時間：2022-09-04 23:12:43
序論：在您撰寫信息管理工作計劃時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、20xx年主要工作
（一）完成門店銷售系統(tǒng)升級
在中軟海晟技術(shù)實施人員的配合下，成功將新系統(tǒng)切入門店人員的銷售系統(tǒng)中。新舊系統(tǒng)交替期間，對新系統(tǒng)進(jìn)行安裝、調(diào)試及試用的同時，繼續(xù)針對門店人員在舊系統(tǒng)操作方面的問題進(jìn)行解決。期間，配合中軟海晟的技術(shù)實施人員完成面向門店人員以及后勤人員的各項操作方面的培訓(xùn)工作。8月14日，正式將舊系統(tǒng)脫離運行，至此新系統(tǒng)進(jìn)入獨立運行軌道。運行至今，除特殊情況（網(wǎng)絡(luò)問題），各項數(shù)據(jù)傳送基本穩(wěn)定，各類報表數(shù)據(jù)基本準(zhǔn)確，各種操作問題基本得到有效的解決。11月25日，在維持了3個月時間的正常運行、嚴(yán)格測試、功能完善、問題解決等各項追蹤工作之后，信管員根據(jù)與中軟海晟簽署的合同及各項驗收報告標(biāo)準(zhǔn)對新系統(tǒng)進(jìn)行驗收，至此，新系統(tǒng)進(jìn)入一年的免費維護(hù)期，一年后，將按照達(dá)成的合同款項的10%收取系統(tǒng)維護(hù)費用。
（二）加強(qiáng)監(jiān)控及安防報警系統(tǒng)維護(hù)
監(jiān)控及安防報警系統(tǒng)作為安全機(jī)制體系，需要保持長期的重視及關(guān)注，因此信管員20xx年將很大一部分工作重點落在加強(qiáng)監(jiān)控及安防報警系統(tǒng)的維護(hù)工作上。5月17日至20日期間，信管員走訪各門店針對所有監(jiān)控設(shè)備進(jìn)行巡查，完成巡查走訪報告，提出監(jiān)控工作整改建議，滲透故障處理知識，提升門店人員操作水平。同時，為加強(qiáng)監(jiān)控系統(tǒng)體系建設(shè)，11月份信管員與監(jiān)控合作方共同展開各門店新增探頭的項目工作，于12月中旬完成項目實施。安裝過程中，出現(xiàn)部分門店門口探頭布線困難的問題，這類門店在采取各類方法對門面及墻面實施打孔無果后，將取消門口位置的探頭配置，將探頭位置改裝在店面內(nèi)部。
（三）建立網(wǎng)上商品銷售系統(tǒng)
廈門海晟連鎖商貿(mào)有限公司的對外網(wǎng)上商品銷售系統(tǒng)已于5月份建設(shè)完畢，系統(tǒng)以網(wǎng)站形式展現(xiàn)，涵蓋“公司概況、網(wǎng)上商城、名煙鑒賞、新聞中心、服務(wù)中心”等五大欄目內(nèi)容，同時具備功能相對完善的后臺服務(wù)支撐。自正式投入運營以來，開展完善功能、豐富內(nèi)容、加強(qiáng)推廣等各項工作，通過吸取及應(yīng)用相關(guān)領(lǐng)域人士的各項建議及經(jīng)驗，使得網(wǎng)站在百度的搜錄排名中取得了一定的成效：
1、在百度中搜“廈門海晟”，從第三頁提升到第二頁；
2、在百度中搜“海晟連鎖”，從第三頁提升到第一頁；
3、當(dāng)前PR值從0提升到1；
4、在國際搜錄排名ALEXA中搜錄本站資料。
目前，網(wǎng)站的酒類及煙類商品已全部添加完畢，余部分缺乏圖片及文字資料的非煙類商品將在年底前全部添加完畢。20xx年將進(jìn)入拓寬宣傳渠道及規(guī)劃二期運作的新紀(jì)元。
二、20xx年工作計劃
（一）部署及架設(shè)鑫誠大廈辦公室全局網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
結(jié)合人力資源配置計劃，完善全員計算機(jī)資源配置，重新部署及架設(shè)全司網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。
部署全司網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。根據(jù)各部門現(xiàn)有人員配置及擴(kuò)充計劃，全面部署網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，做到全方面考慮，多角度分析，構(gòu)建出“擴(kuò)充性強(qiáng)，安全性高，合理化優(yōu)”的多元化集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)。
提高資源利用率。重整機(jī)房各項計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，可使用的設(shè)備進(jìn)行合理調(diào)配，不能使用的設(shè)備進(jìn)行報廢處理，凈化機(jī)房環(huán)境；全面衡量全員的職責(zé)分工及工作量，靈活調(diào)整、合理調(diào)配各員之間的計算機(jī)配置及網(wǎng)絡(luò)權(quán)限，合理規(guī)范地整合服務(wù)器資源，使得資源利用率達(dá)到最大化。
提升網(wǎng)絡(luò)速度。隨著全員計算機(jī)資源的新增，網(wǎng)絡(luò)資源的配備及優(yōu)化也亟待改善。煙草公司需在原有基礎(chǔ)上加大海晟連鎖的帶寬資源，從而保證網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)募皶r性及高效性。
保障網(wǎng)絡(luò)安全。定期查殺病毒，及時更新病毒庫版本，盡力創(chuàng)建“無毒、無入侵者環(huán)境”；針對重要數(shù)據(jù)（財務(wù)數(shù)據(jù)及銷售數(shù)據(jù)）定時做數(shù)據(jù)備份，形成光盤介質(zhì)以便永久保存。
增加靈活資源。在全員計算機(jī)配備資源充足的基礎(chǔ)上，需另外增設(shè)一臺筆記本電腦及臺式機(jī)電腦，以備幻燈演示、公事借用、臨時取代等不時之需。每個部門需保留一個外網(wǎng)端口，特殊部門另需增設(shè)一臺固定的備用電腦。
（二）完善信管員工作機(jī)制
合理化人員分工協(xié)作。對現(xiàn)有3名信管員明確職責(zé)分工及工作要求，確保將任務(wù)及責(zé)任具體到人，保證人力資源得到很好的調(diào)配，工作問題得到很好的解決。
提高人員技能。定期接受煙草公司或外部機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)，提高工作問題解決能力，同時加強(qiáng)人員之間知識、經(jīng)驗方面的溝通交流，做到即便是責(zé)任人不在場，另兩名信管員仍可以勝任工作并解決問題。
標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。通過近幾年來信管員崗位職責(zé)及常見問題的處理經(jīng)驗，將出具一份相對完整、可參照性高的常見問題解決方案，同時形成信管員的標(biāo)準(zhǔn)工作流程，從而規(guī)范工作方法，避免后續(xù)問題的出現(xiàn)。
確立工作制度。通過一定程度的經(jīng)驗累積，信管員將成立一份屬于自己崗位的工作制度，一方面為日后獨立運作提供基礎(chǔ)，另一方面便于綜合部對信管員的管理工作。
（三）加大工作力度，細(xì)化工作內(nèi)容
1、門店銷售系統(tǒng)的維護(hù)
介于門店銷售系統(tǒng)正式運行的時間并不長，因此當(dāng)前信管員對門店系統(tǒng)問題的解決能力只停留在表面。為更好地為門店解決問題，信管員計劃將在明年年初或年后接受中軟海晟更深層次的技術(shù)培訓(xùn)，深層次接觸技術(shù)層面的內(nèi)容（程序開發(fā)語言除外），將維護(hù)工作慢慢地由被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?，使得問題的處理效率得到實質(zhì)性的提高。
2、監(jiān)控及安防報警系統(tǒng)的維護(hù)
