時(shí)間：2023-05-31 15:07:46
序論：在您撰寫電子檔案信息時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、檔案信息安全性的范圍
檔案信息的安全性包括三大范圍：（1）機(jī)密性：使非合法授權(quán)者不得使用；（2）真實(shí)性：可確定檔案來源的合法性；（3）完整性：確保檔案沒有被有意或無意地篡改。
根據(jù)所歸納的安全性的范圍，所有這些有關(guān)通信和信息傳輸過程中的各種安全需求可以進(jìn)一步地被歸納為：保密性需求；真實(shí)性需求；完整性需求。為了滿足這三個(gè)安全需求，需要為電子檔案的管理設(shè)計(jì)一個(gè)較為完整的安全系統(tǒng)。
電子文件檔案的管理過程完全是通過計(jì)算機(jī)來完成的。因此，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的自由歸檔和檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息公開，就必須建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。然而，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個(gè)步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對的措施，以確保檔案信息公開的安全性。
二、檔案信息的安全性設(shè)計(jì)
（一）人員安全。檔案信息安全系統(tǒng)，不論設(shè)計(jì)如何周密，如果沒有嚴(yán)格的人員控管，再復(fù)雜的加密技術(shù)亦是徒具形式。所以，檔案信息操作過程中最有可能發(fā)生的安全問題，就是人為泄密。因此在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏忽，通過培訓(xùn)教育組織內(nèi)成員，積極宣傳信息安全的重要性，降低失泄密發(fā)生的幾率。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行任何人使用檔案信息前，必須先確認(rèn)使用者身份才能進(jìn)入檔案庫房制度。此外檔案工作部門的成員，或多或少都會接觸到不同程度的檔案實(shí)體，因此人員異動，包括職位調(diào)動、離職、停職及退休等均可能造成信息外流，為避免檔案信息意外流出，就必須對人員異動與權(quán)限有效期的控管進(jìn)行管理。任何人員通過電腦接觸檔案信息時(shí)，首先要取得區(qū)域內(nèi)電腦的使用權(quán)，落實(shí)使用者權(quán)限的管控。根據(jù)不同職位的職權(quán)，給予一般使用、超級使用者或管理者權(quán)限。以固定的使用者賬號命名邏輯，人工就可以加以初步的辨識，如果有入侵意圖，使用不具有管理工作權(quán)限的代碼，就可以立刻排除。嚴(yán)格要求同仁選用不會讓別人輕易猜到或看到的通行密碼，強(qiáng)制密碼長度及組合復(fù)雜度（如強(qiáng)制必須英文、數(shù)字混雜），減少被“有心人”猜中的幾率；在離開電腦座位時(shí)，啟動屏幕保護(hù)程式的密碼等。
（二）操作安全。對員工進(jìn)行信息安全的教育，是確保信息安全的重要措施。除了宣傳信息安全的觀念外，應(yīng)著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個(gè)人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念；避免檔案信息公開的過程中，無意間夾帶電腦病毒形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務(wù)器中安裝殺毒工具之外，同時(shí)也應(yīng)在郵件服務(wù)器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境?，F(xiàn)在的電腦病毒防不勝防，因此還應(yīng)養(yǎng)成重要資料備份的習(xí)慣，將重要檔案信息備份于服務(wù)器中，并備份于光碟或磁盤中，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。此處，制定信息安全防護(hù)計(jì)劃及緊急情況應(yīng)對計(jì)劃，并定期對所擬定的信息安全相關(guān)條文調(diào)整及檢查，以保證信息安全計(jì)劃的可行性，讓安全意外的通報(bào)程序成為檔案部門成員所了解的常識，使得電子檔案的安全操作有具體的規(guī)范。
（三）檔案信息內(nèi)容安全。檔案部門能夠提供的公開檔案信息，主要以電子郵件及網(wǎng)頁瀏覽等方式來操作。為了確保公開的檔案信息使用安全，檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應(yīng)用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進(jìn)行殺毒；以網(wǎng)頁方式發(fā)出時(shí)，應(yīng)用內(nèi)容過濾系統(tǒng)以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)來確保發(fā)送資料的安全，并阻止可能發(fā)生的攻擊事件。
目前的檔案全文是以影像為主，影像掃描的過程，可能會遇到人為安全問題或者資料輸入大致相同的問題。因此，對提取原卷的過程應(yīng)加以重視，掃描前與掃描后務(wù)必保持原件的數(shù)量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。
為了防止檔案信息被非法竊取，確保檔案部門所公開的檔案信息具有唯一性及公信力，文件儲存時(shí)必須先將文件加密，同時(shí)配合完善的存取控制，避免權(quán)限不足的人員取得資料。然而，儲存加密技術(shù)再完善也無法避免系統(tǒng)人員的操作失誤，為了避免操作上的人為疏失，引起糾紛，在整套的電子檔案操作過程中必須建立完整系統(tǒng)檔案，以便日后追蹤及調(diào)查，包括操作系統(tǒng)的人、事、時(shí)、地、物，這樣才能稱得上安全的電子檔案操作。此外，還要制定相關(guān)的法律法規(guī)，作為責(zé)任歸屬的依據(jù)。
1.1對軟硬件系統(tǒng)的依賴性
電子文件是按照確定的某種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內(nèi)容，所以電子文件對產(chǎn)生的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則及軟硬件系統(tǒng)環(huán)境有極強(qiáng)的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則及計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)發(fā)展更新，就有可能導(dǎo)致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統(tǒng)的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。
