特级黄国产片一级视频播放,精品福利视频综合一区二区三区四区,免费人成在线观看网站,亚洲免费99在线

<menu id="gkyya"><noscript id="gkyya"></noscript></menu>
  • <strike id="gkyya"><source id="gkyya"></source></strike>
  • <rt id="gkyya"><code id="gkyya"></code></rt>
  • 歡迎來(lái)到優(yōu)發(fā)表網(wǎng)!

    購(gòu)物車(0)

    期刊大全 雜志訂閱 SCI期刊 期刊投稿 出版社 公文范文 精品范文

    合同檔案管理方法范文

    時(shí)間:2023-06-06 15:45:22

    序論:在您撰寫合同檔案管理方法時(shí),參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野,小編為您整理的7篇范文,希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情,引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。

    合同檔案管理方法

    第1篇

    【關(guān)鍵詞】 圖書情報(bào)和檔案 共同管理 信息庫(kù)

    圖書是一種傳遞知識(shí)和情感的工具,人們將文字資料、圖像符號(hào)等按照一定的規(guī)律記錄在一個(gè)載體上,就形成了圖書。情報(bào)是一種具有知識(shí)性和傳遞性的信息,能夠幫助人們解決現(xiàn)實(shí)生活中的各種問(wèn)題。檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物,是一種用于記錄國(guó)家、社會(huì)政治或個(gè)人的活動(dòng)的載體。

    1 圖書情報(bào)和檔案共同管理的概況

    人類社會(huì)發(fā)展之今,科學(xué)技術(shù)水平和社會(huì)文明程度不斷提高,科學(xué)技術(shù)研究的領(lǐng)域不斷延伸,邊沿學(xué)科也得到了長(zhǎng)足的發(fā)展,圖書情報(bào)和檔案的資料越來(lái)越豐富。大量的資料給人們的查閱帶去了不便,人們花費(fèi)了大量的時(shí)間,卻未必能夠獲得需要的資料。為了方便人們查閱,圖書情報(bào)和檔案的管理逐漸向著統(tǒng)一化的方向發(fā)展。圖書情報(bào)和檔案的統(tǒng)一管理,方便了資料查找,實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化整合,避免了資源的浪費(fèi)。目前,我國(guó)圖書、情報(bào)資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速,但是由于發(fā)展時(shí)間較短,因此,還存在諸多不足,體制和管理技術(shù)尚未健全,需要進(jìn)一步發(fā)展研究。

    2 圖書情報(bào)和檔案共同管理的方法

    2.1 加強(qiáng)對(duì)理論的應(yīng)用

    圖書情報(bào)和檔案的共同管理,是建立在大量的經(jīng)驗(yàn)積累和事實(shí)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的,因此具有一定的社會(huì)歷史性質(zhì)。早在上個(gè)世紀(jì)80年代末期,我國(guó)對(duì)圖書情報(bào)資料和檔案的管理就已經(jīng)逐漸呈現(xiàn)出了一體化的趨勢(shì)。進(jìn)入到90年代,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,圖書情報(bào)資料和檔案的統(tǒng)一管理逐漸發(fā)展出了雛形。在長(zhǎng)期的實(shí)踐過(guò)程中,圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理產(chǎn)生出了大量的基礎(chǔ)理論。事實(shí)上,圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理,是三者資源優(yōu)化配置的結(jié)果。伴隨著管理理論和管理方式的不斷創(chuàng)新,三者共同管理的資源管理模式將不斷優(yōu)化,為人們提供更加便捷的資料管理和查找平臺(tái)。

    2.2 調(diào)整管理手段

    圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理是資源管理的必然要求,是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì),也是提高信息管理效率的重要保證。圖書情報(bào)資料和檔案的統(tǒng)一管理,整合了資源,使得資料管理和查找系統(tǒng)更加規(guī)范化,提高了資料查找效率的同時(shí)也提高了資源管理的效率,減少了資源管理的人力物力投入。圖書資料和檔案的共同管理必須要重視其實(shí)效性,根據(jù)實(shí)際的管理需求做出相應(yīng)的調(diào)整,包括了對(duì)資料開放程度、資料保存方式等的管理。要實(shí)現(xiàn)圖書情報(bào)和檔案的共同管理,依賴于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了三者管理的數(shù)字化和智能化,因此對(duì)圖書情報(bào)資料的管理必須要體現(xiàn)出信息化的特點(diǎn),及時(shí)調(diào)整管理手段,確保信息管理的科學(xué)有效和安全。

    2.3 加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)信息管理

    圖書、情報(bào)、檔案在本質(zhì)上都屬于信息,要實(shí)現(xiàn)三者的統(tǒng)一管理,就必須要加強(qiáng)信息庫(kù)的建設(shè)。信息庫(kù)是圖書情報(bào)資料和檔案統(tǒng)一管理的重要輔助工具,只有實(shí)現(xiàn)信息庫(kù)中信息的有效流通,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的共享,才能讓圖書情報(bào)資料和相關(guān)檔案更好地服務(wù)于人們的社會(huì)生活。信息庫(kù)的建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn),打破了傳統(tǒng)資源的管理方式,提高了圖書、情報(bào)和檔案共享的效率,方便了圖書資料的統(tǒng)一管理。

    2.4 加強(qiáng)解決問(wèn)題的靈活度

    近些年,圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速,但其發(fā)展的時(shí)間卻較短,在實(shí)際運(yùn)行和使用的過(guò)程中仍然存在許多問(wèn)題。這些問(wèn)題是以前從未遇見(jiàn)過(guò)的,因此管理者在解決問(wèn)題的過(guò)程中,也應(yīng)該要采取靈活的方式,有針對(duì)性地解決這些難題。筆者建議,相關(guān)管理機(jī)構(gòu)可以建立一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)站,方便問(wèn)題和相關(guān)的解決方案的提出和討論,通過(guò)各方資源整合,選擇最適合的解決方式,實(shí)現(xiàn)三者共同管理的效率最大化。

    2.5 加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)

    隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,在信息資源的共享過(guò)程中難免出現(xiàn)侵權(quán)的行為,阻礙了圖書情報(bào)資源和檔案共同管理工作的發(fā)展。相關(guān)部門必須要加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)教育,尤其要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)產(chǎn)權(quán)教育,既要保護(hù)好自身的知識(shí)產(chǎn)權(quán),也要尊重他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。部分網(wǎng)民在網(wǎng)上下載電影、歌曲和圖片時(shí),也許并未想到這也是一種侵權(quán)行為。網(wǎng)站在提高下載渠道時(shí),也忽視了對(duì)他人產(chǎn)權(quán)的保護(hù),導(dǎo)致侵權(quán)現(xiàn)象的發(fā)生。只有不斷加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)民和網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)商產(chǎn)權(quán)意識(shí)的教育,才能從根本上杜絕侵權(quán)行為,保障圖書情報(bào)資料和檔案產(chǎn)權(quán)擁有者的利益,促進(jìn)三者共同管理的發(fā)展。

    3 結(jié)語(yǔ)

    總而言之,隨著全球化的不斷發(fā)展,實(shí)現(xiàn)資源的共享將成為人們的共同需求。圖書情報(bào)和檔案三者的共同管理,是實(shí)現(xiàn)資源共享的有效手段,提高了信息資源的管理效率,促使了資源的優(yōu)化整合。目前圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理仍然處于初級(jí)階段,制度和管理方法仍然存在諸多不足。因此必須要加強(qiáng)三者共同管理的理論建設(shè),采用靈活的管理方式,及時(shí)調(diào)整管理手段,同時(shí)加強(qiáng)信息庫(kù)的建設(shè),促進(jìn)圖書、情報(bào)、檔案三者統(tǒng)一管理的發(fā)展。圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理方法的思考是一個(gè)新課題,需要相關(guān)研究人員繼續(xù)深入探討,以謀求資源管理效率的最大化。

    參考文獻(xiàn):

    [1]馮惠玲.從文獻(xiàn)管理到基于信息資源的管理——圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科的創(chuàng)新發(fā)展之 路[J].情報(bào)資料工作,2013(03).