繼20xx年門店新增探頭項目的實施，20xx年信管員迎來了更為嚴(yán)峻的監(jiān)控系統(tǒng)維護(hù)工作。制定定期走訪門店計劃，完成走訪記錄總結(jié)，提出工作整改建議，落實合理的工作整改計劃。經(jīng)歷四年時間的運作，原先所有門店的34臺攝像機(jī)、26臺視頻服務(wù)器目前已過保并且已達(dá)到使用期限的邊緣，接下來的運行時間內(nèi)修復(fù)及更換頻率將會有所提高，這就要求責(zé)任信管員定期到訪門店進(jìn)行維護(hù)、監(jiān)督門店人員落實每日查看工作、發(fā)現(xiàn)軟件或操作問題及時進(jìn)行解決，發(fā)現(xiàn)需送廠維修及時聯(lián)系監(jiān)控合作方，追蹤落實設(shè)備的返修及送回安裝，確保監(jiān)控系統(tǒng)得到正常運行及快速恢復(fù)。新增的55臺紅外攝像機(jī)的驗收工作將在正常運行的3個月時間后進(jìn)行驗收，驗收結(jié)束后將進(jìn)入兩年時間的免費維護(hù)期，期間信管員需嚴(yán)格監(jiān)督監(jiān)控合作方履行定期上門維護(hù)服務(wù)等各項義務(wù)。安防系統(tǒng)基于其獨立性、高智能性、高服務(wù)質(zhì)量，目前暫不需要信管員跟蹤服務(wù)。
3、計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護(hù)
結(jié)合監(jiān)控系統(tǒng)的定期走訪計劃，在維護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)的同時對計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及各周邊設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。由信管員制定硬件負(fù)責(zé)范圍、維護(hù)內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)、門店人員日常規(guī)范操作等，發(fā)現(xiàn)需送廠維修的設(shè)備及時聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商，追蹤落實設(shè)備的返修及送回安裝，確保計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的正常運行及快速恢復(fù)。
4、網(wǎng)站的內(nèi)容擴(kuò)充及宣傳推廣
更新網(wǎng)站內(nèi)容。網(wǎng)站內(nèi)容涵蓋新聞內(nèi)容、產(chǎn)品內(nèi)容（圖片及文字資料）、廣告內(nèi)容等多方面信息。信管員需量化每日工作，細(xì)化工作內(nèi)容，明確定期目標(biāo)，實現(xiàn)將海晟連鎖的所有信息資源豐富展現(xiàn)。同時提高團(tuán)隊文字編寫能力，通過不斷更新原創(chuàng)文章，增加百度搜錄機(jī)會，提高百度搜錄排名，為網(wǎng)站推廣創(chuàng)造更有利的宣傳渠道。
鋪開網(wǎng)站宣傳。在20xx年推廣工作的基礎(chǔ)上，吸納實時的推廣案例，運用有效的宣傳方法，采取點面結(jié)合，從網(wǎng)絡(luò)、平面、戶外三個方向?qū)⒕W(wǎng)站的宣傳工作推向更高層次的領(lǐng)域。
完善網(wǎng)站功能。從用戶體驗的角度出發(fā)，定期對網(wǎng)站欄目、版塊、內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整及增設(shè)，策劃完善及調(diào)整方案，形成文書提交由網(wǎng)站建設(shè)合作商進(jìn)行整改。
規(guī)劃二期運作。為提高網(wǎng)站的影響力，20xx年將進(jìn)入新一輪的網(wǎng)站改版及升級工作。不但要做到優(yōu)化網(wǎng)站結(jié)構(gòu)、豐富網(wǎng)站內(nèi)容、完善網(wǎng)站功能、鋪開網(wǎng)站宣傳，同時配合業(yè)務(wù)部推廣促銷活動、及時吸納網(wǎng)絡(luò)客戶、促進(jìn)多方商貿(mào)合作等。
（四）定期展開培訓(xùn)工作
1、由信管員定期對門店展開知識培訓(xùn)。
信管員需充分運用實際操作中的經(jīng)驗總結(jié)，形成面向門店人員及后勤人員的培訓(xùn)方案，制定培訓(xùn)計劃，展開培訓(xùn)工作。確保在培訓(xùn)過程中，全員的計算機(jī)知識以及操作技能普遍得到提高。必要時候，可以將制定的門店人員日常操作規(guī)范納入考核標(biāo)準(zhǔn)中，嚴(yán)格監(jiān)督門店人員按照要求完成考核內(nèi)容，輔助計算機(jī)基礎(chǔ)操作知識的普及工作，提高門店人員計算機(jī)操作水平及故障處理能力。
2、由公司統(tǒng)一安排定期對門店展開知識培訓(xùn)。
一、工作完成情況
（一）全力以赴,通力協(xié)助，確保物業(yè)管理服務(wù)大廳按時啟動
為進(jìn)一步規(guī)范物業(yè)管理市場，提高物業(yè)管理和信息服務(wù)水平，按照市政府及局領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，從年初開始，小區(qū)辦負(fù)責(zé)組織開發(fā)建設(shè)了沈陽市物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)由沈陽物業(yè)網(wǎng)、沈陽市物業(yè)內(nèi)部信息管理系統(tǒng)和沈陽市物業(yè)管理市場服務(wù)大廳三個部分組成。信息服務(wù)部與大連海心計算機(jī)公司，通力協(xié)作，一邊積極參與軟件研發(fā)工作，一邊建設(shè)服務(wù)大廳，克服了重重困難，歷經(jīng)8個月的努力工作，確保了物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)按時開通。于9月20日，舉行了全國第一個物業(yè)管理有形市場—沈陽市物業(yè)管理服務(wù)大廳啟動儀式。使我市物業(yè)行業(yè)步入信息化管理的良好開端，在規(guī)范發(fā)展的道路得到了進(jìn)一步的提升。特別版權(quán)所有是沈陽市物業(yè)管理市場服務(wù)大廳的啟動運行，為全市居民和物業(yè)服務(wù)單位提供了一個查詢和監(jiān)督的平臺，也為政府的有效監(jiān)督管理提供了基礎(chǔ)保證。受到了市領(lǐng)導(dǎo)和局領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定及國內(nèi)行業(yè)同仁的高度贊譽。
（二）系統(tǒng)采集，不斷完善，充實物業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)和沈陽物業(yè)網(wǎng)內(nèi)容
為廣大業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)提供更多的詳實的信息，使他們能夠隨時查閱物業(yè)管理的政策、法規(guī)，是我們建設(shè)沈陽市物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)的初衷之一。因此，我部組織各區(qū)小區(qū)辦重新采集了物業(yè)管理方面的數(shù)據(jù)（主要包括：物業(yè)管理企業(yè)信息、物業(yè)管理項目信息和物業(yè)企業(yè)人員信息）。并由專人對采集上的信息進(jìn)行匯總、統(tǒng)計，且先后三次組織相關(guān)人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行校對，保證了各方面信息的詳盡、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。同時，將《物業(yè)管理條例》、《沈陽市住宅物業(yè)管理規(guī)定》等國家、省、市物業(yè)管理方面的政策法規(guī)文件共74件，上傳到沈陽物業(yè)網(wǎng)和服務(wù)大廳的觸摸屏上，供廣大業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)查閱。并將物業(yè)管理企業(yè)信息、物業(yè)管理項目信息和政策法規(guī)在物業(yè)服務(wù)大廳的大屏幕上滾動播放，真正做到了信息、數(shù)版權(quán)所有據(jù)的即時更新和共享的體系。