1.2存儲的高密度性
電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲介質(zhì)，隨著記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現(xiàn)在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達(dá)數(shù)個(gè)TB，一張藍(lán)光光盤通過納米級波長的藍(lán)光激光光源及多層記錄技術(shù)的應(yīng)用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤上構(gòu)成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數(shù)百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節(jié)約空間、拓展應(yīng)用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護(hù)提出了嚴(yán)格的要求，任何一個(gè)小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導(dǎo)致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。
1.3信息與載體之間的可分離性
傳統(tǒng)檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實(shí)體，有明顯的原始性特征，不易被復(fù)制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環(huán)境，但按一定的規(guī)則可以非常輕易地被復(fù)制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實(shí)性、憑證作用就受到威脅和質(zhì)疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要保護(hù)電子檔案實(shí)體不受破壞，同時(shí)也要保護(hù)信息內(nèi)容不被人為篡改。
2檔案信息的保護(hù)目標(biāo)
電子文件技術(shù)隨著整個(gè)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲介質(zhì)在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護(hù)電子檔案安全的主要任務(wù)之一。同時(shí)，電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全保密性也是主要保護(hù)目標(biāo)。
3電子檔案保護(hù)的技術(shù)措施
3.1電子檔案系統(tǒng)安全
電子檔案系統(tǒng)安全，一般是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。硬件系統(tǒng)本身的安全稱為物理安全，軟件系統(tǒng)的安全主要有操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全及各種功能的應(yīng)用軟件系統(tǒng)安全等。因此，這種保護(hù)措施可分以下幾類：1）設(shè)備層的安全管理。設(shè)備層的安全主要通過采用物理防范，解決機(jī)房場地的防災(zāi)保護(hù)，電源的穩(wěn)定與凈化，重要服務(wù)設(shè)備的冗余設(shè)計(jì)，安全可靠的存儲，以及信息系統(tǒng)的異地存儲保護(hù)，不低于3套的脫機(jī)光盤保存等，同時(shí)制定完整物理層面的管理規(guī)范和措施提供安全技術(shù)方案，使設(shè)備免受外來攻擊造成意外損失。2）網(wǎng)絡(luò)層的安全管理。網(wǎng)絡(luò)層的安全任務(wù)主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪問。最有效的辦法就是運(yùn)行檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)與外界實(shí)行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢，如遠(yuǎn)程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡(luò)上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務(wù)信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網(wǎng)上出現(xiàn)了越來越多的應(yīng)用。外網(wǎng)的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術(shù)設(shè)置、防火墻、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應(yīng)用層的安全管理。應(yīng)用層的安全主要通過使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與恢復(fù)技術(shù)，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行掃描、實(shí)時(shí)監(jiān)控、權(quán)限控制、自動報(bào)警，并對計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。
3.2電子檔案信息內(nèi)容安全
確保電子檔案真實(shí)性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內(nèi)容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質(zhì)的壽命，理論上光盤的壽命可達(dá)百年，但實(shí)際上誰也不能保證該光盤數(shù)據(jù)10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術(shù)上的發(fā)展與改進(jìn)，軟件環(huán)鏡與硬件系統(tǒng)的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進(jìn)行備份轉(zhuǎn)存、文件存儲格式的轉(zhuǎn)換等維護(hù)。這一過程，要建立制度，明確責(zé)任，嚴(yán)格審核、評估、管理，以延續(xù)電子檔案保存期限，確保檔案內(nèi)容的安全。另外，應(yīng)用軟件系統(tǒng)中針對用戶權(quán)限的管理；檔案數(shù)據(jù)密級劃分，目錄和文件的讀寫權(quán)限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內(nèi)容安全管理的必要手段，是任何一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)重點(diǎn)思考解決的問題。