    [2]張斌.圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科研究方法的創(chuàng)新發(fā)展[J].情報(bào)資料工作,2013(03).

    第2篇

    關(guān)鍵詞:醫(yī)院 合同檔案管理工作 問(wèn)題 創(chuàng)新思路

    很多醫(yī)院仍舊是采用傳統(tǒng)的合同檔案管理辦法,使得管理工作存在很多的問(wèn)題,讓醫(yī)院的合同檔案管理工作落后、效率和質(zhì)量都不高,檔案的管理是醫(yī)院工作的基礎(chǔ),因此面對(duì)這種情況,必須對(duì)其的管理辦法進(jìn)行創(chuàng)新,不斷的提高管理工作的水平。

    1、合同檔案的含義

    其是指從合同的簽訂到終止,在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)形成的體現(xiàn)了簽訂合同各方意志的,具有法律效力的文件以及和其相關(guān)的具有保存的價(jià)值的其它文件材料。

    2、醫(yī)院合同檔案管理工作存在的問(wèn)題

    2.1合同檔案保管機(jī)制不完善,缺乏合理的規(guī)章制度

    醫(yī)院中每個(gè)科室都有自己的工作職責(zé),需要遵守相應(yīng)的規(guī)章制度,但是在合同檔案管理上雖然有相關(guān)的管理體系,但是卻仍然有一些問(wèn)題,具體表現(xiàn)在缺乏完善的管理制度、管理人員的職責(zé)范圍也不完善,缺乏明確的規(guī)劃和劃分標(biāo)準(zhǔn),這些都讓醫(yī)院的管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不統(tǒng)一,管理上也沒(méi)有統(tǒng)一,沒(méi)有發(fā)揮出其應(yīng)有的功能,對(duì)信息資源的整理和分類的工作無(wú)法有效的展開,這讓信息搜查變得難度很大[1]。整理、分類的工作都無(wú)法做好,信息資源就更加無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享,這些都為科學(xué)化的合同檔案管理工作帶來(lái)了難度,也無(wú)法滿足醫(yī)院發(fā)展對(duì)于檔案管理的需求。

    2.2缺少專業(yè)的管理人員,對(duì)醫(yī)院合同檔案管理的重要性認(rèn)知不足

    信息化技術(shù)在其他領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用,在醫(yī)院的合同檔案管理中也不例外,可以有效的提高管理工作的效率和質(zhì)量,但是還有一些人對(duì)于合同檔案管理的信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí),重視程度也不夠,他們的思想過(guò)于陳舊,還在使用傳統(tǒng)的卷宗檔案的管理方法,而且管理人員中缺乏專業(yè)的人員,檔案管理人員通常也都是別的科室來(lái)兼職的,他們?nèi)狈I(yè)的管理知識(shí)、方法,對(duì)于檔案的管理也沒(méi)有足夠的意識(shí),讓醫(yī)院的合同檔案管理工作變成了一種形式,缺乏實(shí)質(zhì)性,讓醫(yī)院的合同檔案管理工作停步不前,與時(shí)代的發(fā)展脫節(jié),阻礙了醫(yī)院的發(fā)展[2]。

    2.3合同檔案利用率較低

    信息資源在當(dāng)今的社會(huì)中也是一種十分重要的資源,也關(guān)系著行業(yè)的發(fā)展。醫(yī)院內(nèi)建立合同檔案,就是要為以后的工作提供借鑒和參考的資料,但是還是有很多醫(yī)院并沒(méi)有重視到檔案的重要性,知識(shí)將檔案收集整理后就結(jié)束了,并沒(méi)有真正的發(fā)揮其價(jià)值,檔案存在利用率低下的問(wèn)題,沒(méi)有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的開發(fā),比如一些對(duì)醫(yī)療、教學(xué)、科研有重大意義的病歷檔案卻放在那不加以使用,過(guò)了檔案保管的期限就急于清理和銷毀檔案資料,讓一些很有價(jià)值的合同檔案信息資料浪費(fèi)了[3]。合同檔案如果沒(méi)有充分的利用,就會(huì)讓其失去它應(yīng)有的價(jià)值,讓醫(yī)院的合同檔案管理工作止步不前,合同檔案信息無(wú)法物盡其用,長(zhǎng)期如此會(huì)讓醫(yī)院的合同檔案管理工作得不到進(jìn)步,影響醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

    3、有效提高醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新性的策略

    3.1完善合同檔案管理制度

    創(chuàng)新是需要建立在完善的基礎(chǔ)上,因此首先應(yīng)該做的就是完善醫(yī)院合同檔案管理的管理系統(tǒng),只有完善好管理系統(tǒng)才能在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新,否則只會(huì)根基不穩(wěn)。雖然我國(guó)的醫(yī)療技術(shù)一直都在發(fā)展,對(duì)于合同檔案管理的工作方法和水平也都在不斷增強(qiáng),但是因?yàn)楣芾矸椒惻f,使得在其管理工作中還是存在一些不足,且管理工作比較落后,因此需要先完善管理體系, 讓其能夠滿足實(shí)際的檔案管理的需求。在完善時(shí),應(yīng)該要先明確合同檔案部門的職責(zé),制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)以及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)醫(yī)院內(nèi)的不同類別的載體實(shí)行統(tǒng)一的管理和評(píng)價(jià),讓檔案管理和醫(yī)療服務(wù)共同發(fā)展。另外還需要擴(kuò)大檔案管理的范圍,對(duì)于醫(yī)療市場(chǎng)改革時(shí)進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)的資料等也要進(jìn)行收集和整理工作,讓采購(gòu)和招標(biāo)工作能夠?qū)O經(jīng)理的進(jìn)行,總之要把醫(yī)療有關(guān)的信息都要記錄在檔案中,再教給專門的合同檔案管理人員進(jìn)行管理。