（三）打造平臺，制作專題，真實展示企業(yè)風(fēng)采
為確保業(yè)主能夠擇優(yōu)選聘物業(yè)管理企業(yè)和物業(yè)管理企業(yè)公平競爭提供一個廣闊的服務(wù)平臺。至物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)投入使用以來，我們先期選擇了萬科、銀基等10個服務(wù)質(zhì)量較好、管理水平較高的物業(yè)管理企業(yè)，制作了專題宣傳片，主要宣傳企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和管理情況等。在物業(yè)服務(wù)大廳大屏幕上定期播放，供廣大業(yè)主和社會各界了解企業(yè)的信息。播放以來，受到廣大業(yè)主的熱烈歡迎，特別對廣大業(yè)主擇優(yōu)選聘物業(yè)管理企業(yè)提供了基礎(chǔ)保證。
（四）完善制度，明確責(zé)任，保障物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)良性運行
沈陽市物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)實屬我市在物業(yè)管理工作的創(chuàng)新嘗試，在全國屬于首創(chuàng)。特別是物業(yè)管理服務(wù)大廳的投入使用，直接體現(xiàn)了向服務(wù)型政府的轉(zhuǎn)變?？紤]到上述因素，及大廳工作人員基本為各部門抽調(diào)人員的實際情況。經(jīng)請示領(lǐng)導(dǎo)同意，我部制定了《沈陽市物業(yè)管理服務(wù)大廳工作制度》，并正與海心公司著手制定《沈陽市物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)運行規(guī)則》等一系列的運行制度。通過落實制度，明確責(zé)任，實施目標(biāo)明確，分工具體，既分工又合作的工作方式，確保了信息系統(tǒng)的良性運行，
（五）開展培訓(xùn)，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提高市、區(qū)兩級工作人員操作水平
隨著物業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)的投入使用，對市、區(qū)兩級行政主管部門人員的計算機(jī)操作水平要求越來越高，為此，我部組織全市17個區(qū)（開發(fā)區(qū)）、縣（市）物業(yè)行政主管部門工作人員，進(jìn)行了集中培訓(xùn)。同時，考慮到市內(nèi)7區(qū)物業(yè)管理企業(yè)較多，管理項目較大的實際情況，又增加了一期培訓(xùn)班。使全市物業(yè)管理行政部門人員都能夠熟練的操作信息管理系統(tǒng)。實現(xiàn)了市、區(qū)快速信息傳遞、反饋和監(jiān)督管理機(jī)制。
（六）深入宣傳，科學(xué)規(guī)劃，努力普及物業(yè)管理知識
為讓廣大業(yè)主充分了解物業(yè)管理的相關(guān)知識，充分地行使業(yè)利；使物業(yè)管理企業(yè)認(rèn)真執(zhí)行法律制度，切實履行好服務(wù)職能。一是開設(shè)了物業(yè)管理政策咨詢解答窗口，接待業(yè)主對物業(yè)管理方面的投訴和物業(yè)管理政策的咨詢；二是利用大屏幕關(guān)注率高的特點，按時播放《發(fā)展中的沈陽物業(yè)》、《物業(yè)管理是怎樣煉成的》等一系列的宣傳片，達(dá)到圖文并貌；三是設(shè)立書報欄，把《中國物業(yè)》、《沈陽物業(yè)》、《中國建設(shè)報》等物業(yè)管理相關(guān)報刊、雜志供廣大業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)閱讀。
二、2007年工作計劃
（一）發(fā)揮媒體作用，展現(xiàn)服務(wù)大廳功能
一是與電視臺、電臺、沈陽報業(yè)集團(tuán)等部門聯(lián)合，公開物業(yè)市場服務(wù)大廳的熱線電話及介紹服務(wù)大廳的大屏幕、觸摸屏播放的信息。
二是與相關(guān)媒體開展評優(yōu)活動，入選的物業(yè)管理企業(yè)要將經(jīng)營業(yè)績等情況，拿到服務(wù)大廳進(jìn)行展示，借此機(jī)會，讓全市業(yè)主了解到市場服務(wù)大廳是物業(yè)管理信息的集散地，同時，在服務(wù)大廳舉行頒獎儀式，邀請社會各界參加。
（二）加快系統(tǒng)建設(shè)，提高信息化程度
一是完成物業(yè)信息系統(tǒng)的二期研發(fā)。目前，我們已建立了以市小區(qū)辦為主體，以區(qū)小區(qū)辦為分支的內(nèi)部管理系統(tǒng)。明年，要在此基礎(chǔ)上要將管理系統(tǒng)深入到物業(yè)管理企業(yè)，實現(xiàn)市、區(qū)、物業(yè)管理企業(yè)的三級管理體系，提高辦事效率，促進(jìn)行業(yè)的快速發(fā)展。
二是建設(shè)沈陽住宅區(qū)的電子地圖。要將我市住宅區(qū)的位置、管理狀況、產(chǎn)權(quán)類型等全部在電子地圖上進(jìn)行標(biāo)注，即可以隨時查詢某個住宅小區(qū)的位子又可以了解該住宅小區(qū)的管理狀況。
（三）擴(kuò)展業(yè)務(wù)氛圍，提升大廳服務(wù)功能
一是實現(xiàn)物業(yè)管理現(xiàn)場開標(biāo)。目前，大屏幕能夠?qū)ξ飿I(yè)管理招投標(biāo)現(xiàn)場進(jìn)行轉(zhuǎn)播，明年要實現(xiàn)在市場服務(wù)大廳進(jìn)行現(xiàn)場開標(biāo)。并力爭實現(xiàn)現(xiàn)場招投標(biāo)。
二是開設(shè)企業(yè)宣傳欄。在繼續(xù)制作企業(yè)宣傳片的基礎(chǔ)上，在市場服務(wù)大廳開設(shè)企業(yè)宣傳欄，鼓勵物業(yè)企業(yè)將印刷宣傳小冊子在大廳宣傳欄內(nèi)擺放，供廣大業(yè)主拿閱。
（四）舉辦聯(lián)誼活動，擴(kuò)大服務(wù)大廳影響
以座談會的形式，定期組織全市物業(yè)管理企業(yè)代表，業(yè)主代表進(jìn)行交流（可利用局內(nèi)的會議室），使業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)能夠面對面，形成良性的互動。一方面物業(yè)管理企業(yè)可以了解到業(yè)主的需求，另一方面業(yè)主也能夠了解到物業(yè)企業(yè)的服務(wù)狀況。同時，在活動結(jié)束后，請相關(guān)人員到大廳進(jìn)行參觀，由專人講解大廳的功能，逐步擴(kuò)大影響力，搞活市場，推動行業(yè)發(fā)展。
（五）加強(qiáng)窗口管理，樹立一流服務(wù)意識
一是作好物業(yè)管理政策咨詢解答工作。做到一般投訴一次性處理解決，當(dāng)場解決不了復(fù)雜問題，在受理后轉(zhuǎn)物業(yè)部進(jìn)行處理。
二是作好物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)業(yè)主工作。進(jìn)一步規(guī)范工作程序和辦事流程。積極配合物業(yè)管理處對物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)管理，作好物業(yè)企業(yè)資質(zhì)審批、年檢、晉級等要件的收發(fā)工作。
三是作好維修資金業(yè)務(wù)辦理工作。做到當(dāng)天受理的維修資金的更名、過戶、退還要件，當(dāng)天轉(zhuǎn)給維修資金部，縮短工作時間、提高工作效率，更好的為廣大業(yè)主服務(wù)。
一、健全機(jī)構(gòu)、配齊人員
兩河指揮部根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，充分認(rèn)識工程檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性以及對項目建成后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改、審計等方面的重要作用，從項目立項開始，就成立檔案小組，配備專門工作人員，負(fù)責(zé)文件、圖紙、合同等資料的收集、管理工作。對項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。