4電子檔案信息的災(zāi)難恢復(fù)
4.1災(zāi)難恢復(fù)含義
《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》（GB/T20988—2007）中表述災(zāi)難恢復(fù)是指將信息系統(tǒng)從災(zāi)難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復(fù)到可正常運(yùn)行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災(zāi)難造成的不正常狀態(tài)恢復(fù)到可接受狀態(tài)。將災(zāi)難圈定為由于人為或自然災(zāi)害，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備故障等原因，造成信息系統(tǒng)運(yùn)行嚴(yán)重故障或癱瘓。主要涉及的技術(shù)和方案有數(shù)據(jù)的存儲、備份和恢復(fù)；本地的高安全防護(hù)和遠(yuǎn)程異地防護(hù)方案等。
4.2災(zāi)難恢復(fù)前的存儲備份方式
信息數(shù)據(jù)的存儲、備份，是災(zāi)難恢復(fù)的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復(fù)。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個(gè)系統(tǒng)中相關(guān)軟件、數(shù)據(jù)全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數(shù)據(jù)只是相當(dāng)于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。全備份所需時(shí)間最長，占用的空間最大，但恢復(fù)操作最簡單，當(dāng)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時(shí)，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復(fù)起來比較麻煩，但每次的備份任務(wù)少，系統(tǒng)資源占用最少；差分備份相對節(jié)省存儲空間，恢復(fù)較方便，但備份時(shí)較麻煩。因此，在備份時(shí)要根據(jù)他們各自的特點(diǎn)靈活使用。在實(shí)際應(yīng)用中，采用的備份方式常是以上幾種的結(jié)合。
4.3災(zāi)難恢復(fù)采用的技術(shù)
[關(guān)鍵詞]城建檔案 信息電子化 數(shù)學(xué)化建設(shè)
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。
2.建設(shè)部至今還沒有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。
【關(guān)鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件
檔案信息電子化，就是用計(jì)算機(jī)對檔案材料進(jìn)行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠(yuǎn)看，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。
1 檔案信息電子化的作用
1.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)。
1.2 縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長，往往造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求。
2 檔案信息電子化現(xiàn)狀
2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計(jì)算機(jī)軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進(jìn)展。
2.2 我國目前還沒有開發(fā)出一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形勢不統(tǒng)一，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達(dá)不到信息資源共享的要求。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個(gè)單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，并不能全面實(shí)施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。
2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計(jì)算機(jī)操作水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。目前部分檔案管理人員的技術(shù)水平不能滿足于現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的使用，更不用說檔案信息電子化了。
3 檔案信息電子化的應(yīng)對措施
3.1 政府應(yīng)加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準(zhǔn)用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、共享性，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。
3.2 解決好電子文件的保存問題，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
3.3 管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其他基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。
3.4 檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新、引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學(xué)術(shù)版，2006（05）.