    3.2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

    合同檔案管理是醫(yī)院各項(xiàng)工作的基礎(chǔ),其重要性不言而喻,體現(xiàn)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史,在醫(yī)院的檔案管理中非常重要。對(duì)于其的管理效率有效這醫(yī)院的整體管理工作。以人為本理念的提出,也對(duì)醫(yī)院合同檔案的管理工作提出了更高的要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,對(duì)于其的應(yīng)用越來(lái)越多,醫(yī)院的合同檔案管理工作中也必須加入信息技術(shù),讓管理工作信息化是必不可少的,在檔案信息檢索中就必須要加入信息技術(shù),可以提高合同檔案資源的開發(fā)效率,信息化的管理可以讓醫(yī)院合同檔案管理工作得到極大的發(fā)展,因此醫(yī)院要重視信息技術(shù)的應(yīng)用,加大對(duì)硬件設(shè)備以及醫(yī)療管理軟件的資金投入,加強(qiáng)信息化[4]。足夠的資金也是對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新的基礎(chǔ),另外,還需要規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容,保障檔案管理的信息化建設(shè)。

    3.3提高合同檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)

    信息化的合同檔案管理也對(duì)工作的質(zhì)量提出了更高的要求,檔案的管理人員也不例外,管理人員除了要掌握專業(yè)的知識(shí)以外,還需要掌握信息化技術(shù),需要具備多方面的知識(shí)和技能,滿足合同檔案管理工作對(duì)管理人員的需求。因此醫(yī)院需要為管理人員提供培訓(xùn),提高他們的專業(yè)知識(shí)以及信息技術(shù)的能力,加強(qiáng)他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平,讓他們能夠明確自己的只能,用認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度面對(duì)合同檔案管理工作,提高管理工作的水平和質(zhì)量。

    3.4探索合同檔案管理新領(lǐng)域

    創(chuàng)新是發(fā)展的動(dòng)力,因此醫(yī)院的合同檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新,樹立創(chuàng)新的意識(shí)和理念,拓展合同檔案管理的新領(lǐng)域,要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況以及時(shí)代的變化,對(duì)工作的原理、方法進(jìn)行改革和創(chuàng)新,通過(guò)創(chuàng)新和信息技術(shù)促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院個(gè)合同檔案管理工作也要改變以往傳統(tǒng)的管理辦法,主動(dòng)的去改變,不斷的優(yōu)化管理模式,讓醫(yī)院的合同檔案管理工作能夠順利的發(fā)展。

    結(jié)束語(yǔ):

    當(dāng)今社會(huì),信息也是一種很重要的資源,信息的保存其中一種就是建立檔案,且合同檔案管理工作是醫(yī)院其他工作的基礎(chǔ),因此醫(yī)院必須要重視對(duì)合同檔案的管理工作,充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值,充分利用這一種資源,促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展,也對(duì)整個(gè)醫(yī)療科研事業(yè)具有積極的影響,醫(yī)院要為管理人員提供培訓(xùn),加強(qiáng)他們的知識(shí)和技能以及職業(yè)道德,讓他們用認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去面對(duì)合同檔案管理工作,完善合同檔案管理的機(jī)制,不斷的創(chuàng)新管理理念、方法等,滿足社會(huì)對(duì)醫(yī)療事業(yè)的需求,讓醫(yī)療工作能夠順利進(jìn)行。

    參考文獻(xiàn):

    [1]梁初蟬.信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新分析[J].科技展望.2015(15)

    [2]張娟.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2015 (9)

    第3篇

    【摘要】科研項(xiàng)目合同檔案是維護(hù)合同雙方的合法權(quán)益,履行合同和解決糾紛的依據(jù),是科研活動(dòng)不可或缺的重要組成部分。本文結(jié)合實(shí)際工作,針對(duì)普遍存在的問(wèn)題,提出了新的管理思路和管理方法,以便科學(xué)合理地開展科研項(xiàng)目合同檔案管理工作。

    關(guān)鍵詞 科研項(xiàng)目;合同檔案;管理

    科研項(xiàng)目合同檔案是記載科研項(xiàng)目合同履行全部情況的文字資料,具有突出的依據(jù)憑證性、形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn),這些特點(diǎn)決定了科研項(xiàng)目合同檔案的特殊性和重要性??蒲许?xiàng)目合同檔案是維護(hù)合同雙方的合法權(quán)益,履行合同和解決糾紛的依據(jù),同時(shí)為科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理提供依據(jù)和參考,是科研活動(dòng)不可或缺的重要組成部分,所以我們要重視科研項(xiàng)目合同檔案管理工作,不斷創(chuàng)新工作思路,探索新的管理模式,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

    一 、類別

    我所對(duì)科研項(xiàng)目合同檔案進(jìn)行了梳理,根據(jù)不同的內(nèi)容和特點(diǎn),將我所的科研項(xiàng)目合同主要分為以下幾類:1. 科研生產(chǎn)合同:主要指型號(hào)科研、預(yù)先研究、裝備生產(chǎn)、維修保障等方面的合同。2. 儀器設(shè)備合同:主要指外購(gòu)儀器設(shè)備、非標(biāo)設(shè)備等方面的合同。3. 基本建設(shè)合同:主要指工程建設(shè)等方面的合同。4. 其他合同:主要指其他類合同。

    二、存在的問(wèn)題

    由于科研項(xiàng)目合同檔案種類繁多,又有其特殊性,在收集、整理中容易出現(xiàn)以下一些問(wèn)題。

    (一)歸檔不完整。如合同附件或合同中提到的文件資料,歸檔不全現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,給合同檔案的管理和利用帶來(lái)不便。

    (二)合同簽署信息不完整。個(gè)別合同沒(méi)有合同簽署日期,簽字蓋章信息不完整,影響了合同的準(zhǔn)確性和有效性。

    (三)存在復(fù)印件、圓珠筆書寫等現(xiàn)象。歸檔的合同中,如委托授權(quán)書等文件,經(jīng)常出現(xiàn)復(fù)印件現(xiàn)象;簽訂合同時(shí),隨意使用圓珠筆等不耐久字跡材料。

    (四)存在歸檔計(jì)劃落實(shí)性差。出現(xiàn)隨時(shí)歸檔或者集中大批量歸檔等現(xiàn)象。

    三、管理的方法和措施

    檔案部門應(yīng)及時(shí)掌握及歸納科研項(xiàng)目合同檔案管理工作中存在的問(wèn)題,采取有效的方法和措施,有針對(duì)性地改善合同管理工作,不斷提高合同檔案管理水平,滿足企事業(yè)單位科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)工作對(duì)檔案管理的要求。

    (一)健全制度,落實(shí)管理??蒲许?xiàng)目合同檔案有別于其他檔案,在收集、整理、歸檔等方面存在很大的差異性,較難和其他項(xiàng)目同時(shí)歸檔 ,故我所檔案部門與合同相關(guān)的管理部門進(jìn)行了溝通,在執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況,于2012 年起,將我所把合同檔案作為專門檔案進(jìn)行管理。建立并修訂完善了相關(guān)的制度來(lái)規(guī)范和實(shí)施,進(jìn)一步明確了歸檔計(jì)劃、歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求,在合同規(guī)范化管理方面取得了一定的成效。從而使合同檔案及時(shí)、完整歸檔有了制度保證,為進(jìn)一步提高合同檔案管理水平提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