二、加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)
檔案管理信息化是新事物，有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式。因此要通過各種形式，組織檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們學(xué)會新知識，掌握新技能，提高對檔案信息化管理的重視程度，加大對法律法規(guī)的宣傳力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是積極參加各級檔案管理部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。二是在工作中實行一對一的幫扶方法，由業(yè)務(wù)工作水平較高的檔案管理人員對業(yè)務(wù)能力較差的管理人員進(jìn)行幫帶培訓(xùn)工作，在檔案資源、文書等方面的工作能力進(jìn)行科學(xué)有效的培訓(xùn)。
三、建立健全檔案管理規(guī)章制度
一是檔案收集工作。陡河青龍河防洪排澇綜合整治工程在與設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等參建單位簽署各類合同、協(xié)議時，明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，把項目文件資料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。指揮部制定了《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項目檔案資料歸檔范圍及保管期限表》、《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項目檔案資料歸檔目錄》，按照前期資料、施工資料、監(jiān)理資料等八項內(nèi)容將檔案整理的收集歸檔范圍進(jìn)行了分類，明確了建設(shè)單位資料接收范圍及向城建檔案館移交資料范圍。《施工監(jiān)理階段資料立卷整理標(biāo)準(zhǔn)》對施工監(jiān)理單位提出了詳細(xì)的立卷整理方法及數(shù)量等要求。
二是建立合同臺帳。合同管理是項目建設(shè)中的一項重要內(nèi)容。項目建設(shè)初期應(yīng)該成立專門的部門對項目建設(shè)簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行審核、把關(guān)。制定合同審批單，對合同簽訂日期、內(nèi)容摘要、審核領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人、份數(shù)、保管出處等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，并分類匯總，建立臺帳。圍繞合同，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，整理裝盒后定期移交檔案室。并為日常管理工作和審計工作提前做好充分準(zhǔn)備。
三是檔案移交、鑒定工作。依據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，為保證項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，指揮部結(jié)合實際，分別制定了適用于指揮部內(nèi)部資料及施工監(jiān)理單位移交程序及表格：指揮部相關(guān)各處室、所屬各單位均按照《歸檔目錄》要求及移交流程移交資料，遵循“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則。在掌握審核標(biāo)準(zhǔn)上，堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。
四是檔案分類編號。為了系統(tǒng)、科學(xué)的管理檔案，充分發(fā)揮工程檔案的作用，安全有序的對檔案進(jìn)行保管，檔案室首先對工程總體情況進(jìn)行了摸底、調(diào)研工作。按照六個單獨立項子項目將檔案分類大項依次分類。結(jié)合工程實際特點，編制了檔案號、檔案類目設(shè)置、檔案分類形式、排序等具體方案。
五是檔案數(shù)字化建設(shè)方案。隨著信息社會的到來，信息與信息技術(shù)應(yīng)用在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中日漸增多，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，成為了檔案工作發(fā)展的必然趨勢。兩河指揮部將工程檔案及文書檔案列入檔案數(shù)字化范圍，按照檔案部門規(guī)定，制定檔案數(shù)字化掃描加工方案。
四、加強(qiáng)檔案信息化管理軟、硬件建設(shè)
關(guān)鍵詞:高校 基建檔案 信息化
高?；窘ㄔO(shè)項目檔案是在基本建設(shè)工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。基建檔案作為一個獨立的高校檔案管理門類，隨著高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展，也越來越為高校的管理部門所重視和利用。其檔案價值主要體現(xiàn)在學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的新建、擴(kuò)建;學(xué)?；ㄌ帉A(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務(wù)公司對公房的出售，還有工程質(zhì)量事故處理和經(jīng)濟(jì)糾紛的調(diào)解等方面。隨著學(xué)校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，更是籌劃未來發(fā)展規(guī)劃的可靠依據(jù)。
一、抓住高?；n案的特點
是提高其檔案信息化管理工作的核心
檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來越重要。這就同時要求基建檔案管理也應(yīng)跟上形勢，因為高校投資主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復(fù)雜化和社會化，對于高?；n案自身的質(zhì)量、項目的齊全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進(jìn)行現(xiàn)代化方向的改進(jìn)?；n案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質(zhì)量、高效率的檔案信息服務(wù)的一個綜合性的系統(tǒng)工程。抓住基建檔案特點，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在①。構(gòu)成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設(shè)工程的進(jìn)展陸續(xù)產(chǎn)生的，其特點表現(xiàn)為:
1.基本建設(shè)項目檔案材料來源的廣泛性
基本建設(shè)項目從提出項目建議書到工程全面竣工驗收，基建檔案的材料來源涉及到政府部門審批、設(shè)計部門的論證設(shè)計、施工單位建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢部門質(zhì)量評定過程，以及材料、設(shè)備供貨單位等，使基建檔案的材料來源具有廣泛性。
2.基本建設(shè)項目全過程的完整性
