理人員及其相關(guān)部門和人員要增強(qiáng)教育檔案管理意識(shí),提高工作人員業(yè)務(wù)技能,借助于網(wǎng)絡(luò)等新科學(xué)技術(shù),從而實(shí)現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展,使教育檔案的管理更加有序,更好地為學(xué)校教育的發(fā)展提供服務(wù),最終推動(dòng)我國(guó)教育事業(yè)的整體前進(jìn)。
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