    (二)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理體系。根據(jù)科研項(xiàng)目合同檔案的特點(diǎn)和要求,實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系,由檔案部門集中統(tǒng)一管理,專門負(fù)責(zé)收集、整理、管理全所的合同文檔,同時(shí)檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作,以確保檔案完整、完全和有效地利用。各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系,并確定一名專門人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。建立合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,明確職責(zé),強(qiáng)化責(zé)任,才能事半功倍;同時(shí)進(jìn)一步深化職能,加強(qiáng)檔案管理與業(yè)務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通,有序開展科研項(xiàng)目合同檔案管理工作。

    (三)明確管理程序。我所領(lǐng)導(dǎo)非常重視科研項(xiàng)目合同的制作過(guò)程,規(guī)定了合同檔案必須如實(shí)記載合同簽訂、履行的真實(shí)情況。在合同簽訂前,必須將記載的全部?jī)?nèi)容,經(jīng)過(guò)各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的校對(duì)審核,由主管的所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),還需要法律顧問(wèn)室對(duì)法律方面審核同意后,方可簽訂合同,對(duì)合同檔案的正確性、系統(tǒng)性、完整性負(fù)責(zé),程序嚴(yán)明,要求明確,進(jìn)一步降低風(fēng)險(xiǎn),依法維護(hù)單位的合法權(quán)益,使合同檔案充分發(fā)揮其突出的依據(jù)憑證性作用。

    四、采取有效的管理措施

    館藏檔案質(zhì)量的好壞、完備與否,取決于檔案的收集整理工作。在利用合同檔案時(shí),要充分發(fā)揮合同檔案的寶貴信息,就必須有計(jì)劃性地做好收集、整理等工作,同時(shí)因地制宜做好科研項(xiàng)目合同的歸檔管理工作,才能積極主動(dòng)地為全所人員提供利用,使檔案的作用得到充分的發(fā)揮。

    (一)制定歸檔計(jì)劃,主動(dòng)介入??紤]到有些科研項(xiàng)目合同檔案有其獨(dú)特性,正式簽訂后需要辦理免稅等手續(xù)。所以,合同簽訂后不能馬上移交歸檔,故建議采用按年度歸檔比較可行。

    要做好檔案合同的管理工作,必須制定完備的計(jì)劃,每年年初,根據(jù)合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,檔案部門要求各合同管理部門,列出預(yù)計(jì)當(dāng)年新簽合同清單,寫明合同名稱,合同數(shù)量、金額,合同甲乙方等基本信息,便于檔案人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性,配合業(yè)務(wù)部門有計(jì)劃、有目的地開展未簽或新簽的合同或補(bǔ)充協(xié)議等的檢查和指導(dǎo)工作,主動(dòng)介入,保證科研項(xiàng)目合同材料完整、齊全、準(zhǔn)確。

    (二)歸檔時(shí)嚴(yán)格把關(guān)。由于合同檔案的種類繁多,所以應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況,嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān),認(rèn)真做好歸檔接收工作。合同檔案的整理應(yīng)當(dāng)由歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)并在歸檔前進(jìn)行,列出合同歸檔清單,按照所內(nèi)統(tǒng)一的合同編號(hào)進(jìn)行系統(tǒng)排列。認(rèn)真檢查,為合同的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé),檢查時(shí)重申歸檔的合同必須為原件,合同的書寫材料必須符合持久性耐久性的要求,合同附件必須完整、準(zhǔn)確,合同中提到的相關(guān)培訓(xùn)材料及驗(yàn)收依據(jù)等必須歸檔完整。加強(qiáng)對(duì)合同的檔案管理,完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料,糾紛一旦發(fā)生,可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容,依法維護(hù)單位的權(quán)益,所以,我們必須重視科研項(xiàng)目合同檔案的收集、整理和歸檔工作,嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)。

    (三)歸檔、組卷工作。對(duì)于合同檔案的管理,我所主要借助于信息化管理手段,開發(fā)了一個(gè)合同管理平臺(tái),增加了一些合同特有的字段和檢索方法,在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部門按照要求,隨時(shí)錄入新簽合同信息,貼上各部門唯一的條形碼,便于檔案人員及時(shí)掌握合同信息,及時(shí)開展檢查指導(dǎo)工作。待合同信息完整齊全后,一般于下一年年初,通過(guò)合同管理平臺(tái)網(wǎng)上移交,檔案部門仔細(xì)檢查核對(duì)合同信息后掃入條碼,正式組卷。

    對(duì)于合同檔案的分類、組卷、編號(hào),我所是參照文書檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行的,首先將“合同檔案”設(shè)置為一級(jí)類目,然后按照“問(wèn)題—年度”分類方法進(jìn)行分類、組卷、編號(hào)。這里的“問(wèn)題”,就是合同檔案的類別。這個(gè)管理方法非常便于合同的統(tǒng)計(jì)、查找和利用,充分滿足了合同管理部門的工作需求,給檔案人員的工作也帶來(lái)了便利。與此同時(shí),由于合同檔案不是一個(gè)獨(dú)立個(gè)體,與科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理各方面有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系,通過(guò)建立參見(jiàn)號(hào),關(guān)聯(lián)至各相關(guān)的案卷中去,進(jìn)一步完善整個(gè)檔案管理體系。

    第4篇

    關(guān)鍵詞:合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研

    【分類號(hào)】U231.3;G271

    0 引言

    地鐵工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜,地鐵工程圓滿順利地建成,合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過(guò)合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位,參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛,雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益,合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外,通過(guò)對(duì)合同檔案信息地提煉,把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見(jiàn)一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類別,針對(duì)合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,對(duì)地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討,從而規(guī)范合同檔案管理,提高合同檔案管理水平。

    1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類別

    地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性,又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為:專業(yè)性強(qiáng),合同數(shù)量大,種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運(yùn)營(yíng)管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購(gòu)、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來(lái)源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動(dòng)人事合同等;

    2合同檔案管理現(xiàn)狀

    2.1.合同文件材料不符合歸檔要求:合同支撐性材料有些原件缺失,有些為復(fù)印件,附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門與相關(guān)部門審查會(huì)簽相結(jié)合的制度,每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見(jiàn)書、財(cái)務(wù)意見(jiàn)、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)及其修改稿件和會(huì)議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料,但是這些附件材料總是不齊,時(shí)有時(shí)無(wú)。

    2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外,其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營(yíng)公司在運(yùn)營(yíng)期間產(chǎn)生的國(guó)產(chǎn)化、科研技改合同;實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購(gòu)等合同;辦公室汽車采購(gòu)、維修合同、辦公用品采購(gòu)、其他行政管理合同;

    2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理,合同整理組卷困難。因檔案人員對(duì)合同評(píng)審過(guò)程不了解,在對(duì)合同進(jìn)行整理組卷時(shí),常常對(duì)一些看似與合同無(wú)關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋,對(duì)于過(guò)程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑,而且因合同附件材料很雜亂,合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握

    2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大,平時(shí)合同都是批量移交,批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。