基建檔案在基建項目建設(shè)過程中，包含了從提出項目建議書、進(jìn)行可行性研究、編制初步設(shè)計、編制設(shè)計文件、進(jìn)行地質(zhì)勘察、設(shè)計招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同、工程施工、竣工驗收等全過程形成的文件、資料，以把整個工程的來龍去脈清楚地顯現(xiàn)出來。
3.基本建設(shè)項目檔案數(shù)量的龐大性
基本建設(shè)項目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他專業(yè)技術(shù)活動形成的檔案多。如我校新校園建設(shè)、體育館建設(shè)等工程所形成的基建檔案數(shù)量就有300余卷。
4.基本建設(shè)項目專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性
基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動控制、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)的有機(jī)融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。
5.基本建設(shè)項目檔案形成相對于工程進(jìn)度的滯后性
基建檔案是在基建活動中產(chǎn)生的，它真實地反映基建工程內(nèi)容、過程和特征，相對于所反映的基建項目有著一種必然的滯后關(guān)系。同時，作為基建檔案的特殊性，一般建設(shè)項目在竣工驗收時，多數(shù)只按竣工檢查整理好的資料用于驗收，當(dāng)驗收工作完成后，經(jīng)過整改，還需按高校檔案管理細(xì)則對基建項目的歸檔要求進(jìn)行進(jìn)一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對滯后。
6.基本建設(shè)項目檔案的長久性和不可替代性
一份完整的基本建設(shè)工程(項目)檔案，是建設(shè)工程(項目)使用、維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建必不可少的依據(jù)，因此它可以在很長一段時間內(nèi)發(fā)揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內(nèi)部構(gòu)造，所以在利用時是其他文件所無法替代的。
二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題
真實地體現(xiàn)出基建檔案信息化管理的必然性
長期以來，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態(tài)。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無人識”，檔案館“門前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒有同步增長，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復(fù)利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長期以來這種狀況不但嚴(yán)重影響基建檔案價值的發(fā)揮和對現(xiàn)實工作的支撐，而且嚴(yán)重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 其問題簡單概括為以下兩個方面:
1.建檔質(zhì)量不高
有些檔案管理人員對基本建設(shè)工程信息的來龍去脈認(rèn)識不清，對收集到的資料不能及時進(jìn)行整理、分類，往往簡單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案的內(nèi)在質(zhì)量②。
2.紙質(zhì)檔案利用存在弊端
檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價值也在一次次的利用中體現(xiàn)出來。一般來說，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復(fù)制件提供利用。第三，根據(jù)檔案內(nèi)容編寫參考資料提供利用。基建檔案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現(xiàn)存狀況看，由于長期原件提供利用，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無其他備份可供復(fù)制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過程中的遺失問題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來很不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來極大的難度。
三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創(chuàng)新
是基建檔案信息化管理的運作方式
基建檔案信息化其實也是一項系統(tǒng)工程，其實施也將按照工程建設(shè)模式來進(jìn)行，作為一項工程其各項建設(shè)內(nèi)容有著內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因此，其運作方式應(yīng)該分步進(jìn)行:
1.根據(jù)基建檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實施方案。分期實施方案要充分考慮國家信息化戰(zhàn)略實施進(jìn)程、檔案管理和發(fā)展需求、經(jīng)費投入保障、技術(shù)支持能力、人力資源狀況以及工作環(huán)境等因素。
2.建立基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數(shù)字檔案的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，確定搭建系統(tǒng)平臺的功能要求和技術(shù)規(guī)范，制定網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設(shè)提供制度保障。例如制定電子案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到或接近最佳水平;制定數(shù)字接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保電子歸檔質(zhì)量;制定計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化。
3.基建檔案歸檔自動化、館藏數(shù)字化。即在自動化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創(chuàng)建和流轉(zhuǎn)為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現(xiàn)，對電子文件的歸檔管理必須實現(xiàn)自動化。在這方面，我校是運用的OA辦公軟件系統(tǒng)和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統(tǒng)中對學(xué)校的收發(fā)文進(jìn)行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數(shù)字檔案，以邏輯歸檔形式通過網(wǎng)絡(luò)運行實現(xiàn)文檔一體化。