關(guān)鍵詞：檔案信息 電子化現(xiàn)狀必要性
前言：檔案信息電子化就是用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案信息電子化對檔案管理的影響是深遠(yuǎn)的，也是檔案發(fā)展的必然結(jié)果。
1.檔案信息電子化的現(xiàn)狀
我國檔案管理應(yīng)用信息電子化得時(shí)間不是很久，在應(yīng)用上仍存在著很多問題。
1.1 軟件缺少通用性
在全國各大檔案管理部門，使用的辦公設(shè)備的型號完全是根據(jù)自己的喜好而配置的，缺乏統(tǒng)一性，形成一種檔案管理各自為政的局面，所開發(fā)的軟件也只適合一定的范圍，缺乏通用性，這位管理帶來了不便，而且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，因此，電腦將無法完成信息的管理，著嚴(yán)重阻礙了信息電子化的進(jìn)程和發(fā)展。
1.2 無法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享
我國的檔案管理部至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，我國現(xiàn)有的電子信息規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，無法到達(dá)用戶的共享要求以及同行業(yè)之間的共享。
1.3 基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待提高
要想實(shí)現(xiàn)檔案信息管理電子化，檔案信息管理的基礎(chǔ)工作必須達(dá)到一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但由于社會、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等多種原因，我國檔案信息管理自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，都是各自的系統(tǒng)適應(yīng)各自的工作或者適應(yīng)某一個(gè)專業(yè)，無法全面的實(shí)施、推廣。
1.4 管理方法意識有待提高
部分檔案管理人員在檔案的收集整理上仍按照最初的方式，這無法適應(yīng)檔案信息電子化的發(fā)展要求。
1.5 管理人員的素質(zhì)仍需提高
檔案信息電子化仍需要專業(yè)的人去管理，只有專業(yè)素質(zhì)的人才才能實(shí)現(xiàn)電子信息化，因此，檔案信息管理人員要求有較高的專業(yè)素質(zhì)以及對計(jì)算機(jī)知識達(dá)到一定的水平，從我國目前的電子信息化發(fā)展來看，需要的是專業(yè)型的復(fù)合知識人才，實(shí)現(xiàn)真正的檔案信息電子化。
2.檔案信息電子化的發(fā)展
隨著電子信息不斷的進(jìn)入各個(gè)行業(yè)的管理，現(xiàn)在的辦公都是無紙化辦公，這算是辦公的最大變革，這對檔案管理是一個(gè)沖擊，檔案從紙質(zhì)閱讀到現(xiàn)在的機(jī)讀文件是一個(gè)很大的進(jìn)步。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。眾多檔案利用者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
3.檔案信息電子化出現(xiàn)的必然性
3.1 檔案信息電子化將提高信息的利用率
檔案管理部門是為社會上需要信息的人提供信息為目的，傳統(tǒng)的檔案管理均為紙質(zhì)的資料，使用者需要到檔案管理室去一本本的查閱，一段段的摘抄，電子信息化的出現(xiàn)，改變這一現(xiàn)狀，一切實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，利用電子設(shè)備提高應(yīng)用信息的利用率。
3.2 提高信息的時(shí)效性
相較于傳統(tǒng)的信息加工模式，檔案信息電子化大大提高了這一速度從文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及時(shí)效性。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3.3 經(jīng)費(fèi)限制的障礙消失了
檔案信息電子化投入的經(jīng)費(fèi)是一次投入，多次產(chǎn)出，與傳統(tǒng)手工編研信息成果出版相比節(jié)省了很多的經(jīng)費(fèi)。
3.4 檔案信息電子化的傳播速度快
檔案信息電子化的電子信息結(jié)果可以通過電子的形式迅速的傳播到需要的用戶手里，節(jié)約成本的同時(shí)擴(kuò)大了社會的影響，增加了服務(wù)的范圍，檔案管理部門的工作效率也得到了很大的提高。
3.5 縮短與國際化接軌的進(jìn)程
檔案信息通過檔案信息電子化可以更快的與國際最新的相關(guān)技術(shù)接軌，雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但各行各業(yè)都應(yīng)該意識到他是社會發(fā)展的總方向，要做高提前的應(yīng)對措施，適應(yīng)這一歷史的必然選擇，在信息高速公路通車的時(shí)候可以做到最好的應(yīng)對。
4.檔案信息電子化的建議
面對檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，伴隨出現(xiàn)的問題也亟待解決，主要有以下幾方面的建議
4.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略
具體的操作就是通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
4.2 正確面對電子文件的保存
從理論上看，電子文件的保存性肯定好于傳統(tǒng)性的文件，電子文件不存在磨損等傳統(tǒng)的問題。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
4.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展
以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。
4.4 重視人員的結(jié)構(gòu)調(diào)整
我國對檔案文化的重視程度是足夠的，但是我國檔案人員的素質(zhì)要緊跟時(shí)代的步伐，要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。這是適應(yīng)檔案信息電子化得根本對策，必然途徑。
[關(guān)鍵詞]電子信息檔案；管理；風(fēng)險(xiǎn)
中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）37-0219-01
隨著國家《檔案法》實(shí)施和教育管理科學(xué)化、規(guī)范化的進(jìn)程和需要，各級教育、人事部門對人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來，盡快提高工作質(zhì)量，其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為工作人員辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對教育在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。