    2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

    2.6合同檔案管理還停留在初級(jí)的合同整理、歸檔階段,尚未著手合同的編研,合同檔案資源價(jià)值尚待開發(fā)利用。

    3合同檔案管理思路

    3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系,推行部門立卷制。

    由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案,并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員,負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)收集,誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料,材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷,各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷,實(shí)施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng),又能避免合同組卷工作大量積壓。

    3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責(zé)。

    合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分,通過(guò)建設(shè)合同檔案管理制度,規(guī)范合同檔案管理,提高合同管理水平,完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過(guò)合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責(zé),合同歸檔具體要求及合同的利用。通過(guò)制度界定各部門各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過(guò)歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分,而一些跟簽發(fā)合同并無(wú)直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過(guò)歸檔要求固化合同移交清單,明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁(yè)數(shù)。通過(guò)合同利用制度明確合同正本原件無(wú)特殊情況不外借,避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出,須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失,要查明原因及時(shí)處理,并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章,這些均需在合同歸檔要求中明確。

    3.3 開展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn),提升合同管理水平。

    在公司內(nèi)部開展法制宣傳,增強(qiáng)公司各部門合同管理人員法律觀念,增強(qiáng)合同歸檔意識(shí)。講解合同管理辦法及歸檔要求,明確合同整理細(xì)則,如何鑒定歸檔文件,如何排序,提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過(guò)培訓(xùn)對(duì)合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過(guò)內(nèi)部溝通交流,為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。

    4.4加快合同檔案信息化建設(shè)

    公司目前已開發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對(duì)接起來(lái),就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量,減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸,即便于合同檔案管理,又方便合同查詢利用利用。

    3.5開展合同檔案編研工作,加強(qiáng)合同檔案資源開發(fā)。

    通過(guò)對(duì)合同信息進(jìn)行著錄,根據(jù)各部門需求,編制各類合同信息小冊(cè)子和合同檔案檢索表,發(fā)放到相應(yīng)部門,或是通過(guò)如OA平臺(tái)或是信息管理系統(tǒng)平臺(tái)合同目錄信息等活動(dòng),即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求,又可通過(guò)對(duì)合同信息的匯總給領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考。合同不僅是一種憑證,更是一種資源。把死檔案變成活資源,把死合同變成活信息。

    第5篇

    關(guān)鍵詞:合同備份;檔案管理;工程管理;創(chuàng)新

    中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

    一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應(yīng)用

    1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀念

    時(shí)代的發(fā)展,科技的進(jìn)步推動(dòng)了建筑行業(yè)的高速發(fā)展,為了順應(yīng)時(shí)展的潮流,建筑企業(yè)就應(yīng)不斷改革創(chuàng)新管理模式,采用最新的項(xiàng)目管理體制,確定現(xiàn)代化的項(xiàng)目管理目標(biāo),包括質(zhì)量管理、成本管理、進(jìn)度管理、安全管理四大目標(biāo)[1]。管理過(guò)程中應(yīng)該充分落實(shí)合同中的條款,確保四大管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn),并且通過(guò)先進(jìn)的項(xiàng)目管理思想合理的協(xié)調(diào)好四個(gè)目標(biāo)之間的關(guān)系,可以通過(guò)集成管理、范圍管理來(lái)進(jìn)行,并借助網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)、掙值法等來(lái)進(jìn)行控制。目前天津市在進(jìn)行建筑工程管理時(shí)已經(jīng)開始使用項(xiàng)目管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行有效的控制,并取得了顯著效果。

    2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制

    為了提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力,采用科學(xué)的工程管理方法,并且在項(xiàng)目管理過(guò)程中應(yīng)該建立明確的責(zé)任制度。合理協(xié)調(diào)工程各利益相關(guān)方之間的關(guān)系,不斷深化改革傳統(tǒng)的管理模式中的不足之處,不斷使用先進(jìn)的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外,建筑企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)合同管理和企業(yè)內(nèi)部管理,采用SWOT分析法來(lái)提高企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力[2]。通過(guò)管理模式的創(chuàng)新來(lái)提高建筑企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力,降低工程成本、提高工程質(zhì)量、縮短工期、降低風(fēng)險(xiǎn)。

    2.3 建筑企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新管理

    科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了建筑施工技術(shù)的改革創(chuàng)新,建筑企業(yè)為了更好地進(jìn)行工程管理,就應(yīng)不斷推進(jìn)信息化管理模式來(lái)不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質(zhì)量。目前,天津市的許多建筑企業(yè)已經(jīng)開始使用project軟件、夢(mèng)龍軟件等信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目管理。因此,建筑企業(yè)應(yīng)該大力使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)來(lái)促進(jìn)建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),在提高技術(shù)能力、管理能力的同時(shí)應(yīng)注意信息技術(shù)、管理軟件的學(xué)習(xí),不斷提高建筑工程的信息化管理。

    二、建筑工程合同檔案管理

    2.1、提高合同檔案管理的重視程度

    為了進(jìn)一步提高建筑工程合同檔案的應(yīng)用效果,首先應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度,不斷加強(qiáng)合同檔案管理意識(shí)。這就要求單位各部門的領(lǐng)導(dǎo)不斷強(qiáng)化自身的合同檔案意識(shí),提高對(duì)合同檔案管理重要意義的認(rèn)識(shí)程度。并且要求合同檔案管理部門認(rèn)真做好合同檔案的歸檔工作,并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作,為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件,不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責(zé)任意識(shí)。并將合同檔案管理工作提上日程,定期開展匯報(bào)工作,從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問(wèn)題[3]。實(shí)際工作中,要對(duì)合同檔案工作做出近期和遠(yuǎn)期的工作任務(wù),并制定工作計(jì)劃。

    2.2、配備專業(yè)的合同檔案人員

    為了提高合同檔案管理效率,應(yīng)該配備專職的合同檔案人員,創(chuàng)建一支專業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團(tuán)隊(duì)。建立一支高素質(zhì)水平、高技術(shù)水平、高素質(zhì)職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團(tuán)隊(duì)。與此同時(shí),單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵(lì)合同檔案人員勤勉務(wù)實(shí)的精神,為建筑工程創(chuàng)建一支強(qiáng)有力的合同檔案管理隊(duì)伍。我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門專職人員的培訓(xùn)工作。讓之有充分的機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)黨和政府部門制定的有關(guān)政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關(guān)的法律法規(guī),以此來(lái)提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識(shí)與理論來(lái)充實(shí)自己、提高自己,開闊思維,適應(yīng)新世紀(jì)社會(huì)對(duì)合同檔案管理人員的高要求。在學(xué)習(xí)知識(shí)的同時(shí),也應(yīng)該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂(lè)于奉獻(xiàn)、嚴(yán)于律己、認(rèn)真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。

    2.3、 加強(qiáng)對(duì)兼職人員的培訓(xùn)和績(jī)效考核

    單位應(yīng)該定期對(duì)合同檔案兼職人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和教育,確保兼職人員具備合同檔案工作的專業(yè)技能,并且能夠?qū)⑦@些技能運(yùn)用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應(yīng)和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外,還應(yīng)該建立健全責(zé)任制度和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,確保合同檔案管理部門充滿活力,可以通過(guò)建立考核績(jī)效制度來(lái)進(jìn)行,逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。