4.隊伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信息化對檔案管理人員來說是新事物，為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息的知識化、社會化開發(fā)，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識，又要有企業(yè)管理方面的專業(yè)知識，并能熟練操作和應(yīng)用計算機(jī)，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業(yè)知識培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研究專家寫的優(yōu)秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質(zhì)，成為一名出色的檔案工作管理員、現(xiàn)代的檔案管理和信息開發(fā)者。
5.開放基建檔案共享信息和開發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)。基建檔案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開發(fā)利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎(chǔ)性作用和地位，充分發(fā)揮基建檔案信息在工程建設(shè)方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統(tǒng)的建立和開發(fā)，輔助決策管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，但共享的同時一定要高度重視保密鑒定和授權(quán)管理，實現(xiàn)基建檔案的真正利用價值。
總之，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)將會加速發(fā)展，所產(chǎn)生的基建檔案是學(xué)校的寶貴財富，是學(xué)校基本建設(shè)的歷史記錄，也將反映學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的整體水平?；n案工作是一項管理性極強(qiáng)的工作，它的信息化管理水平高低，與學(xué)?，F(xiàn)代化程度休戚相關(guān)，所以我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢來對待學(xué)校基建檔案管理的現(xiàn)代化問題，進(jìn)一步做好學(xué)校基建檔案的信息化管理工作，適應(yīng)形勢發(fā)展，滿足學(xué)校整體需要。
注 釋:
①杜映池，陳堅.淺談高?；n案的現(xiàn)代化管理.山西高等學(xué)校社會科學(xué)學(xué)報，2004.5(增):111—112.
②羅丙軍，易志堅.論高?；n案的建設(shè)與管理.重慶交通學(xué)院學(xué)報，2006，12，(4):143.
參考文獻(xiàn)
1.薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè).北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2006:31—32.
【關(guān)鍵詞】信息化；問題；意義
1檔案信息化的原因
隨著科技進(jìn)步，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段，網(wǎng)上辦公也走進(jìn)了人們的視野。《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》公布之后，各級檔案管理部門開始著手進(jìn)行信息化建設(shè)。高等學(xué)校檔案管理工作也要順應(yīng)時展要求，與時俱進(jìn)，把工作重心轉(zhuǎn)向信息化，加快檔案信息化的發(fā)展步伐。
2檔案信息化的主要內(nèi)容
（1）檔案信息的數(shù)字化，是指在檔案管理過程中全面應(yīng)用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描、多媒體技術(shù)和數(shù)字圖像技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，把紙質(zhì)和聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)文件演化成檔案信息庫。也就是以數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為主體，把檔案信息存儲在計算機(jī)里，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端實現(xiàn)檔案信息資源的充分利用和共享，從而提供更加便捷、豐富、詳實、有效的信息服務(wù)。檔案信息數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的最基礎(chǔ)也是最重要的工作。（2）檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，它是指借助于開發(fā)的專業(yè)檔案軟件管理系統(tǒng)對存儲的的數(shù)字信息進(jìn)行有效管理。由傳統(tǒng)檔案管理方式向現(xiàn)代檔案管理方式轉(zhuǎn)變過程中，必須要有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，也就是常說的實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。國家已經(jīng)制定公布了《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)，這是制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的法律依據(jù)。檔案管理部門應(yīng)遵循上述法律法規(guī)的規(guī)定精神和有關(guān)檔案著錄技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定出符合實際的具體辦法和措施，使檔案信息化建設(shè)有章可循，朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化方向發(fā)展。（3）檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，它是指利用電子信息網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，具體講就是通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、校園網(wǎng)等技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案信息可以隨時隨地的檢索查閱功能。信息網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化建設(shè)的的最終目的，也是檢驗是否實現(xiàn)檔案管理信息化的主要標(biāo)志。信息網(wǎng)絡(luò)化可以充分實現(xiàn)信息資源的的有效利用和資源共享，從而實現(xiàn)為社會的發(fā)展進(jìn)步提供現(xiàn)代化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。（4）管理觀念現(xiàn)代化。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理信息化的核心。檔案管理信息化最重要的就是管理思想的現(xiàn)代化。如果沒有現(xiàn)代化管理意識，必然會影響檔案管理信息化的進(jìn)程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有再先進(jìn)的的檔案保護(hù)和管理設(shè)備設(shè)施，根本無法實現(xiàn)檔案管理的信息化。知識密集的信息需要信息化的管理觀念，信息時代要求將檔案信息資源快速轉(zhuǎn)化為社會效益，為社會發(fā)展需提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案的價值在于用好用活，要改變過去那種“重藏輕用”的管理理念，充分發(fā)揮檔案管理部門作為重要的信息源應(yīng)有的價值?，F(xiàn)代化的檔案管理需要既具備檔案管理方面的知識，也能熟練掌握計算機(jī)、信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。管理的現(xiàn)代化首先要實現(xiàn)人的現(xiàn)代化。所以要堅持以人為本，培養(yǎng)與時俱進(jìn)的檔案管理人才是當(dāng)務(wù)之急。要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷補(bǔ)充、提高計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息等方面的知識，同時要引進(jìn)檔案方面的專業(yè)人才，提高檔案工作者的專業(yè)化、信息化水平。