1.實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
1.1 傳統(tǒng)的教育人事檔案管理模式，往往會在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象，也就是我們在利用檔案的時(shí)候，明明知道檔案室（柜）保存著自己所需的檔案資料，但是查找時(shí)卻因?yàn)闄z索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費(fèi)大量的時(shí)間與人力去找文件甚至無從查找。使用計(jì)算機(jī)管理的人事檔案就不同了，由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節(jié)省時(shí)間，提高工作效益，對數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。
1.2 利用計(jì)算機(jī)管理人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
1.3 利用計(jì)算機(jī)管理人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設(shè)備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
電子信息檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端，給人類帶來了很大的便利，也其自身也存在著一些不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)被盜，所以，在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
2.規(guī)避電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施
2.1 引進(jìn)新技術(shù)
計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.2 建立健全管理制度
為了保證信息資源的安全性，那么管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
2.3 及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)
為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動采取應(yīng)對措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
2.4 加強(qiáng)電子信息檔案的安全防護(hù)
為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
3.分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，另外一種常用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施是轉(zhuǎn)移策略。轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是分散風(fēng)險(xiǎn)，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，希望這樣將存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如修改配置模式、購買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡化，再對原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
4.評估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
5.結(jié)束語
綜上所述，電子信息檔案優(yōu)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，但其自身也存在著一些風(fēng)險(xiǎn)，而且這種風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在和不確定的，還有可能造成很大的風(fēng)險(xiǎn)，因此增強(qiáng)警覺意識，做好風(fēng)險(xiǎn)的防范工作，這樣才能提高電子信息檔案的管理水平，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最大程度地減少風(fēng)險(xiǎn)造成的損失。
參考文獻(xiàn)
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辦公自動化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)這些功能，在通過通訊線路進(jìn)行傳送。所以檔案就需要能夠被計(jì)算機(jī)所識別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機(jī)讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。
二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢
檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機(jī)進(jìn)行利用，提高其使用效率?，F(xiàn)在很多的檔案館里面的計(jì)算機(jī)設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻(xiàn)的加工效率，保證了其時(shí)效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當(dāng)時(shí)的科技不發(fā)達(dá)，另一方面也是有其可取之處，但是就當(dāng)前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準(zhǔn)確性上要高出手工加工不是一點(diǎn)半點(diǎn)，而檔案信息的利用非常注重其時(shí)效性，采用計(jì)算機(jī)加工，能夠縮短大量的加工時(shí)間，提升檔案信息的時(shí)效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費(fèi)比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進(jìn)行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。
三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化