    2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)

    財(cái)務(wù)部門應(yīng)將合同檔案部門所需經(jīng)費(fèi)列入到單位的財(cái)務(wù)計(jì)劃中,并將其落實(shí)到實(shí)處。其次,單位應(yīng)該抓住拆遷機(jī)會(huì),通過(guò)合同檔案管理來(lái)加強(qiáng)硬件設(shè)施的配備,將合同檔案整理過(guò)程中的合同檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分離開來(lái),并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫(kù)房配置防盜門窗、加濕器、去濕機(jī)等硬件設(shè)施,從這些方面來(lái)落實(shí)合同檔案的管理工作。

    2.5、提高合同檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

    城建合同檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn),不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代合同檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用,開拓創(chuàng)新,開發(fā)新手段,加大投入,對(duì)城建合同檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù),開發(fā)研制城建合同檔案管理軟件,建立數(shù)字合同檔案和多媒體合同檔案,并實(shí)行聯(lián)網(wǎng),通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

    2.6、 加強(qiáng)對(duì)建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作

    加強(qiáng)對(duì)建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié),可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用??梢酝ㄟ^(guò)配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件,就能不斷開發(fā)科技合同檔案的重要內(nèi)容,并且通過(guò)不斷的積累經(jīng)驗(yàn),更好進(jìn)行建筑工程科技合同檔案的開發(fā)和利用。

    2.7、 加快合同檔案信息化建設(shè)步伐

    信息技術(shù)的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。建筑工程合同檔案管理應(yīng)不斷引進(jìn)先進(jìn)的合同檔案信息資源,建立健全合同檔案的科學(xué)創(chuàng)新管理機(jī)制,并將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中,用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等,建立完善的建筑工程業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。

    三、合同管理

    為了確保建筑工程的順利展開,目前在進(jìn)行項(xiàng)目管理過(guò)程中不斷加大合同管理力度,并將合同管理作為其他項(xiàng)目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進(jìn)的工程管理發(fā)展潮流,不斷創(chuàng)新完善合同管理,逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的工程管理。合同管理是一項(xiàng)具有復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性的系統(tǒng)工程,因此在合同管理過(guò)程中不應(yīng)該進(jìn)行程序化管理,而應(yīng)該講究管理藝術(shù),注重管理方式、溝通技巧,采用合適的方式方法來(lái)進(jìn)行合同管理。目前,已經(jīng)產(chǎn)生了先進(jìn)的合同管理軟件,在進(jìn)行合同管理時(shí)應(yīng)不斷推廣使用合同管理軟件,促進(jìn)工程管理的現(xiàn)代化水平。

    合同管理貫穿建筑工程管理的全過(guò)程,在合同管理的收尾階段應(yīng)認(rèn)真收集、整理、分類、登記、保存、編號(hào)、裝訂和歸檔備案,確保合同管理的科學(xué)性和規(guī)范性。除此之外,還應(yīng)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行認(rèn)真的分析評(píng)價(jià),不斷總結(jié)教訓(xùn)、積累經(jīng)驗(yàn),為更好地進(jìn)行今后的工程管理奠定基礎(chǔ),不斷提高合同管理的現(xiàn)代化、信息化水平。

    結(jié)束語(yǔ):文章中筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行了簡(jiǎn)要的介紹,并對(duì)合同管理以及檔案管理進(jìn)行了分析介紹。如有不足之處,望大家批判指正!

    參考文獻(xiàn):

    [1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創(chuàng)新模式的應(yīng)用及發(fā)展分析[J].中國(guó)建材科技,2013,03:153-154.

    [2]向大強(qiáng).談我國(guó)建筑業(yè)在市場(chǎng)全球化條件下的發(fā)展戰(zhàn)略[J].山西建筑,2005,01:123-124.

    第6篇

    關(guān)鍵詞:建設(shè)工程;勘察設(shè)計(jì);合同管理

    合同管理是保障建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)有序進(jìn)行的依據(jù),我國(guó)《中華人民共和國(guó)合同法》中,對(duì)合同管理提出了明確的要求,而且建設(shè)工程行業(yè)中,也在合同管理方面提出了新的規(guī)章、規(guī)范,充分發(fā)揮合同管理的作用。合同管理措施,是一項(xiàng)重點(diǎn)的工作,與合同應(yīng)用存在直接的聯(lián)系,建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中,必須全面落實(shí)合同管理措施,便于完善合同的實(shí)踐應(yīng)用。

    一、建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的合同管理措施

    建設(shè)工程中,為了規(guī)范勘察設(shè)計(jì)的方式,促使其符合市場(chǎng)原則,在合同管理中落實(shí)《建筑工程勘察設(shè)計(jì)合同管理辦法》,要求建設(shè)工程嚴(yán)格按照管理辦法控制勘察設(shè)計(jì)。建設(shè)工程中,既要履行合同管理辦法,又要遵循市場(chǎng)原則,因此重點(diǎn)分析建設(shè)工程中,勘察設(shè)計(jì)合同管理的措施。

    1、細(xì)化合同管理的辦法

    合同管理措施中,需根據(jù)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的實(shí)際情況,細(xì)化合同管理的辦法,嚴(yán)格劃分勘察設(shè)計(jì)中的技術(shù)責(zé)任,利用合同的方式規(guī)定相關(guān)的權(quán)益,同時(shí)確保權(quán)益的合法性[1]。首先建設(shè)工程在勘察設(shè)計(jì)中,依照規(guī)定內(nèi)容,要求雙方簽訂合同,合同內(nèi)的條例對(duì)工程中的新建、改建等都存在規(guī)范性;然后按照建設(shè)工程市場(chǎng)的實(shí)況,規(guī)定合同管理,以免合同中出現(xiàn)違規(guī)的內(nèi)容,確保合同管理的細(xì)節(jié)部分;最后依照合同中的條例,細(xì)化雙方的責(zé)任,如果合同雙方提出不同的建議,也可采取書面的形勢(shì)進(jìn)行約束,主要是針對(duì)可能發(fā)生的糾紛,提前進(jìn)行規(guī)范,保障合同管理措施的可行性,滿足建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的實(shí)踐需求。

    2、強(qiáng)化合同管理監(jiān)督職能

    監(jiān)督職能是合同管理中的有效措施,發(fā)揮合同在建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的作用。由于建設(shè)工程現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境、地質(zhì)不同,所以不同建設(shè)工程內(nèi),勘察設(shè)計(jì)的行為、活動(dòng)存在差異,也就表示合同管理的措施中存有差別,在合同管理中采取監(jiān)督職能的方法,有利于輔助合同內(nèi)容,為建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)提供指導(dǎo)策略,促使勘察設(shè)計(jì)能夠與周圍的自然環(huán)境、地質(zhì)環(huán)境保持和諧性[2]。