3學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的主要問題
3.1觀念落后，有待更新
主要是有的對檔案信息化的重要性和必要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理無非是能夠滿足基本日常保存查閱功能就足夠了。甚至有的把檔案室當(dāng)成安排分流人員的地方，同時有的檔案工作人員也安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，墨守成規(guī)缺乏創(chuàng)新思維，保持固有觀念。有的對檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識，做好做壞無關(guān)緊要，不會影響學(xué)校的發(fā)展建設(shè)。沒有認(rèn)識到檔案信息化現(xiàn)代化管理是衡量一所學(xué)校發(fā)展水平
3.2資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后
無論是軟硬件設(shè)備購置還是檔案信息數(shù)字化，都需要大量資金。為檔案信息化建設(shè)設(shè)立獨立專項經(jīng)費的高校很少，大多數(shù)高校還沒有把檔案信息化建設(shè)納入到學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃與預(yù)算。由于資金投入不足，檔案管理信息化進(jìn)程嚴(yán)重滯后，很多高校的檔案管理任然延續(xù)傳統(tǒng)的手工模式，缺乏必要的現(xiàn)代化硬件管理設(shè)備，嚴(yán)重制約了檔案信息化進(jìn)程。雖然有的高校配備了相應(yīng)的設(shè)備，但由于人員素質(zhì)較低，不具備信息化所需的專業(yè)知識背景，仍然用人工模式進(jìn)行檔案管理，基本沒發(fā)揮那些設(shè)備應(yīng)有的作用，成了無用的擺設(shè)。
3.3缺乏信息化建設(shè)的安全保障體系
信息化的高速發(fā)展為電子文檔和信息化管理提供了方便，同時也帶來了失密、竊密、病毒感染，保密手段苦難，失竊密危害程度加大等網(wǎng)絡(luò)安全問題，保密安全隱患也隨之增強(qiáng)。
4高校信息化建設(shè)應(yīng)采取的必要措施
4.1加強(qiáng)宣傳，改變對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識
在檔案信息化建設(shè)中的各個具體環(huán)節(jié)和發(fā)展階段，有的放矢地對檔案信息化過程中所遇到的一系列具體問題展開具體分析和研究，遵循認(rèn)識規(guī)律，加大宣傳力度，更新宣傳手段和方式，使上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工明確檔案管理信息化的重要性。具體可以通過檔案法規(guī)宣傳，開展檔案信息化管理知識競賽，舉辦各類展覽等活動，提高教職員工的觀念認(rèn)識，使其以積極主動投入到檔案信息化建設(shè)中去。
4.2加大資金投入，加強(qiáng)信息化設(shè)施建設(shè)
首要的是，愿意投資于金融資源，配置和管理的檔案的現(xiàn)代軟件和硬件的適應(yīng)。有條件的高校通過設(shè)立專項資金進(jìn)行信息化建設(shè)來強(qiáng)化提高信息化所需的軟硬件設(shè)施。目前，高校的財政資源主要來自各級政府，這需要做大量的工作，引進(jìn)資金，加快轉(zhuǎn)型的步伐。同時，高校應(yīng)積極主動與上級主管部門溝通，進(jìn)行溝通和協(xié)商，共同提出解決問題的辦法，，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。
4.3加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)
安全保障主要涉及兩個方面：一是對計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)庫的安全；而是對電子文檔歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文檔真實有效。這就需要安裝必要的殺毒軟件，同時安裝必要的網(wǎng)絡(luò)防火墻，把存儲的數(shù)據(jù)庫信息和電子文檔的局域網(wǎng)實行物理隔離，對必要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，設(shè)置必要的訪問權(quán)限，進(jìn)行身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息的安全?？傊?，高校檔案信息化建設(shè)是一個長期的、系統(tǒng)的工程，需要大量的細(xì)致工作，要在實踐中不斷發(fā)展和完善，在這一過程中要堅持能力、循序漸進(jìn)、檔案管理實現(xiàn)跨越式發(fā)展，為推動國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展提供高效的快捷的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]李愛軍.檔案信息化的現(xiàn)狀及對策分析[J].銅陵學(xué)院學(xué)報,2006(02).
[2]金光華.在企業(yè)信息化環(huán)境中的檔案信息化定位研究[J].中國管理信息化,2005(02).
[3]黃培.檔案信息化有多遠(yuǎn)[J].中國管理信息化(會計版),2007(03).
本學(xué)期內(nèi)我系學(xué)生會主要分三個階段開展活動:
第一階段(10月~11月中旬)主要配合學(xué)院的學(xué)風(fēng)檢查和衛(wèi)生檢查,主要針對早晚自習(xí)的檢查,早操以及宿舍衛(wèi)生的檢查,使大家養(yǎng)成一個良好的生活習(xí)慣,從而能更好的投入到學(xué)習(xí)工作中,在此期間舉行一些像籃球賽等的體育活動,使同學(xué)們互相增進(jìn)了解,營造一個良好的團(tuán)結(jié)的學(xué)習(xí)生活氛圍.
第二階段(11月中旬~12月中下旬)聯(lián)合其他系學(xué)生會開展一些大型心理講座和文藝晚會,使一些不適應(yīng)大學(xué)生活的同學(xué)盡快走出心理誤區(qū),使大家在學(xué)習(xí)的同時保持一個正常的心態(tài).
第三階段(期末考試前~放假)加強(qiáng)對學(xué)風(fēng),安全的檢查和監(jiān)督,使大家在期末考試中取得一個滿意的成績.
以上使我系學(xué)生會工作的一個綱要,具體工作分配給各個職能部門:
秘書部:首先，建立學(xué)生會規(guī)章制度，完善學(xué)生會體制，整理學(xué)生會成員檔案，配合團(tuán)總支工作。
其次，部長要認(rèn)真準(zhǔn)備主持每次學(xué)生會例會并做好記錄備案，通知一些主席團(tuán)通過的決定，安排活動的進(jìn)行。
再次，管理保存我系學(xué)生會的會議記錄檔案，安排審核經(jīng)費，每學(xué)期要協(xié)同老師做好有關(guān)學(xué)生會及各班的考核，配合老師的評優(yōu)工作。
宣傳部:進(jìn)行內(nèi)部的調(diào)整,將全部人員分為兩個組,輪流工作.如遇到大工作量,全體工作人員一起工作.在即將開展的各項活動前,宣傳部會提前做好宣傳工作.