    3、深化合同管理的法規(guī)控制

    法規(guī)控制是勘察設(shè)計(jì)合同管理中的一項(xiàng)方法,因?yàn)榻ㄔO(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中,雙方簽訂合同后,合同已經(jīng)具有法律效應(yīng),采用法規(guī)控制的方法管理合同,可以充分發(fā)揮行政部門的責(zé)任,維護(hù)勘察設(shè)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)的秩序。建設(shè)勘察設(shè)計(jì)中出現(xiàn)違法行為時(shí),行政部門可以要求司法機(jī)關(guān)依照合同進(jìn)行審判,如果當(dāng)事人對(duì)處罰有異議,也可實(shí)行復(fù)議或訴訟,表明法規(guī)控制管理方法的公平、公正,也能體現(xiàn)出合同的執(zhí)行權(quán)力。目前,各地區(qū)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的合同管理,非常重視法規(guī)控制的應(yīng)用,以此來(lái)規(guī)范合同的管理方法,提高合同管理在建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的規(guī)范性水平。

    二、建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同的檔案管理方法

    建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的合同管理,屬于一種委托的行為,具有服務(wù)的特性,而公款支付、經(jīng)濟(jì)處理等事務(wù),都是由勘察設(shè)計(jì)合同進(jìn)行調(diào)解的,為了提高建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同管理的水平,需深化檔案管理的工作,積極落實(shí)檔案管理方法,服務(wù)合同管理措施的應(yīng)用。

    1、收集合同檔案的資料

    檔案資料收集,是合同管理的基礎(chǔ)部分,全面收集合同中的資料、內(nèi)容,考慮到經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的影響,合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中,本身涉及到大量的勘察信息,應(yīng)該保障勘察設(shè)計(jì)的真實(shí)性,以便確保收集資料的完整性,預(yù)防合同丟失或缺陷[3]。建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中收集合同資料時(shí),積極完善管理工作,合同管理人員需要提高對(duì)資料收集的重視度,主動(dòng)進(jìn)行合同檔案中的材料收集,按照合同管理的需求,規(guī)劃?rùn)n案中的材料內(nèi)容,隨時(shí)做好接收資料的準(zhǔn)備。

    建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)單位,遵循資料收集的相關(guān)要求,明確檔案資料的范圍,在合同管理中深化檔案的作用,充分發(fā)揮合同管理的實(shí)踐價(jià)值。一般情況下,建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的合同管理,進(jìn)行收集的材料有:(1)勘察中標(biāo)時(shí)的資料,包括勘察地點(diǎn)、費(fèi)用以及方案,經(jīng)相關(guān)部門簽字認(rèn)可的備案資料;(2)勘察登記的所有表格資料;(3)合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后,才能保障合同管理的完整性,完善合同的管理過(guò)程。

    2、歸檔合同管理的資料

    合同管理時(shí)的歸檔行為,降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過(guò)程中,對(duì)合同重新進(jìn)行審視和審查,明確合同中的管理要求。建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的合同管理中,不僅要管理合同的相關(guān)事宜,還要對(duì)文件資料進(jìn)行歸檔處理,文件資料是合同管理中的根本,也是履行合同內(nèi)容的主要依據(jù)。因?yàn)榭辈煸O(shè)計(jì)的合同缺乏制度性的管理,部分合同管理中的資料,仍然留在經(jīng)辦部門,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的合同管理,所以采取資料歸檔的方式,實(shí)現(xiàn)合同管理的系統(tǒng)化,快速收集分散的合同資料,由管理部門進(jìn)行收集,以免合同資料管理時(shí)出現(xiàn)缺陷。

    合同檔案是管理的重要部分,管理人員在歸檔合同資料時(shí),應(yīng)該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況,確定資料的真實(shí)性,存有缺失的合同資料,不能進(jìn)行歸檔管理,要求經(jīng)辦人員整理齊全后,重新歸檔,樹立合同資料完整歸檔的意識(shí)。

    三、建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同管理的實(shí)踐分析

    建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同管理的實(shí)踐,規(guī)范了合同管理的行為,一方面維護(hù)合同本身的價(jià)值,另一方面規(guī)劃合同管理的手段。

    1、委托方的合同管理

    合同中規(guī)定,建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的委托方,需要向承包方提供工作資料,而且要負(fù)責(zé)工作資料的真實(shí)性。合同管理時(shí),根據(jù)委托的內(nèi)容,執(zhí)行相關(guān)的合同條例。例如:委托的工作是工程勘察,在勘察前期,完成勘察技術(shù)的規(guī)劃,并且附圖,提供勘察設(shè)計(jì)中的技術(shù)資料。

    2、承包方的合同管理

    承包方的資質(zhì)、能力要符合委托方的要求,由建設(shè)工程勘察管理部門,篩選符合要求的承包方,由此承包方與委托方建立合同關(guān)系。委托方的合同管理中,應(yīng)該遵循合同的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn),承擔(dān)相應(yīng)的設(shè)計(jì)工作,如承包方違反合同而造成經(jīng)濟(jì)所示,按照合同中的違約規(guī)定進(jìn)行賠償。

    3、合同文件的編制管理

    建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中,委托方有可能提出變更要求,此時(shí)需針對(duì)變更的項(xiàng)目,重新編制合同文件,委托方依照合同中的要求,負(fù)責(zé)承包方實(shí)際工作中的增加費(fèi)用,嚴(yán)謹(jǐn)管理由合同變更引起的費(fèi)用或責(zé)任問(wèn)題。

    4、勘察合同的監(jiān)督管理

    監(jiān)督管理實(shí)踐中,落實(shí)勘察設(shè)計(jì)合同中的內(nèi)容,監(jiān)督合同管理的執(zhí)行力,保障雙方的權(quán)益,體現(xiàn)合同管理的實(shí)踐職責(zé),完善合同管理中的實(shí)踐活動(dòng),保障建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的優(yōu)質(zhì)行為。

    結(jié)束語(yǔ):

    合同管理對(duì)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)具有基礎(chǔ)維護(hù)作用,輔助解決勘察設(shè)計(jì)中的合同糾紛,提供相關(guān)的依據(jù)。合同管理的工作內(nèi)容,符合勘察設(shè)計(jì)的特殊性,在管理措施中實(shí)行檔案管理方法,同時(shí)結(jié)合條例應(yīng)用,強(qiáng)化合同管理的工作內(nèi)容,發(fā)揮合同管理的作用,體現(xiàn)合同管理措施應(yīng)用的積極性。

    參考文獻(xiàn):

    [1]楊翠萍.建設(shè)單位對(duì)建設(shè)工程合同管理的研究[D].武漢工程大學(xué),2014.

    第7篇

    目前,農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同文本檔案是重要的文書,是經(jīng)濟(jì)往來(lái)中的證據(jù),主要包括荒山、荒地租賃承包、合作經(jīng)營(yíng)、村主要生產(chǎn)資料(包括土地、房屋、廠房、山場(chǎng)、果園、菜園、水塘、大型農(nóng)機(jī)具等)的經(jīng)濟(jì)合同及集體所有權(quán)房屋出租、土地流轉(zhuǎn)合同等。例如,在北京市延慶縣境內(nèi),根據(jù)調(diào)查,全縣15個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、376個(gè)行政村中,有近200個(gè)村有經(jīng)濟(jì)合同檔案。其中承包荒山、果園、菜園的占69.9%,土地經(jīng)營(yíng)開發(fā)占20.47%,租賃房屋、門店、廠房占9.63%;集體或公司承包租賃經(jīng)營(yíng)占11.5%,個(gè)人承包租賃占88.5%;從合同執(zhí)行期的情況看,26—30年的占45.67%,40—50年的占34.43%。這些農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案在鄉(xiāng)村中的利用價(jià)值很高,一旦散失或被涂改、丟失或損毀,不但會(huì)妨礙村級(jí)工作的正常開展,而且直接損害到村民的切身利益,影響合同的正常履行與合同內(nèi)容的監(jiān)管,造成經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)不穩(wěn)定。所以,只有檔案齊全完整規(guī)范、真實(shí)可靠,才是保障新農(nóng)村政治穩(wěn)定、村務(wù)公開的基礎(chǔ)。在加強(qiáng)民主進(jìn)程、化解社會(huì)矛盾、促進(jìn)農(nóng)村穩(wěn)定上發(fā)揮評(píng)判作用。村干部的作為是否合法,“以檔案為依據(jù),檔案說(shuō)了算”。所以,檔案不齊全或不真實(shí),使農(nóng)村基層組織和村廣大農(nóng)民利益遭受不可彌補(bǔ)的損失,嚴(yán)重的還會(huì)搞垮一個(gè)村的領(lǐng)導(dǎo)班子,搞亂村子。因此,很有必要加強(qiáng)和完善農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案管理工作,使廣大農(nóng)民的利益得到越來(lái)越有效的保障。因此,筆者認(rèn)為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案管理工作,應(yīng)引起相關(guān)部門的重視,認(rèn)真調(diào)查分析,規(guī)范此項(xiàng)工作,達(dá)到“有檔可查、有檔可依、檔在事明”的檔案管理效果。

    一、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

    從以上延慶縣境內(nèi)調(diào)查的數(shù)據(jù)中可以看出,農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案有三個(gè)特點(diǎn):一是數(shù)量大,二是合同執(zhí)行期限長(zhǎng),三是個(gè)人承包經(jīng)營(yíng)的多。這說(shuō)明,幾年來(lái)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展政策是穩(wěn)定的,經(jīng)濟(jì)秩序、投資環(huán)境、管理方法具有一定的吸引力,并盤活了農(nóng)村的資產(chǎn),取得了一定的資金收益,這些資金對(duì)于農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,興辦公益事業(yè)起到了非常大的作用。同時(shí),也表明村級(jí)檔案室確實(shí)把絕大多數(shù)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同保管起來(lái)了。但是,就在大量合同簽訂保管過(guò)程中,也存在著重大安全隱患。如:

    1、有些村經(jīng)濟(jì)合同長(zhǎng)期不歸檔,散存在個(gè)人手中,嚴(yán)重違反了我國(guó)檔案法的有關(guān)規(guī)定,它直接影響合同的正常履行與合同約定內(nèi)容的監(jiān)管,如丟失或損毀,可能造成經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)不穩(wěn)定。

    2、有的村經(jīng)濟(jì)落后,村檔案室保管條件差,不具備永久保存的條件。檔案保管情況達(dá)不到國(guó)家要求,絕大多數(shù)是一個(gè)卷柜或木箱,放在村辦公室,有的村沒(méi)有值班人員,檔案只好放在檔案員或村干部家里。

    3、有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村干部對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)及重視程度不高,對(duì)檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足,缺少檔案保管保護(hù)設(shè)施。

    4、有的農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同的歸檔不全,存在散失、損毀、丟失等現(xiàn)象,將影響村經(jīng)濟(jì)秩序的正常運(yùn)轉(zhuǎn),可能引發(fā)社會(huì)的不穩(wěn)定,進(jìn)而導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。

    二、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案管理工作應(yīng)采取的措施

    針對(duì)以上農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題,筆者認(rèn)為:各級(jí)檔案部門應(yīng)結(jié)合本地實(shí)際,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第十六條規(guī)定,“集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案,檔案的所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的,國(guó)家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施?!?/p>

    國(guó)家檔案局《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》第六條第七款規(guī)定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門“根據(jù)自愿和可能代管直屬企業(yè)、事業(yè)單位及村委會(huì)具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案”等有關(guān)要求,達(dá)到村經(jīng)濟(jì)合同檔案妥善保管的目的。筆者建議各級(jí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門應(yīng)采取以下措施:

    1、要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府要提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí),認(rèn)真理清村級(jí)經(jīng)濟(jì)合同的管理情況。嚴(yán)格按照檔案法規(guī)定,采取有效措施,實(shí)行村級(jí)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的方法,加大收集散存在個(gè)人手中的合同檔案及其他未歸檔的重要材料,確保合同檔案的安全保管和有效利用。

    2、把村檔案室的經(jīng)濟(jì)合同檔案及合同附件(會(huì)議記錄、村民代表會(huì)議記錄、代表簽字簿、公證書、有關(guān)批示、測(cè)量圖等)全部移交到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室代為保管,鄉(xiāng)鎮(zhèn)為村提供合同復(fù)印件,以便日常利用。

    3、縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)部門在指導(dǎo)村簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí),至少簽訂一式三份,甲乙雙方各一份,第三份交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管,形成長(zhǎng)效機(jī)制。

    4、加大對(duì)檔案工作的投入,村檔案室均應(yīng)盡快配備鐵制檔案柜,提高村級(jí)檔案的管理水平。

    市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的經(jīng)濟(jì)合同關(guān)系是最基本的法律關(guān)系,現(xiàn)代社會(huì)也因此被稱為合同社會(huì)。合同是一種契約,是當(dāng)事人之間依法確定、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議,是經(jīng)濟(jì)交往活動(dòng)中的重要工具。合同是重要的證據(jù),按照我國(guó)法律規(guī)定的“誰(shuí)主張,誰(shuí)舉證”原則,丟失證據(jù)不能舉證,因此而造成經(jīng)濟(jì)損失是很難挽回的。

    村級(jí)經(jīng)濟(jì)合同作為檔案的一種,一經(jīng)形成將是集體的寶貴財(cái)富,屬于無(wú)形資產(chǎn),任何人不得據(jù)為己有。保管好合同是各級(jí)檔案部門的神圣職責(zé),是檔案部門踐行服務(wù)基層,服務(wù)民生,為“三農(nóng)”服務(wù)的具體體現(xiàn)。但是,做好檔案工作絕不是檔案部門一家的事,各級(jí)黨政部門都應(yīng)重視檔案工作,要充分認(rèn)識(shí)保管利用好合同檔案對(duì)一個(gè)村一個(gè)地區(qū)長(zhǎng)治久安的重要意義,更要吸取丟失損毀合同檔案給社會(huì)造成巨大危害的教訓(xùn)。所以把村合同檔案由村檔案室改為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管非常必要,勢(shì)在必行。