組織部:首先,組織部干事之間開“座談會”,促進(jìn)干事之間的感情，提高凝聚力和工作熱情及積極主動性，同時進(jìn)行內(nèi)部的考核，賞罰分明，淘汰與吸收并舉，每星期進(jìn)行工作總結(jié)，向?qū)W生會積極反映相關(guān)情況。
其次，積極與其他部門合作溝通，密切配合，努力工作。協(xié)調(diào)其他部門組織體育活動和文藝晚會等等。
再次，對系學(xué)生會的經(jīng)費花銷做相關(guān)的記錄，管理學(xué)生會的賬目。
女生部：成立系學(xué)生會的啦啦隊，人數(shù)定為20人左右，并在女生中開展一些針對女生的文體活動和知識講座，為大學(xué)生活增光添彩。
實踐部：為我系學(xué)生會的正常運作籌集經(jīng)費，并可以聯(lián)合其他部門開展一些活動，組織一些對外聯(lián)系的活動，為各個活動拉贊助，提供經(jīng)費支持，可以把學(xué)生會對外推廣，擴(kuò)大學(xué)生會的知名度。
生活部：定期對宿舍進(jìn)行檢查，并配合學(xué)院進(jìn)行檢查，開展一些活動，比如，宿舍評比大賽，衛(wèi)生評優(yōu)，食品衛(wèi)生安全的檢查和監(jiān)督等等。
學(xué)習(xí)部：提倡“快樂學(xué)習(xí)，快樂生活，彌補(bǔ)遺憾”。首先，檢查早晚自習(xí)，并上報各個輔導(dǎo)員，還會開展評優(yōu)活動。
其次，計劃在11月或者12月開展有關(guān)英語方面的活動，主題為“springthemoment”，將英語革命進(jìn)行到底。
再次，針對大學(xué)生關(guān)心的話題和熱點舉辦一場辯論賽，由學(xué)習(xí)部進(jìn)行組織。還會組織一些有關(guān)學(xué)習(xí)的講座，比如，計算機(jī)二級和英語四級等等。
文體部：首先，在文藝方面組織文藝晚會或者歌唱比賽等等，組織一些有文藝方面才藝的同學(xué)帶領(lǐng)大家學(xué)習(xí)一些特長，組織本系學(xué)生參加全院性質(zhì)的文藝活動等等。
本學(xué)期內(nèi)我系學(xué)生會主要分三個階段開展活動：
第一階段（10月~11月中旬）主要配合學(xué)院的學(xué)風(fēng)檢查和衛(wèi)生檢查，主要針對早晚自習(xí)的檢查，早操以及宿舍衛(wèi)生的檢查，使大家養(yǎng)成一個良好的生活習(xí)慣，從而能更好的投入到學(xué)習(xí)工作中，在此期間舉行一些像籃球賽等的體育活動，使同學(xué)們互相增進(jìn)了解，營造一個良好的團(tuán)結(jié)的學(xué)習(xí)生活氛圍。
第二階段（11月中旬~12月中下旬）聯(lián)合其他系學(xué)生會開展一些大型心理講座和文藝晚會，使一些不適應(yīng)大學(xué)生活的同學(xué)盡快走出心理誤區(qū)，使大家在學(xué)習(xí)的同時保持一個正常的心態(tài)。
第三階段（期末考試前~放假）加強(qiáng)對學(xué)風(fēng)，安全的檢查和監(jiān)督，使大家在期末考試中取得一個滿意的成績。
以上使我系學(xué)生會工作的一個綱要，具體工作分配給各個職能部門：
秘書部：首先，建立學(xué)生會規(guī)章制度，完善學(xué)生會體制，整理學(xué)生會成員檔案，配合團(tuán)總支工作。
其次，部長要認(rèn)真準(zhǔn)備主持每次學(xué)生會例會并做好記錄備案，通知一些主席團(tuán)通過的決定，安排活動的進(jìn)行。
再次，管理保存我系學(xué)生會的會議記錄檔案，安排審核經(jīng)費，每學(xué)期要協(xié)同老師做好有關(guān)學(xué)生會及各班的考核，配合老師的評優(yōu)工作。
宣傳部：進(jìn)行內(nèi)部的調(diào)整，將全部人員分為兩個組，輪流工作。如遇到大工作量，全體工作人員一起工作。在即將開展的各項活動前，宣傳部會提前做好宣傳工作。
組織部：首先，組織部干事之間開“座談會”，促進(jìn)干事之間的感情，提高凝聚力和工作熱情及積極主動性，同時進(jìn)行內(nèi)部的考核，賞罰分明，淘汰與吸收并舉，每星期進(jìn)行工作總結(jié)，向?qū)W生會積極反映相關(guān)情況。
其次，積極與其他部門合作溝通，密切配合，努力工作。協(xié)調(diào)其他部門組織體育活動和文藝晚會等等。
再次，對系學(xué)生會的經(jīng)費花銷做相關(guān)的記錄，管理學(xué)生會的賬目。
女生部：成立系學(xué)生會的啦啦隊，人數(shù)定為20人左右，并在女生中開展一些針對女生的文體活動和知識講座，為大學(xué)生活增光添彩。
實踐部：為我系學(xué)生會的正常運作籌集經(jīng)費，并可以聯(lián)合其他部門開展一些活動，組織一些對外聯(lián)系的活動，為各個活動拉贊助，提供經(jīng)費支持，可以把學(xué)生會對外推廣，擴(kuò)大學(xué)生會的知名度。
生活部：定期對宿舍進(jìn)行檢查，并配合學(xué)院進(jìn)行檢查，開展一些活動，比如，宿舍評比大賽，衛(wèi)生評優(yōu)，食品衛(wèi)生安全的檢查和監(jiān)督等等。
學(xué)習(xí)部：提倡“快樂學(xué)習(xí)，快樂生活，彌補(bǔ)遺憾”。首先，檢查早晚自習(xí)，并上報各個輔導(dǎo)員，還會開展評優(yōu)活動。
其次，計劃在11月或者12月開展有關(guān)英語方面的活動，主題為“springthemoment”，將英語革命進(jìn)行到底。
再次，針對大學(xué)生關(guān)心的話題和熱點舉辦一場辯論賽，由學(xué)習(xí)部進(jìn)行組織。還會組織一些有關(guān)學(xué)習(xí)的講座，比如，計算機(jī)二級和英語四級等等。
文體部：首先，在文藝方面組織文藝晚會或者歌唱比賽等等，組織一些有文藝方面才藝的同學(xué)帶領(lǐng)大家學(xué)習(xí)一些特長，組織本系學(xué)生參加全院性質(zhì)的文藝活動等等。
